Excel：数据筛选、排序、公式、函数的简单入门

1、Excel：数据筛选、排序、公式、函数的简单入门,上篇：数据筛选、排序与制表规范,2,下篇：公式与函数,3,后记：上网求助,4,版本之争,Excel 2003：手动挡轿车 Excel 2007、2010：自动挡轿车,版本之争,Excel 2003的现状： 用户依然占大多数 2007版或2010版的某些功能的确强过2003版，但基础功能却大同小异，甚至没有变化。 本报告立足基础，示例用Excel 2003版，但尽量不涉及版本功能。,数据筛选、排序与制表规范,引例,下表是来访表的一部分，有问题吗,？,第一宗罪日期录入不规范,日期该如何录入？格式统一就行吗？,日期常见的错误录入方式,“点”型以“.”

2、为分隔符录入的日期。 比如：2011.1.10；13.05.08。 “空格”型以“ ”为分隔符录入的日期。 比如：2011 1 10；13 05 08。,日期常见的正确录入方式,“减号”型以“-”为分隔符录入的日期。 比如：2011-1-10；2013-5-8。 “正斜杠”型以“/”为分隔符录入的日期。 比如：2011/1/10；2013/5/8。,示例,检验日期是否正确,方法：将单元格格式设置为“常规”，如果日期变为一组数字，就正确。,日期的本质,Excel默认的起始日期为1900-1-1，代表第一天，用数字1表示。之后每增加一天，数字就增加1。 2011-1-10距离1900-1-1有40

3、552天，40552+1=40553，因此40553就代表了2011-1-10。 两个日期可以做减法，相减的结果为它们相隔的天数。,示例,小技巧快捷键输入当前日期,示例,整改方案,日期按正确的方式录入。,整改过程,整改结果,示例,第二宗罪合并单元格严重破坏了数据结构,合并单元格很工整，有什么问题吗？,往2行表头的危害,问题1：无法使用的排序,合并单元格会造成整个数据区域的单元格大小不一。所以排序时，会提示错误。,示例,问题2：筛选会出错,示例,为什么会出错,是因为合并单元格以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。,如右图，看起来F5：F6的数据内容是“ * ”。但其实只有F5有数据，

4、F6对于Excel来说，值为空。所以，筛选所有售价为空白的数据明细，能得到三条记录。,小技巧“合并及居中”何时使用？,主要是用于要打印的表格，可以使表格看上去更加明晰。,整改方案,取消“合并及居中”，录入数据在一行内完成。,整改过程,整改结果,示例,第三宗罪数据残缺有空白,单元格没数据就不填写，不行吗？,真空白VS假空白,单元格有真空白和假空白之分。 真空白是这个单元格“真没有”数据： 该单元格从未被填写过 曾经填写的数据已经被完全删除,真空白会影响数据分析结果，尤其是做计数统计。,真空白VS假空白,假空白是这个单元格“可以有”数据。 假空白的单元格仅用肉眼看，格内什么都没有。但是选中它再看编

5、辑栏，却会发现编辑栏里有数据，内容为=“”（英文的双引号）。 这是一种空文本的概念。,示例,空文本与0值,空文本在Excel看来也是数据。 而在我们眼中，它是空白。 这和0值一样。 当单元格数值为0时，Excel也认可该单元格里有数据，只不过数值为0罢了。 即：不管什么数值，只要有值就是“非空单元格”。,最严谨的数据记录方式,在数值部分的空白单元格里,填写,0值,在文本部分的空白单元格里,填写,相应的文本数据，“无”或“空”等,整改方案,空白单元格都是文本性质，均填写“无”。 方案一： 逐个单元格录入 方案二： 成片的复制、粘贴 方案三： 单元格一键批量录入,整改过程,示例,整改结果,小技巧单

6、元格一键批量录入,目的：在已经选定的多个单元格中录入相同的数据。 方法：Ctrl+Enter。 原理： Ctrl键有复制的功能； Enter代表单元格录入完毕。把它们组合起来，即：将录入完毕的数据同时复制到所有选定单元格。,小技巧单元格一键批量录入,操作很简单，仅需三步。 第一步：选定多个单元格。,小技巧单元格一键批量录入,第二步：什么都不要动，直接敲键盘输入内容。,小技巧单元格一键批量录入,第三步：压住Ctrl同时按Enter，神奇效果马上显现！,回整改方案,整改结果,整改结果,第四宗罪多余的表头,该表头占了2行，有什么问题吗？,2行表头的实质,第2行（表头第一行）只有两项内容：“性别”与“

7、询问重点” 它们对Excel识别某列数据的属性没有任何帮助 实际上仅仅是文字说明！ 而其他部分，则用了合并单元格,2行表头的危害,奇葩的筛选！,示例,整改方案,取消所有的合并单元格。如果文字说明必须保留，同时为了美观，可设置“跨列居中”。,整改过程,示例,整改结果,小技巧单元格格式之跨列居中,方法：在首个单元格输入标题，然后选中区域，调出单元格格式设置，再切换到“对齐”标签，将“水平对齐”设置为“跨列居中”。,小技巧单元格格式之跨列居中,示例,回整改方案,整改结果,整改结果,制表规范,正确的数据表应满足以下条件： 一个标题行； 无合并单元格； 数据录入统一、规范； 数据区域中无空白单元格。,数

