公文格式详解

1、眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间,一、公文的格式,00001,天开20053号,关于加强文书档案工作的通知,各分公司，各处、室： 为贯彻瓯江市人民政府关于进一步加强企业档案工 作若干意见（瓯府20052号）的精神，加强本公司及下 属单位文书档案工作，。,附件：1、瓯江市人民政府意见 2、瓯江市档案馆的通知,二五年一月二日,主题词：文书 档案 通知,抄送：市档案局，市经贸委。,天开电化有限公司办公室,2005年1月印发,眉 首

2、,主 体,版 记,机 密一年,特 急,1、传达行文意图； 2、表明文书的生效时间和法律凭据； 3、表明行文关系和主送范围。,1、提供主题检索标识； 2、确定复本送达范围； 3、提供公文印制责任者、时间等。,天开电化有限公司文件,1、表明文书的法定权威和信息源； 2、确定文书的处理缓急和安全要求； 3、为文书的科学管理提供分类标识和检索途径。,（一）用纸：国际标准A4，幅面尺寸210mm297mm （二）公文页边与版心 公文用纸天头(上白边)为：37mmlmm 公文用纸订口(左白边)为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm(不含页码),排印格式,排印格式,（三）公文中的颜色：一般情况

3、下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。 （四）排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。,下行、平行公文首页格式,平行文、下行文，至版心上边缘25mm,上报公文首页版式,上行文至版心上边缘为80mm,眉首部分,份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标示、发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上方 （一）份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。 （二）秘密等级和保密期限 秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级 。3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标

4、识秘密等级和保密期限，在秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,另：企业商业秘密：,企业商业秘密分“商密AAA”、“商密AA”和“商密A”三种；保密期限比照国家秘密期限。例：商密A 1年。,眉首部分,份号,秘密等级和保密 期限3号黑体字,空一字,“”,眉首部分,（三）紧急程度 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,眉首部分,（四）发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“

5、省人民政府文件”、“ 公司文件”。 发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识。发文机关常用红色字体印刷，俗称“红头”，字体为小标宋体。,字体为小标宋体。 大小：22mm55mm 约为初号字,上下居中,公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止,居中,机关代字,年份,序号, 六角括号,（五）发文字号 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。 常见问题： 冀教 84 第161号 教高（2003）05号 中办发2004字37号 教（84）字第161号,眉首部分,发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排

6、布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称,用六角括号“”括入；序号不编虚位，不加“第”字。,眉首部分,（六）签发人：代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名，签发人和会签人（联合行文）的姓名，是公文生效并对其内容负责的标志。一般公文不必有签发人，上行文中要标明，请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。,平行排列于发文字号右侧 签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,居左空1字,居右空1字,主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色

7、反线与之的距离为4mm。,信函式文头,文件字号加于此处,距上页边30mm,红色，长均为170mm,距下页边20mm,特急,命令（令）格式,会议纪要格式：会议纪要标识由“会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。,党的机关公文版头,中共委员会（通知）,主体部分,（一）标题： 完整的公文标题：发文机关+主题+文种 如中共中央关于面向21世纪加强和改进党校工作的决定 主题+文种：关于认真贯彻执行中央和地方税务机构征收征管分工有关规定的请示。 发文机关+文种：中华人民共和国公报新大地公司通知 文种：通知,a.标题无文种 将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如 关于

8、的规划、 关于的总结。 转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如关于转发的方案。 b.不伦不类的标题 两个文种并用 如请示报告、任免决定的通知等。 混用文种 将“请示”错用成“申请”。,公文标题病误,c.标题中乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 公文中乱用标点符号主要表现在： 1).转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。 2).不必用其他标点符号而随意使用。 如关于对1999年“全民文明礼貌月活动”安排的通知。,公文标题病误,主体部分,1、全国人民代表大会常务委员会教师节的决定 少关联词“关于”,主题表达不全 2、关于对张进行欺骗伪造病假条错误的通

9、报 内容重复啰嗦：关于张伪造病假条错误的通报 3、市公安局关于表扬的通知 文种使用错误，应用关于表彰的通报 4、县政府办公室关于批转市长在会议上讲话的通知 不可用批转，只能用印发（上级才可用批转）,格式： 公文标题在红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 制作标题时注意三点： 一是不要文字太多，标题太长。如：*大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见这个标题57个字。还有一些转发性文件，多层转发处理不当，造成了标题太长。 二是不要随意省略标题要素，只写文种。如有

10、的公文只写通知两个字，读者通过标题，得不到任何信息，更无法了解公文的主旨，是不符合要求的标题。 三是标题中除法规、规章名称使用书名号外，一般不使用标点符号。,主体部分,主体部分,（二）题注：对文件标题的注释说明，用以说明法规性文件或经会议讨论通过的文件的产生的法定程序和时间，使用（）标注，不用其他符号如句号等。位于标题正下方，一行或多行。如中共中央关于进一步加强农业和农村工作的决定题注为“（中国共产党第十三届中央委员会第八次全体会议1991年11月29日通过）”,主体部分,（三）主送机关：负责处理公文的主要受理机关。面向全社会或普发性公文以及规章条例外，一般应注明主送机关。上行文、平行文一般只

