简报制作技巧---瞿章程

1、简报制作技巧,前言:简报呈现的重要性,简报不只是简报，而是您努力工作后产出的呈现，通常是会报告给高阶主管或客户。因此，不管您代表自己或公司，都必须呈现最专业的一面。,简报的制作是苦工，您努力工作的成果或公司的产品必需透过苦工来呈现。 将工作项目之成果，以最专业的样式呈现出来。 制作草率或不严谨的简报，不但无法显示努力工作的成果，反而给长官或客户负面印象，反而得不偿失。,1.简报是一种说服的表演 2.要说服观众接受我们的 3.时时要抓住观众的 4.然后帮助观众清楚地了解我们要传达的 5.最后建立对方的,何谓简报,观点,注意,讯息,认同,艺术,简报构成的三元素,感情 抑扬顿挫 目光接触 语调清楚

2、节奏,30% 报告技巧,抓住观众的心 易于理解 图像表达 色彩的运用 简单,我的观众很重要 让观众很有收获 我很高兴来简报 用热情感染观众,50% 内容,20% 态度,制作内容专业简报所需具备的技巧,专业简报的四大要素如下：,本次课程主要目标!,加快制作简报的速度 制作专业的版面与文字 运用图表及图形 其他注意事项,本次课程的重点,本次上课的内容,包含 PowerPoint进阶功能介绍 PowerPoint简报设计注意事项 不包含 PowerPoint各细部功能的介绍 复杂动画的制作 简报架构设计 本次课程适合已经熟悉PowerPoint制作简报功能，且希望 能够使简报更美观 能够加快简报制作

3、速度 能够制作出令人印象深刻、条理明确的简报,最佳化工作环境,把常用的的功能拖到工具栏，可以增快工作效率，方法如下：,把工具栏叫出来,工具 自定义 工具栏 直接点选常用工具栏,把常用的功能拖到工具栏,工具 自定义 指令 把常用的功能拖到工具栏,制作技巧-字型,字型的选择 一般来说，中文以细明体或标楷体为主 英文使用Arial或Times New Roman 字型注意事项 整份文件应用相同的字体 中英文合用:标楷体+Times New Roman 其他小细节 金额请加上 “,”，并靠右对齐 金额请注意单位 粗体可以增加阅读性,制作技巧-方块编辑文字,方块上编辑文字之注意事项 利用鼠标右键之编辑文

4、字功能执行，而非另外新增文本框 不要使用文本框,直接在方块内编辑,新增文本框,制作技巧-颜色,以下是Windows的标准色,Red=R+B 153,0,51,Orange=R+G 204,102,0,Yellow =R+G 204.153.0,Green=R+G 51,102,0,Blue=G+B 0,51,102,Purple=R+B 102,0,102,Green,Red,Blue,R,G,B,制作技巧-制作属于自己常用的色系表,制作商业简报时，应考虑公司的常用色系，以发展简报常用色系。兹以日盛金控为例,日盛金控的Logo,日盛金控常用的颜色为 黑色 红色 灰色,红色系颜色,黑色系颜色,红

5、色 RGB = (255, 0, 0),暗红色 RGB = (102, 0, 0),酒红色 RGB = (182, 0, 0),灰色 RGB = (128, 128, 128),黑 RGB = (0, 0, 0),深灰 RGB = (51, 51, 51),日盛的标准色,日盛集团 日盛金控,制作技巧-版面编排,这张图看起来怪怪的哪里怪？,Partner Short List,Interview Questionnaire,Synthesized Partner LongList,Select Short List Based on Prioritization Results and FET

6、Preference,DevelopQuestionnaire,Develop Brief Profile of Partners,Brief Partner Profiles,Conduct Interviews,Summary Analysis,Input Interview Results to Subsequent Work Streams (Commercial, Marketing, Technical Support Requirements),制作技巧-版面编排（续）,画面编排重点在于简单方正，以下列出几点原则： 注意对齐 颜色单纯 物件大小统一 线条以直线呈现 字体选择及大小

7、 要一致 平衡就是美,Development of Partner Detailed Profiles,Partner Short List,Interview Questionnaire,Synthesized Partner Long List,Select Short List Based on Prioritization Results and FET Preference,Develop Questionnaire,Develop Brief Profile of Partners,Brief Partner Profiles,Conduct Interviews,Input In

8、terview Results to Subsequent Work Streams (Commercial, Marketing, Technical Support Requirements),Interview Questionnaire,制作技巧-版面编排（续）,针对前述版面编排之原则，提供以下小技巧与大家分享： 注意对齐 绘图贴齐网格线（强迫使用） 运用Alt键微调 绘图对齐或等距分布 检视参考线 颜色单纯 对象大小尽量统一 格式快取图案大小调整对象之长度及宽度 对象的格式尽量相同利用复制功能 线条尽量以直线呈现 快取图案连接线调整对象之长度及宽度 字体选择及大小要一致 不要使用文字