8、据筛选,要求：筛选出A置业顾问的所有来访客户。,示例,数据排序,要求：按能承受的总价，由高到低对来访客户排序。,示例,数据排序,要求：按能承受的总价，由高到低对来访客户排序。,公式与函数,公式的概念和原则,公式：指对工作表中的数值执行计算和操作的等式。 公式必须遵循以下原则： 以等号“=”作为开始。 等号“=”之后紧接运算数和运算符。 公式由一系列数据和运算符组成。,公式运算数,运算数即参加运算的参数，可以是数值常量、单元格引用或函数等。 常量：直接输入的数字或文本，是不用计算的值，如89.5，”#楼”等。 单元格引用：引用某一单元格或单元格区域中的数据。 函数：包括函数及它们的参数。,单元格

9、引用,分为两种：引用某个单元格A1；引用由一组单元格组成的数据区域A1:B5。,A1:B5是指以A1为左上角，B5为右下角的单元格集合,去往文本连接运算符,表格的智慧,你是否遇到过，无论删除行或列还是插入行或列，Excel都能准确无误的计算，似乎表格的变动早在它的意料之中。 这归功于单元格引用的相对性。,相对引用和绝对引用,根据单元格引用的相对性，可分为相对引用(A1)、行绝对引用(A$1)、列绝对引用($A1)和绝对引用($A$1)四种情况。 它们之间的差别在于是否有“$”符号，以及“$”符号在哪里。,“$”符号的意义,可以理解为“锁定”，即在公式复制的过程中，不允许引用随公式所在位置的变化

10、而变化。,小技巧一键切换引用类型,示例,相对引用,复制或填充公式时，根据目标位置自动调节公式中的相对地址。,向右向 下复制,示例,绝对引用,复制或填充公式时，不改变公式中的绝对地址。,向右向 下复制,示例,行绝对引用,复制或填充公式时，只改变公式中的列地址，不改变行地址。,向右向 下复制,示例,列绝对引用,复制或填充公式时，只改变公式中的行地址，不改变列地址。,向右向 下复制,示例,公式运算符,是连接公式中的基本元素并完成特定计算的符号。 例如：=A1 + A2 * 10000 运算符分为四类： 算术运算符 比较运算符 引用运算符 文本连接运算符,算术运算符,用于简单的数学计算。 常用：+加法

11、 -减法 *乘法 /除法 不常用：几次方 %百分比 -负数,注意：=A1+A2，A1、A2分别指的是A1、A2单元格中的数据。,示例,比较运算符,用于比较两个数值的大小，并产生逻辑值TRUE(真)或FALSE(假)。 例如：=A1 A2 比较运算符包括 等于“=”、大于“”、小于“=”、小于等于“”六种,示例,引用运算符,用来引用单元格区域。 最常用的就是： 区域运算符： （冒号） 表示引用相邻的单元格区域。 例如A1：B5,文本连接运算符,&，用于连接文本字符串。 例如：=C3 & D3,注意：文本常量需要参与公式运算，必须将其包含在半角双引号之间，否则会报错。,文本连接运算符,示例,函数的

12、概念与结构,函数是在公式中使用的一种内部工具，是预先编写好的，按特定的顺序或结构执行计算的特殊公式。 函数的一般结构是： 函数名称（参数1，参数2，） 参数是函数的输入值，可以是常量、单元格引用、逻辑值或其他的函数等。,函数公式的结构,函数中的括号与逗号都应该是半角符号，即英文输入法下的括号与逗号。,函数的输入对话框,方法一：使用“插入函数”、“函数参数”对话框。,函数的输入对话框,方法一：使用“插入函数”、“函数参数”对话框。,函数的输入对话框,方法一：使用“插入函数”、“函数参数”对话框。,示例,函数的输入手工输入,方法二：直接在单元格中依次输入。,正在编辑的参数会加粗显示,函数的输入手工

13、输入,方法二：直接在单元格中依次输入。,示例,函数示例按指定数位四舍五入,使用ROUND函数按指定位数对数值进行四舍五入。 语法为：ROUND(number,num_digits) 参数number是需要进行四舍五入的数字；num_digits为指定的位数。如果参数 num_digits 大于 0，则四舍五入到指定的小数位；如果等于 0，则四舍五入到最接近的整数；如果小于 0，则四舍五入到小数点左侧指定位数。,去往尾页,函数示例按指定数位四舍五入,例如对数值12.13、3.75、-3.75、-12.13四舍五入。示例 应用 房款=房屋单价*建筑面积。房款在合同中是需要四舍五入取整的。示例,上网求助,上网求助,网络时代的好处