11、有一个主送机关，下行文可有多个主送机关。上行文的主送机关应是直接上级机关，一般不得越级行文，不得将领导人作为主送机关。主送机关名称应为全称或规范简称、统称。,标题,主送机关,标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。,不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类中间用顿号隔开，末尾加冒号，如 “各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”,主体部分,（四）正文：公文的核心和主体部分，表述文件的具体内容，体现发文机关的意图。一般而言，主送机关之下、落款之上都是正文，一般包括开头（缘由）、事项、结尾三部分。不同文种写法不同。,1）开头 特点：开

12、头要开门见山，起句立意，简洁精炼，富于概括力，能够引领下文。 方式： *一是根据式 “根据”、“遵照”、“按照”等作为标志 *二是目的式 “为了”、“为”等作为标志 *三是起因式 “鉴于”、“由于”、“随着”等作为标志 *四是时间式 “最近”、“近年来”等作为标志,主体部分正文,2）事项 特点：主题单一、内容准确、语言简洁朴实、论证符合逻辑 方式： *按事物发展的时间顺序排列会议纪要、通报、大事记 *按事件构成要素的逻辑次序排列（时间、地点、任务、过程、原因、结果）通报、报告、通知 *按提出问题分析问题解决问题的事理层次为序排列,主体部分正文,3）结尾 特点：简练、直接 要求 *对主题再作简要

13、概括或强调 *强调行文目的或陈诉行文要求,主体部分正文,主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。3号或4号仿宋体印刷。,2号小标宋体,主体部分,（五）附件：附在正文之后的一些补充材料，有的公文没有附件。公文如有附件，在正文下空l行左空2字，文件印章等生效标志之上。,正文下空一行左空2字，文件印章等生效标志之上用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。,主体部分,（六）发文机关：发文机关，是公文的作者或发出单位。发文机关要写全称或规范化简称。 若是联合行文，主办机关排列在前。使用全称或规范简称，不可滥用简称。位

14、置在正文或附件标注的右下方，另起一行书写，和上面的内容空出一定距离，以便加盖印章。 （七）印章：是发文机关对文件生效负责的凭证，除会议纪要和电报形式发出的公文外，正式行文都应加盖印章。也可签署。,上不压正文、下不离日期、骑年盖月，下弧无文字时下套 下弧有文字时中套,不得标识此页无正文,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整字距、行距的措施，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决,中套方式,下套方式,当联合行文需加盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，应将成文日期拉开，左右各空七个字，主办机关印章在左侧，两印章不得相交或相切，两个印章平行排列，上距正文一行之内

15、，采用同种加盖印章方式(或下套方式，或中套方式) 当联合行文需盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应落款发文机关名称（可用简称），主办机关名称排列在前，印章对应盖在机关名称之上，每排最多排三个印章。最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，成文日期标示在最后一排印章之下空一行位置，右空两个字。,主体部分,两个机关联合行文加盖印章规范,三个以上机关联合行文加盖印章规范,主体部分,（八）发文时间：或成文时间。是公文制成时间或生效的法定时间。年月日齐全，不可省略。用汉字书写，不能用阿拉伯数字与汉字混用，“零”写为“” 。 一般文件，以领导人签发的日期为准； 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准

16、； 会议通过的公文，以通过日期为准； 法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准。,（九）附注：是对公文使用时需要注意的其他事项的说明。如术语的解释、文件的传阅范围、使用方法等。位于成文日期的下一行，居左空两个字，用圆括号括入。如：（此件发至县、团级，传达到全体党员）。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,主体部分,2号小标宋体,版记部分,（一）主题词：反映公文内容的规范化词语，名词或名词性词组。各单位和系统的主题词表一经确认不得随意修改。 标引主题词必须使用有关主题词表（如国务院主题词表教育类公文主题词表等）。一份文件选用2至3个主题词，最多不超过5个，

17、词与词之间，不写标点，空1个字的间距。 主题词用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。,用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，词语中间不用顿号而是空格，数量为35个,版记部分,（二）抄送机关：需要了解公文内容，但不负责处理和执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机关。对上级机关用“抄报”，对同级机关或不相隶属机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”。抄送的目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理解、支持和配合。选择抄送机关要注意不可随意扩大范围或漏送，名称应为全称或规范化简称。位于文件末页主题词下方。,版记部分,主

18、题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,版记部分,（三）印发标记：由印发机关、印发日期、录入校对人员姓名和印制份数组成，位于公文末页下端。印发机关一般为发文机关的办公厅（室）。印发日期指实际印刷的时间，不同于成文日期，用阿拉伯数字标注。,版记示意图,版记部分,印发机关和印刷日期同一行。打字校对人员姓名和印刷份数同为最末一行。用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,版记部分,（四）版记中的反线：版记各个要素之下均加一条反线，宽度同版心。 一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线。 （五）版记的位置： 版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。 （五）页码：公文每一页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在