行政机关公文写作讲课提纲

1、行政机关公文规范与写作,主讲 ：陈东阳,一、国家行政机关公文种类 依照2000年8月国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知将行政机关法定公文分为13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 二、各种行政机关法定公文概念、特点及写作 （一）命令（令） 1定义 命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。“命,令”也可简称为“令”。是国家行政机关发文的最高形式。 2命令（令）的使用权限 中华人民共和国宪法第一百零七条规定：“县级以上地方各级人民政府依照法律规定的权限，管理本行政区域内的经

2、济、教育行政工作，可以发布决定和命令”。中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法 第六十一条规定：乡、民族乡、镇的人民政府“执行本级人民代表大会的决议和上级国家行政机关的决定和命令，发布决定和命令”。另外，中华人民共和国立法法第七十一条规定：“国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和,具有行政管理职能的直属机构，可以根据法律和国务院的行政法规、决定、命令，在本部门的权限范围内，制定规章”。第七十三条规定：“省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以根据法律、行政法规和本省、自治区、直辖市的地方性法规制定规章”。第七十六条又规定“部门规章由部门首长签署命令予以公布。地方政府

3、规章由省长或者自治区主席或者市长签署命令予以公布。使用时应当依照有关法律”鉴此，命令（令）文种使用权限便界定的十分清楚。 3命令（令）的类型和作用,“命令（令）”可分为公布令、行政令、嘉奖令、任免令等。 （1）公布令。用于依照有关法律公布重要法规、规章。 公布令不同于发“通知”对所转发、批转、印发的公文作出评价或提出种种贯彻执行的具体要求，而是力求主旨单一、强制服从、篇幅简短。公布令的正文首页一般只有几句话，说明公布的行政法规、规章的名称，通过、批准的机关或会议，通过、批准的时间和生效的日期公布令要公布实施的法规、规章的全文是正文，不能视为附件。 （2）行政令。用于宣布施行重大强制性行政措施。

4、行,政令的正文一般由两部分组成。前一部分要写出发布命令的缘由，即为了什么目的、针对什么情况而宣布施行这项命令；正文的后部分要写出指挥的内容，即所采取的重大措施，这部分内容要写得具体、明确。 （3）嘉奖令。用于嘉奖有突出成就和重大贡献的单位和个人。 嘉奖令的标题一般是由发文行政机关名称、事由和文种三部分组成。 嘉奖令的正文由嘉奖原因、嘉奖内容、号召要求三部分组成：嘉奖原因，概括叙述事迹，并扼要分析评论；嘉奖内,容，根据嘉奖机关的意图，依次写明所嘉奖的具体事项、嘉奖的目的及荣誉称号；号召要求，围绕嘉奖对象所发出的普遍号召和具体要求。 （4）任免令。用于发布人事任免事宜。 任免令的正文结构简单，由命

5、令根据和命令内容两部分组成。命令根据要写明任免的机关，命令内容要写明被任免者的姓名与任免的职务。 4命令（令）的特点 （l）强制性。所有承受命令者，不论是单位还是个人，对于“命令（令）”中所提出的执行要求，必须绝对服从，,坚决执行，做到令行禁止。 （2）庄严性。“命令（令）”使用时，要十分审慎，不能随意制发，也不能朝令夕改。一方面，它是依照有关法律、法规条款制定的，具有庄严性；另一方面，它的内容严肃性，不允许随意变通、更改。 （3）权威性。一是“命令（令）”的发布机关一般级别规格很高（虽然乡、镇以上基层政府都有资格发布，但实见较少）；二是为执行法律、法规的规定需要制定的事项。 5命令（令）的结

6、构与格式 “命令（令）”由标识、令号、正文、落款版记组成。,（l）标识。“命令（令）”标识由发文机关名称加“命令”或“令”（文种）组成。 （2）令号。在标识之下书写令号。令号的编号方式不统一，以行政首长的名义签署的令，则从领导人任职起，发文按序编号，直到任职届期满为止，下任领导任职时，发文另行编号；但也有依次编下去，既不受年度限制，也不因领导人的更换而中断。 （3）正文。正文首页内容由公布对象、公布依据和公布决定三部分组成。公布对象是指所公布的行政法规、规章的全称；公布依据是指通过、批准公布对象的机关或会议；公布决,定是指公布令的实施日期。正文主体由标题、制发目的、名称解释、适用范围、主管部门