9、艺术师,制作技巧-文本框,熟悉编辑文本框技巧，可提升简报内容之美观程度及增加简报之可读性,文本框之编辑范例,银行使用标准法应先经主管机关 核准，主管机关核准之最低标准如下： 银行董事会和高阶管理者须积极 监督作业风险管理架构 董事会和高阶管理者熟悉作业风险管 理系统 银行须制定具体之政策和书面标准， 俾凭将现有各业务与活动之营业毛利 列入标准法所规定之业务别,修正前,制作技巧-表格,以下表格可利用文本框及善用对齐功能完成，但也可考虑利用插入表格并加以编辑之方式来完成,用方块组成表格,提升流程效率,TQM,ABM,流程导向之改善,PwC流程改善, , , , ,评估项目,插入表格,制作技巧-段落

10、分隔方式,下面是另外一种以文字及大纲呈现方式作为示范。,段落分隔使用范例,用插入档案方式制作连结,制作技巧-超链接方法,简报过程中，常有许多超链接，或打开其他档案，用按钮是比较好的方式,用插入档案的方式制作较不美观 而且必须跳开播放模式才能打开附件,用动作按钮比较美观,QCC/QIT Training,或用文本框超链接 也可以收到同样效果,用插入档案方式制作连结,QCC/QIT Training,制作技巧-最后一页,配合报告底色，选择适合之最后一页。,最后一页范例,运用图表及图形-流程图,在有关步骤的说明中，常常利用流程图的方式呈现，以下是范例,使用范例流程图,分析现况及定位,1,评估改善机会

11、,2,设计解决方案,3,导入及追踪,4,1.专案起始,2.评估,3.解决,4.导入,Define,Measure,Analyze,Improve,Control,运用图表及图形-运用图形替换文字,利用图表方式呈现，有时候会比仅仅利用文字说明来的有效，以下示范几种比较常用的图表进行说明。,使用范例项目范围列表,运用图表及图形-运用图形替换文字(续),XXXX事务所简介： XXXX事务所为全球最大之会 计师事务所，在全球超过150个 国家设立800个以上的办公地 点，并有超过150,000名专业人 员，包含9,000名以上之合伙会 计师，为客户提供全球性整体 的服务。目前台湾已通过ISO 9002

12、质量认证，台湾客户超过 500家以上,图像代替叙述,不好的例子,天安门广场位于市区中心，北起天 安门，南至正阳门，东起历史博物 馆，西至人民大会堂，总面积有44 万平方米，可容百万人举行集会， 是当今世界上最大的广场。,天安门广场位于市区中心，北起天 安门，南至正阳门，东起历史博物 馆，西至人民大会堂，总面积有44 万平方米，可容百万人举行集会， 是当今世界上最大的广场。,好的例子,不好的例子,好的例子,图表说明数据,超标,IFIR Actual Sep-06 : 13219 Oct-06 : 14905 Nov-06 : 19875 Dec-06 : 4355 IFIR Goal Sep-0

13、6 : 17500 Oct-06 : 16500 Nov-06 : 16200 Dec-06 : 15700,Nov.2006IFIR超过Dell标准值,Nov.2006IFIR超过Dell标准值,运用图表及图形-组合图,Tips: 借用 快取图案的图 运用你的创意组合 多看 他人的简报档案,第一步,第二步,第三步,第四步,运用图表及图形-方块与图形的变化,一般方块可以搭配文字说明，可变化方式很多，举例如下：,标题,文字说明1 文字说明2 文字说明3,文字说明 1 文字说明 2 文字说明 3,标题,文字说明1 文字说明2 文字说明3,标题,附加说明1 附加说明2,文件A,项目(1),项目(2)

14、,项目(3),1,文字说明 1,2,文字说明 2,3,文字说明 3,运用图表及图形-简报常用的组件-工程计划表(甘特图),Tips 有耐心 所有对象网格线对齐，注意上下的关系 第一次做好，以后就会比较快 也可以用Excel做,阶段一,月份,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,1,2,3,4,5,6,阶段二,阶段三,完成第一阶段,年,完成第二阶段,持续推行,主导,自主,开始导入,1,2,3,2005年,2006年,运用图表及图形-简报常用的组件组织结构,品管,副总经理,卢xx,改善组,项目负责人,副总经理,吴xx,项目经理,设计组,经理,吴XX,资深顾问,洪OO,经理,李TT,

15、经理,许OO,经理,经理,黄VV,郭DD,经理,廖xx,管理组,经理,雷SS,资深顾问,吴XX,为确保项目质量，我们网罗各领域最优秀的顾问，组成最坚强的团队，我们的团队包含： 能源产业专家 物流产业专家 平衡计分卡专家 沙式法案建置顾问 流程改善团队 人力资源顾问 制度设计团队,其他注意事项-投影片动画的使用时机,一般来说，因为可能会使听众分心，专业的商用投影片原则上不要使用动画，若必须使用动画，以简单清楚为主,A,B,C,D,E,使用动画的时机,强调某项重点 投影片需强调前后发生顺序,潜在亏损,2年前完成,Cross-Team Process Map,Good Sample,Countermeasures Items 1,2,& 3,OQC Reject Lots for HH DVDRW(OPU DS10L Series),Good Sample,Assembly Line Layout Improvement,Good Sample,Line Layouts Performance Comparison,Good Sample,Cell Line Di