办公室事务管理实训一课件

1、办公室工作管理实训，演讲：胡明波桂林航天工业学院人文社科科，实训内容，1，办公室环境2，常规办公室工作3，办公用品管理4，办公效率和时间管理5，办公室信息工作，实训实践方法，1。实践教学以专业为中心，能力2。在校内郊区实习。见习，参观，调查，调查访问。4.填写培训报告、调查或调查报告。讨论，相互评价，教师评价，总结。我们办公室工作的主要内容，文件制作(会议记录等)文件制作(打字、复印等)文件处理(收发、传输等)文件管理(归档、管理等)会议组织(准备、事后等)调查研究(计划、计划接待等)阅读和分类文件管理信件。在电话上为宣传裴珉姬上司定下约定并记录。按照上司的指示完成信。权限内自发来信。接待来宾

2、。替上司接近外人。自动处理日常事务。为上司旅行或视察准备公司客人预订房间机票等。准备公司要公开的资料。为上司搜集演讲等资料。协助上司准备财务和其他报告。整理和组织粗略的资料。为上司保留各种记录。帮助上司做好纳税等工作。监督普通职员或速记员。(21)做好会务工作(22)复印资料、外资合资企业工作的内容、办公环境的布置和整理工作。电信服务、电话、信件和邮件处理；执行上司指定的事项。照顾上司身边的琐事。接待客人和职员的来访。记录上司的指示、会谈、会议内容。打印文件和表格。收集和整理各种信息。保管办公用品和用品。像银行、邮局、税务局等外出办事。办公环境，(a)办公环境的概念办公环境，或称为办公环境，是

3、直接或间接影响业务流程的各种因素的组合，从广义上说，是指具有特定组织所有成员的大环境。在狭义上，办公室环境是指包括人文环境和自然环境在内的特定组织机构的秘书部门工作的环境。(莎士比亚，温斯顿，工作，工作，工作，工作，工作，工作，工作)，空间环境，视觉环境，听觉环境，空气环境，健康和安全环境在内的办公环境和优化办公环境的优化原则是舒适、整洁、统一和安全的。1 .空气杀手；射线杀手；声音杀手；宇宙杀手；装备杀手；文件杀手；7.功能杀手。办公室七大效率杀手，案例：办公室布局，一家公司在上海开设营业分公司，租赁某办公楼一层大厅。其中大门左边是产品展示，大门右边是销售分公司办公室区域，包括政府经理办公室

4、、接待区、营业部和财务部。这个销售点负责人把整个一楼大厅都设计成了今天受欢迎的完全开放的办公室和半开放的办公室，并把它分成可移动的隔间，这样不用门就可以清楚地看到所有人的工作。讨论：此布局的优点是什么？还有什么问题吗？你认为开放式布局的办公室怎么样？保持办公室环境整洁，(1)保持办公室清洁有序。1.保持秘书的办公区干净。2.保持秘书负责的公共区域清洁，办公室环境整洁有序。1.要适当安排设备物品，有序安排2，有序安排公共物品，保持办公环境的基本原则。1.整洁舒适。2.和谐的统一。3.合理实用。4.生态环境保护安全。，办公室的空气环境管理，1 .温度最舒适，对健康有益的工作温度是18-25。2.最

5、适合湿度的湿度为40%-60%。3.空气流通需要每人每分钟45立方米的新鲜空气。4.空气净化包括清洁、牵引、清洁、上蜡、抛光等。办公室安全风险识别，1 .地、墙、天花板、门窗的隐患，离开办公室不锁门。2.室内照明、温度、通风、噪音、通道等隐藏危险(例如光线不足或光线耀眼)。3.办公家具方面的隐患，例如电脑键盘桌太高，难以正确的姿势操作。4.办公设备和操作的隐患(例如电线磨损暴露)。5.工作中不小心造成的伤害危险(如站在有轮子的椅子上举起东西等)。6.工作中不慎有泄露秘密的危险。例如，复印时把机密原件忘在复印机的玻璃板上。7.火灾或火灾中的隐患(如烟头、灭火器前堆东西等)。确定办公室安全风险、办