7、、具体规范、行政处罚、附则等部分构成。 （4）落款。指签署发布机关全称、发令机关领导人职务和姓名，并注明发令时间。 （5）版记。应注意令没有主送、抄送，只有在版记处设“分送”。 6写作要求。 （1）审慎负责。“命令（令）”是最重要的指挥性公文，事关重大。因此，拟制者务必严肃认真，高度负责。,（2）严格制发权限。“命令（令）”的制发权限严格，除乡、镇以上各级人民政府、国务院各部、各委员会、中国人民银行、审计署和澳有行政管理职能的直属机构在各自权限范围内，可以制发“命令（令）”外，其他任何机关、社会团体、企事业单位都不能制发“命令（令）”。 （3）制文庄严。“命令（令）”篇幅力求精短，结构严谨；词

8、语简洁、准确、坚决、肯定、严密。 （二）决定 1定义 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有,关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 2决定的特点 （1）“决定”涉及的事项或行动必须是重要的、重大的。“决定”与“命令（令）”相比较，相似之处是它们都涉及重大事项，都要求下级机关和有关人员服从或贯彻执行。不同之处是，“命令（令）”对制发机关的资格要求严格，内容也重要的多；“决定”则是机关、社会团体、企事业单位在自己职权范围内都可作出。 （2）“决定”既可以经过会议讨论通过，也可以根据职权或有关规定由领导人签发。这是“决定”的一个特点。,（3）“决定”作出之后要求严格执行。其

9、严格程度虽次于“命令（令）”，但也要求“有令则行，有禁则止”。 3决定的分类 “决定”按内容性质分，有法规性“决定”、指挥性“决定”和知照性“决定”。 （1）法规性昭决定”。这类决定往往由国家权力机关作出，内容涉及到法律和法规，一般由重要会议通过发布，具有很强的权威性和行政约束力，下级机关必须遵照执行。 （2）指挥性“决定”。这类“决定”是对某些重要事项或重大行动作出决策、安排、部署，提出政策措施，要求下级机,关认真贯彻执行。这类“决定”，突出的是指挥性，一般篇幅较长，涉及面较广。 （3）知照性“决定”。类“决定”是对有关具体事项作出实质性的决定，知照下级机关及有关单位、组织，起到通知、知照和

10、依据作用，如召开重要会议、设置或撤销组织机构、表彰或处分有关单位和人员等。这类“决定”的一个显著特点，就是把决定事项告诉有关单位和人员，旨在引起各方关注。 4决定的结构与格式 “决定”一般由标题、主送机关、正文和落款版记部分组成。,（l）标题。标题由发文机关或介词“关于”、事由和文种三要素组成。 （2）主送机关。根据行文需要，“决定”可写主送机关，也可不写主送机关。不写主送机关的主要指大型会议讨论通过的决定，用于刊登报纸。标题一定要写发文机关，成文时间写在标题下面一行。 （3）正文。“决定”的正文结构形式主要包括决定的依据或原因和事项或要求三部分：论述决定依据时，分析论证要充分，用语要简炼；决

11、定的事项是决定的中心、重点，通常,采用分条列项的形式表述，以便于对具体事项的掌握和落实，其用语要明确、具体、简炼、决断肯定，说清“做什么”和“怎样做”的问题；决定的要求根据情况，可写号召强调，也可写衔接性的，如本决定自发布之日起实行，以前发文与本决定不一致的，以本决定为准。 （4）落款。如果标题己有发文机关名称，落款处一般不写发文机关；写成文时间，加印章。 （5）版记。 5写作要领 （1）政策依据。由于“决定”是对重大行动或重要事项作,出安排和决断，因此在制发时，必须依据国家的法律、法规和有关政策，同时切合所属下级机关的实际情况。 （2）行文严肃决断。决定带有指令性、规范性和约束性，决定一旦作

12、出后，有关机关单位和人员必须遵照执行。因此，决定的观点要鲜明，决定事项要写得明确，用语坚决肯定，不能抽象笼统，不能引起任何歧义或可作多样理解。 （三）公告 1定义 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告用较多的是行政、司法机关。,2公告的特点 “公告”除了具有公开性、公布性和知照性之外，还具有以下四个特点： （l）庄重严肃。一是公告发布机关级别一般较高只能是行政领导机关；二是公告内容涉及到重要事项或者法定事项。 （2）填密妥贴。公告用语必须审慎、周密。公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项，关系到国家大事，撰写时语言要审慎推敲、运用得当，既要把意思表达清楚，又要保守国家的机密。,（3

