《行政管理实务技能》培训

1、部门：行政后勤部,行政管理实务技能培训汇报,行政管理的定位 行政部日常事务管理 行政部相关的外部采购管理 行政部有效证件及文件管理 会议组织与活动管理 办公室安全及应急预案 办公环境5S管理,培训内容提纲,行政管理的定义 广义： 行政事务管理、办公事务管理 人力资源管理、财务会计管理 狭义： 行政事务管理、办公事务管理,行政管理的定位-1,行政管理的特点 综合性强 政策性强 时间性强 突发性强 被动性强 内容繁杂 联系广泛,行政管理的定位-2,多面手,行政部主要工作内容,行政管理的定位,前台仪表： 干净、整洁 着装正式、适当首饰 面带微笑、态度诚恳,前台管理-1,前台环境 干净、整齐 闲杂人员

2、禁止入内 必要提示 登记表格 必要文具、设备,前台管理-2,前台基本技能 熟悉公司人员、业务 标准前台用语 标准接待程序 其他行政事务（会议室预定、邮件管理、面试接待等）,前台管理-3,行政助理基本技能 酒店和机票预订 办公室设施管理 一般办公费用申请 办公文具管理 钥匙管理 公司财产外借管理 库房管理,行政助理管理,驾驶技术 车辆基本维修、保养、记录 专业司机应该做.,司机管理,保安招聘 保密协议 办公室保安安全条例 保安离职 保安工作考核,保安管理,清洁工招聘 清洁工详细工作职责 工作考核,清洁工管理,电话及话费管理 车辆管理 办公室租赁、装修 酒店机票 与办公楼物业及相关部门关系管理 办

3、公设施管理及维护 钥匙管理 资产管理和清除 图书、报纸管理 办公废品处理 办公室公告栏管理,行政部日常事务管理,续约,搬迁,1.原办公室面积够用 2.原办公室价格合理 3.有扩租计划同层有足够面积,1.原办公室已完全不适用 2.原办公室房东不在继续租赁,办公楼租赁,1.租赁合同到期 2.新合同租期 3.项目启动时间 4.项目时间 跟踪和时间控制,1.业务发展预测 2.公司人员计划 同等水平写字楼比较 3.费用预算,1.面积 2.地点 3.用电要求 4.租金预算 5.质量、结构、配置 6.管理、保安、服务 7.通讯需求,1.律师审阅 2.下一租期租金涨幅限定,办公楼搬迁,索取比例的平面图供办公室

4、用地做出计划 提供最终选择给管理层作出决策 与各部门商谈办公室的布局及用地计划 与设计师及发展商参观现场，向设计师提供我方之基本要求，请设计师提供装修方案及装修材建议 装修公司发标会、评标、开标 准备装修、家具、设备、搬迁预算，供上级管理审批 装修图纸确定后，地毯、家具、设备订购 办理与施工有关的许可证明 为每个工程供应商提出工程目标及要求，发放工程进度表 监督装修工作，每周例会及进度报告 装修验收,办公室装修-1,特别注意 IT机房 （消防要求/特别需要） 数据点/电话点/电源点的合理安排及其布线与家具的吻合 与大厦管理处的沟通 团队合作,办公室装修-2,新办公地址、电话在公司内部的公示 发

5、布搬迁通知（供应商、客户等） 新信纸、信封印刷 联系旧址物业对信件的保留 联系旧址物业电梯使用申请 搬迁方案计划书 设备盘点清单及搬迁后位置确定 纸箱、标签、胶带、笔充足准备,搬迁前的准备-1,个人及公共物品包装规格提示及数量统计 新平面图及员工座位分配及编号 座位电脑、电话点及强电点测试 新、旧办公室人手安排 包装物品数量核对,搬迁前的准备-2,原办公室的装修还原 原办公室租金、管理费押金退回 原办公室电话费、电话线结算及注销 空纸箱回收及处理 新电话单更新 工商等登记变更 财产保险变更 完成新设备、新家具等保险登记 更新资产登记表 入住新办公室后的跟踪及改善,搬迁后的跟进,保证设施足够企业

6、人数的使用 设施存放位置要事宜 定时维护、清理以确保设施的使用 对旧设施进行更新、替换 尽量准备备用设施,办公设施管理及维护,签订和续签外部服务、采购协议 办公室成本控制 办公室文具采购 办公室清洁外包服务 办公室绿化服务 办公室邮件服务,外部服务管理,寻找多家供应商 价格、质量比较 售后服务比较 供应商的实力 其他用户的口碑 续签合约时也要对市场价格再次比较 服务协议条款,外部服务、采购协议,办公室成本控制,1.寻找可控和不可控费用 2.办公用品满足正常办公需要 3.制定相关的管理制度，定量、以旧换新 4.设备采购成本、服务费用、消耗品 5.经常提醒员工并发放相关费用报告,办公室绿色植物,净

7、化空气：长春藤、黑美人、绿萝、黄金葛、发财树、散尾葵、元宝树、非洲茉莉 忌香：夜来香、郁金香、五色梅等 忌敏：月季、玉丁香、五色梅、洋绣球、天竺葵、紫荆花等 忌毒：含羞草、一品红、夹竹桃、黄杜娟和状元红等,办公室有效证件管理,1.及时更新、年检（工商营业执照、外资企业登记证、XXXX） 2.员工需要盖章复印件须注明并登记 3.公章保管，使用规定及申请程序制定,VIP接待,酒店确认及提前做check-in 车辆预定（司机、路线、备用车、车上物品准备） 会议室设施及茶歇饮料准备 专机或机场VIP接待,能源管理,能源（水、电、气）监控，作好记录 能源分析 能源购买与补充 能源监管（能源使用最大化，杜绝浪费）,确保办公地点的进出口畅通 确保办公室内消防设备运转正常 提供员工安全事项的信息、培训和监督 配备适当数量的保安人员 门禁管理制度 进出货物登记制度 访客登记制度 访客进入办公区及摄影申请制度 紧急事件及应急疏散管理 公司信息安全管理,办公室安全管理,办公环境5S管理-1,1、5S：整理、整顿、清扫、清洁、素养 2、5S是需要长期进行的工作 3、5S已经进行了5个月，办公室已经