2017年电大办公室管理形成性考核册参考答案

1、20122012办公室管理形成性审查簿回答办公室管理形成性审查簿回答一、办公室实务工作的简单内容填写下表，内容基本相同。 这个主题主要评价本课程第一章第二点的“办公室实务范围和内容”知识点。 办公室实务工作一览表编号1 2 3 4 5国内一般文件制作文件处理文件管理会议组织海外一般按照上司的口头或书面指示完成信。 复印资料。 在权限内按自己的意思写信。 文件管理。 安排会议事务，制定会议记录和纲要。 协助上司准备书面财务报告、研究报告。 为了准备公司公开资料的上司和外部人谈判。 比如记者和工会成员等。 在接待来访客人的电话往来中维持与外界的良好公共关系。 监督一般职员和速记员。 为上司制定约会

2、记录的书信通信事务，阅读电话进行分类的办公室环境的配置和整理14办公室管理保管办公室设备和用品15其他临时交易事项-快速记录上司提出的事项为上司申报所得税，处理退税。 收集并整理各种信息处理的收信人整理好的电话清单的日班表，外出到银行、邮局等地工作。 执行上司的提交事项接待客人和员工的来访。 记录上司的指令和会谈、会议内容。 收集和整理各种信息的国内企业(包括外资企业)，记录上司的指令和会谈、会议内容的印刷原稿、明信片和邮件的处理。 6789111213调查研究信息资料访问业务接待业务协调业务监查业务日程计划16 17整理资料19处理邮件20分类电话21总结日程2，办公用消耗品主要包含什么？办

3、公用消耗品主要包含什么？ 办公用消耗品主要有1 .信封、纸2 .软盘、光盘等3 .铅笔4 .圆珠笔5签字笔或笔6 .修正液或修正带7 .订书机(包括订书钉)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期编码机、页9 .刀10 .日历等11 .除此之外，简单地叙述例如标签纸、尺、三角尺、透明带、胶带、绳、图钉、橡皮3、文人工作的三个步骤，互相关系如何，文人工作的三个步骤简单地叙述2 .实施程序必须注意同时检查是否符合当初制定的程序，上司指示的工作都要正确实施，符合上司的期望期限。 3 .检查的顺序，要分析计划和实绩的差异，比较分析以前做的工作和别人做的工作和现在自己做的相同性质的工作。 三者的关系首先制定

4、计划，付诸实施，检查结果，围绕“在计划中实施检查”的滚动过程展开。 三者互相连接形成一个循环。 文士必须先仔细制定计划，然后根据这个计划实施，严格检查其结果，启发这个结果对下一个计划有用。 4 .根据“优先顺序”处理工作原则，虚拟化半天或一天的工作(或家务)计划书。 根据“优先顺序”处理工作原则，虚拟化半天或一天的工作(或家务)计划书。 优先顺序表1 .和王老师通知今天预定的变更。 2 .通知司机今天预定的变更。 3 .发贺电。 4 .复印下午的会议资料。 5 .准备奠基仪式。 6 .誊清原稿(今天剪原稿)7.报销旅费。 8 .写感谢信。 9 .整理文件。 10 .练习电脑的类型。 审查五、从

5、以下文员的工作方法中选出一两种，谈谈你的工作体会及其工作方法的认识。五、从以下文员的工作方法中选择一两种，谈谈你的工作体会及其工作方法的体会。 1 .请示方法和报告方法2 .计划方法和总结方法3 .有意的方法4 .传达方法5 .建议方法6 .不灵活的方法和停止运转的方法7 .分工方法和合作方法。 本题主要评价本课程第二章第三点“文人工作方法”的知识点。 举个例子吧。 学生们只要按照这个想法回答就行了。 接受的是文人接受上司的意图并理解。 上司在会议上说话、文件的指示、工作的配置、或者和事务员说话时，能理解对某个问题或某个工作直接发表的意见和想法等，容易被员工判断和理解)间接接受(上司平时轻松说