13、）发布广泛。向国内外发布，对象不受国籍、地域身份、职业的限制，面向国内外的公众。公告一般在报纸上公布，或通过广播、电视等媒体传播。 （4）及时性。公告必须及时发布，不能层层下发，而是通过新闻媒体传播或张贴。 3写作要领与格式 （l）公告一般通过报纸、广播、电视等新闻媒体公布。公告可以用发文字号也可不用发文字号。公告作为公文形式行文，要按公文格式印制，但可不列主送机关与抄送机关。 （2）公告由于发布机关级别高，涉及的内容又是重要事,项或者法定事项，具有庄重性，因此不能随意制发，切忌滥用。 （3）公告的篇幅小，语言简练准确，不宜过多地陈述意见，也不宜用夸张、比喻一类修辞语法，语气较为平和。 （4）

14、公告的行文庄重，态度严肃，基层单位对一些具体事项不宜使用公告来公布。公告结束有成文日期和印章。最后是版记。 （四）通告 1.定义 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事,项。党委机关不用通告。 通告一般用张贴或登报的形式公布，也可按文件格式编号印发。 2通告的特点 （1）规范性。它常就某些事项作出规定或限制，成为执行单位和个人行动的准则，不得违反。 （2）政策性。它体现党的方针、政策，也可以说它是方针、政策在一定范围内和某些事项上的具体化。 （3）广泛性。通告的告知范围广泛涉及国家的法令、政策，也可以用来公布社会生活中的一些具体事务。,（4）普遍性。通告的使用频率很高，使用单位也相当

15、广泛，从国家领导机关到各级地方政府及企事业单位，都可以使用。 3通告的类型 （l）制约性通告。这类通告主要用于要求一定范围的对象普遍遵守的某些事项，要求有关组织和人员严格遵守。 （2）知照性通知。这类通告主要用于告知大家某件事情需要周知，如发生的新情况，出现的新事物，以及需要大家知道的新决定等。这类通告大都具有专业性和单一性，往往不具有法规性质，但也有一定的约束力。在时间上要留有,余地，提前向各专业部门、社会团体和企事业单位等发出这类通告。 4通告的结构与格式 通告的结构包括标题、正文、印章、落款、发布日期等部分组成。 （1）标题。样式较多。国家行政机关以及比较大的单位一般都冠以印发单位，并体

16、现出内容、文种。具体为：XXX关于XX XX 的通告，如XX市教育局关于维护中小学正常教学秩序的通告。这样的标题使人一看便知道通告的内容。有的标题只有发布单位，而不体现内容，如XXX市人民政府,通告、XXX市地方税务局通告等。标题只写“通告”两字的也比较常用。 (2）正文。正文要完整，一般包括通告的原由、通告事项、执行通告事项的要求等内容。通告的原由，用于正文开端，主要交代发布本通告的根据、原因和宗旨；通告事项，大多采用条款式的写法，把具体的规定、要求等内容，用简明通俗的语言概括出来，在表述上要求有纲有目，明确督促检查，切忌空洞笼统，眉目不清。提倡什么、反对什么，要旗帜鲜明。通告的结尾部分，依

17、惯例，写上“特此通告”字样。,（3）落款。与标题有关系。标题有印发单位的，后面则无需落款，标题没有印发单位的，落款要注明印发单位。要有成文时间和印章。因此，采取上述哪一种方式可根据实际情况定。 （4）版记。 5通告的写作要领 （1）通告的内容庄重严肃，往往是特定方针、政策或法律、法规的具体化体现。因此，在制作通告时，必须准确领会、掌握有关方针、政策或法律、法规，并从切合实际出发以便慎重地拟写通告事项。,（2）说理充分，印发通告的依据与通告内容要有必然的逻辑关系，要有充足的理由，否则通告的说服力就不会强，影响执行的有效性。 （3）熟悉有关政策和法规。通告虽是各单位在自己职权范围内印发，但撰写者要

18、熟悉有关政策和法规。把有关政策和法规作为行文依据，才能使通告具有行政约束力。 （4）简明准确。通告的事项，要写得简明准确，文字严谨，层次分明，不能含糊不清，引起歧义，否则就难以使一定范围内的有关单位和人员遵守或周知。 （5）通俗易懂。通告专业性较强，可以适当运用专业性,的名词术语，但要通俗易懂，让人们容易理解。 （五）通知 1定义 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 2通知的特点 （1）政策性。行政机关制定的政策，印发的规定、办法、实施方案等，一般是以“通知”方式印发的。 （2）指导性。“通知”是下行