6、公设备和操作风险，如电线磨损暴露、电话线或电线拖动、计算机显示器放置不当反射、复印机辐射、违规操作等。工作中粗心的人是隐患。例如，站在转椅上拿东西，女性长发卷进相关机械设备，复印后将机密原件留在复印机玻璃板上，在办公室吸烟，不认识相关安全标志等。火灾危险：乱扔烟头、灭火器破损或过时、灭火器堆东西、火警坏等。确定办公室安全风险，办公楼风险：主要是指地、墙、天花板、门、窗等。例如，地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘了关上窗户，锁门。办公室物理环境问题：光线不足、眼花、温度、湿度控制不好、噪音控制不足等。办公家具方面的隐患：办公家具和设备等布置不当，通道隔断家具和设备有突出的边缘。橱柜等末端堆积

7、太多的东西，就会有倾斜的倾向等。办公环境安全检查(包括办公环境和办公设备):为了区分“危险记录和处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录包括办公环境和办公设备两部分的隐藏危险，后者记录办公设备操作中发生的失败。例如，如果计算机不能工作，则需要填写“设备故障表”，计算机仍然可以工作，但是如果屏幕被明亮的光线照射，则需要填写“危险记录和处理表”。训练：填写隐患记录和处理表，设备故障表，紧急情况记录常识，事故应立即向上级或安全负责人报告，具体要求填写事故情况记录表和工伤事故报告表，证人和事故相关人员也可能需要完成证人记录。事故记录表通常记录事故日期等信息。事故地点事故相关人员事故的证人事故过程概述和

8、填写事故记录表的人的签名。如果有人在事故中受伤，所有相关人员必须填写工伤报告表格，以准确记录受伤者的信息、伤害和处理情况。技术培训，下列事项之一属于设备故障，属于办公室危险的问题：过度拥挤；湿滑的地板家具或设备的突出边缘；橱柜顶部的抽屉里堆了太多的东西。转椅不能调整高度。电线拖得太长。没有地线的设备电路负载太大。无法打开消防栓。粉碎机没有安全的使用说明。传真机卡纸。训练内容，1 .调查实习单位办公室的布局和环境。2.调查机关办公室的环境安全；调查秘书处地区的环境和安全。要求：3-5人小组，调查一个单位的办公室布局和环境、安全状况，制作调查报告，分析上述情况，找出现有问题，提出纠正建议。接电话的

9、基本礼节，(1)语言表达，(2)动作表达，(3)声音语调，(4)时间控制，(5)选择场所，电话应该放在最容易使用的地方。如果有用右手写字的习惯，电话应该放在书桌的左边。打电话的时候右手拿着笔记录，很方便。电话放在哪里？电话程序，电话应答程序，对方等待传输，说明传输原因，感谢您连接电话。对方接受换乘，对方不想等。请给对方留言。以不中断会议，妨碍上司的方式递纸条的方式写在纸条上。特快的电话是找你的。是关于工作的。请接电话，画个圈()，不接电话。请确认一下()。同时怎么处理几个电话？在对话的那边请稍等。请告诉他，电话进来后要马上处理。快接别的电话，快处理，快回第一个电话。如果第二个电话暂时不能全部处

10、理，也不是紧急内容，就应该说另一个电话没有结束。应该建议过会儿再打电话。(莎士比亚，哈姆雷特，电话)然后立刻回第一个电话。如果第二个电话是紧急的事情，我建议立即向第一个来电者道歉，先挂电话等一下，或者尽快处理第一个电话。无论如何，第一个电话回来的时候要向来电者道歉。徐璐模拟应对其他类型电话的策略。1.只和上司通话的人可以使用这种技巧。“正如我说的，我的上司现在可能不方便接电话，也可能以后再打电话。”或者，“我可以给您捎个口信。如果你告诉我你想和他说话，我会告诉他打电话。”“当通话者的要求超过正常限度时，例如对方要求同事或上司家的电话号码时，你怎么说？”对不起。我们公司没有保存这方面的信息。也许

11、明天可以给他(她)办公室打电话。单击不管请求如何，都不要勉强接受。电话要求超过正常限度，徐璐模拟应对其他类型电话的策略，接到恐吓电话，保持冷静，做好录音工作。上司不想接的电话是为上司服务的秘书，为了让你的上司能集中精力处理一天重要的事情，对上司不想接的电话要灵活应对，正确掌握演讲的分寸，根据上司的意图适当处理。案例：新加坡丽达公司营业部事务员刘小姐结婚。为了不影响公司的工作，得到上司的同意后，她请自己最好的朋友陈秘书暂时代理她的工作。时间是一个月。陈阳刚大学毕业，比较简单。刘洋把工作交给她轮班，鼓励她努力工作，蜜月回来后推荐陈秘书，准备代替自己。有一天老板外出了。陈秘书在公司打字。电话铃响了。

