办公室QC(减少特殊文本复印消耗)ppt课件.ppt

1、减少特殊文本复印消耗,1,一、概述,办公室现有工作人员5人，其中1名主管，2名文秘专责，1名文书，1名跟班人员。负责复印工作的为文书，但其还兼任办公室部分财务工作、后勤服务工作，在其外出办理事务时，其他人员必须担起复印工作，一般文本按常规操作即可应付，但遇到如身份证、户口簿、证件等特殊文本时，没有文书的操作经验，常常要尝试多次才能达到需要的效果，既增加办公耗材，又影响了工作效率，还对其他工作的开展带来一些不利影响。为此，我们小组力求通过此次活动解决特殊文本快捷复印的问题。,2,二、小组简介,（一）QC小组概况：,3,二、小组简介,（二）小组成员分工：,4,三、选题理由,特殊文本复印理想,现状,

2、选择课题,人人能胜任,为了兼顾美观、便于携带和节约用纸，需要将一些特殊文本印在一页A4纸上，受原件尺寸的制约，只有经验丰富的文书能在少浪费办公耗材的情况下胜任。,减少特殊文本复印消耗,一定成功！,5,四、现状调查,耗材（忽略复印机运行磨损及碳粉消耗）、耗时统计（一）以复印身份证正反面，办公室文秘专责操作为例：,01,02,03,04,重叠！,6,四、现状调查,是纸的方向不对？换！,01,02,03,04,反了！,再试？,7,四、现状调查,如此反复，错、错、错！？！,在纸的两面,不规整,如果每一种可能都尝试，身份证两面，纸两面，至少需要16次（2的4次方）才有一次是正确的，那么浪费的就是15张A

3、4纸，按尝试一次用时1.5分钟计，忽略间隔的思考时间，16次耗时24分钟。（事实上，很多人坚持不到16次就放弃了，等到复印室的工作责任人返回才得到想要的复印件；有的人尝试了不到10次就侥幸成功了，但浪费也是不可避免的。）,8,四、现状调查,再看户口簿的复印。一般我们需要的是户主页和其中任意一页，如果不假思索，最便捷的就是复印成两页。,一是不美观，二是不便携带！如何去除不需要的部分，将需要的两页合并复印于一页呢？,不需要,9,四、现状调查,如果按需求页不作思考且没有复印经验，一次次尝试，又将重复复印身份证的浪费现象。,所以,1.我们希望复印室的文书永远没有特殊情况，随时在岗！不可能！2.我们必须

4、改变这种状况，解决非专业人员复印特殊文本的浪费问题。Ye！,10,五、设定目标,单件特殊文本复印A4型纸张浪费数由15张降低至2张，复印耗时由24分钟降低至4.5分钟。,11,六、可行性分析,（一）特殊文本的复印并不复杂，只要找到正确的方法就能轻松完成。（二）办公室有从事复印工作经验丰富的员工一名，可以将她的经验变成大家共享的成果。（三）小组成员勤于思考，有创新和解决问题的能力。,目标可行，我们有信心达成目标！,12,七、原因分析,目标确认后，小组成员从人、机、法、环四个方面分析造成特殊文本复印消耗的原因如下图：,13,七、原因分析,特殊文本复印消耗因果分析树图,14,八、要因确认,15,八、

5、要因确认,通过对末端原因逐条分析，我们确定导致特殊文本复印消耗的主要原因为：,如何解决经验问题？,操作人员经验不足,16,九、制定对策,经过分析，小组成员认为，要解决操作人员经验不足的问题，可以有加强培训、增加复印专人、制作简易操作模型三种方法，详见下表：,17,十、对策实施,由XXX梳理经常遇到需复印的特殊文本有：身份证、银行卡、户口簿、证书类、票据等。其中票据类若为装订本不可拆散只能单页复印者，证件、证书类原件大于A4型纸1/2只能单页复印者不需纳入模型制作范围。,做模型啰,小组根据不同类型的特殊文本，以身份证为原型制作了卡型证件类复印模型；以能最大限度利用A4型纸的专业技术职务资格证书为

6、原型制作了证书类复印模型，此模型同时可复印小于专业技术职务资格证书的任意证书；制作了户口簿专用复印模型，此模型同时可用于横向小型证书的复印。,Look!,18,十、对策实施,制作时我们尝试了稍厚一些的卡纸，但受厚度影响复印时有黑影，复印效果不理想；到广告公司咨询过制作成硬质材料的模型，但成本相对高。故选择了自制，虽然封面纸有容易损坏的缺点，但仍可使用很长时间，且坏了重新制作也很方便。,我们还以图片指示的方式对模型使用作了简要说明，便于使用人员对照操作：,19,十、对策实施,20,十一、效果检查,复印身份证：,01,02,03,04,多规整！,21,十一、效果检查,复印户口簿：,多美观！,01,

7、02,03,04,22,十一、效果检查,复印资格证：,01,02,03,04,多大方、节省！,23,十一、效果检查,我们随机请了6位员工在没有进行培训的情况下，对照特殊文本复印使用说明和模型复印了相应的证件，将用纸及用时情况作了记录，详见下表：,24,目标值对比,目标实现了，而且人人都能使用！,25,十二、效益分析,一、活动花费资金：封面纸5张（其中2张在制作过程中调整费弃），市场价每张0.5元，共2.5元；试应用（含效果检查用纸）14张A4型纸，市场价每张0.1元，共1.4元。活动共花费3.9元。二、活动每年节约资金每复印一件特殊文本可节约至少14页纸（按抽样试印最大用纸量2张计），每页纸0.1元，共节约1.4元。从平日复印特殊文本的需求看，按平均每月复印40件计（年末时较多，其他时候不太均匀，估取经验值），每月可节约56元，每年节约672元。活动取得的经济效益虽然微忽其微，但特殊文本复印问题的解决节约了大量的工作时间，提高了工作效率。,以3.9元换672元的节约！,26,十三、总结及下一步打算,一、总结1.通过此次QC活动，解决了特殊文本复印耗纸、耗时、等待的问题，提高了工作效率。2.提高