19、文又是平行文，作为下行,文时，有较强的指导性。批转下级文件，对下级文件提出的具体工作安排，要有明确意见；特别是布置工作，要有明确目的、要求等。转发上级文件时，也要求有关部门和单位结合各自的实际情况贯彻执行。即使是平行机关发的通知，也需遵循周知。 （3）广泛性。“通知”的适用面很广，频率高，批转下级机关公文，是下行文；转发上级机关和不相隶属机关的公文，既有下行文，也有平行文；转达要求下级机关办理、执行的是下行文；需要不相隶属的单位周知或者遵守的事项就是平行文。,（4）灵活性。“通知”是公文中一种非常灵活的文种，在使用主体上，上至国家行政机关下至基层单位都可使用。内容上，重大事项，内部一般事项均可

20、用通知。 3通知的种类 （l）发布性的通知。用以本机关制定的有关规定，多是规范性文件，需要下级机关或所属部门执行时以通知的形式印发或发布。如：国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知（国发200023 号）。 （2）传达性的通知。需要下级所属部门周知、办理执行的事项，用于调整机构、干部任免、会议通知、启用印章、,通知等。 （3）转发性的通知。用以转发上级机关和不相隶属机关对本地区、本部门、本系统有指导意义或借鉴作用的公文。 （4）批转指示性的通知。用以批转下级机关的工作方案、工作要点，批转重要的行政措施、具有普遍性的重要事项的解决意见、应引起重视执行的重要问题；上级机关对下级机关或所属部门

21、上报请求上级支持和协调带有普遍指导性的问题等。 （5）会议通知。召开会议的主要事项为主要内容。包括时间、地点、内容、出席、列席人员和有关要求等。,4通知的结构与格式 （1）标题。由发文机关、事由、文种组成，也可以用介词“关于”和事由、文种构成。 （2）主送机关。公文的主要受理机关，应用全称或规范化简称。 （3）正文。包括三方面内容：第一是依据，叙述原因、由来、背景等；第二是主体，也是事项，表述内容、要求等；第三是结束语，请“遵照执行”、“参照执行”、“按照执行”等。 （4）落款。成文日期，加印章。,（5）版记。 5写作要领 （1）针对性。通知的内容具有很强的针对性，明确的行文目的。根据主要内容

22、不同类型的通知，有不同的适用范围，写法也不同。由于通知具有功能多、适用广的特点，因此，要防止滥用。 （2）文字表述要准确。通知事项要写得具体明确，时间、地点、事项一清二楚，使受文机关能具体了解和办理。 （3）行文要及时。通知行文一定要迅速及时，以便下级尽快知晓，抓紧安排，必要时可用“紧急通知”。,(4）主送单位名称要写规范。通知的主送单位可以是一个，可以是多个，也可以是所有下属单位，但不能向上级机关发通知。 （六）通报 1.定义 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 2通报的性质 通报是为表彰先进、批评错误、传达重要情况所发的一种下行文。通报可以对工作、科研和学习中的好人好事进

23、行,表扬，介绍先进经验，也可以批评在上述各项活动中的缺点和错误。 3通报的特点。 (1）典型性。就是说通报的事件比较新颖，具有代表性，不论是正面的或反面的，都必须具有一定典型普遍的教育指导意义，可以达到教育引导或警戒大多数人的作用。一般性的人与事迹，不予通报。 (2）普发性与限制性。有些通报内容涉及面广可以传达重要精神、重要情况，可以表扬典型人和事迹。教育作用大，发送单位广泛，并可公开发表。但也有通报内容涉及面,较小，且有机密，常对阅读与传达的范围作出具体规定，有的则直接规定密级。据此，有内部情况通报、普发通报之分。 （3）教育性与指导性。通报的作用重在提供榜样、借鉴，使下级机关与全体人员提高

24、思想认识起到教育和指导作用。 （4）真实性。通报的任何情况都必须是真实的，不能有差错，通报的教育、指导作用体现在事实上，因此，真实性是通报的生命。 （5）及时性。无论是表彰先进、批评错误，传达重要情况都要抓住适当时机，才能使通报起到作用。 4.通报的种类。,根据内容区分，通报大体可分为表彰性通报、批评性通报、情况通报和事故通报四种。其中表彰性和批评性通报使用较多。 5通报的结构与格式。通报一般由以下5部分组成： (1）标题。有规范的完整标题，也可以采用由介词“关于”和事由加文种的标题，如（关于xxx 的通报），有的也可以只写“通报”二字。 (2）主送单位。一般通报都有主送单位。 (3）正文。一

