诚信合规相关工作流程课件(2016年版).ppt

1、与诚信和合规相关的工作流程，公司法律与合规部，湖南第五工程有限公司，目录，一，业务伙伴尽职调查(一般程序)二。商业伙伴尽职调查(案例豁免程序)三。商业伙伴的尽职调查(小额豁免程序)。礼品、招待和差旅费的申请、批准程序五、捐赠和赞助的申请、批准程序、一、业务伙伴的尽职调查(一般(1)适用范围所有打算与集团进行业务交易或联系的业务伙伴(包括附属于集团的单位和总部的单位)都应对其进行尽职调查。(除符合“个案豁免”和“小额豁免”条件的业务伙伴外)；(2)尽职调查(一般程序)操作流程，对符合工作要求的业务伙伴进行比较和选择，初步确定需要合作的业务伙伴，并要求比较和选择后确定的业务伙伴协助填写需要合作的业

2、务伙伴信息表。业务伙伴的信息真实、准确、完整，表明业务伙伴符合合规政策要求。如果业务伙伴信息提供虚假信息或应提供的基本信息不完整，不符合合规政策要求，与业务伙伴联系的集团员工应填写拟推荐业务伙伴的申请表，起草双方签署的合同或协议，终止与业务伙伴的合作计划，重新选择业务伙伴，并提交业务伙伴信息表。 将推荐人申请表、其他相关证明材料和合同草案提交合规官审批。 签署合规负责人的批准函，符合合规政策的要求，拒绝批准，说明不批准的原因，将信息返回给责任单位，如果不符合合规政策的要求，则与业务伙伴签署合同。同时，签署合规证明和反贿赂声明、保证和承诺书，将所列信息与合同复印件和业务伙伴的相关证明信息整理成完

3、整的尽职调查(一般程序)信息，并提交本单位法律合规部备案。各公司签订的合同或协议金额超过1亿元人民币(含)的业务合作伙伴应报集团首席合规官备案。拟合作业务伙伴信息表第二部分，若申请人的介绍、广告或其他资料已提供给公司，请选择“是”，并将资料原件或复印件附在信息表中；第3 (a)项，表1，申请人负责人个人信息表，左边第一栏的“职位”可以根据业务伙伴的实际情况进行变更和设置；请将您的简历附在此表格中所列业务伙伴的负责人身上。第一部分：第11项，填写业务伙伴开户的银行或提供业务伙伴的资信证明；(3)填写尽职调查(一般程序)相关信息的注释；第13项，列出的外部证明人不得是业务伙伴自己公司或附属公司(子

4、公司、母公司、分支机构)的员工，最好是与业务伙伴有业务往来并能证明业务伙伴的商业信誉和能力的其他公司。第一部分第15-19项，请如实填写。如果选择“是”，请根据选择后的要求进行相应的描述或提供相应的资料复印件。在第一部分第20项中，国家法律法规对雇佣或禁止或限制雇佣该业务伙伴有相关规定。如果选择“是”，请根据选项的要求在选项后指定条款。第21项，调查商业伙伴的主要经理与政府官员之间的关系以及他们在政府机构中的经历。如果选择“是”，请认真如实地填写调查项目(a)-(i)。表格签署部分的“签名”和“日期”栏应由业务伙伴的合法授权代表签署，不得第6项：关于业务伙伴的预计总薪酬，请填写合同或协议中约定

5、的合同总额。如果合同只规定了单价，请根据合同中约定的数量或时间估算合同总金额。第11项需在“电汇”支付价款时填写，可以通过其他方式支付，但本项不能填写；如果收款人不是通过电汇的业务伙伴，请在此横线上说明实际收款人和业务伙伴之间的关系是否得到业务伙伴的书面合法授权。第十二项是指合同或协议中约定的价格是否符合交易过程中提供的产品或服务的市场价格。第14项是指与业务伙伴签署的合同或协议是否与本集团签署的现有合同或协议相冲突，本集团必须终止或修改现有合同或协议才能与业务伙伴进行贸易。表格的签名部分：“签名”和“日期”栏必须由本表格第3项所列的集团推荐人签名，不得代其打印或签名；“姓名”、“工作”和“公