12、陈秘书和发件人的对话如下。发件人：是里达公司吗？陈秘书：是。有发件人：经理吗？陈秘书：不在。发件人：你们是生产塑料手套的吗？陈秘书：是。发件人：手套多少钱？陈秘书33601.8美元。打一打发件人：1.6美元行吗？陈秘书：对不起。渡边杏。最终陈秘书啪地挂了电话。上司回来后，陈秘书也没有把电报的事告诉上司。一周后，上司说他刚谈了一笔大生意，1。以4美元1打卖了2万打。陈秘书说：“啊，上周出价1万6千美元，要1万5千打，说是渡边杏。上司立即变了脸色，说：“被解雇了”，陈秘书哭丧着脸说：“为什么？”上司说：“你犯了5个错误！点击的秘书犯了什么五个错误？她在电话礼仪方面又犯了什么错？分析。该问的没有问。

13、这个记录没有记录(对方的名字、公司、电话号码)。没说要说的话(没有及时向上司报告)。不该说的都说了。(价格上的自封，不向上司要求指示。)。不会保护自己。(即使自己自作主张拒绝对方，犯了错误，也不必告诉上司陷入被解雇的境地。) (莎士比亚，奥赛罗，)电话礼仪，接电话的时候没有在家直接报告。不等对方结束就“啪”地挂电话。行为失礼。印章的批准和使用必须经过领导的批准，认真注册未履行手续或手续不是全部时间，不能使用印章。写图章时要盖在正确的位置，一般要盖在文件城门日期上，不按正文，第二年要盖月亮。(莎士比亚，温斯顿，书)中文字要端正鲜明，歪了就渡边杏。(下图)，激活印章工作流程图，使用印章的程序，技术

14、训练，1.11月1日，李社长去广州参加贸易洽谈会，与多家公司进行业务协商，需要带几张空白介绍信，可以吗？2.某公司印章管理人小马为了工作方便，带着印章一起去外地出差，对吗？3.根据市物资供应处办公室事务员洪、售货处长老王的再三要求，在三张空白介绍信中编制了介绍信编号，并盖上了章节。王先生离开后，他越想越后悔，赶紧向办公室搬迁人报告了这件事，领导严厉批评了他，责备他立即收回这些介绍信。请指出有错误的地方。介绍信使用的程序，信用申请，领导者批准，秘书介绍信，印章，信用登记，视频播放：3。秘书人身管理，信用登记簿，技术训练，1。1月1日，李社长要去广州参加贸易洽谈会2。某公司印章管理人小马为了工作方

15、便，带着印章一起去外地出差，对吗？3.根据市物资供应处办公室事务员洪、售货处长老王的再三要求，在三张空白介绍信中编制了介绍信编号，并盖上了章节。王先生离开后，他越想越后悔，赶紧向办公室搬迁人报告了这件事，领导对他进行了严重的批评，责备他立即收回这三封介绍信。请指出有错误的地方。值班工作内容，(1)记值班电话记录，(2)记值班接待记录，(3)记值班记录，(4)信息传递。1 .值班日志外来信函、电报、反映情况、外来电话等。2.受理记录记录访客的姓名、单位、访问原因、联系方式等。3.电话记录来电时间、来电者、来电者姓名、来电者内容。培训：创建值班记录，培训-情景模拟培训，1。接待访客(1)对待已经预

16、约的访客。(2)对待不速之客。(3)对待不受欢迎的客人。2.突发事件和临时任务处理(1)接受任务(p76)。(2)具体处理。(3)完成报告(p76)。案例：毒药掉进河里后，2006年的一个晚上，一名市政府值班的刘秘书接到市交通部紧急电话，通知一家装卸公司，在某码头卸下化学品时，一桶毒药意外落水。毒药在水中扩散，人和动物喝会导致死亡。这时刘秘书脑子里闪过两个方案。一是打电话给市领导或上级机关要求指示，然后按照领导指示执行，如果找不到领导，就按照自己的经验处理。二是立即到达现场，指挥打捞。如果你是值班秘书，该采取什么措施？(详情见P76)，邮政业务，1。信业务国内信件、明信片、国内印刷、国内保险信件、国际信件、国际印刷、国际保险信件。2.邮政包裹业务国内包裹，国际包裹，3。特快专递，文件资料，物品。邮件处理程序，签名，打开，注册，分类，及时处理邮件，记录，邮件转发，(莎士比亚，模板，书籍) (小王开税务局