25、般由四部分组成： 引据部分。提出通报根据，用高度概括的语言、简明扼,要地托出通报的中心、勾勒出总体轮廓和基本事实。表明发文机关肯定或否定态度等。 主体部分。表扬性通报写先进事迹，批评性通报写错误事实。写作时既要把主要事实写清楚又要写得概括精炼，要作适当评价。 认定、分析及处理部分。写出先进事迹或犯错误的原因，表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定，批评性通报写出处分决定的性质结论。只有对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分地分析、认定，才能提出准确的褒贬意见。,结语。即号召或要求部分。提出要求或希望，或提出相应意见、措施，以求得到落实。 （4）结尾。成文日期，印章。 （5）版记。 6

26、通报的写作要领 （l）事例应新颖典型。既要站在全局的高度，又要起到指导作用。还要具有普遍意义，对群众有教育作用。 （2）事实要真实、准确。通报必须客观如实地反映真实情况，不管是表扬与批评性通报，还是传达性通报，都要使干部与群众周知，所以，事实部分应特别谨慎，必须经过,深入的调查核实，力求通报的内容无一疏漏，准确无误。对通报中涉及的时间、地点、姓名、数据、事实情节，事情产生的原因、结果，处理决定等基本部分，必须写准、写实、写全。 （3）定位准确。是非清楚，褒贬得当，使通报作出的分析和决定切合实际。 （4）语言色彩应用得当。通报的语言色彩与其他公文文种语言一样，讲究庄重，掌握分寸，做到语言色彩与客

27、观事实相协调。 （5）行文及时。制发通报，不误时机，否则，时过境,迁，就会失去通报的价值。 (6）表达要适度、谨慎。通报以叙述为基础，以议论为主体，但议论分析要严谨精当，分寸要适度。对被表彰的人和事，不要人为拔高；对被批评的人和事，不要“无限上纲”。情况通报，议论不宜太多，提出的要求要切实可行。 “命令”、“决定”和“通报”三个文种均可用于表彰、奖励，但规格、重要程度不同，要有所区分。各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、范围等具体情况，选择使用相应的文种。 （七）议案,1定义 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项

28、。 议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的文种。常用的有干部任免案、法规草案、计划预算案以及其他重大事项案等。 议案的格式与其他公文相同，正文首页一般由标题、主送单位、正文、落款几部分组成，在有固定文件版头的前提下，标题只写介词“关于”加事由和文种名称，有“提请审议”,字样。如：关于提请审议XXXXXX条例（草案） 的议案。主送单位固定，同级人民代表大会或人大常务委员会。正文主体有具体标题，如：XXXXX 条例（草案）。有的还有起草说明。 2撰写议案应掌握的几个原则 （1）职权范围原则。议案提请审议的事项，必须是属于同级人民代表大会及其常务

29、委员会职权范围内的事，不应超越这个范围。 （2）重大事项原则。议案提请审议的事项，必须是辖区内带根本性的问题，例如涉及本区政治、经济、社会等方,面的重大事项。 （3）首长负责制原则。各级政府提请同级人大审议的议案，必须以政府名义报出或以政府首长名义具文。 3议案正文的结构和撰写要领 议案正文包括案由和解决办法两项。 （1）案由。指提出议案的根据、理由，要力求把提出议案的理由说清楚，材料要真实可靠，文字要简明扼要。 （2）解决办法。指解决议案中所提问题的方案、措施。议案写作不仅要提出问题，更重要的是要提出解决问题的意见、办法，供审议时参考、选择。,4结尾 议案的结尾另外起行，用“请审议”或“请审

30、议决定”等常用语收束。 5落款 用政府或政府首长名义，写明成文日期并加盖印章或首长名章。 有些属于地方性法规（草案）或规范性文件的议案，在阐明这一法规或文件立法或修正的必要性，提请审议时，把该法规（草案）或者修正案一起送上。 6版记,(八）报告 1定义 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 国家行政机关公文处理办法 为避免需要上级机关办理的建设性意见等事项夹带于“报告”中，增加了“意见”这个文种，删去了原“报告”中可以“提出意见或者建议”的内容。据此，“意见”和“报告”两个文种的区别各有侧重更明确。 2报告的特点,（1）行文方向固定。属于单向上行文。一般不需要受文机关批

