2012年科地公司设备收发货流程(9.19).doc

1、江苏科地现代农业有限公司2012年科地公司各类产品申报及发货流程1.目的确保2012年度各类产品申报及发运工作流程化、秩序化、规范化、统一化。2.适用范围适用于各办事处、市场部、生产部、技术中心各类产品供货工作的安排与执行。烤烟炉（？）、门窗（？）、技术中心（？）；3.职责3.1市场部职责3.1.1市场部根据各办事处中标信息及市场需求汇总后，经负责人签字确认，提供产品生产计划单（附表1）、配件生产计划单（附件2）给生产部，该生产计划内容需包括：各类产品的供货数量、型号规格、配置、供货时间、分布概况； 市场部根据各办事处中标信息及市场需求，确认产品配置单。3.1.2市场部负责审核办事处提交的产品

2、供货申报表（附表3）并与生产部衔接，做好发货信息沟通与统计；3.1.3市场部负责与办事处核对详细到货信息，对异常信息进行整理并反馈至生产部予以妥善处理。3.2技术中心3.2.1市场部的供货计划给生产部提供技术参数；3.3生产部职责3.2.1根据市场部提供的供货计划及技术中心的技术参数进行设备的采购、生产和储备；3.2.2按照产品供货申报表，负责产品调拨、发运、运输监控以及运费统计和支付等；3.2.3对市场部和办事处反馈的产品、供货及其他异常信息予以答复和妥善处理。3.3办事处职责3.3.1当市场形势变化可能影响供货需求计划时，办事处经理应提前将有关情况通报给各相关产品经理和生产部姚垒坤（烤烟炉

3、）、秦健华（门窗），以便生产部及时对生产计划进行调整；办事处内勤人员应每月1-3号制作供货数量时间顺序计划单。3.3.2办事处内勤人员应与市场推广人员密切沟通，做好设备和备件发货申报以及有关接发货信息处理工作；当多个县市要求同时供货时，在与生产部姚垒坤沟通的基础上确认发货顺序及数量。3.3.3办事处市场推广人员在做产品申报时应提供如下信息：1、到货地的路线、路况；2、对于分布零散的下货点提供集中下货点便于储运在安排配送以减少额外运输费用。推广人员应做好各项接货准备工作，按照随车清单认真清点和验收设备，并按要求做好签字、异常情况处理及信息反馈工作；3.3.4货运车辆到达指定地点后，如因我方原因造

4、成卸货延期，所产生的费用，接货人应在回单上注明延期时间和费用，但不得自行支付，该费用由生产部审核后统一支付给承运物流公司；储运部会要求：1、加工厂驻厂人员车辆发出时即刻通知接货人员相关运输信息2、承运物流公司的运输车辆司机提前24小时（长途运输）通知第一收货人做好接收准备。如第一收货人因故无法接货时，应指定顺延接货人。如因接货人未及时安排接收造成延误等原因导致运输车辆羁押所产生的压车费用划归办事处承担。 第一接货人或者第一接货人指定的顺延接货人应认真核对发货清单与车辆装载情况是否相符，签收时必须注明是否有短缺、损毁情况，不得只签接货人姓名与接货时间。产品完好签收后业务员3天后不得以运输损坏、漏

5、发为理由要求生产部补发配件。以上接收结果责任由第一接货人承担。3.3.5产品供货期来临前，各办事处提前做好二次转运和装卸费用专款预算单报公司领导审批，按照实际产生的费用，由公司财务统一月结，按照公司财务制度和流程予以报销。4.流程4.1各办事处将中标信息及市场需求经市场部负责人签字确认汇总后，提供生产计划给生产部，该生产计划内容需包括：各类产品的供货数量、型号规格、配置、供货时间、分布概况；生产部接到该单后交由技术中心提供技术参数，结合技术参数做好各项准备工作。4.2发货期来临前，生产部须提前提供不同类型车辆、不同装载方式的装载标准，以便内勤参考申报：（1）烤烟炉常规装载标准：A. 9.6米高

6、栏车不装风机可装载22-24套烤烟炉B. 9.6米高栏车装载16套（全套含风机、百叶窗、进风门、自控仪、鼓风机）C. 6.8米高栏车不装风机可装载16套烤烟炉D. 6.8米高栏车装载12套（全套含风机、百叶窗、进风门、自控仪、鼓风机）（2）门窗装载标准：A. 9.6米高栏车装载45-50套（根据各区域门窗尺寸情况确定）B. 6.2米高栏车装载30-35套（根据各区域门窗尺寸情况确定）注：烤烟炉、门窗长途运输以9.6米车为标准；省内运输可根据路况选用6.8米甚至更小车型运输。4.3发货申报各办事处内勤完整填写产品供货申报表、产品直调申报表（附表4）和备件供货申报表（附表5），经办事处经理签字（盖

7、章）确认后传真至市场部XX处，有关说明和要求如下：各市场部经理与各办事处须根据本区域中标配置特别是特殊配置提前将制作相关产品的配置说明交至生产部姚垒坤。各办事处内勤编制各类产品申报单第一接货人必须为公司正式员工，确因工作需要安排第二接货人或其它接货人代理接货的，所涉及的相关责任均由第一接货人承担；各办事处填写产品直调申报表时应以整车为单位整合下货点，且路况允许9.6米车达到。车辆装载信息及下货点见本年度4月份内部联络函。办事处可根据实际情况申报相应数量的备用件与设备同发，须填写备件供货申报表（附件6备注栏内注明随发产品供货申报表编号）；各办事处须提前统计超保零配件的需求数量，于本年度4月1日前