6、司”三栏是推荐人的基本信息，可以手写或打印。首席合规官批准函/合规负责人批准函：首席合规官批准函适用于总行各管理部门、业务单元和业务伙伴之间交易的审批。合规负责人的批准函适用于子公司和业务伙伴之间交易的批准。签字主体：集团首席合规官郑方的批准函；首席合规官授权的各子公司合规负责人的批准函：“批准：”之后，申请部门应注明：是哪个单位(或项目部)出于什么原因签署合同；如果合同有合同号，应注明合同号以备将来查询。合规证书的签署时间：交易经首席合规官或合规负责人批准后，当与业务伙伴正式签署合同或协议时，应同时签署合规证书。签署时的解释义务：集团授权与另一方签署合同的员工向另一方解释合规证书的条款，以确

7、保另一方在签署前清楚了解合规证书所有条款的含义以及签署后的效力。合规证书的格式：应附有商业伙伴公司(如有)的正式信头。证书签署部分：基本信息打印，业务伙伴行政印章加盖“公司公章”。反贿赂声明、保证和承诺书的签署时间：交易经首席合规官或合规负责人批准后，反贿赂声明、保证和承诺书应在与业务伙伴正式签署合同或协议的同时签署。签字时的解释义务：集团授权与对方签订合同的员工向对方解释承诺书中的反贿赂声明、保证和条款，以确保对方在签字前清楚明白其所有条款的含义以及签字后的效力。2.3。我们在此承诺并同意(a)及时回复湖南建工集团或其审计师和法律顾问就上述第1条项下的声明和担保发出的任何通知，并提供合理和具

8、体的信息；(b)应集团或其审计师和法律顾问的要求，提供书面文件证明其回应注：除集团的代理人、代表或业务伙伴外，删除非斜体方括号中的以下内容；以及(c)在本协议期限内，(x)为了核实我公司是否遵守第1条中的声明和保证，以及(y)与任何政府机构对湖南建筑工程集团的商业活动进行的任何调查有关，应湖南建筑工程集团的要求，集团、其审计师和法律顾问可随时查阅相关账簿和记录。注：以上红色字体部分为ap，2.4。注：以下内容仅适用于签署本协议前的每一年，且在本协议有效期内，其可能成为或被外界视为集团的代理人、代表或业务伙伴。代表董事长(或法定代表人)、总裁(首席执行官或总经理)、首席财务官(或财务总监)。 总

9、法律顾问(或首席法律官或负责法律和合规的人员)和负责与集团开展特定业务的人员应根据本政策附录C-3的格式共同签署合规证书，并在本协议有效期内将该证书提交给湖南建筑工程集团注：附件C-3所附表格或注：以下适用于作为集团任何供应商、总承包商或一般服务提供商的业务合作伙伴。 董事长或代表我公司的法定代表人应每两年根据本政策附录C-2的格式签署一份合规证明，并将该证明提交给集团注：请附上本政策附录C-2中的表格。注：以上红色字体部分适用于所有业务伙伴，蓝色字体部分仅适用于特殊业务伙伴(指集团代理、代表和业务伙伴)。对于非特殊业务伙伴，应删除蓝色部分。第二，业务伙伴尽职调查(案例豁免)程序，(1)适用条

10、件1。由于某些可接受的原因(如保护商业信息等)，业务伙伴拒绝对其进行尽职调查。)，合同金额在10万元以上；2.根据我们的调查，业务伙伴中没有“危险信号”(详见合规政策第2.2条)或“可疑行为”(详见合规政策第3.4条)。3.业务伙伴不属于：(1)本集团公开招标的中标人；(2)本集团的代理人、代表、顾问、顾问、专业服务提供商、分销商或业务伙伴；(3)集团总承包商。(2)尽职调查(个案豁免)操作流程，(3)尽职调查(个案豁免)相关信息填写说明，拟推荐业务伙伴的申请表与之前的尽职调查(一般程序)相同。个人豁免申请表一、拟设业务伙伴信息：第2项“工作性质”，请填写对方公司的性质，如“国有企业”、“有限

11、责任公司”、“股份有限公司”、“独资公司”等。第五项，填写相关负责领导的姓名，负责在合作前核实对方的具体情况，并负责在合作后核实对方的工作情况。第6项“应付金额”，请填写合同的预计总金额。如果合同中只约定了单价，则应根据数量或时间估算总额。个人豁免的理由和证明文件这部分是本表格最重要和最核心的部分。请仔细填写，不允许有空缺。豁免的理由应解释三个问题：为什么业务伙伴拒绝我们的业务调查；为什么业务伙伴符合集团合规政策中规定的“案例豁免”条件；为什么有关部门决定为业务伙伴申请个案豁免？说明原因后，必须在本表中附上相关证明文件，如营业执照副本、组织机构代码证和投标文件，以证明彼此的声誉或业务能力。4.

