EXCEL常用技巧培训幻灯片

1、,教 材,1,EXCEL学习介绍 EXCEL基本操作 EXCEL函数 (常用函数讲解),内容提纲,2,EXCEL学习介绍,EXCEL学习方法 1.循序渐进 从扫盲入手，学会EXCEL的基本操作，如数据输入、查找替换、单元格设置、排序等。 向中级用户进军：熟练EXCEL菜单命令、学会使用数据透视表、掌握常用函数使用和嵌套。 2.善用资源、学以致用 利用学过的东西尽可能解决问题 常用EXCEL帮助 学会利用互联网学习EXCEL,3,EXCEL基本操作,掌握EXCEL菜单命令用法 掌握常用快捷键 双手操作,4,EXCEL基本操作,单元格了解 主要了解单元格周围的小图标 鼠标放在单元格边框上可以拖动单

2、元格，放在右下角可以向上/下或者左/右复制单元格，放右下角按住CTRL可以实现数值累加，放在右下角按住SHIFT可以插入单元格。,5,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 工作簿操作,6,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 基本操作,7,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 工作表操作,8,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 选择操作,9,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 单元格操作1,10,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 单元格操作2,11,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 输入操作,12,EXCEL基本操作,EXCEL快捷键操作 其他操作,13

3、,自 訂-工具列,綜上所述，看似很多繁雜的工具列，其實，在日常工作中，我們最常使用的操作介面如下:,1,2,3,4,5,6,7,1、工作表功能表列 2、一般工具列 3、格式工具列 4、資料編輯列 5、視窗工作區 6、繪圖工具列 7、狀態列,14,編 輯,1、名詞解說：編輯功能表,剪下、複製、貼上、選擇性貼上、填滿、清除、刪除 刪除工作表、移動或複製工作表、尋找、取代,重點學習,單擊編輯菜 單或按Alt+E 快捷 鍵，即可打開編 輯菜單。 在編輯菜單 中有些選項為灰色, 有些選項前還帶有 一個小圖標。灰色 表示該命令目前無 法使用，小圖標是 表示與工具欄上的 某一個工具按鈕有 相同的功能。,15

4、,剪下、複製、貼上,3-B-1 剪下、複製、貼上,在操作Excel時，我們通常都會用到剪下、複製、貼上等功能，它可將剪下、 複製的資料貼至所需位置。 操作步驟：選定需要剪下&複製的儲存格範圍點選編輯剪下&複製然後貼至所需位置,此定義為快捷鍵，在鍵盤上同時按： Ctrl+X 將執行剪下操作 Ctrl+C 將執行複製操作 Ctrl+V 將執行貼上操作 快捷且靈活，大大提高我們的工作效率！,單擊工具欄中 相應的圖標，它 就將會執行相應 的工作，使操作 更加簡潔、效率 更高！,16,選 擇 性 貼 上,它為我們提供了一個廣闊的空間，可以根據需要來選擇自己想要複制的內容。它只需在執 行貼上操作時選擇選擇

5、性貼上，然后在選擇性貼上對話框中選擇要貼上內容的相應選項。,3-B-2 選擇性貼上,貼上選項：,全 部：貼上原有單元格中的所有內容，包 括文本、格式、公式和注解 公 式：僅貼上原有單元格中的公式 值 ：僅貼上原有單元格中的值，或經原 單元格公式計算出來的結果 格 式：僅貼上原有單元格中的格式 注 解：僅貼上原有單元格中的注解,17,選擇性貼上轉置,轉置 如何將輸入的縱向資料轉換成橫向資料呢? 操作步驟：選定縱向資料範圍複製選擇性貼上轉置,18,清 除、刪 除,3-B-4 清除全部、格式、內容、注解,3-B-5 刪除,操作步驟：選定需要清除的單元格區域點選編輯清除 根據擇需在4種清除方式中選擇一

