word 长文件排版.ppt

1、一、排版的基本概念,相对于简单的文字处理，以及兴之所至的涂涂抹抹，排版是一个高度组织化与结构化的工作，换句话说，如果您没有按照排版软件的要求，事先或过程中设置必要的样式，你就不能享受许多自动化的功能：自动产生图表题注（编号）、自动产生目录、索引、文档结构、自动更换页眉等内容.,1.样式,样式是WORD排版工程的灵魂，WORD的每一项自动化工程，都根据用户事先规划的样式完成，所谓样式，就是用以呈现特定页面元素（扉页、正文、页眉、章名、目录、索引）的一组格式（字体、字距、行距、特殊效果、对齐方式.）,2.创作平台,在文档创作过程中，为创作者减少琐屑工作，使创作者的心力尽可能完全集中于“创作”这件事

2、上，这样就是一个创作平台。 2.1最佳的作业模式 文档结构图+页面视图 WORD最佳作业模式,结构图中的标题可折叠，标题前的符号+表示可以展开，标题前的符号表示可收合，结构图的大小和页面的大小可由鼠标的拉动而改变。,旧石器：无任何排版，由专业人员排版 新石器：写作者懂一点排版，这种漫无章法的行为不但无益，反而可能对日后的排版作业造成伤害，是妨碍排版效率的地方。,3.一致性,一致性指整份文档一致的长相。 但一致性并非是“必须死守不变”的东西，在肉眼不易察觉，或可察觉但无碍观瞻情况下，为了版面安排的方便，可以便宜行事。（挤一张图或表格）,4.定位文档,4.1排版篇幅较长的文档时，修改跨越文章范围较

3、大，当再次回到前二次修改内容时，可以按下ShiftF5组合键实现快速定位，可以迅速找到上次修改过的插入点所在的位置。 Word能够记忆你前三次的编辑位置，它使光标在最后编辑过的三个位置间循环，第四次按ShiftF5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按ShiftF5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。,4.2 使用菜单定位文档 打开的【编辑】【定位】标签。 例如图中定位的是页码。,4.3单击【选择浏览对象】按钮，可以打开如图所示的【选择浏览对象】窗口。可通过单击所需项目来浏览活动文件，这里可选择目标项目与前面十二种目标项目相对应的。若要继续浏览这类项目，

4、请单击【前一.】按钮或【下一.】按钮。,二、版面美学,1.字体、色彩不要过于丰富 排版者容易犯的大忌就是：花俏。 花俏：贬义词，通常伴随着杂乱、用力过度。 不要把一切可用资源（字体、色彩、花样）倒到每一张页面上。,2.斜体中文字 英文字原就有斜体的传统，中文字号称为方块字，从来没有斜体的传统，千万别使用斜体中文字！ 如果在文中对某些话加强语气或判词获得突出效果，可使用对某些字做加粗处理,三、页面设置,页面大小或横排、竖排的不同 各单元总是始于奇数页 让页码混用罗马数字和阿拉伯数字 主奇偶页有有同的页眉和页脚内容 上脚注于每一章重新编号,1.页面大小或横排、竖排的不同,不论进入页面设置的哪一个页

5、签，右下角的应用于都 有三个选项：,2 设置大页面文档,我们经常会遇到打印纸张不是标准的打印张的打印纸的问题。 Word文档的页面会有一个指定范围，这个范围是0.26 55.87 cm之间，然而就算新建一个文档的页边距设置在这个范围之间，如果你大于了A4的纸张的打印区域之外，也会出现一点小误会的，比如,单击【确定】按钮之后，就会出现如左图或者右图所示的提示框。提示该文档的页面设置范围或已经设在打印区域之外。,在此提示框中，有的用户就会不知所措，只有单击重新调整回到【页面设置】对话框。他们不知道，只要单击【忽略】按钮，就可以接受这个页面的设置。,图3.15 自定义打印页面大小,为什么会出现这个对

6、话框的，原因是默认文档的打印的页面设置为A4的纸型，如果大于A4纸型的可打印区域，就会出现上面的提示框了，解决办法是，单击【文件】|【打印】|【属性】|【纸张】命令、按钮或选项卡，在【纸张大小】中选取其中的一个【自定义版】项，如图所示。最后单击【应用】后再关闭对话框退出即可。此后，设置超大页面就不会出现上面的提示了。,3.节的概念,WORD所说的节，并不是一般所谓“书箱章节”的节，节不是一种可视的页面元素，所以很容易被用户忽略，然而如果少了节的参与，许多排版效果无法达到。 3.1.如何分节 插入分隔符,3.2单元始于奇数页 鼠标双击页眉区，出现如图所示的画面，左上角显示此单元之节编号，右上角显