6、话的情况，或者和别人说话的情况擅长的方法必须注意： (1)理解上司的意图，不要曲解上司的意图(2)准备记事本，记录指示的要点(3)注意听，仔细判断指示的意图(4)根据需要，可以提问直到意图明确，但会中断对话如果有不同的意见，可以公开提出，但必须注意合理的方式、态度6 )在接到指示后，及时贯彻实施。 结合实际的话来体会。 我经历过一次，在介意的时候，充分认识到了记录的重要性。 刚开始工作的时候，我去房地产公司当了文人。 有一天，社长叫我到办公室来写公司的个人简介。 内容包括四部分公司历史，公司现状，公司硬件和软件配置，公司取得的成绩。 当时，我没有经验，没有记事本，记录了指示的要点后，看起来自己

7、没有能力，没能和社长商量。 必须用自己的大脑记忆来写，结果写的个人简介完全不行。 之后，我再次询问社长，准备了记录本做了记录。 根据社长的意向，写了各方面满意的公司的介绍。 由此，在在意的时候，感受到了制作记录的重要性。 在回答这个问题时，只能选择一个问题来回答。 但是，必须注意按照上述想法来回答，并且，必须注意结合教材，实际地回答。 要简单说明教材中的相关知识点，把自己的体验结合实际来说。 本问题失分的原因多是实际上没有说出自己的心情，学生们在回答本问题时要注意。 办公室管理形成性评价书办公室管理形成性评价书1、比较说明从事务员工作的角度打电话和接电话的异同。 从事务员的工作角度，比较说明打

8、电话和接电话的异同。 同样：1.在传达自己的信息之前，要先打招呼2 .要保持耐心、热情的态度3 .通话结束后，要让对方感受到自己的快乐心情4 .要简洁地概括表达自己的意思。 异：1.打电话首先要弄清对方的电话号码，接电话的话，电话铃响24次就出来了。 2 .打电话的话，要在挂断电话前再确认一次重点部分的电话不是这个步骤。 # V u C5 * P，z$ Z 2 2，如何为领导者挑选电话，如何为领导者挑选电话，主要的方法是什么？ 询问对方打电话的目的，询问对方是谁，如果是销售的话，可以直接拒绝。 平时做电话簿，登记特殊的人，特殊的号码。 最好有一本各部门的和其他部门领导的电话簿。 没有领导者，需

9、要留言就记录下来，以免忘记。 Y% s b 2 M: l 3 3，简单回答邮件分检的一般标准。 简单回答邮件分检的一般标准。 (1)按收件人的名字筛选；(2)根据邮件的重要性筛选；(3)按接收部门的名称分类。U9 7 T9 f4 z: b0 v 4 4，上司不在时的邮件怎么处理？ 你现在如何处理上司不在时的邮件？ (1)先保存上司需要自己处理的信，通知发信人有什么回复。 (2)上司指定将他不在时收到的邮件转发给某部门或人员处理，制作收据，要求人员签名，注明时间(3)授予上司处理应该处理的邮件的权限，在全面掌握情况的基础上慎重处理，在回信上签名自己的职务，并发表上司约定要看的(4)邮件多的情况下

10、，还可以制作邮件汇总表(5)如果上司习惯每天给办公室打电话，就要几乎记录上司需要处理的信的内容，随时向上司报告(6)上司出发时要留下联系方式和电话处理邮件时有困难的话，必须几点咨询(7)发给上司的包裹的连续号码(8)分别显示滞留的信，放入纸袋，填写“需要签名的信”“需要处理的信”等。 5、如何妥善处理上司拒绝会面的来访者的访问？ 如何妥善处理上司拒绝会面的来访者来访？ a:(1)上司正在开会时：让您久等了。 很抱歉。 他正在紧急会议，不能离开。 能先跟代理人说一下吗(2)上司忙的时候：对不起，某(上司)现在很忙，手头的事忘不了。 看起来像这样，日后联系你，非常抱歉”(3)上司马上就要出门了。

11、对不起，某老师(上司)有事，现在很忙，不能见面。 我们的上司让你白跑一趟，很抱歉。 能帮我留言吗？ XXXX是他的文员，并且，把留言记下来，(4)远道访问和重要的事情的访问：通知到场者，他(上司)外出。 的双曲馀弦值。 的双曲馀弦值。 的双曲馀弦值。 的双曲馀弦值。 的双曲馀弦值。 向上司报警，上司指示代理人后，告诉来访者“对不起，让您久等了”，我急忙外出了，请让我见代理人，到这边去。 办公室管理形成性评价书请列出办公室管理形成性评价书1、会议效率化、会议效率化、事务职员应注意哪些方面的事务职员，以及相关的要点。 1、把握时间，如果灵活的话，就可以喝茶或提交文件等，请议员注意节奏2 .主题这是