31、复。 （2）内容广泛性及灵活性。可以一文一事，也可以一文多事；篇幅可长可短。 （3）表述概括性。一个优秀的报告，必须将事项的描述与恰当的概括、深度的分析相结合。 3报告的作用和种类 报告作为一种陈述性公文，通常在事情发生后或进行中行文，以便于上级机关及时了解下情、指导下级工作。上级机关对收到的“报告”可不批复。报告按表达形式和内容可分,为以下几类： (1）工作报告。是用于汇报某一阶段工作进展情况，总结工作经验教训分析存在的问题有针对性地提出下步工作打算、措施。 (2）情况报告。可视为专题报告，在实际工作中用的相当多，凡涉及某一方面，某一个专项事情，特别是汇报工作中碰到的重大情况或特殊情况，以及

32、交办事项的处理情况，均可用情况报告。也用于答复上级机关的询问。也可不局限于某一具体工作，讲客观存在或突然发生的情况。这种时效性强要及时向上级机关报告。要求速度快、内容专、情况实。,短小精悍。 （3）调查报告。是用书面语言表达调查研究结果报送领导机关作决策参考的一种报告，是对事物深入调研分析综合基础上写出的报告。 4报告的结构、格式与写作要领 报告一般由标题、主送单位、正文、结尾、附注、日期几部分组成。 （l）标题。应能简明扼要地概括正文的内容。由介词“关于”加事由和文种构成。 （2）主送单位。报告的主送单位一般只有一个，如报告,的内容需要其他领导部门阅知，可用抄送的形式。一般不是领导指定要报送

33、的，不能多头抄送。 (3）正文。报告的正文也可分为开头、主体、结尾三部分。报告的开头要写清报告的主导思想和政策依据，或事情背景、缘由；主体部分写清工作的进展情况和效果，包括基本做法及主要经验或显著特点，存在问题或今后打算。根据具体情况有的报告的开头要写明发生了什么新情况、新问题；主体部分写发生的原因，问题的性质及处理意见。报告可采用分题式、分条式或两者相结合的方式。答复性的报告开头则要写出上级机关或领导者询问的问题，主体部分写具,体的答复内容。应强调针对性，写清问题。 （4）结尾。习惯用语：特此报告；专此报告；以上报告，请审阅。 （5）附件。报告中如有附件，应在正文之下空1行左空 2字用3号仿

34、宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXXX”) ；附件名称后不加标点附号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其,后标识附件（或带序号）。 （6）成文时间，印章。 （7）附注处应标有联系人和联系电话。 （8）版记。 5写报告应注意的事项 （1）材料齐全可靠。掌握材料，熟悉情况。好的报告既要有情况、有说明，更要有判断、有分析，这就要求写作者首先要全面收集材料，并进行科学分析整理，做到言之

35、有物；其次，报告的写作者要有一定的政策理论水平，要熟悉相关的政策和法规，并结合实际情况加以分析，做到言之有理。,（2）观点明确。根据材料概括出观点来，也就是有明确的看法。 （3）重点突出，脉络分明。报告应有明确的主线，做到重点突出，贯穿全文，在总概括下，辅以典型事例和科学数据，把报告要反映的主要问题说清说透。做到主脉清晰，层次分明，这样报告才会生动，才会有吸引力。就是“点”、“面”结合，“详”、“略”得当，“事”、“理”统一。但是，报告中不得夹带请示事项。 （4）语言简练，做到“文约而事丰”。以“惜墨如金”的态度，炼字炼句，做到简而不陋，繁而不芜。,（九）请示 1定义 请示适用于向上级机关请求

36、指示、批准。 2请示的特点 （l）按隶属关系定向行文，呈上级领导机关。 （2）具有请求的性质，使其予以批复或批示。 （3）单一性。一文一事，不能一文多事。 （4）超前性。事前请示，不能先斩后奏。 3请示的种类 请示是上行文，按内容和目的大体可分为以下几类：,（1）请求指示类。工作遇到疑难问题请求上级机关作出指示；或提出政策性措施，待上级机关批准后再实施的。 （2）请求批准类。需报请上级机关审核批准才能执行的事项。如：关于延长XX口岸通关时间的请示。 （3）请求解决、裁决类。对所要解决的问题本身有责任，但又不在自己的权限范围内，只能请求上级机关帮助解决。如：关于追加XXXX 年我市出口退税指标的

37、请示。 （4）请求批转类。制定的政策措施，请求上级机关认定同意批转，形成公文后，使部门意见转化为行政机关的决策，以便贯彻执行。,4请示的结构、格式与写作要领 请示一般包括标题、主送单位、正文和落款等部分。 （l）标题。一般由发文机关、介词“关于”和事由、文种三要素构成。有固定文件版头的情况下，标题中发文机关可略。可由介词“关于”和事由加文种构成，需准确、简明。 （2）正文。包括请示缘由和请示事项两个部分。 请示缘由即写明请示的原因、由来，请示事项的依据。陈述的情况要真实。 请示事项指请求指示、批准、解决的事项、问题。提出请求的事项要注意必要性和可行性，要尽量具体、明确，如,请求拨款，要有经费使

