档案管理培训课件

1、,档案管理培训,目录,档案材料的收集整理,PPT模板下载： 行业PPT模板： 节日PPT模板： PPT素材下载： PPT背景图片： PPT图表下载： 优秀PPT下载： PPT教程： Word教程： Excel教程： 资料下载： PPT课件下载： 范文下载： 试卷下载： 教案下载： PPT论坛：,PPT模板下载： 行业PPT模板： 节日PPT模板： PPT素材下载： PPT背景图片： PPT图表下载： 优秀PPT下载： PPT教程： Word教程： Excel教程： 资料下载： PPT课件下载： 范文下载： 试卷下载： 教案下载： PPT论坛：,第一部分,档案基础知识,A,B,档案基础知识,档案

2、的概念,一种是广义的，即标准概念：中华人民共和国行业标准档案工作基本术语：档案是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。” 一种是狭义的，即法律概念：中华人民共和国档案法：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,A,B,档案基础知识,档案的种类,（一）从档案形成领域的公私属性角度来划分,可分为公务档案和私人档案。 公务档案是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中直接形成的档案，其具体文件形态主要是公务文书

3、，如法律、法规、行政公文等。 私人档案是指人们在私人事务中直接形成的档案，其主要形态是私人文书，如日记、文稿、信函、票据、账单、笔记等。,A,B,档案基础知识,（二）从档案记述和反映的内容来划分,可分为文书档案、科技档案和专业档案。 文书档案是指行政管理档案，也称党政档案，是机关、团体、企业事业单位在社会行政管理活动中形成的行政性或政治性档案，例如国家行政机关和其他单位组织发出和收到的指示、请示、报告、批复、决定、决议、通知等。 科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的纯业务性的档案，如图纸、图表、设计任务数、计算材料、科研报告等。 专业档案是指除文书档案、科技档案以外的，所有在专业职能中形成

4、的档案，如人事档案、会计档案、诉讼档案、病历档案、婚姻档案等。,A,B,档案基础知识,（三）从档案载体来划分,可分为纸质档案和非纸质档案。 纸质档案是指以纸张为书写载体材料的档案。 非纸质档案主要指除纸张载体以外的档案。非纸质档案又分为两种，一种是传统载体档案，如甲骨、金石、竹简、缣帛等为书写载体的档案；一种是新型载体档案，如以照片、录音、录像、磁盘、光盘等感光、磁性材料为书写载体的档案。 档案载体的不同，其制作、管理、传递以及耐久性和保护方法均有所不同。,A,B,档案基础知识,档案工作,一、档案工作的内容 档案管理工作是指用科学的原则和方法管理档案，并为社会各项事业提供档案信息服务的工作，它

5、包括档案收集、整理、鉴定、保管、编目、统计、检索和开发利用等环节，这是档案部门最基础的业务工作。 二、档案工作的原则 根据中华人民共和国档案法规定： 我国档案工作的基本原则是”统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。,第二部分,公文基础知识,A,B,公文含义及类型,公文，是公务文书的简称，是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 公文与档案有着密切的联系：公文是档案的前身和来源，档案是公文在一定条件下的转化形态。 按照公文体式的

6、规范程度分，可以分为规范性公文和非规范性公文。 规范性公文是指党政机关、人民团体、企业、事业单位在公务活动中使用的具有法定效力和规范体式的文件（如下述15种公文）,A,B,公文类型规范性公文,新条例第八条规定，党政机关公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。 1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2.决定。适用于对重要事项作用决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4.公

7、报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公报和公告的不同点主要表现在：公告多用于宣布重大消息，内容一般十分简要；而公报的内容一般比较详细、具体地报道某一重要会议或重要事项的内容。 6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。,7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法 8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准

