体系文件编写要求PPT课件

1、1，系统文档创建要求，2，3，4，5，6，7，8，9，10，11，1，创建管理手册2编写环境管理程序是一种工作方法，它将与组织生产和运营过程中重复的环境管理相关的工作活动的客观要求规定为标准或规范。程序文件是手册的支持文件，通过程序、文档、规范化环境管理活动，使各种活动保持良好的控制状态，防止因文件指导不足而产生的经验主义和偶尔的损失。程序文件包含环境管理系统中逻辑独立的内容，其中环境管理系统中的一个元素、部分元素或多个元素可以描述一系列相互关联的活动。计划文件的重点在于规范要素或活动的功能和控制点，一般不涉及纯技术细节。创建程序文件时，通常包括此活动的目的和范围、做什么、谁做、何时、何地、如

2、何做、什么材料、设备、文档的使用方法以及记录方法。遵循所谓“5W”和“1H”原则的最终目的是，13，14，2程序文件的角色程序文件是环境管理系统文件的重要组成部分，功能和功能概括如下。l程序文件是手册的附加精细曹征和放置。环境管理手册是体系的纲领性文件，规定的内容和要求往往比较原则和大纲，环境管理体系的大纲和轮廓的宏观描述，一般的操作性不强。程序文件是对手册中未详细说明的活动和过程的要求进行详细规定，使其进一步发挥作用。(莎士比亚，模板，程序) (模板，程序)L程序文件的有效实施充分反映了组织环境管理系统的强大功能，直接影响组织环境行为的最终改善，因此程序文件的数量、内容、格式和详细程度通常由

3、组织根据实际情况决定。必须充分考虑组织工作的复杂性、执行活动的人员水平、能力、技能和培训情况，并正确有效地控制环境因素和各种环境管理活动。l程序文件是组织内部科学的管理制度，是各级人员必须遵守的法规文件。此外，它也是对组织进行职业教育和工作评价的基本内容和指导、检查、改善相关工作的重要基础，也是第三方认证机构进行外部审计的基础之一。15，412环境管理程序文件的内容和格式也不同，因为组织需要编写环境管理程序文件时，每个活动或元素的特性、内容和控制点都不同。对于格式要求，必须努力将所有记录的程序编排成相同的格式，以便用户熟悉系统各要求的固定格式，反映系统的完整性和规范性。程序文件的内容通常包括：

4、16、l文件编号和标题程序文件的编号应根据标准的系统元素编号和组织活动层次结构进行调整，同一级别的程序文件应统一编号，以便识别。标题应明确反映组织开展的活动和特性(如“环境监测和测量控制程序”、“污水排放控制程序”、“相关当事人环境行为控制程序”等)，以便一目了然地了解活动的性质。l目的和复盖范围概述了展开此活动的目的和此过程的复盖范围。l术语和定义为本程序中使用的特殊术语提供了明确的定义和解释。l角色和权限与实际工作流业务流程相结合，表示实施程序的主管部门、合作部门的角色和权限以及相互接口关系。l工作程序这是程序文件的核心内容，必须列出执行此活动的具体步骤，保持合理的编排顺序，明确活动的输入

5、、转换和输出。明确相关活动之间的接口关系、责任和曹征措施。要明确每个过程的各要素是谁做、何时何地做、如何做、如何做，以及最终要达到的效果，还要明确形成的记录和报告，还要规定一些例外情况下要采取的措施。建议使用业务流程图、信息传输图或物流图等。这通常比简单的文本说明更准确、更容易理解。l相关文件表示或引用与程序相关联的文件、显式界面和祖怀路径。l相关的记录和报告是明确实施程序时生成的记录表格和报告，包括名称和编号。规定记录保存方法、保存部门、保存期限等。17，编写程序文件时，请注意以下事项：l要充分利用现有计划，必须首先整理和分析组织现有的管理制度和操作规范。组织的许多原始标准和规则是长期经验的

6、总结，是经过验证的实践和实践，都是编写程序文件的可选材料，应根据吸收和接受的态度充分应用。(David assell，Northern Exposure(美国电视剧)，成功)当然也有不可避免的缺点，因此，在确保现有组织的各种管理文件的环境管理体系有效运行的前提下，根据标准要求进行分类、整理和分析，并采取其用处、删除无关、复盖、补充不足的措施是非常必要的。要抛弃原件，一切从零开始，缺乏必要的计划，抛弃胡乱填写文件的方法。l在确定总体规划、总体考虑、程序文件之间的系统相关的程序文件时，需要全面规划程序文件的数量、每个程序文件的详细程度、空间和内容。在实现控制的前提下，程序文件越少越好。每个程序的说明空间越详细越好。程序文件要注重程序化，明确要素操作的义务和方法就行了，同时要具备操作性和可检验性，还要提出明确的操作标准。要渡边杏追求简洁、判断、易于理解、过于繁琐的文档格式，每个程序之间必须有必要的连接，确保相同的内容在徐璐其他程序之间不会出现重大重复。因此，最好从创建文档开始，创建程序文档清楚表。l注意的可操作性应广泛征求各方面的意见和建议。特