第二章公务文书的写作

1、第二章 公务文书的写作,本章教学内容,公务文书的基本常识 报告、函的写作知识及写作技巧 会议纪要的写作知识及写作技巧 请示的写作知识及写作技巧 通报的写作知识及写作技巧 课堂练习,一、公务文书写作常识,（一）公务文书的概念 公务文书也叫公务文件，简称公文。它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,（二）公务文书的结构,公文的书面格式 包括眉首、主体、 版记三个部分。各 部分具体内容如下 表所示：,（三）公务文书处理,公

2、文处理是指对公文的发文办理、收文办理、公文管理、公文归档。它是使公文得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是机关实现管理职能的重要形式。 公文处理必须做到及时、准确、安全。及时，就是要讲究时效。在收发、传递、办理过程中，都有明确严格的时限要求。不拖拉、不积压，处理公文要快。准确，就是要求在签发、登记、拟办、传阅、分发、传递等每项工作、每个环节中，都必须做到符合标准、保证质量、周详慎密、准确无误。安全，就是要严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保公文的安全。,二、报告的写作知识及写作技巧,（一）报告的写作知识 1.报告的定义： 报告是向上级机关或业务主管部门反映情况、汇报工作、报送文件、

3、报告查询 事宜时所写的汇报性文件，属于陈述性上行公文 。 （汇报是向上级机关报告工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文 ）。,报告与汇报的区别？,二、报告的写作知识及写作技巧,2.常用的报告种类 从内容上分主要有： 汇报性报告 答复性报告 呈报性报告 例行工作报告,二、报告的写作知识及写作技巧,3.报告的特点 1）以陈述为主要表达方式，不能过多地采用议论和说明； 2）报告的内容要求以摆事实为主，要客观地向上级反映具体情况； 3）语气要求委婉、谦和，不宜用指令性的语言。,二、报告的写作知识及写作技巧,4.报告的行文结构 标题 报告单位、事由加文种 事由加文种 主送机关

4、正文：开头、主体、结尾（最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结 ） 落款 成文时间,二、报告的写作知识及写作技巧,5.报告写作首先注意以下几点 1.报告的目的：向上级汇报本机关的工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示的重要区别之一。 2.报告中一般不提出建议或意见。如果确需在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。 3.报告在内容上不象请示那样有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中综合报告几件事情，层次结构也比较复杂

5、,三、日常工作中常用的报告,三、日常工作中常用的报告,项目可行性研究报告、项目立项报告、工作报告、工伤事故报告、验收报告、进度报告、工程停工报告、科技研究报告、经济发展报告、 市场调查报告、市场预测报告、经济活动报告、审计报告等等,三、日常工作中常用的报告,进度报告范文示例 1. 要求：根据范文能深刻理解报告的行文结构；理解抄送与报送的区别；注意体会报告的用词及写作特点。认真阅读并修改该报告中存在的错误。,三、日常工作中常用的报告（述职报告与工作报告）,（一）述职报告与工作报告 1.述职报告 述职报告是指各级各类机关工作人员，主要是领导干部向上级、主管部门和下属群众陈述任职情况，包括履行岗位职

6、责，完成工作任务的成绩、缺点、问题、设想，进行自我回顾、评估、鉴定的书面报告。其主要作用是使上级或人事部门和群众细致地了解和评定个人和集体的政绩、预测其发展潜力，促使其忠于职守、更好地完成工作任务。 （如果用口头报告表述，一般宜占用30分钟，如果用书面报告表述，一般以3000字以内为宜。） 2.工作报告 工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识。这类报告相对篇幅较长，一般可标出序数，分条分项陈述。,三、日常工作中常用的报告（述职报告与工作报告）,3.述职报告与工作报告的区别 工作总结，可以是单位的、集体的、也可以是个人的，其写作

7、角度是全方位的，即凡属重大的工作业绩，出现的问题，经验教训，今后工作设想等都可以写； 述职报告要求侧重写个人履行职责方面的有关情况，往往不与本部门、本单位的总体业绩、问题相掺杂。,三、日常工作中常用的报告（述职报告与工作报告）,4. 述职报告与工作报告写作要点 （1）要写明工作进程，成绩与经验，问题与不足，改进的措施，未来的打算。 （2）主次要分明，重点要突出，点面结合。 （3）要客观全面报告工作情况，实事求是，从客观反映的成绩或问题中揭示出一定的规律。 （4）报告可以写设想，但不得夹带请示事项。 （5）结束语：“特此报告”、“请审阅”、“以上报告，请审查”；因报告是单向性公文，所以类似“以上