8、。 12.批复。适用于答复下级机关请示事项。 13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,公文类型规范性公文,公文类型非规范性公文,非规范性公文对应于规范性公文，其制发程序和公文体式没有严格的规定，且种类繁多，经常使用。包括规章制度类、计划类、总结类、简报类、合同类、书信类、表册类、记录类、讲话稿类。 规章制度类：如为约束组织成员或规范行为而制定的章程、条例、规定、守则、办法等。 计划类：包括规划、纲要、方

9、案、要点、打算、安排、设想等。 总结类：常见的有年度工作总结、专项工作总结和工作汇报提纲等。 简报类：常见的有简报、内情通报、信息、快报、情况反映、参阅件、摘报等。,公文类型非规范性公文,合同类：常见的合同有：劳务合同、购销合同、借款合同、租赁合同、委托代办合同、建筑工程承包合同等。 书信类：介绍信（人员调动、分配时的行政关系和组织关系介绍）、贺电、贺信、慰问信、倡议书、建议书等。 表册类：常见的有党务部门的中国共产党党内统计报表；组织人事部门的干部编制统计表、干部任免呈报表、干部职工花名册等。 记录类：如会议记录、领导人讲话记录、电话记录、值班记录、大事记等。 讲话稿类：如工作报告、会议讲话

10、等。,A,B,公文格式种类,文 件 格 式 信 函 格 式,公文格式的种类： 根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。,A,B,公文格式种类,电 报 格 式 命 令 格 式,A,B,公文格式种类,纪 要 格 式,A,B,公文格式,公文格式的基本要求： 版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156225mm。,A,B,公文格式范例,一件完整的公文由三部分组成：,版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。 主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。 版

11、记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。,A,B,公文格式范例,涉密公文（包括绝密、机密、秘密）均需标注份号。份号用6位3号阿拉伯数字，定格编排在版心左上角第一行,密级和保密期限、紧急程度用3号黑体字，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级和保密期限之间用“”隔开。,发文机关标注有发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm.使用红色小标宋体字，字号不得大于18mm*15mm.,发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中。年份应标全称，用六角括号“ ”括入；发文顺序号不加“第”子，不编虚位（如01），在阿拉伯数字后加“号”字。,A,B,公文格式范例,一般

12、用2号小标宋体字编排于红线分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行是要做到词义完整，排列对称，长短适宜间距恰当，标题排列应当使用“梯形”或“菱形”。不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。 标题一般不超过50个字，不超过三行。标题中除了法规、规章名称要加书名号之外，一般不用其他标点符号。,1、公文用纸一律采用国际标准A4型纸（规格210mm*297mm） 2、排版规格正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可以用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。,1、主送机关用3号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。 2

13、、主送机关应当使用全称、规范化的简称或者同类型机关统称。 3、如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。,文中结构层次叙述依次可以用“一、”“（一）”、“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。,A,B,如有附件，应编排在正文下空一行左空二字，后标全角冒号和附件名称，名称后面不加标点符号。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。,（1）加盖印章公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中

14、编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，是发文机关署名你和成文日期居印章中心偏下位置，“齐年压月”。 印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,公文格式范例,B,“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。,公文格式范例,附件标题居中编排在版心第三行。 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。 附件格式要求同正文。,附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。,1、抄送机关一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各

15、空一个字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 抄送机关之间，同级机关用顿号隔开，不同级机关则用逗号隔开。 2、如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方式同抄送机关。 3、既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分割线。,印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“引发”二字。,A,B,联合行文时，一般将个发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在

16、相应位置。最后一个印章端正，居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相交或相切。 印章两端不得超出版心。 当联合上行文的发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时应当采取调整行距、字距的措施解决，务使印章和正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方式解决。,附注：居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。,公文格式范例,A,B,公文格式范例,联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出

17、版心，每排最多放三个印章。,A,B,公文格式范例,（2）不加盖印章公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,A,B,公文格式范例,（3）加盖签发人签名章的公文 单一机关制发的公文签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文

18、日期。 联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。 签名章一般用红色。,A,B,上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人名字处在同一行。,公文格式范例,页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。 公文的附件和正文一起装订时，页码应当连续编排。,A,B,上行文（包括请示、报告、意见

