行政工作统筹管理ppt课件

1、,行政工作统筹管理,如何当好 企业的管家,1,导言：Yes or No,行政管理就是吃力不讨好的没完没了的杂事 行政管理很难做出亮点，但却很容易挨批 谁都可以对行政团队颐指气使，我们就是个受气包 行政工作可要可不要，并不是最重要的职能部门,2,行政管理工作的价值及介绍,目录,行政人员的角色定位与发展,行政管理工作的关键点,行政团队的管理,Part 1,Part 2,Part 3,Part 4,3,行政管理工作的价值和介绍,Part 1,Part 2,Part 3,Part 4,行政的定义：一定的社会组织在其活动过程中所进行的各种组织、控制、协调、监督等活动的总称。 多、快、好、省！,4,5,行

2、政工作全景图,供 应 商 管 理,行政管理制度 秘书管理 办公室 办公设备 电话 采购 车辆管理 卫生 安全 保险 办公室搬迁 员工宿舍 固定资产,邮局 电话局 选址 搬家 维修商 装饰店 装修扩建 建筑商 装修队 消防局 公安局 饭店 餐饮 旅游公司 印刷公司,员 工 管 理,社 区 关 系,场 址 布 局,实施科学管理,提供优质服务,6,其他,7,行政管理的特点,8,行政人员的角色定位与发展,Part 1,Part 2,Part 3,Part 4,能力素质要求 角色定位 发展通道,9,行政人员素质要求,10,选材与评价标准,专业技能 企业全景 各种常识 服务意识 洞察能力 人际沟通 协调能

3、力 指挥能力 忍耐能力 了断能力,行政人员,丰富知识,沟通协调,解决能力,11,行政人员所具备的能力 办事能力 沟通能力 学习能力,行政人员的素质要求 个人条件 个性要求 人品要求,12,行政管理工作的角色定位,突发事件处理救火队 后勤部长企业管家 无名英雄幕僚 全方位沟通、协调润滑剂 “门难进，脸难看，事难办”的官府衙门?服务 有人情味婆妈,13,杜拉拉的成长之路,14,行政管理工作的关键点,Part 1,Part 2,Part 3,Part 4,制度/文书档案管理 公关/接待管理 会议/活动管理 设备/设施管理 行政费用管理 意外预防,15,制度/文书档案管理,部门/岗位职责 费用管理、报

4、销流程、权限规定 着装规定、名牌/名片规定、行为/礼仪规范 吸烟（室）、茶水间管理 公章、印章、证照管理 电话管理 邮件、网络管理 车辆管理 接待管理 设备、设施、固定资产管理 物业、场地、保洁管理 采购管理 消防、安全、保卫 突发事件应急预案,制度建设,16,什么是文书管理？,监督企业收发、归档文件的管理；,文书管理的原则？,及时准确、精简实效、安全保密；,收文范围,凡是公司收进的一切以文字作为表达工 具的关于商务的材料，收拾收文。,收文管理,1.收文范围 2.收文程序 3.相关工作,文书管理,17,公关接待管理,宣传手段 礼仪周全 费用合理 人员得当 总结反馈,18,19,会议/活动管理,

5、准备充分,精简高效,厉行节约,组织严密,服务周到,20,大型会议/活动准备流程,21,一般会议管理,22,设备/设施管理,办公室管理 物业关系管理 绿化、保洁 办公设备 车辆 固定资产 安保、消防设施,23,行政费用管理,合理原则：行政经费管理要合理安排资金、及时供应、保证部门需要。 节约原则：减少纯消耗性支出，以降低行政管理成本。 监督原则：对经费活动的合法性、合理性和有效性进行监督。,24,意外预防,建议应急处理机制 与110、119建立必要的紧急联系渠道 公司紧急疏散图、紧急疏散口管理 员工的日常教育 地震/自然灾害演习训练 刑事犯罪演习训练 火灾演习训练（火警预警系统、灭火器材置放、定

6、期检查、工厂钢梁的防火涂层检查）,25,行政团队的内部管理,Part 1,Part 2,Part 3,Part 4,时间管理 沟通 激励 团队启示 创新管理,26,行政团队的时间管理,第一招：时间预算表（每日工作计划） 第二招：优先级（第二象限工作法） 第三招：没定期限就不叫工作（SMART） 第四招：工作检查表（规范习惯） 第五招：善用小工具（工作日志、备忘录、提示、定时器、各种记录） 第六招：花钱买时间（外包、授权） 第七招：第一次就把事情做对（舍弃完美主义） 第八招：立即行动，拒绝拖延,27,沟通的五大原则,沟通的基础,28,以“服务”理念解决冲突问题理解,投诉是天经地义的！ 分析投诉的目的 不当面理论 倾听询问缘由、表示理解 换位思考 来者是对事，不是对你的道歉（不是认错，而是在乎） 视为帮助感谢 事后检讨寻求改进 反馈（解释）感谢,29,员工Vs老板的目标,30,激发行动力,激发行动力的步骤 把行动和快乐连在一起，不断增加快乐 把不行动和痛苦连在一起，不断加强痛苦 量变引起质变,激发行动力的5大问 自问 我为什么还没有采取行动？ 不行动有什么好处？ 长期不行动有什么坏处？ 假如现在就行动， 长期有什么好处？ 我什么时候开始行动？,31,团队角色的启示,启示一：每种角色都很重要 启示二：一个人不可能完美，但团队可以 启示三：团队角色都