8、报告当否，请批示”的结束语是不妥当的。,三、日常工作中常用的报告（述职报告与工作报告）,述职报告范文 工作报告范文,本周练习,根据下面提供的材料，请以市商务局的名义向省商务厅起草一份报告。 （ 1 ）年 2 月 20 日上午 9 点 20 分 ，市百货大楼发生重大火灾事故。 （ 2 ）事故后果：未造成人员伤亡，但烧毁三层楼房一幢及大部分商品，直接经济损失 800 万元。 （ 3 ）施救情况：事故发生后，市消防队出动 20 辆消防车，经 5 个小时扑救，大火才被扑灭。 （ 4 ）事故原因：直接原因是电焊工违章作业，电焊火花溅到易燃货品上引起火灾，但也与百货公司领导及员工安全思想淡漠，公司安全制度

9、不落实，许多安全隐患长期得不到解决有关。 （ 5 ）善后处理：市商务局局长带领有关人员赶到现场调查处理；市人民政府召开紧急防火电话会议；市委、市政府对有关人员视情节轻重，做了相应处理。,三、日常工作中常用的报告（项目可行性研究报告、项目立项报告）,（二）项目可行性研究报告与项目立项报告 1.项目可行性研究报告的定义：企业从事建设项目投资活动之前，由可行性研究主体（一般是专业咨询机构）对市场、收益、技术、法规等项目影响因素进行具体调查、研究、分析，确定有利和不利的因素，分析项目必要性、项目是否可行，评估项目经济效益和社会效益，为项目投资主体提供决策支持意见或申请项目主管部门批复的文件。,三、日常

10、工作中常用的报告（项目可行性研究报告、项目立项报告）,项目可行性研究报告的内容： 项目摘要 项目建设的必要性和可行性。 项目承担单位的基本情况 项目地点选择分析。 项目建设目标 项目建设内容 投资估算和资金筹措 建设期限和实施的进度安排 环境保护 项目组织管理与运行 效益分析与风险评价 有关证明材料 案例,三、日常工作中常用的报告（项目立项报告）,（三）项目立项报告 1.概念：项目立项报告，又称项目建议书，是项目建设筹建单位或项目法人，根据国家和地方政府的中长期规划,产业政策,生产力布局,国内外市场,所在地的内外部条件，提出的某一具体项目的建议文件，是对拟建项目提出的框架性的总体设想。往往是在

11、项目早期，由于项目条件还不够成熟，仅有规划意见书，对项目的具体建设方案还不明晰，市政、环保、交通等专业咨询意见尚未办理。,项目立项报告,2、项目立项报告的主要内容 （1）项目投资方名称，生产经营概况，法定地址，法人代表姓名、职务，主管单位名称； （2）项目建设的必要性和可行性； （3）项目产品的市场分析； （4）项目建设内容； （5）生产技术和主要设备。说明技术和设备的先进性、适用性和可靠性，以及重要技术经济指标； （6）主要原材料及水、电、气，运输等需求量和解决方案； （7）员工数量、构成和来源； （8）投资估算，需要说明需要投入的固定资金和流动资金； （9）投资方式和资金来源； （10）经

12、济效益初步估算。,项目立项报告,3.项目立项报告的类型 农业项目立项报告 水利水电项目立项报告 社会发展项目立项报告 城市基础设施项目立项报告 煤矿安全改造项目立项报告,四、函的写作知识及写作技巧,（一）函的写作知识及写作技巧 1.函的概念 函指适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。 2.函的特点 （1）使用范围的广泛性。 （2）写作的灵活简便性。 3.函的种类 （1）商洽函：不相隶属机关之间商洽工作的函 （2）询问函：向有关机关询问情况的函。 （3）答复函：针对询问函而制发的函。,四、函的写作知识及写作技巧,4.函的格式与写法 函由标题、发文字号、主送

13、机关、正文和落款三部分组成。 1）标题： “贵州人民政府关于贵阳新火车站名称的函”；如“关于商请派车接送学生的函”。 2）发文字号：与其他公文的发文字号相似，只须要在机关、单位代字中加上“函”字。如“黔政函字201408号”，表示贵州省人民政府2014年第8号函件。 3）主送机关：即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。,四、函的写作知识及写作技巧,4）正文：其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 开头：主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。

14、主体：函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。 结尾： 一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 结语： 通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。 5.落款,四、函的写作知识及写作技巧,（三）函的写作要求 1.一函一事 2.用语得体，平等待人 3.内容简洁，直叙其事。 注释:部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关

15、（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。 函的结构与例文评析,五、会议纪要及会议记录写作知识及写作技巧,（一）会议纪要的概念、特点和种类 1. 会议纪要的概念 “适用于记载和传达会议情况和议定事项”的公文。会议纪要产生于会议后期或者会后，属纪实性公文。 2.会议纪要的特点 （1）纪实性。 （2）概括性。会议纪要必须精其髓、概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值

