谈Office组件间数据的导入与导出

1、在办公室组件之间导入和导出数据提高效率：在办公组件之间导入和导出数据在使用Office系列组件完成实际任务的过程中，可能会遇到以下问题：我有一个Excel格式的客户沟通信息文件，我可以不重新输入就直接导入到Outlook的联系人列表中吗？或者我有一个Excel格式的学生信息表，但是我将在Access中使用这个表，如何将它导入Access等等。这两个典型问题的共同点之一是：如何导入和导出存储在Office系列组件中的信息？事实上，为了减少重复工作，提高办公组件之间的协作能力，办公系列组件早就考虑到了这个问题，并提供了相应的解决方案。摘要：本文列举了Office组件中数据导入和导出的四个具体任务，

2、并详细分析了操作过程，希望对使用Office应用程序的读者有所启发，提高工作效率。注意：所有操作都是在Office 2003下执行的，使用其他版本的朋友可以参考它们。通过以上典型任务，详细介绍了在Excel和Outlook、Excel和Access之间导入和导出数据的方法。读者可以稍微修改这些任务，并直接应用于实践。在办公过程中更加注意协同使用办公组件通常可以有效地提高工作效率。1.将Excel“客户沟通工作表”导入Outlook联系人应用目标：在实际工作中，员工已经用Excel制作了客户联系信息。为了建立良好的客户关系，我们需要将这些数据放在Outlook联系人中。请注意，您不需要在Outl

3、ook中重新输入，只需使用Outlook的导入和导出功能。操作需要文件下载：Excel“客户地址簿”工作簿操作方法：在Excel中指定“区域名称”对于最新版本的Outlook2003，如果要将Excel中的通讯簿数据导入Outlook联系人，则需要为Excel中的数据指定“区域名称”。1.启动Excel 2003，打开“客户通讯录”工作簿，进入“客户通讯表”，选择要导入的客户通讯数据，如“A1:G5”单元格区域，将光标置于“姓名框”中，输入该区域的名称“客户通讯数据”(图1)。这个地区的名称可以根据你自己的需要改变。图12.输入并按回车键确认，区域名称的指定完成。要进行测试，您可以单击名称框右

4、侧的下拉箭头，并在弹出列表中选择“客户通信数据”。此时，选择“A1:G5”单元区域，表示“区域名称”指定成功。(2)将Excel数据导入Outlook联系人1.启动Outlook 2003，并且应该已经配置了帐户信息。选择菜单“文件导入和导出”，打开“导入和导出向导”对话框。因为我们需要将Excel中的数据导入Outlook，所以在列表框中选择“从另一个程序或文件导入”选项，然后单击“下一步”按钮(图2)。图22.进入“导入文件”对话框，选择文件类型为“微软Excel”，点击“下一步”按钮(图3)。图33.然后点击“浏览”按钮，通过“浏览”对话框，找到“客户通讯录”所在的位置。xls 存储了E

5、xcel工作簿文件，选择并确认，然后单击“下一步”按钮(图4)。图44.选择导入目标文件夹作为“联系人”，然后单击“下一步”按钮(图5)。图55.这是最重要的一步。我们需要在这里测绘田地。单击地图自定义字段按钮打开地图自定义字段对话框(图6)。图66.从该对话框中，您可以看到，如果客户通信数据中的字段与Outlook联系人完全相同，Outlook将自动建立映射。例如“名称”字段和“单位”字段(图7)。如果没有自动映射，我们需要手动建立，否则导入的数据将是不完整的。图77.自定义映射方式：在左侧列表框中选择一个字段，如“手机”，按住鼠标左键，将其拖动到右侧列表框中与该字段含义相同的字段右侧。“移

6、动电话”字段应拖到“移动电话”字段的右侧。以同样的方式创建其他自定义字段，完成后的效果如下(图8)。图88.勾选后，依次点击“确定”和“完成”，导入数据的进度提示会立即出现，一会儿就完成了。当我们进入“联系人”选项卡时，我们可以看到Excel“客户通信数据”已经成功导入到Outlook联系人中(图9)，这可用于在将来方便地联系客户。图9其次，将Outlook联系人信息导出到Excel进行打印和备份应用目标：在实际工作中，有时需要将联系人信息导出到Excel进行打印或备份，也可以使用Outlook的“导入导出”功能来实现。操作所需文件：基于以前的操作操作方法：1.启动Outlook 2003，选

