外贸函电 第一章.ppt

1、学习要点1。了解外贸英语信函的语言特点和类型。掌握外贸英语信函的版式和格式。掌握外贸英语信函信封的结构和格式1.1外贸英语信函的语言特点1.1.1语言的简洁性1。当一个单词可以清楚地表达它的意思时，尽量不要使用较长的短语。例如，在不久的将来，在2012年期间，在2012年期间，分别在单独的方框中，(2)短语和短句取代长句和复合句。一些长句和复句在外贸函电中使用时比较繁琐，影响对方的阅读。有必要尽可能缩短句子，使它们简短易读。因为这些产品质量都很好，所以在你那里会很快销售出去。由于质量好，这些产品在你方会很快销售出去。请注意五天内付款。五天内付款。1.1.2正确性外贸信函中使用的词语不仅要简明易

2、懂，而且要恰当准确。学习者需要了解很多相关的外贸术语，并正确恰当地使用相应的词语。例如，佣金佣金承担风险承担风险具体询价具体询价装运调解纠纷调解DEQ(交货码头)目的地CIF(成本、运费和保险费)CIF EEC(欧洲经济共同体)EC，1.1.3清晰度外贸信函中的语言表达应准确，避免使用模糊的词语和表达，并达到清晰的结构和不同的层次。我们已将你方6月10日来信中要求的价格单空运给你方。(2)请保留收据的副本。请保留收据的副本。1.1.4礼貌。礼貌能反映出买卖双方的成就和真诚。(1)避免使用强硬的语言，使用温和委婉的表达方式。我们可能会说，在我们看来，应该避免使用否定词和否定词。善于使用积极正面的

3、语言。不，不能，不可接受，合理，乐意效劳，我们确信，我们急需这批货物，所以请电告接受。令我们非常遗憾/失望的是，我们还没有得到答复。到写这封信的时候，我们收到你方信用证了吗？请尽早告知我们开航日期。1.2外贸英语信函的组成部分由标准部分和可选部分组成。标准部分：信头/标题日期行内部地址称呼正文信尾附言签名附加部分：注意行主题行参考号附件复件附言)1.2.1信头/标题位置：信顶的中或右上角。内容：发送方公司或单位的相关信息，如名称、地址、电话、传真、电子邮件、网址、邮政编码等。类型：头对头型和收缩型。(1)齐平式：与每条线对齐，每条线前面没有空间。理查德托马斯鲍德温有限公司，英国伦敦高尔街151

4、号，SCT 6dy，电话：63216260传真：63302700，(2)缩写：的每一行前留有两三个字。中国粮油食品进出口公司北京建国门内大街8号10005，中国电话： 86-10-6526-8888传真：86-10-6527-6028e电子邮件：1.2.2日期(日期)地点：在信头的下面两到三行中标出准确的日期。类型：(1)日期可以按“日、月、年”的国际通用顺序排列。如2012年3月15日；它也可以按照美国的日期顺序“月、日、年”来排列。如2012年3月15日。(2)日期可以是基本单词(1，2，3，4.)或序数(1st，2ed，3rd，4th.)。有些人在现代外贸信函中省略了序数的结尾。例如20

5、12年3月15日。(3)月份不能用数字代替，但应该用英文命名，除了几个月，英文单词的缩写通常用在其他月份。如一月、二月、三月等。(4)年份必须完整书写，而不仅仅是最后两位数字。例如，2012年2月25日不能写成2月25日，12，1.2.3内部名称和地址位置：信纸的左上角。内容：相同的信封地址，包括收件人的姓名、单位和详细地址等。类型：知道收件人的姓名或不知道收件人的内部地址。(1)我知道收件人姓名，如陕西省西安市汉光路83号陕西科技有限公司总经理张三先生，邮编：710065。(2)我不知道收件人的姓名，如陕西省西安市汉光路83号陕西科技有限公司总经理，陕西710065中国1.2.4地址(称呼)

6、:印章上地址下面两行，开头写着。类型：(1)称呼男人：亲爱的先生，亲爱的先生，温柔；(2)称呼女性：亲爱的女士，亲爱的玛丽女士，女士；(3)给亲密的商业伙伴写信：亲爱的汤姆，亲爱的大卫1.2.5(信的正文)职位：地址下面。内容：作者想传达给接收者的信息。特点：文本的写作应该有条理、有重点、简明扼要。1.2.6恭敬关闭的位置：在正文下方。类型：见下图。1.2.7签名的位置：结尾敬语下方。类型：手写和打印的名称。例如，真诚，张三(手写签名)张三(打印签名)总经理或，您的忠实，广东运动服装出口贸易公司张三(手写签名)张三(打印签名)总经理，1.2.8参考编号位置：一些英文字母将在信头下标有参考编号。

7、内容：参考号的内容包括档案编号、部门代码或相关人员的姓名缩写。类型：参考号分为您的参考号(您的参考号。)，即收件人编号和我们的参考编号(我们的参考。)，即发件人号码。例如：(1)您的ref : le/in/125 (2)我们的ref 3360 ba/LP功能：方便信件及时送达收件人，有利于信件的归档和查阅。1.2.9注意线位置：信封中地址的下方，称为上方。例如：(1):琼森先生，人事经理(2)人事经理(3)怀特先生，(4)总经理，1.2.10职位主题：地址如下。内容：信件的主题通常被认为是正文的一部分。类型：简写形式写在信纸的中间，写在信纸的左边。例如：(1) re:您的订单编号443，订购2

8、200台宽屏电视机(2)羊毛(3)水产品，附件1.2.11(附件)位置：签名下方。例如，附件：a/s附件： 2 (1)小册子(2)合同，1.2.12复件注释类型：(1)如果信函将被复制到其他相关部门或单位，并且另一方可以知道它已被复制到其他部门或单位，则应在信函底部标记c。当收件人不知道其他抄送人时，他需要另一种抄送方法，称为暗抄。写的是密件抄送布莱克先生。1.2.13附言的位置：抄送以下两行。内容：写信过程中省略的内容。商业发票将于下周寄出。1.3外贸英语信函的格式和版式分为三种类型：全块式、修改块式和缩进式。三种格式的字母内容相同，但在布局上有所不同。(1)头对头格式：信中的所有内容都是从

9、信纸的左侧书写的。每个段落的开头都没有空格，段落之间有两个空格。(2)缩写格式：缩写信头居中，日期位于右上角，结束语和签名从行的中间写到右边，信封中的地址和地址在信纸的左边。写以上内容时，注意每行缩进两到三个字符。信件主体的每一段都应该缩短到五到七个字符。(3)修改后的头对头格式：信头是平头，信的其余部分是缩写，但段落的第一行没有缩进。1.4外贸英语信函的种类在贸易的各个方面都有使用，大致分为九种类型：询问、回答询问、下单、宣布消息、处理付款、投诉、回应投诉、求助和回应求助。1.5外贸英文信封的内容和格式：寄件人和收件人的姓名和地址。格式：通常是平行印刷或书写的。寄件人的姓名和地址在信封的左上角。收件人的姓名和地址在信封底部左侧的1/3到2/3处。在右上角粘贴邮票。大多数公司会将回信地址直接打印在信封的左上角。地址：中国深圳市珠海市前山区金基锡路789号格力电器有限公司，邮编：519070，美国阿肯色州本顿维尔西南8街702号沃尔玛百货有限公司，寄件人姓名和地址，收件人姓名和地址。本章总结了外贸英语信函简洁、准确、清晰、礼貌的语言。内容包括信头、日期、地址、地址、正文、结尾敬语和签名。根据实际需要，还可以提供一些附加内