《档案管理服务外包工作规范 第1部分：总则》

1、文件管理服务外包工作规范.第1部分：一般2015年9月13日第四条草案列表前面的话3引文41范围52规范性参考文件53术语和定义64基本原则85承包商工作规格105.1发包工作原则105.1.1法律原则105.1.2安全原则105.1.3控制原则105.2打包操作流程和要求105.2.1概述105.2.2计划和批准105.2.3承包商审查和决定115.2.4签订合同115.2.5合同的执行和监督125.2.6评估和改进126承包商文件管理外包服务管理系统建设要求136.1整体要求136.2战略管理156.2.1业务计划156.2.2业绩管理156.3资源管理166.3.1人力资源管理166.3

2、.2财务管理166.3.3技术管理176.3.4基础架构管理176.4业务管理186.4.1合同管理186.4.2客户关系管理186.4.3管理分包商196.4.4业务流程管理196.4.5质量管理196.5安全管理206.5.1法规遵从性管理206.5.2机密管理206.5.3风险管理216.5.4知识产权管理216.5.5环境管理216.5.6职业健康管理227第三方机构工作要求227.1原则227.1.1独立原则227.1.2公平原则227.1.3实际原则227.2基本要求22参考文献23附录a:文件管理外包服务合同主要参考条款24附录b:承包商员工记录表样式31附录c:承包商员工保密协

3、议参考条款32全言da/txx.1xxxx 档案管理服务外包工作规范 第1部分：总则是da/tx档案管理服务外包工作规范系列标准的一部分。da/tx档案管理服务外包工作规范系列标准，包括： da/txx.2-xxxx 档案管理服务外包工作规范 第2部分：档案寄存服务 da/txx.3-xxxx 档案管理服务外包工作规范 第3部分：档案数字化服务本标准的附录a、附录b和附录c是材料附录。本标准由国家档案馆提出和返回。此标准草案单位：xxxx xxxx xxxx本标准的主要起草者：xxx xxx xxx xxx引文随着社会专业化水平的提高和文件工作环境的变化，文件管理服务外包已成为文件工作的重要发

4、展趋势之一。目前，随着我国文件管理外包服务企业(承包商)日益增多，外包服务内容多样化，外包服务市场不断扩大。但是，目前在文件管理服务外包领域，无论是承包商的打包工作还是承包商的服务工作，管理都不科学，操作不标准化，标准不统一，造成了很多文件安全风险。为此，必须制定适当的标准来规范文件管理服务外包工作并提供指导。本标准旨在标准化和指导文件管理服务外包行为，建立相关主体之间的标准化沟通语言，科学地对承包商进行文件管理服务外包的打包工作，选择合适的承包商，有效地对承包商进行文件管理服务外包管理系统建设，提高服务能力，并指导第三方机构正确评估承包商的参考基础，促进文件管理服务外包的健康有序发展。档案管

5、理服务外包工作规范 第1部分：总则通常标准化文件管理服务外包工作。首先，重点讨论明确文件管理服务外包原则的四个方面。第二，在计划和审批、承包商审查和确定、合同签署、合同履行和监督、评估和改进流程中指导承包商工作。第三，提出了承包商的文件管理服务外包管理系统框架，并在战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面提出了承包商基本服务能力建设的要求。第四，对第三方机构的工作提出基本要求。文件管理服务外包工作规范.第1部分：一般范围1此标准适用于：指示承包商科学地进行文件管理服务外包包工作，并选择合格承包商。通过有效地指导承包商建立文件管理服务外包管理系统提高服务能力。为第三方机构正确评估文件管理服务

6、外包承包商提供了参考依据。2规范参考文件以下文档对于应用此标准至关重要：注意：日期的所有参考文件不适用于此标准，但建议根据此标准签订合同的一方研究这些文件的最新版本是否可用。没有日期的所有参照文件的最新版本将应用于此标准。gb/t19000质量管理系统基础和术语gb/t19001质量管理系统要求gb/t22080信息技术安全技术信息安全管理系统要求gb/t 22080信息技术安全技术信息安全管理实用规则gb/t24353风险管理原则和实施指南gb/t24001环境管理系统要求和用户指南gb/t28000职业健康安全管理系统规范gb/t 280001职业健康安全管理系统实施指南da/t1-200

7、0文件操作基本术语da/t31-2005纸文件数字技术规范文件2008 207文件工作应急响应管理措施文件2013 271关于加强国家档案馆安全管理的信息文件发布2014 7文件数字外包安全管理规范3术语和定义3.1文件archives/records国家机关、社会团体或个人在社会活动中直接形成的有价值的多种形式的历史记录。da/t1-2000 3.13.2文件管理存档/记录管理文件(3.1)的收集、整理、存档、评估、统计和利用提供等活动。da/t1-2000 3.23.3服务外包服务outsourcing组织为了降低成本、提高效率、优化产业链、提高核心能力，将原先自己负责的全部或部分工作委托

8、给其他机构完成。注：“外包服务”是“外包服务”的对等术语，是指一个机构执行其他机构委托的工作来提供服务的行为。3.4文件管理服务外包服务outsourcing of archives/records management一个机构不受国家法律法规限制的文件(3.1)，通过市场将合同方式管理委托给另一个机构。3.5发件人客户机文件管理服务外包(3.4)的要求。在此标准中，承包商也称为客户。3.6承包商服务提供商文件管理服务外包提供商(3.4)。在此标准中，承包商也称为组织。3.7分包商subcontractor表示从事分包工作的承包商(3.6)。总承包商(3.6)将执行的文件管理外包服务业务的一部