19、）必须标注签发人姓名。 签发人居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个名字，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。,联合行文时可以并用联合发文机关名称，一般主办机关排列在前；也可以单独用主办机关名称。 如需同时标注联署发文机关名称，“文件”二字应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布； 行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。 如联合机关行文过多，必须保证公文首页显示正文。,公

20、文格式范例,A,B,公文格式范例,一、信函格式 公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。 1.发文机关标志：发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称，其上边缘至上页边为30mm，推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时，使用主办机关标志。,A,B,公文格式范例,一、信函格式 2.红色分隔线：发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20

21、mm处为一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，均以版心为准居中。 3.份号、密级和保密期限、紧急程度：如需标识份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。 4.发文字号：发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。 5.标题：标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。 6.页码：信函格式公文首页不显示页码，由第2页开始标注。只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页码。 7.版记：信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期

22、及分隔线。,A,B,公文格式范例,二、纪要格式 纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。,A,B,公文格式范例,纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排版，上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小标宋体字。 纪要格式可以根据实际制定。,标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人名单、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编

23、排方式同出席人员名单。,A,B,公文格式范例,纪要不加盖印章。 纪要部分主送机关、抄送机关，只设“分送”，分送标注方法同抄送机关。,A,B,公文格式范例,省人民政府办公厅编发的“内部情况通”，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。,发文字号用”第XX期“。分隔线之上的左侧印”福建省人民政府办公厅“，右侧印成文时间。,标题置于分隔线下空一行，领导讲话时间用阿拉伯数字标注，在标题下一行加圆括号。 如需加按语，应当编排在正文之上，标题之下。按语用楷体，两端隔空两字。 “按语”是指机关在 日常事务文书（按我们的概念是除去正式公文）的下发、外发材料上，以发文单位的名义对所发材料所做的说明和评论。,A,

24、B,公文格式范例,“内部情况通报”不加盖印章。 分送标注方法同抄送机关。,A,B,公文格式范例,小 结（新旧不同之处）,一、版头部分： 1.密级、紧急程度从右标注变左标注；“急件”改为“加急”； 2.所有文件格式的红头“上留白”(至版心)由25mm扩大至35mm; 取消上行文“上留白” (至版心) 80mm的特殊格式； 3.发文机关标志“文件”二字可加可不加； 4.联合上行文签发人每行排一人改为排二人。,A,B,公文格式范例,二、主体部分： 1.成文日期由汉字改为阿拉伯数字； 2.落款处增加发文机关署名； 3.特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。 三、版记部分： 1.取消主题词；

25、 2.版记中的文字从3号字改为4号字。,A,B,公文格式范例,份 号 密级和期限 紧急程度 （顶格依次排列）,发文机关标志 （居中，小标宋字体）,公文标题 （居中，2号小标宋）,主送机关 （顶格，3号仿宋体）,公文正文 （首行空两字，3号仿宋体）,A,B,公文格式范例,附 注 （请示件标注联系人及联系方式）,印 章 （端正居中下压成文日期）,发文机关署名 （以成文日期为准居中）,成文日期 （右空4编排，用阿拉伯数字）,第三部分,档案材料的收集整理,声像档案数码照片片,A,B,一个立档单位的档案业务主要包括收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用等工作环节。 收集文件材料是档案业务的重

26、要基础工作。 文件收集内容 （一）立档单位广义上收集文件材料的范围 如果按照文件的外在特征和内在特性，一个立档单位从广义上应收集的文件材料大致有：红头文件、白头文件、内部文件、证明性文件、契约性文件、报道性文件、记载性文件和公布性文件。,文件材料的收集,文书类文件材料的收集,A,B,文件材料的收集,1.收集“红头文件”。如通知、通报、请示、批复、报告、决议、决定、意见、函、纪要等。 2.收集“白头文件”。如会议材料、经验介绍、领导讲话、人民来信、典型调查、专题报告等。 3.收集本单位内部使用的文件。如各种会议记录，内部使用的规章制度、工作计划、总结，某些花名册、统计表、登记表等。 4.收集证明