6、種,全部：清除選定單元格中的全部內容和格式 格式：只清除選定單元格中的格式，單元格的內容不變 內容：只清除選定單元格中的內容，不改變單元格的格式 注解：只清除選定單元格中的注解，單元格的內容和格式均不變,清除內容時可 直接按“Del”鍵,它與清除作用不同，刪除是指將選定的單元格從工作表中刪除，並用周圍的其他單元格來 填補留下的空白。 操作步驟：選定需要刪除的單元格區域點選編輯刪除 在刪除對話框中點選你所需之方式，按確定按鈕就OK了！,右側儲存格左移：刪除當前之儲存格，則右側之資料向左移動 下方儲存格上移：刪除當前之儲存格，則下方之資料往上移動 整列：刪除當前之整列或選定之整列 整欄：刪除當前之

7、整欄或選定之整欄,19,刪 除 工 作 表,20,移動或複製工作表,在平時工作當中，為了便於對工作表的管理，我們常常需要用到移動或複制工作表之動作， 利用此命令，可在一個或多個工作簿中移動或複製工作表。 若在不同的工作簿中移動工作表，這些工作簿必須都是打開的。,3-B-7 移動或複製工作表,有兩種方法，其具體操作步驟如下： 一、 1. 選擇需移動或複製的工作表標簽 2. 點選編輯移動或複製工作表 彈出 移動或複製對話框 3. 在對話框中選擇要移動或複製的活頁簿和插入位置 4. 複製工作表需選中建立副本複選框 5. 單擊確定，即可實現工作表的移動或複製。 二、 在同一個工作簿中移動或複製工作表，

8、首先點選要移 動或複製工作表標簽，將它拖到所希望的位置(若複製 工作表需同時按住Ctrl鍵)，然後釋放鼠標左鍵，工作 表即被移動或複製到新的位置。,倘若不勾選建立副本則為移動工作表,21,尋 找,使用尋找與取代功能可以在工作表中快速定位我們要找的信息，並且可以有選擇地用其他 值代替它們。在Excel中，我們既可以在一個工作表中進行尋找與取代，也可以在多個工作表中進 行尋找與取代。 在進行尋找、取代操作之前，需先選定一個搜索區域(可以是單元格、整個工作表或多個工 表)，搜索區域選好了，就可以進行尋找、取代操作了。,3-B-8 尋找、取代,3-B-8-1 尋找,操作步驟： 1. 首先選定搜索區域，

9、 點選編輯菜單中 的尋找選項或按 Ctrl+F快捷鍵，彈出 尋找對話框；,22,尋 找,2. 在尋找文本框中輸入要尋找的信息； 3. 單擊找下一筆按鈕，則尋找下一個符合搜索條件的單元格。,23,取 代,在取代成文本框中輸入要取代的內容；,根據需要單 擊取代或全 部取代即可,24,取 代,單擊取代，則取代查找到的單元格內容；單擊全部取代，則取代選定區域中所有 符合搜索條件的單元格內容，並同時關閉取代對話框。, 以進行尋找和取代時，如果不能確定完整的搜索信息，可以使用通配符*和?代替不能確定 的部份信息。 * 代表一個字符，? 代表一個或多個字符。,25,插 入,列 欄 工作表 插入活頁簿 圖表

10、建立圖表,重點學習,操作路徑：點選插入列、欄、工作表、圖片,3-D 名詞解說：插入功能表,26,完整的表單已經做好了，但突然想增加一個項目的資料（橫的縱的），該如何處理呢？ 操作路徑：點選插入列,3-D-1列,插入前,插入后,插 入列,27,操作路徑：點選插入欄,3-D-2欄,插入前,插入后,插 入欄,28,插 入工作表,3-D-5 工作表 EXCEL在默認情況下只顯示3個工作表，有時需要處理的工作表不只3個，如果另建工作簿，顯然不方便，也不便於統一管理，這時就可以在該工作簿中插入兩個新工作表。 3-D-5-1 工作表(插 入) 操作路徑：點選插入工作表命令， EXCEL就會在當前工作表的前面

