第一章 秘书的职业角色.ppt

1、第一章 商务秘书的职业角色,教学策划,教学目标：、了解秘书的涵义和职业特征 、了解秘书工作的内容、要 求、特点和作用 教学重点：秘书工作的要求和特点 教学难点：怎样发挥秘书的特点、作用， 做个合格的秘书、成功的秘书,第一节 秘书的涵义和职业特征,一、秘书的涵义 商务秘书，既是指职位（职业），也是指人。 职位：前台、文员、文秘、助理 秘书职业资格考试(上岗证)分五级： 卷册一：职业道德、理论知识（选择题） 卷册二：案例分析、工作实务情景录象(判断题)、任务解决（说明题）-机试 考试时间：上半年月中旬、下半年11月中旬,秘书职业资格考试内容,各级要考的基本要求：文书基础、 办公自动化基础、沟通基础

2、、速记基础、企业管理基础、法律与法规；秘书职业道德。 三级、四级要考的工作要求：会议管理、事务管理（接待、环境、日常事务、办公用品与设备）、信息管理、文书拟写与处理、文档管理。 涉外秘书：加考英语（选择、填空、翻译、写作等）。 国外的秘书职业考试：英国的剑桥秘书证书考试、英国的NVQs秘书考试。,商务秘书,人： “从事为他人起草信件、保管档案、安排会晤等工作的人。” （朗曼当代英语词典） 国际秘书联合会对秘书的职业要求：“秘书应是上司的一位特殊助手，她们掌握有关办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”,

3、二、秘书的类别和层次,类别：从组织形式上看：公务秘书、私人秘书; 从行业类型上看：行政秘书、经理（厂长）秘书、科技秘书、医药秘书 、法律秘书 、教育秘书、旅游秘书、商务秘书、涉外秘书、军事秘书等； 从秘书工作的性质内容上看：行政事务秘书、文字秘书、机要秘书、翻译秘书、生活秘书、 会议秘书、信访秘书、公关秘书等； 从秘书服务的时间来看：日常工作秘书、临时秘书、钟点秘书等。 层次：初级秘书、中级秘书、高级秘书。,三、秘书的特征,1直接性。（工作方式） 2稳定性。（工作特点） 3知识性。（工作内容） 4年轻化。（年龄构成） 5女性化。（性别比例）,第二节 秘书工作的内容、要求、特点和作用,一、主要工

4、作内容（信息工作接收信息、 记录信息、整理信息、发出信息） 1）文书工作（记录、撰写、制作、处理等）； 打字（快、 准、格式正确 ） 速记（手写、电脑） 校对；复制 2）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）； 3）会议组织（准备、记录、文件、善后等）； 4）调查研究（计划、实施、分析、研究等）； （高级秘书）,5）信息资料（收集、整理、提供、储存等）； 6）信访工作（群众来信来访或投诉处理等）； 7）接待工作（来访接待、安排、服务等）； 8）协调工作（政策、工作、部门、人际关系等） 9）督查工作（政策推行的督促、检查等）； 10）日程安排（工作日程、会晤、差旅安排等） 11）日常事务（电话、邮

5、件、值班、生活等）； 12）办公室管理（环境、设备、经费等）； 13） 其他临时交办的事项。 公关宣传；后勤保障；保卫；驾车 ；保密；协助 ；金融、保险、税务；生产经营管理 ,二、秘书工作的要求（重点）,现代秘书与传统秘书实质的区别？ 智能服务是根本区别 有思想、懂管理、能参谋的高级智能型秘书人才。它是以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理、辅佐决策为根本内容。 主动服务是重要区别 辅佐决策中的主动性服务、 日常工作中的主动性服务 。（信息工作 、文书工作 、查办工作 、信访、协调等工作中 ）,秘书工作的“四个转变”：,、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； 、由单纯地传递信息转变为综合处理信息； 、由被动服务转变为主动服务； 、由凭老经验办事转变为科学化管理。,三、秘书工作的属性（性质和特点）（重点）,1、辅助性。 2、综合性。 3、机密性