16、的看法。 （3）条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。,五、会议纪要及会议记录写作知识及写作技巧,3.会议纪要的种类 （1）办公会议纪要。用以传达由机关、单位召开的办公会议所研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关方面、有关人员共同遵守、执行。行政约束力很强，具有明确的指示性。 （2）其他会议纪要。这类纪要指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、学术研究会等形成的，有的起到通报会议情况的作用，使有关人员尽快知道会议的基本情况和主要精神；有的具有指导作用，它所传达的会议精神，可对有关方面的工作予以指导,五、会议纪要及会议记录写作知识

17、及写作技巧,（二）会议纪要的写作格式 会议纪要一般由标题、成文日期、正文构成 1.标题：与其他公文文种标题格式相同。（1）单行标题：会议名称+文种，如“关于企业改制问题的会议纪要 ”；召开会议的机关+内容+文种，如“省经贸委关于企业扭亏会议纪要”。（2）双行标题：以正副标题形式出现：文章式标题+文件式标题，如“穷追猛打，除恶务尽市扫黄打黑工作会议纪要”。 2.成文日期： 一种写于标题下；一种写于正文右下方。 3.正文：由两部分组成。 （1）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人、与会人员、基本议程。 （2）会议的精神和议定事项（主体）。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内

18、容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法，今后工作的意见、措施和要求。,五、会议纪要及会议记录写作知识及写作技巧,会议纪要主体常用的写法：（一般有三种） 1.条文式，就是把会议的主要内容分成几个大的问题，然后加上标号或小标题，分项来写。这种写法适用于大中型会议，或议题较多的会议。 2.综述式，就是把讨论研究的主要问题、与会人员的认识、议定的有关事项，进行整体的阐述和说明。多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。这种写法适用于小型会议，讨论的问题比较集中单一。 3.记录式，就是按照会上

19、发言顺序或不同内容的有关发言顺序，把与会人员的发言要点记录下来。一些重要的座谈会纪要，常用这种写法。,五、会议纪要及会议记录写作知识及写作技巧,（三）会议纪要的写作要求和注意事项 1.要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。但对少数人意见中的合理部分，也要注意吸收. 2.要抓住要点，不要写成会议记录。 3.善于归纳问题。即对会议内容作分类整理和理论概括。归纳概括会议情况的主要依据是会议的原始记录、会议印发的文件和领导人的讲话稿。 4.必须实事求是，忠实会议内容。可以对与会者的发言进行概括和提炼，也可适当删节，但不可凭空增添内容和篡改原意。 5 结尾 结尾通常用来强调会议的意

20、义、提出希望和要求、发出号召等，也可省略结尾。 会议纪要例文评析 会议纪要范文,会议记录,（一）会议记录的概念 会议记录是在召开会议过程中，由专门的记录人员如实地记录会议的基本情况、与会代表发言内容和会议决定事项的一种应用文体。会议记录是帮助我们今后了解情况，进一步研究工作，总结经验的重要材料。 （二）会议记录的特点 1依附性。 2真实性。 3完整性。会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，一般没有太多的选择性。 4.备考性。一些会议记录主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报，必要时可作查阅

21、之用。,会议记录,（三）会议记录的种类 按照会议性质来分，会议记录大致有办公会议记录、专题会议记录、联席会议记录、座谈会议记录等。 办公会议记录是记录机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议记录。办公会议记录一般有例行型办公会议记录，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议记录，以及现场办公会议记录，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议记录。 专题会议记录是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议记录。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都

22、归纳表达出来，以供领导决策参考。,会议记录,（四）会议记录的格式 一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。 会议结束，记录完毕，要另起一行写“散会”二字，如中途休会，要写明“休会”字样。,会议记录,会议记录格式 会议名称： 会议时间： 会议地点： 记录人： 出席与列席会议人员： 缺席人员：

23、 会议主持人： 审阅： 签字： 主要议题： 发言记录：,会议记录,（五）会议记录的写作要求 1准确 2要点不漏 3始终如一 4注意格式：基本情况包括：时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。会议内容，这是会议记录的主要部分，包括发言、报告、传达人、建议、决议等。 做会议记录，速度要快，要认真听取别人的发言，同时根据会议的主旨选择内容，记好要点。,六、请示写作知识及写作技巧,（一）请示的概念、特点和种类 1.概念：用于向上级机关请求指示、批准的公文。 2.特点： （1）针对性：只有本机关无权决定或无力解决而又必须解决的事项，才可以用“请示”行文。请求上级机关给予指示、决断或答复、批准,因而