7、示“目前此节的页眉设置与前一节相同”或否： 在自动出现的工具条中选择 切换，切断或连接与上一节的联系。如果要设置本节与上一节不同的页眉或页脚，必须切换为不同,有时我们还想设置奇数页与偶数页的页眉仍不相同，比如偶数页显示文章名称，奇数页显示章节名称，则打开页面设置：,如果每章首页不要页码，则选中这个,在“页眉和页脚”选项组中可以对页眉和页脚进行特殊设置，如选中“奇偶页不同”复选框，表示奇数页和偶数页的页眉不同；选中“首页不同”复选框，表示首页页眉与其他页页眉不同。页面设置中有节的起始位置 插入分隔符也有节的起始位置 它们的设置是完全相同的,3.3 多重页码系统 习惯上，第一章开始以阿拉伯数字12

8、3编页，第一章前以罗马数字i ii iii 编页，过去这是一个非常困扰我们的排版问题。 如今有了节的概念，此问题则拨云见日。,此后各节（例如目录、前言、致谢）都令其“页码编排”为：续前节,模仿上述步骤，插入各章 节的阿拉伯数字页号 同时还可以插入章节的标题,奇数页的标题、偶数页章节名,页眉区的任何文字，会出现于同一节内的每一个页眉，然而我们通常希望页眉上的文字能够随页面内容而改变，不要锁死，要达到这个目的，可以在页眉插入域。 首先进入某一节的奇数页页眉（双击页眉），然后点击插入域，并选择域名中的styleRef,这时的章节号如果是自动的项目编号，则插入的章节号中没有编号。,3.4修改页眉分隔线

9、,在页眉（或页脚）区域中插入诸如文字、图形、表格、域、图文框、文本框等内容后，还可以任意调整它们的文字及段落格式，一切操作都与正文基本类似。 不过有一点令人头痛的是，只要在文档中插入了页眉，Word会在正文与页眉之间插入一个单下划线形式横贯整个页面的分隔线，有时候按排版要求去掉页眉分隔线，但采用常规方法对其进行修改或删除，操作不能得心应手。,1使用边框与底纹对话框 （1）切换到【页眉和页脚】编辑状态。 （2）在页眉区输入所需的页眉内容，并将整个段落选中。 （3）单击【格式】|【边框和底纹】命令，打开【边框和底纹】对话框，并选择【边框】选项卡。 （4）在【应用范围】框中选择【段落】选项； 单击【

10、预览】框中的【下边框】按钮即可达到修改Word页眉与正文之间分割线种类的目的，再次单击【下边框】按钮则可删除页眉与正文之间的分割线，同时我们还可以利用 （5）单击【页眉/页脚】工具栏上的【在页眉/页脚间切换】按钮，切换到页脚编辑状态，然后再利用【边框和底纹】命令为页脚设置合适的【上边框】，从而实现在正文与页脚之间添加一条分割线的目的。,四、中文版式设置,给汉语加注拼音 【格式】|【中文版式】菜单下的【拼音指南】选项,2 创建带圈字符,双行合一 在Word中可以直接把一句语句排成两行，然后放在一行中编排。实现的步骤是先选定要排成两行的语句，也可以不选。然后单击【中文版式】|【双行合一】命令，弹出

11、【双行合一】对话框。,4 汉字简繁体转换,5 插入脚注和尾注,五、创建目录,目录通常是文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。 Word提供了自动创建目录的功能，使目录的制作变得非常简便，既不用费力地去手工制作目录、核对页码，也不必担心目录与正文不符。而且在文档发生了改变以后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。,5.1创建目录的操作步骤是： （1）把光标移到要移到目录的位置。一般是创建在该文档的开头或者结尾。 （2）单击【插入】|【引用】|【索引和目录】选项，并在弹出的【索引和目录】对话框选择【目录】选项卡，打开如图所示的【索引和目录】对话框

12、。,单击【确定】按钮，插入了后的目录如图4.26所示。,是超级链接还是文字格式,5.2更新目录,Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化如，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。用户最好不要直接修改目录，因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。 如果只是想更新目录中的数据，以适应文档的变化，而不是要更改目录的格式等项目，可以对着目录单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。用户也可以选择目录后，按下F9键更新域，此时会出现如图所示的【更新目录对话框】对话框。,5.3解决创建目录后出现的打印错误,利用Word的自动创建目录的功能，可以把Word文档的目录层次结构方便地作成目录，不但方便快捷，还会与原来文档一致。但是如果也需要显示页码，等到打印时往往发现打印的结果在目录后面出现“错误！未定义书签”。此时，很多人只好不要页码而人工把页码加进去。,出现这种情况，是因为目录是一个域，与原稿中的标题建立的一个超级链接，如果这个目录文档能够与原稿文件相链接，就不会出现此