38、用金额；请求对某项工作的指示，如有两种以上方案或意见应提出倾向意见，或具体政策措施。以便尽快取得上级的支持，得到及时准确的答复。 （3）结尾。请示结尾含请示要求，鲜明扣标题。格式固定，单独设段。常用语“当否，请批复”或“妥否，请批复”。 （4）附件。请示文中如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1. XXXXX”) ；附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号,和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格

39、标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 （5）发文单位（有文头纸可不用写单位名称，只加印章）和成文日期。 （6）附注。在附注处标写联系人和联系电话。 （7）版记。 5写请示应注意的事项 （1）目的明确。请示的问题，必须是工作中需要请求上级机关帮助、支持才能得到及时解决的问题，请求的理由,必须充足，不宜把本机关权限范围内应当解决的问题或矛盾上交。 （2）忌一文多事。请示的事项只能是一件事或一个问题，不要一文数事，不能把不同类型的事情写在一篇请示里，这样会因处理的不便，而延时贻误工作。 （3）忌多头主送。请示根据隶属关系主送一个直属上级机关。属于行政部门的事，不必向党委请示。受双重领导的

40、机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，但不得同时抄送下级机关。由主送机关负责批复，一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级,机关。 （4）几个单位联合请示，主办单位应主动与其他部门协商，统一意见，搞好签，联合行文要标有签发人和会签人姓名，并用联合行文文头纸，以牵头单位为主编发文字号，各方盖有印章。联合上报的公文，也可由主办单位加盖印章。 （5）原则不呈送领导个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”。 （6）文字简洁，开门见山。用最简洁的文字扼要说明请示的原因、事项、要求。 （十）批复,1定义 批复适用于答复下级机关的请

41、示事项。 2批复的性质 批复是答复性的下行文，它是上级机关答复下级机关请示事项的指导性文件。批复必须以下级机关的请示为条件。 3批复的特点 （1）下行文。用于答复有隶属关系下级机关的请示。行文方向定向性。 （2）针对性。是针对下级机关的请示而写，下级机关请示什么问题，上级机关就批复什么问题，旨在于解决下级,机关在工作中遇到的具体困难和问题，不能离开所请示的问题谈及其他。不能含糊其辞、模棱两可，同意就同意，不同意就不同意。批复既要根据现行政策作答复，又要照顾请示的问题，因此内容较单纯，针对性极强。 （3）及时性。对请示件应当及时批复，下级有问题解决不了或无权解决，向上级请示，所请求的问题有时非常

42、急迫，上级机关对请示件要及时研究，给予批复，严防误事。 （4）制约性。上级机关对下级机关请示所作的批复有一定的制约力，是根据有关法律、法规、政策经研究而批复的，下级请示单位必须照办执行。,4批复的种类 （1）指导性。对下级机关请示事项给予批复的同时，可提出指导性要求。 （2）具体性。就下级机关请示的具体事项所做出的直接批复。 （3）简复性。对下级机关请示事项做出简要批复，具体迁向有关单位办理相应手续。 5批复的结构、格式与写作要领 批复的结构可由标题、主送单位、正文和落款等部分组成。,（l）标题。批复的标题由发文机关、事由、文种等部分组成。也可以只用介词“关于”加事由和文种组成。有的在介词“关

43、于”后面还加上“同意”字样做为表态作用。 （2）主送单位。应是报送请示的机关单位规范名称，放在标题之后、正文之前，顶格书写。主送单位可有多个。 （3）正文。批复的正文也称主体一般由三部分组成，一是批复的依据，：即针对某请示件作出具体答复。写“ XXXX 年X月X日请示收悉”等文字，有的还写“经研究，批复如下”。二是批复内容，如果对请示的内容同意或不同意，要写明理由；如果因一定情况暂不能批复的，要及时告知对,方。批复的内容一定要写得明确、具体，内容复杂的，可以分段，逐条表明态度，或原则同意，或不予批准。不可含糊其辞。三是结语，批复的结尾一般只写“此复”、“特此批复”。 （4）落款。如标题写了发文