7、择菜单“文件导入导出”，打开“导入导出向导”对话框。由于需要导出数据，在列表框中选择“导出到文件”项，然后点击“下一步”按钮(图10)。图102.在“导出到文件”对话框中，选择“Microsoft Excel”作为要创建的文件类型，然后单击“下一步”按钮(图11)。图113.然后选择导出文件夹的位置作为“联系人”，并单击“下一步”按钮(图12)。图124.接下来，指定导出文件的路径和名称，单击“下一步”按钮，通过模仿前面的方法在此映射用户定义的字段，然后单击“完成”按钮。一段时间后，数据将被导出为Excel格式并存储在您指定的位置。第三，将Excel学生情况表导入Access应用目标：当教师使

8、用Access建立学生管理数据库时，他们需要使用学生基本信息表。如果该表已经以Excel格式存在，则无需重新构建，可以直接导入Access。下载操作所需的文件：Excel“学生信息表”工作簿。操作方法：(一)、Excel学生信息工作表的要求在导入之前，请注意Excel工作表是否已经是一个数据列表，即工作表第一行中每个字段的名称(图13)，而不是像“学生信息表”这样的标题。满足这一条件的优势在于，导入的表访问可以自动识别每个字段，从而构建一个访问数据表。图13(2)将数据导入访问1.启动Access 2003并输入需要导入此表的Access数据库，如“学生管理系统”。如果以前没有建立过这个数据库

9、，您可以先创建一个新的。2.选择菜单“文件获取外部数据导入”，打开“导入”对话框，首先将文件类型设置为“微软Excel”，然后定位“学生信息表”的存储位置。xls”通过该对话框，选择它并点击“导入”按钮。注意：使用“文件获取外部数据导入”命令，导入的数据和数据源(Excel“学生信息”工作簿)之间没有连接，这意味着数据不会因数据源的改变而改变。如果要导入的数据与数据源之间有关联，即数据会因数据源的变化而变化，在此选择“文件获取外部数据导入”命令，后续操作相同。3.进入“导入数据表向导”对话框，预览要导入的数据，然后单击“下一步”按钮(图14)。图144.因为数据表的第一行已经包含标题，所以选中

10、复选框“第一行包含列标题”，然后单击“下一步”按钮(图15)。图155.接下来，保留默认值，并单击“下一步”两次。进入设置主键对话框后，您可以将主键字段设置为“学生编号”，因为学生编号是唯一的。单击“下一步”按钮(图16)。图166.接下来，为新生成的表输入一个名称，例如“学生基本信息表”(图17)，并单击“完成”按钮一会儿，然后将Excel工作表数据导入Access数据表(图18)。图17图18第四，将Access数据表导出到Excel中应用目标：在另一种情况下，如果需要将已经在Access中的数据表导出到Excel中进行处理，可以使用Excel中的“导入外部数据”功能来实现。作业所需文件：

11、基于上述任务操作方法：1.启动Excel 2003，创建用于存储导入数据的新工作簿，或打开用于存储导入数据的现有工作簿。2.选择菜单“数据导入外部数据导入数据”，打开“选择数据源”对话框，找到“学生管理系统”数据库文件的存储位置，选择它，点击“打开”按钮(图19)。图193.接下来，将出现数据库属性。保留默认值，依次单击确定进入导入数据对话框，然后单击确定(图20)。图204.很快，Access中的数据被导入到Excel工作表中。请注意，以这种方式导入的数据与数据源相关，即数据会随着数据源的变化而变化。如果“外部数据”工具栏未显示，您可以选择“查看工具栏外部数据”命令来显示它。我们可以通过工具