11、插入一個新的工作表。 3-D-5-2 工作表(刪 除) 操作路徑：單擊要刪除的工作標簽；選擇編 輯菜單中的刪除工作表命令。 亦可直接按Mouse右鍵中刪除工作表,插入前,插入后,29,3-D-6 圖表建立圖表 為了能更簡易明了地表達一份資料各項之間的差異，用圖表是我們的最好選擇 操作路徑:點選插入圖表 資料來源：指定一工作表之資料，如： 圖 表：插入圖表,電腦自動進入標準類型,也可根據資料自訂圖表類型,選好圖表類型及副類型后，按住此鈕即可預覽繪製的圖表,此處會說明選取的副圖表類型名稱及作用,插 入圖表,30,欄與列的合理運用,這麼少的資料需要用凍結視窗嗎?,可設定在頁首內,節約檢視空間,直接D

12、el,合理運用即是什麼功能用在什麼地方比較佳，不合理的運用往往會得到事得其反的效果 如果要列印的話，可以在版面設定里的縮放比例來適當選擇。,不用那麼胖吧!,31,儲存格-數字,操作路徑:格式或按右鍵儲存格式數字自訂 日期 例：在儲存格內輸入 04/7/8，經設定表示法后如下圖範例所示。,32,EXCEL其它操作,常用功能 1.冻结窗口 光标放在我们需要固定范围旁边的单元格上，选择菜单“窗口”-“冻结窗口”。 2.插入对象 选择“插入”-“对象” 3.分列 分列就是将一个单元格的内容分几个单元格显示，先选中你要分列的单元格，选择“数据”-“分列”，设置好分隔符。 4.下拉菜单制作 点到你要制作下

13、拉菜单的单元格，选择“数据”-“有效性”，在允许框中选“序列”，在来源框中选择数据范围或者直接输入值，主要在直接输入值时要用“，”隔开。 5.格式刷使用：双击格式刷：首先选择某种格式，双击格式刷，然后单击选择你想格式的某个内容，则两者格式完全相同，单击完成之后格式刷依然存在，可以继续单击选择你想保持格式一样的内容，直到单击格式刷图标鼠标恢复正常形状,33,EXCEL其它操作,数据录入 1.批量录入相同数据（ctrl+enter） 2.身份证号码输入（设置单元格属性为“文本”或者前面加 ） 3.分数输入（直接输1/3EXCEL默认为1月3日，应该写成0空格 1/3） 4.平方、立方的输入(右键选

14、择单元格格式，选上标、下标) 5.单元格里回车（alt+enter）,34,交流时间,35,调整休息 15分钟!,36,EXCEL函数,公式中的运算符 算术运算符,37,EXCEL函数,公式中的运算符 2. 文本运算符 “&”号,可以将文本连接起来. 3. 比较运算符,38,EXCEL函数,公式中的运算符 4. 引用运算符,例:A4=B4+C4+C4+E4+F4,可写为: A4=SUM(B4:F4),39,EXCEL函数,公式中的运算顺序 如果在公式中要同时使用多个运算符,则应该了解运算符的优先级.算术运算符的优先级是先乘幂运算,再乘、除运算,最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次

15、序进行运算。 公式中出现不同类型的运算符混用时,运算次序是：引用运算符算术运算符文本运算符。如果需要改变次序,可将先要计算的部分括上圆括号。,40,EXCEL函数,常用函数 SUM，MAX， VERAGE ， COUNT /COUNTA/COUNTIF ， ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN， LED，LEFT，RIGHT，MID ，SUBSTITUTE， VLOOKUP ，IF ， SUMIF，SUMPRODUCT,41,EXCEL函数,SUM 用途：返回某一单元格区域中所有数字之和。 语法：SUM(number1，number2，.)。 参数：Number1，number2，.为1到N个需要求和的数值。 用法举例：,42,EXCEL函数,VERAGE 用途：返回参数的平均值（算术平均值）。 语法：AVERAGE(number1,number2,.) 参数： Numb