12、集团相关推荐单位或部门负责人承诺签署本主题：“签名”和“日期”左栏由总行管理部门或子公司业务单位或相关部门负责人签署，“签名”和“日期”右栏由填写拟推荐业务伙伴推荐人申请表的推荐人签署，不得代其打印或签署；“姓名”和“职务”的左右栏是签名人的基本信息，可以手写或打印。一、首席合规官豁免申请批准函的适用范围：适用于集团所有单位(包括集团总部管理部门和办公室、各业务单位和子公司)经审查，首席合规官认为符合案件的豁免条件，将“批准豁免”并在签名部分签名；如果认为不符合个别情况的豁免条件，则豁免将被视为“不批准”，不批准的理由将写在后面，并在签名部分签名。第三，尽职调查(小额豁免)程序，(1)适用条件

13、1。出于某些可接受的原因(如保护商业信息等)，业务伙伴拒绝对其进行尽职调查。)，合同金额不超过10万元人民币；2.业务伙伴不属于：(1)本集团公开招标的中标人；(2)本集团的代理人、代表、顾问、顾问、专业服务提供商、分销商或业务伙伴；(3)集团总承包商。3.业务伙伴符合小额免税表第二部分所列问题的标准答案。(2)尽职调查(小额豁免)操作流程，(3)尽职调查(小额豁免)相关数据填写说明，表2。申请小额合同豁免标准的业务伙伴必须满足第二部分所列问题的标准答案，才能满足合规政策中规定的小额豁免标准。如果其中一个问题与问题后提供的答案不一致，则不允许他们申请小额豁免。3.签字部分右侧的“签字”和“日期

14、”栏应由总行相关业务部门主要负责人或相关子公司总经理签字，不得打印或代签；右侧“签字”和“日期”栏由总行财务负责人或相关子公司财务负责人签字，不得打印或代其签字；“姓名”、“职位”和“公司”的左栏和右栏是签名人的基本信息，可以打印或手工书写。(1)适用条件仅适用于申请和批准政府官员的礼品、招待和差旅费用(有关“政府官员”的定义，请参见合规政策1.3)。招待：仅限于餐饮，不允许其他形式的招待。根据中央“八项规定”和省委“九项规定”，不得向政府官员送礼和报销差旅费。(2)礼品、招待及差旅费的申请及审批程序，(3)礼品、招待及差旅费相关信息填写说明，礼品、招待及差旅费申请表第1、4项，表1“政府官员

15、名单”和表2“湖南建工集团公司接待员名单”，根据国内党政机关公务接待管理规定， 接待员人数少于10人(含10人)的，如果客人人数多于10人，陪同人员原则上不得超过客人人数的1/3。 请严格按照本规定进行招待，并填写表1和表2。第五项，有必要说明招待活动的目的。根据合规政策，政府餐饮招待的目的仅限于宣传、展示或解释集团的设施和服务是适当的。第20项，要求描述预期的娱乐活动，该项必须说明娱乐活动的时间、地点和原因等具体情况。表7“预计招待费明细表”第21项中，本表填写的内容应与表1和表2的内容一致，不应不一致。请相关部门核实后认真填写。第22项，属于这些政府官员的费用金额及该金额在拟提供的娱乐活动中的计算方法，本项应提供详细说明，假设参加娱乐活动的总人数(包括我们的陪同人数)为10人，其中包括7名政府官员，本项应表述为：预计参加人数为10人，其中包括7名政府官员，预计金额为2000元。那么政府官员费用的数额和计算公式是：根据人均200元/餐的标准，估算政府官员礼品、招待和差旅费报销单前八栏填写的信息应与礼品、招待和差旅费报销单中的相