12、栏上的快捷按钮进行操作(图21)。图21注意：如果导入的数据不需要与数据源链接，可以通过复制粘贴的方式直接导入数据。通过以上典型任务，详细介绍了在Excel和Outlook、Excel和Access之间导入和导出数据的方法。读者可以稍微修改这些任务，并直接应用于实践。在办公过程中更加注意协同使用办公组件通常可以有效地提高工作效率。分组如今，企业中的许多员工都在使用office outlook作为邮件发送和接收工具，因此对于大型企业来说，快速准确地向指定用户发送电子邮件非常重要。接下来，我们使用office outlook2003来教您如何创建分组邮件地址簿。本教程主要介绍四个方面：分组通讯录的

13、文件制作，分组通讯录的导入和导出，以及群发邮件。接下来，我们将与一家虚拟公司详细解释它。假设公司有三个部门：计划部、运营部和推广部。每个部门有4名员工，所以让我们分组工作。1.制作CSV分组通讯录文件我们需要一个带有CSV扩展名的EXCEL文件来记录地址簿数据，如图1所示图1模板中最重要的字段如下姓氏：除了输入部门名称，还输入员工姓名公司：输入公司名称部门：输入部门名称工作：输入员工的工作电子邮件地址：输入职员的电子邮件帐户地址电子邮件类型：必须在此指定SMTP电子邮件显示名称：这是员工的姓名根据以上字段输入公司所有员工的信息，并保存为CSV文件，以便成功创建分组通讯录文件。二、CSV包地址簿

14、导入1.CSV通讯簿的导入打开office outlook并单击“联系人”，如图2所示图2点击文件-导入和导出，选择第一个“从另一个程序和文件导入”，如图3和4所示图3图4单击“下一步”，然后选择最后一个“使用逗号作为分隔符(窗口)”。单击“下一步”选择刚刚制作的CSV文件，如图5和6所示图5图6默认情况下，点击“下一步”导入“联系人”，点击“完成”完成CSV通讯录的导入，如图7和图8所示图7图8导入完成后，联系人中已经有12个员工的电子邮件地址，这只是一个简单的电子邮件列表，没有分组功能，如图9所示图92.创建分组的公共电话交换地址簿在“文件”菜单上，指向“新建”、“文件夹”，然后输入“组地

15、址簿”，如图10和11所示图10图11单击“确定”后，在联系人文件夹下会有一个“分组地址簿”的附加选项。如图12所示图12下面的任务是在分组地址簿下创建一个部门分组，并将相应的员工放入分组中。单击左侧窗口中的“组地址”，然后在右侧窗口的空白处单击右键，创建一个新的分发列表，如图13所示图13输入部门名称“计划部门”，然后单击“选择成员”以查找计划部门中的所有员工。对于许多用户，我们可以通过“键入名称或直接从列表中选择”来按部门排序，如图14所示图14单击保存，返回到分发列表，单击保存并关闭以同样的方式在其他部门创建，因此我们已经完成了所有组地址簿的创建，如图15所示图15在下面设置“分组通讯录

16、”的属性非常重要，否则无法实现群发邮件。在左侧窗口的群通讯簿中，选中“点名键outlook通讯簿”选项中的“将此文件夹显示为电子邮件通讯簿”，最后确认。第三，分组发送指定的群发邮件现在，让我们给推广部门的所有员工发一封群发邮件。单击菜单栏上的文件-新邮件，单击“收件人”，在“显示姓名和来源”选项中选择“分组通讯簿”，然后选择“推广部门”进行最终确认。如图16和17所示图16图17将Excel客户沟通工作表导入Outlook联系人应用目标：在实际工作中，员工已经用Excel制作了客户联系信息。为了建立良好的客户关系，我们需要将这些数据放在Outlook联系人中。请注意，您不需要在Outlook中重新输入，只需使用Outlook的导入和导出功能。操作需要文件下载：Excel“客户地址簿”工作簿操作方法：在Excel中指定“区域名称”对于最新版本的Outlook2003，如果要将Excel中的通讯簿数据导入Outlook联系人，则需要为Excel中的数据指定“区域名称”。1.启动Excel 2003，打开“客户通讯录”工作簿，进入“客户通讯表”，选择要导入的客户通讯数据，如“A1:G5”单元格区域，将光标置于“姓名框”中，输入该区域的名称“客户通讯数据”(图1)。这个地区的名称可以根据你自己的需要改变。2.输入并按回车键确认，区域名称的指定完成。要进行测试，您可以单击名称