24、请示有很强的针对性。 （2）超前性：请示必须在办理事项之前行文。 （3）单一性：请示要一事一请示，且主送机关只能有一个。 （4）呈批性：请示的目的是针对某一事项取得上级的指示或批准，上级机关对呈报的请求事项无论是否同意，都必须给予明确的“批复”，属于双向行文。 （5）隶属性：发文单位只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示。,六、请示写作知识及写作技巧,3.请示的种类（按照内容和性质的不同） （1）请求指示性请示。用于上级主管部门明确规定必须请示批准才能处理的事宜，有关方针、政策的界限难以界定。 （2）请求批准性请示。用于本单位职权范围内不能解决的问题，或要做某项工作而需要或缺少一定的财力、物

25、力、人力，要向上级予以帮助时所写的请示。 （3）请求批转的请示。请求上级机关对本部门就全局性或普遍性问题提出的解决办法予批转各单位执行。 4.请示适用于向上级机关请求指示、批准。 5.请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 6.报告不得夹带请示。 7.一般不得越级请示和报告。,六、请示写作知识及写作技巧,（二）请示的结构与写法 请示由标题、主送机关、正文、落款组成。 1.标题 2.主送机关：为直属上级机关，即一般只报一个主管的领导机关 3.正文:一般由三个部分组成 （1）请示缘由 （2）请示事项：提出的请示，要符合有关方针、政策，切

26、实可行，不可矛盾上交。 （3）请示要求：应明确提出要求解决问题的方法或途径，常用“是否妥当，请批示”、“妥否，请批示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”，等等。 4.落款,六、请示写作知识及写作技巧,（三）请示的写作要求 1.一事一请示。 2.单头请示。不送领导个人；按隶属关系逐级请示，在一般情况下不越级请示；请示上报的同时不抄送下级机关与同级机关。请示与报告不能混用，不能将请示写成报告，即不写“请示报告”。 3.不越级请示。如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。除个别领导直接交办的事项外，请示一般不直接送领导个人。 4.不抄送下级机关。请示是上行公文，行文时不

27、得同时抄送下级以免造成工作混乱，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项。,六、请示写作知识及写作技巧,(四)请示和报告的区别 1.批复与否之间的不同。 2.内容事项与篇幅不同。 3.时间性要求的不同。 4.批准性请示，上级未做出答复前，成文单位无权安排和办理；批转性报告在上级未作答复前，成文单位即可进行安排和部署。,实训题,2004 年 7 月 20 日某建筑公司领导视察该公司甲项目工程后，给甲项目发了通报，发文字号：司字 2004 16 号。主要内容：甲项目工程进度严重落后于工程施工计划进度要求，通报责令甲项目部采取措施弥补进度。甲项目部项目经理随即召集项目管理人员召开会议，根据会

28、议纪要，造成甲项目进度落后的原因是甲项目上的两架混凝土搅拌机出现故障所致，由于甲项目工程款紧张未进行修理，但X建筑公司技术部有专门的修理人员可进行修理。请你以项目管理人员的身份向X建筑公司技术部写一份格式规范、内容简明合体的请示。,七、通报的写作知识及写作技巧,（一）通报的概念、特点及种类 1.概念 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的行政公文。 2. 特点 （1）典型性。通报的事实，不论是表彰性的、批评性的，还是通报情况的，都要求有典型意义。 （2）指导性。通报的内容，其价值往往并不单纯在于发布动态信息、宣布事件处理结果，而是要激励先进、督促后进，树立学习榜样，或者提供反面典型，使

29、读者能够总结经验、吸取教训，得到有益的启示和警示 （3）时效性。上级机关应该适时发布通报，通报的事实较为具体，对发生的时间、地点等要素都要进行交代，这就要求通报及时发布。通报的内容总是跟特定时期背景有着紧密的联系，通报得过于迟缓，就失去其沟通情况、宣传教育的目的。,七、通报的写作知识及写作技巧,3.通报的种类 （1）表彰通报。表彰通报是用来表彰先进人物或先进集体，介绍先进事迹、推广典型经验的，是从高层机关到基层单位都广泛采用的常用公文类型。 （2）批评通报。批评通报是对工作中发生、出现的重大事故、重大失误、错误倾向、不良风气提出批评使用的公文文种，重在以儆效尤，有针砭、警示、纠正的作用。批评通报可以针对个人所犯的错误制发，也可以针对某一部门、单位的不良现象制发，还可以针对普遍存在的某种问题制发。 （3）情况通报。用来传达重要精神、沟通重要情况的通报是情况通报。为了让下级单位对一些重要事件或全局状况有所了解，上级机关应该适时发布这样的通报。常见的工作情况通报内容主要有工作进展情况、落实情况、评比检查结果等。,七、通报的写作知识及写作技巧,（二）通报的格式与写法 通报由标题、发文字号、主送机关、正文、落款构成。 1通报的标题：大多采用公文的常规写法，即三要素齐全的完整标题或省略发文机关的标题，如果是张贴的通报可只写文种。 2通报的正文 （1）表彰及批评通报 介绍事实与现象 介