9、分委托分包商(3.4)完成。3.8第三方机构the third party organization除承包商(3.5)、承包商(3.6)外，向承包商(3.5)提供中介、咨询、投标、监督和其他服务，或评估、认证承包商(3.6)的资格或服务能力的独立非政府机构。3.9管理机构regulatory authority对于承包商(3.5)、承包商(3.6)、分包商(3.7)和第三方机构(3.8)等文件管理服务外包工作的主体，法律指导、监督机构，包括文件管理部门、机密管理部门、业务管理部门和其他行政部门。3.10存档服务of archives/records deposit文件(3.1)在不更改所有权和

10、处分权的情况下，承包商将(3.6)文件(3.5)委托给承包商(3.6)，承包商(3.6)向承包商提供文件(3.6)(3.1)存档的仓库、设备、3.11文件数字化服务of archives/records digital virtual ization承包商(3.6)是利用扫描仪、数码相机等数字设备数字化发送者(3.5)的物理文件，将其存储在磁带、光盘、光盘等载体上，并将其转换为计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。请参阅da/t31-2005 3.23.12文件清理服务service of archives/records arrangement承包商(3.6)是根据特定原则将承包商(3.

11、5)形成的文件主体组织成分类、组合、排序、编号和默认目录的服务过程。请参阅da/t1-2000 5.13.13文件管理咨询服务of archives/records management consulting承包商(3.6)是一种服务流程，它通过口头或书面形式向承包商提供意见、建议、指导，并帮助承包商解决文件工作中出现的问题。3.14利用文件开发和使用服务service of archives/records exploring and using承包商(3.6)提供服务流程，承包商通过多种方法、手段和技术、方法开发(3.5)存储的文件(3.1)，从而形成和利用各种形式的信息、知识产品，并发挥

12、文件(3.1)的价值。3.15服务功能服务功能承包商(3.6)提供服务的能力程度。4基本原则4.1承包商应根据国家文件、保密相关法律法规确定文件管理服务外包的范围。国家规定不能外包服务的文件不能包含在服务外包范围内。4.2在文件管理服务外包的整个过程中，承包商、承包商、分包商和其他利益相关方必须对文件具有现实、完整、可用和安全的最基本要求。4.3文件管理服务外包工作主要涉及五类主体：承包商、承包商、分包商、第三方机构和监管机构。各主体应明确自己的义务或责任、权利及与其他相关主体的关系。如图1所示。4.3.1承包商和承包商通过签订合同建立委托和汇入关系。承包商提供给承包商的服务，通常包括几种类型

13、的业务单位，如文件托管服务、文件清理服务、文件数字化服务、文件管理咨询服务、文件开发利用服务等。4.3.2在承包商同意下，承包商可以将外包服务项目的一部分委托给分包商。转包并不意味着承包商免除履行合同的义务。承包商应对承包商的服务质量负责。4.3.3分包商应根据与承包商的合同履行自己的义务，并与承包商一起为承包商提供服务。承包商根据与分包商的合同监督分包商的服务流程和服务质量，通过沟通获得分包商的支持，确保向承包商提供优质服务。分包商应对承包商负责服务质量。4.3.4第三方机构由合同承包商委托提供中介或咨询服务，或对相关部门的批准或自行承包商资格或服务能力进行独立的评估、认证。4.3.5监管机

14、构应根据国家法律规定，对承包商、承包商、分包商和第三方机构等相关行为进行指导、监督和检查。4.3.6承包商、承包商、分包商和第三方机构应积极配合和配合监管机构的指导、监督和检查。如果发生文件可能损坏或泄露的重大事件，承包商、承包商和分包商应主动向文件管理部门、保密维护部门立即报告。监管机构发件人承包商第三方机构委托/委托(签订合同)评估/认证中介咨询服务转包商接受地图监督/地图监督委托/委托(签订合同)图1:文件管理服务外包操作的主体间关系图5承包商工作规范5.1发包工作原则5.1.1法律原则承包商应确定适用于整个文件管理服务外包流程的国内法律和法规，分析对包范围、流程和承包商审查的影响，并采

15、取有效措施遵守这些法规。5.1.2安全原则5.1.2.1承包商应开发和实施安全管理系统，以最大限度地减少文件服务外包对文件实体的损坏或国家秘密、商业秘密和个人信息泄露。5.1.2.2承包商在文件管理服务外包过程中必须遵守文件信2013，271，文件发行2014 7的要求。5.1.3控制原则承包商应监控文件管理服务外包工作的整个过程，将承包商的人员、基础设施、技术、管理工作、业务运营等所需的监督、检查和各种风险降低到控制范围内。5.2头发包操作流程和要求5.2.1概述计划和批准承包商审查而且肯定签订合同执行合同和导演在一起评估和改进打包工作可以分为五个阶段：计划和批准、挑选和确定承包商、签订合同、执行和监督合同、评估和改进。如图2所示。图2:部署作业流程图5.2.2计划和批准5.2.2.1承包商应制定文件管理服务外包工作计划并获得有效的许可证和批准。5.2.1.2承包商应明确负责文件管理服务外包的部门和负责人，并实施责任制。5.2.1.3承包商应考虑国家法律法规的规定、自主开发战略和业务要求、文件的特点和管理要求、自身资源和风险管理能力、成本等多种因素，分析外包文件管理服务的必要性和可行性，并确定外包文件管理服务的范围和方法。5.2.1.4承包商应根据国家法律和制度标准对文件进行价值评估和密度评估，以明确可外包文件和不可外包文件的范围。5.2.