公文讲座(一).ppt

1、公文讲座（一）,和金涛,什么是公文？,行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管 理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。,第一句是定义。公文是什么?公文是公务文书。 是什么样的文书?一是在行政管理过程中形成的文书；二是具有法定效力的文书；三是具有规范体式的文书。这个定义,体现了公文的四个特性,即鲜明的政策性,法定的权威性,严格的规范性,较强的时效性。第二句是作用。一是指公文是贯彻依法行政方针的重要工具；二是指公文是公务活动的重要工具。公务活动包括传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工

2、作 ,报告情况,交流经验等等。这里概括了公文的四个作用,即传达政令, 指导工作,公务联系,记载凭证。,公文草拟的基本要求,公文草拟，亦称公文的起草撰拟。 一、公文的内容要准确无误、讲求实效 二、公文的语言要严谨周密、简明精练、庄重得体 三、公文的文面要符合规范、整齐划一 四、公文撰拟的步骤要严谨有序,公文撰拟的基本要求，是指在公文撰拟过程中必须遵循的基本准则；公文撰拟的步骤，则是实现这些准则的顺序和方式。公文撰拟的基本要求，要通过公文撰拟的步骤来实现，否则，再好的准则也只能是“空中楼阁”；同样，公文撰拟的步骤，必须以公文撰拟的要求为依据，没有公文撰拟的要求，再完善的步骤也只能是“没有航标的河流

3、”。,公文撰拟的步骤,一、明确要求 二、确定文种 三、撰写提纲 四、选择材料 五、草拟文稿 六、修改润色,确定文种确定公文的名称,根据国家行政机关公文处理办法的规定，行政 公文共分为13种： 1命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 2议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。,3决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级行政机关不适当的决定事项。 4公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 5通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的

4、事项。,6通知 适用于批转下级行政机关的行政公文，转发上级行政机关和不相隶属行政机关的行政公文，传达要求下级行政机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 7通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 8报告 适用于向上级行政机关汇报工作，反映情况，答复上级行政机关的询问。 9请示 适用于向上级请求指示、批准。,10批复 适用于答复下级行政机关的请示事项。 11意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12函 适用于不相隶属行政机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 13会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。,什么是公文格式？,公文格式专指法

5、定公文外形结构的组织与安排。包括结构项目与附属标记，以及这些项目与附属标记在页面上的摆布和构造。 公文格式是公文具有法定的权威性和行政约束力在形式上的表现；是区别公文与常用应用文的重要标志，也是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。,公文格式的一般要求,一要一律横写横排； 二要自左而右书写； 三要左侧装订； 四要使用国际标准A4型纸； 五要结构项目与附属标记齐全清楚、排列科学。,公文版头部分,一、秘密等级 注意：不可扩大密级范围 二、紧急程度 注意：把握好时限要求 三、发文标识 注意：党政文头不同要求 四、发文字号 五、签发人 注意：只适用于上行公文,发文字号编制上常见错误： 一文多号。即在一

6、份文件的版头出现了两个或两个以上的发文字号。行文规则：联合行文，只须标明主办机关的发文字号。 党政机关发文字号混在一起。即在一个单位中，党政对外行文代字不分，相互混杂。 发文字号不明确发文含义。即在发文字号中看不到发文的含义。如“津塘水”，代表天津市塘沽区水产局，但根据它无法判断这是一份发文还是收文。正确做法：在代字中加入类别字，如：津政发、津政报。,公文行文部分,一、标题 （一）组成：发文机关+事由+文种 （二）事由的写作要求： 事由即公文的主旨。 要反映出公文的主要内容； 要用高度概括的语言表述。 如：中共中央关于加强教育体制改革的决定,标题错误举例,例1：XX总工会关于开展向XXX同志学

7、习， 争当XXX式劳动模范的活动的通知 例2：XX市人民政府关于大力加强石油工业建设，筹建XX炼油厂的请示 例3：XX学校关于经费问题的请示,（三）标题写作其他要求： 除行政法规及规章的名称用书名号标注外，一般不使用标点符号。 应注意标题排列的美观与词义的完整。 标题的写作应使用2号小标宋体字。,二、主送机关 主送机关是指公文的主要收受机关，即对公文负责答复、办理的机关。 上行公文确定主送机关的原则 主送一个机关；（不可多头主送） 按隶属关系逐级主送；（一般不可越级主送） 主送上级机关。（不可主送领导者个人）,三、正文 内容结构： 缘由（行文的依据、目的、作用、意义、理由等） 事项 结语（包括

8、办理要求） 注意：独占一行；一般不用标点符号。 结构形式： 篇段合一；分条列项。使用时注意： 序码的使用要求为：一、（一） 1.（1） 不可越层，如“一、1.” 层次划分不要太细 不要使用其他结构层次叙述方法，如：“首先、其次”，“第一、第二”，“此其一、此其二”等。,四、印章和成文日期公文的生效标识 印章：公文除会议纪要外，都要加盖印章； 印章上标志的机关名称应与文头、标题、落款的机关名称相一致。 成文日期：一般情况下，公文的成文日期以机关领导人的签发日期为准；法规性公文以批准的日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准。 公文的成文日期必须

9、用汉字书写，且写全“年”、“月”、“日”。 成文日期的格式位置随印章的情况而定。如果为一个印章，则位置为：右空四格；若印章为两个，则位置为：左右各空七格；若印章为三个或三个以上，则位置为：右空两格。,公文文尾部分,一、主题词 公文标注主题词的步骤是：首先进行主旨分析，即先从公文标题中确定主旨；其次是主题标识，即在主旨分析的基础上，借助主题词表将自然语言转化为规范语言；再次是主题词誊录；最后是由公文的审核人把关审定。 主题词标引的顺序是：先标类别词（如“工交”中的“工业”、“交通”），再标类属词（如“体制”、“职能”、“编制”）。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如国务

10、院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种“通知”。,公文标注主题词应当注意： 必须在公文主题词表中选用主题词。公文主题词表应按照上级机关的主题词表由办公厅（室）制定，不得随意更改；上报的文件，应按上级机关的公文主题词表使用主题词。 公文主题词必须是最能确切表达主旨内容的名词或名词性词组。 一份文件的主题词标引，除类别词外，最多不超过五个；词目之间应有一个字的间距；词目间不可使用标点符号。 标注位置与要求。文尾横线上端顶格，用3号黑体字标注“主题词”三字，后加全角冒号。,二、抄送机关,抄送机关是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。 确定

11、抄送机关的原则： 抄送的机关应限于同公文内容有关，并需要对方知晓或协办的机关。既不可滥抄滥报，也不可漏抄漏报。 不再区分“抄报”、“抄送”、“抄发”，一律使用“抄送”。 向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关。 向下级机关的重要行文，应抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再抄送上级机关。,一般情况下，下级机关不得越级抄送文件。因情况特殊必须越级时，应抄送被越过的上级机关。 受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应抄送其另一上级机关。 标注及书写要求： 位置在主题词下。抄送机关名称要用全称或规范化简称。 当抄送机关较多时，应依机关的性质、职权、隶属关系依次排列。 同一性质或同一级别的机关之间的停顿用“顿号”；不同性质或不同