27、性文件。如党、团、工会组织关系介绍信及存根，干部职工分配、调动工作时的行政、工资关系介绍信及存根；属国有资产的房产证、土地证等。 5.收集契约性文件。如协议书、合同、意向书等。 6.收集报道性文件。如新闻媒体关于本单位重要事件的新闻报道通稿、照片、录音录像带，本单位领导答记者问等。 7.收集记载性文件。如年鉴、志书、大事记、组织沿革、工作日记等。 8.收集公布性文件。如通告、公告等。,文书类文件材料的收集,B,归档文件整理规则,一般要求：归档文件一般以每份文件为一件。 正文、附件为一件； 文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件； 转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件

28、； 正本与翻译本为一件； 中文本与外文本为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）； 简报、周报等材料一期为一件； 会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件； 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。,文书类文件材料的收集,B,归档文件整理规则,件内文件排序： 归档文件排序时， 1.正文在前，附件在后； 2.正本在前，定稿在后； 3.转发文在前，被转发文在后； 4.原件在前，复制件在后； 5.不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族

29、文字文本在后； 6.中文本在前，外文本在后； 7.来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 8.有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后； 9.正本在前，发文稿纸和定稿在后。,文书类文件材料的收集,A,B,文书类文件材料的收集,归档文件目录,即“件号”,文件日期缺年或缺月、日，此时考证具体日期，考证部分外加“ ”，如20150213；文件考证不出具体日期时，可暂将未考证部分用“0”代替，如：20150000”,A,B,文书类文件材料的收集,(一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材

30、料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,B,文书类文件材料的收集,机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。,永久保管的文书档案,A,B,文书类文件材料的收集,（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性

31、文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,定期保管的文书档案,声像档案数码照片,1.本单位召开的重要会议(如党、团代会、职代会、专题会议、表彰会议等)形成的

32、声像材料; 2.党和国家领导人、全国人大代表、上级机关党政领导人视察、检查本单位形成的声像材料; 3.本单位名称牌匾的照片; 4.反映本单位不同时期的历史基本情况的录音、录像材料; 5.反映本单位科研活动、重大项目进展及成果获奖、产品推广等情况的声像材 料; 6.本单位重要集会和重大纪念、庆祝活动形成的声像材料; 7.本单位组织的重要文体活动、技术比赛、表演、培训、展览等形成的声像材料;,8.本单位历届主要领导人、院士、知名科学家及省级以上劳模、先进工作者、标兵的照片、活动记录 ; 9.本单位荣获地、市级以上机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片; 10.本单位发生重大自然灾害、重大事故、重大

33、事件的现场照片、录像材料; 11.反映本单位园区变化和基建工程的基地原貌、奠基仪式、竣工落成典礼、交付使用的声像材料; 12.涉外活动中(包括出国考察、参观、访问、与国外签订协议、合同等)形成 的声像材料; 13.外国领导人、友好人士及各种代表团来参观、访问、考察、洽谈等活动形成的声像材料; 14.国内外著名专家学者、知名人士、英雄、模范人物在本单位讲学、报告时形成的声像材料; 15.其它具有特殊意义和长久保存价值的声像材料。,声像档案数码照片,声像档案数码照片,采用保管期限年度组的分类方法。 “组”是有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议，一项活动，一个工程项目等反映同一问题和事由而形成的若干张数码照片为一组。 不同组的数码照片应分别整理，不能混淆。,数码照片分类,声像档案数码照片,声像档案数码照片,采取“年度组号顺序号”三段式的编号方式。：例如：2005年第二组的第一张照片，编号为 2005-2-1.JPG。,数码照片编号,声像档案数码照片,声像档案数码照片,1.组文件夹的命名 组文件夹的命名，其名称采用组的顺序号和主要内容