12、非常重要的环节，议题上必须停留3 .发言顺序这直接关系到会议的质量，一般顺序先谈问题再表扬最后总结4、中场休息，这个时间必须选择适当的时间5、议员的座位顺序，与他们能否及时发表意见有关2、日程表的种类大致有几种，以其中一种为例，试着做一下日程表日程安排的种类大概有几种？以其中一种为例，试着做一下日程安排表吧。 1 .日程表的种类： (1)年计划表。 在企业每年惯例的主要业务活动和相关公司的活动事项一览表中，记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年假等。 一般将年度整体的活动事项在年初汇总到表中，通知各部门。 (2)月定表、周定表、日定表。 月计划表从年计划表中提取月的计划，以月为单

13、位填写该月进行的会议、面谈、出差、访问等计划。 这周的日程表是比下个月的日程表更详细的月份中的一周的日程表。 日计划表从周计划表写一天的计划，再以时间为单位，详细地计划从早到晚的业务活动。3、事务职员为上司的商务旅行做什么样的准备，事务职员为上司的商务旅行做什么样的准备？ 请举出什么工作要点。 请举出工作的要点。 (1)请准备旅行计划和酒店信息。 旅行计划表请说明出发和到达场所、交通工具、出发和到达的时间、座位状况、酒店状况。 准备3个旅行计划，给上司一个，给上司的家人一个，存档到办公室。 (2)制定约会计划。 约会计划表包括城市和省的名字、日期和时间、和上司约会的人的名字、公司和地址、电话号

14、码和评论和特别注意。 (3)为商务谈判收集资料。 准备上司在旅行中处理的每个问题的文件，整理和准备有关某个需要讨论的问题的信和笔记，其他相关资料等(4)决定旅行用品。 商务旅行时要带上司的信纸和文具用品列表制作旅行用品一览表的信纸、信封(一般、公司的、大小)、邮票笔记本地址目录：电话、传真等号码日历世界各地的日程国际电话号码表文件商务名片影像声音素材手机、笔记本电脑、佛罗里达微型录音机或手持式等现金，个人和商业支票本，有关个人和商业信用卡的文件旅行指南和地图册，旅行目的地的风土人情介绍日程，约会日程和日程护照，签证等笔，铅笔夹，剪刀，橡皮筋事务员可以通过航空公司出版的旅行计划手册和旅行社知道行

15、李携带的相关信息。 要准备随身携带的行李，要注意为每个行李准备识别标签，并为每个行李安排交通费。 旅行时，商人可以通过以下方法携带出差费。 建立a .事先出差费、b .个人支票、c .旅行支票、d .信用证(7)旅行酒店信息数据库。 上司经常出差的情况下，事务职员应该收集交通图、日程和飞机日程，介绍酒店小册子，随时与旅行社联系，建立充实最新信息的数据库。 (八)办理旅行保险。 比如意外伤害保险等. 4、事务职员对上司主要工作的补助主要有哪些方面？ 办公职员对上司主要工作的补助主要包括什么方面？1 .苏醒服务。 上司早上上班或外出回来，工作告一段落，文士就能适时地拿出饮料，准备湿毛巾，消除上司的

16、工作疲劳，缓解心情，让上司精神饱满地工作。 2 .私事方面的合作。 合作的方法根据情况，其中之一是与业务相关的部分，也是上司身边的单纯私事：1)特别指示事项的情况是上司的私事，但我认为是与上司的形象问题有关，所以事务职员必须为上司从头到尾处理这些小事(2)单纯的个人要求，以其为上司，利用秘书与下属的同事的关系，协助解决个人工作。 3 .财产管理。 (1)工资收入管理工资收入达到一定金额，有两种以上收入来源，除工资以外有超额收入的，需要税法申报。 特别是稿费、版税、讲演费等副业收入多的情况下，事务职员保管文件以备申报收入，或直接向上司办理申报手续。 (2)支票往来的管理主要保管支票本、支票专用印鉴。 事务职员必须分别收藏支票本和印章，以免被盗用。 4 .其他。 像每年的节日一样，上司得到礼物，有时事务员要写一封感谢信，纪念保管。本题教材上的答案非常明确，学生们作一