44、单位的名称，落款可以省略，只写成文日期即可。加印章。 （5）版记。 （十一）意见 1定义 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 为确保国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 ,的贯彻施行，国务院办公厅对新增加的“意见”这一文种又发文做了特别说明。 关于“意见”文种的使用。“意见”可以是上行文、下行文和平行文。“意见”文种本身主要是强调指导性，推动、指导、改进工作。内容涉及政策调整，重要问题解决处理办法等。根据具体情况在具体文中来明确阐述。 2意见的特点 （l）政策性。所提意见要符合党的方针、政策。同时一般是如何贯彻落实有关政策，或提出关键性指导意见。 （2）具体性。所提意见既要结合实际，又

45、要确保可行,性、操作性。 （3）及时性。根据需要和问题的存在而制定的解决办法，提出的具体意见，时效性强。 （4）约束性。各级行政机关对某一项工作提出的意见，带有表明本级机关的意图、要求。 3意见的分类 根据行文方向，意见可分为上行文、下行文、平行文三种。 （1）上行文。意见用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。从另一个角度讲，下级机关向主管上级机关,报送意见时，上级机关应对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。 （2）下行文。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。 （3）平行文。平级或不相隶属机关就本身职权范围内的有关事项需对方关注

46、，用平行文意见比较合适。作为平行文提出的意见供对方参考。 4意见的结构、格式与写作要领 意见由标题、正文、落款等部分组成。值得强调的是上,行文的意见，写作时要按请示性公文的程序要求写。 （1）标题。由介词“关于”和事由、文种组成。如：关于XXX的意见。 （2）正文。提出意见的理由（目的、依据、原因）或者是工作指导思想、目标、任务、程序、措施等。正文是意见的主体，表述时可分条列开，也可不分条。经上级机关批准的，文中应注明经“同意”字样。 （3）结尾。作为上行文可写“以上意见如无不妥建议批转各单位执行”；作为下行文，可写遵照执行或参照执行，作为平行文，一般提出意见供对方参考。,（4）落款。与其他公

47、文一样，有成文日期、印章。上行文附注处标有联系人、电话。 （5）版记。 （十二）函 1定义 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 “函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。,“函”，要注意文种跟形式的区别。政府通常的文件形式，一个是政府文件，一个是政府函件。政府文件版头纸标识由发文机关加“文件”两个字来标识。“信函式”公文格式设计制发时，版头纸只是标识发文机关名称而不标识“文件”二字。如国务院文件式公文标识为“国务院文件”。而信函式公文机关名称标识为“中

48、华人民共和国国务院”。用函的形式行文注意根据公文内容选择文种，这要根据具体情况考虑。函这个形式要与“函”这个文种区别开，编函号文不一定全用“函”这个文种，也有用意见、通知、批复的文种。,主要是应遵循二个原则：一是根据行文关系确定是否编函文号的信函式的公文，二是根据公文内容和行文规则确定标题用什么样的文种。 不相隶属关系指：同一行政区域内政府下属各区、委、办、局之间的关系；不同行政区域内级别相等同的各省、市、区政府之间关系；本级政府与上级政府的职能部门关系；政府与非政府之间的同等级关系，如军队等。 2函的种类、作用和特点 （l）商洽性。指不相隶属机关之间相互商洽工作的函。公务往来、事务洽谈、经贸

49、活动、请求支持等项。如：各省,政府之间等。人事部门的商调函不属于公文范畴。 （2）问答性。指不相隶属机关相互间询问和答复问题的函。事由具体、单一。 （3）请求支持批准性。指向有关业务主管部门请求批准的函。本级政府请求上级政府职能部门支持批准的事项，政府办公厅（办公室）代本级政府批复下级政府部门的请示、非政府部门的企、事业单位，社团等请求有关政府职能部门批准的事项等。 3函的格式 要符合行政机关公文格式的要求。,格式要标准。函包括标题、主送单位、正文、落款等部分。版头和武文线、文武线等各要素标识方法要正确。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，首页不显示页码。其他各要素均与“文件式”公文相同。 4函的结构与写作要领 （l）标题。与其他公文大致相同，标题可省略发文机关。用介词“关于”和事由加文种即可。 主送单位要顶格写，占一行。 （2）正文。是函的主体部分，一般包括原由、事项和结语等。原由部分也称开头，直陈其事，不必客套寒喧。要,求用简要的文字，说明发函的目的、原由或根据。若属复函，写XXX号文收悉，以表示本函的针对性，预示着本文是针对该文而发的。中间事项部分，写商洽、询问、答复、请批等具体内容，并适当申述理由。这部分的文字不宜多，但又要把有关事项交代清楚。或指明商洽事项的具体时