8、申报完毕，以便集中发运，统一管理。产品供货申报表和备件供货申报表的编号，参照以下标准执行：A. 产品供货申报表编号：（产品名称缩写）+省份简称+年份+编号，例如KF豫12-001；（市场部经理确认）B. 备件供货申报表编号：（产品名称缩写）+省份简称+备件+年份+编号，例如KF豫备件12-001。C.市场部如试验用或者其他需要，应单独申请申报单。4.4以上两表各办事处内勤填报后由各办事处负责人进行审核，确认无误签字（盖章）后，传真至市场部XX，XX收到两表后进行审核，审核内容包括：配置、规格型号是否完整、正确；联系人、联系方式是否清晰明确；申报时间、到货时间是否合理等，确认无误后交至生产部李哲

9、处，同时做好备档。4.5李哲收到两表后，须进行复核，复核内容包括：配置、规格型号是否完整、正确；联系人、联系方式是否清晰明确；申报时间、到货时间是否合理等，复核无误后填写处理意见并签字（盖章）确认后回复给XX。4.6驻厂发货人员制定各地发货单时须单独编制与备件申报表对应的备件发货单。（编号以生产厂缩写+年份+编号，例如宜兴发出为JS2012-001）4.7发运方式：烤房设备原则上采用进风门、百叶窗、自控仪随车，风机、鼓风机直调的运输方式，正常情况下整套设备分炉体（通车有进风门、百叶窗、自控仪）、风机、鼓风机两次发货即可完毕；其他产品原则上采用整车全套发运的运输方式。4.8李哲在安排发货工作时，

10、若无法完全响应申报要求，须在1个工作日内与各办事处内勤沟通后共同确认解决方案，按方案迅速处理，在最短时间内组织发货。4.9各类产品发货4.9.1生产部谈晓旭（烤烟炉）刘哲（门窗）根据产品供货申报表内的运输要求，确定产品的发货地并通知驻厂员、承运物流公司做好相应准备。生产部李哲收到产品供货申报表、产品直调申报表审核无误后，须将产品直调申报表传递至常旭凌，常旭凌签字后留存并将直调发货信息当日内回复办事处，其余炉体部分由李哲安排驻厂人员及时发货。生产部刘哲根据产品供货申报表内的运输要求，确定门窗的发货地并通知生产厂家、承运物流公司做好相应准备。生产部李哲收到

11、产品供货申报表后，及时将其传真给各驻厂发货员做好发货准备，货物配齐后，驻厂发货员打印六联发货清单（附件7）并与承运司机双方确认无误后签字。发货清单原则上为打印模式，不能有涂改痕迹；驻厂发货员须将填写完整的烤烟炉发货清单传真至门窗、板房、装烟装置传真至4.9.2货物发出后发货人应及时电话通知第一接货人（无法取得联系可反馈至烤烟炉（李哲），门窗（刘哲）由李哲、刘哲联系内勤），以便接货人做好接货准备，同时应于两日内将发货单回传至*处，*收到传真后应认真核对货物发货信息，若有异常及时通知各办事处内勤，同时将供货信息及时更新公布在邮箱（code

12、，密码wuliu2011）内，方便查询；4.9.3第一（第二）接货人在接收货物时须认真点验核对，将异常情况（如货物丢失、损坏等）在发货清单上注明并签字确认，同时须以短信形式告知办事处内勤到货信息，4.9.4办事处内勤收到接货人反馈的到货信息短信通知后，将异常信息及时反馈至市场部XX处，同时将该短信发至生产部，由生产部迅速处理。4.9.5内勤可根据接货人的短信，以本人上交的已签发货单原件（第二接货人代为签收的，第一接货人须补签确认）为依据，每月制定详细到货信息，并于每月15号以邮件形式报送市场部XX处，由XX报送生产部，进行三方核对，如有问题，可直接沟通并形成书面处理意见

13、。4.10烤烟炉配件发货4.10.1下达生产任务生产部根据配件生产计划单向各生产厂家下达生产任务，并与生产厂家确定交货时间，生产进度应不定期与各办事处内勤沟通，为各区域供货做好准备。4.10.2配件发货流程（1）李哲在收到市场部XX提供的产品直调申报表后及时将申报表传递生产部常旭凌，常旭凌收到该表后及时将处理意见反馈给各办事处。常旭凌直调配件时，下达发货通知单给各供应商并要求供应商发货时随附发货清单，该单由司机交给各接货人。（2）生产部常旭凌将需要随车一起发货的配件下达生产通知单通知各供应商运到各炉体生产厂家，并在收到发货通知单回复后及时将收货确认单传真给各驻厂发货员，并通知驻厂发货员与厂家联

14、系做好接货准备；待货物点收无误后，驻厂发货员需将验收确认单填写回传给采供部常旭凌处备档；（3）接货人接到发货通知后须做好接货准备，验货时向司机索要厂家出具的发货清单，接货人点验货物后在到清单上签字（验货发现异常参照4.9.3与4.9.4的办法处理），自留一份包含详细到货信息的清单，并在2日内将该到货信息传递给内勤，内勤收到信息后将生产部的收货确认单（附件8）填写完毕并传真至生产部常旭凌处留档。4.10.3配件结算方式常旭凌在收到炉体生产厂家及各办事处回复的到货确认单或验收确认单后连同发货通知单发往宜兴总部进行入库结算。4.11备用件发货有库存的备件由储运人员（李哲）安排发货。无库存仍在质保期内

15、的备件，常旭凌达发货通知单给生产厂家；超过质保期的备件需生产部采购，供应商发货时须附有发货单。采购人员收到厂家回复采购信息后及时将发货信息告知接货人。接货人接收备用件时参照上述处理办法接收货物。如申报备件（直调的风门电机、控制仪探头线等）不再生产或无法及时生产时应通知市场部XX，由XX与各办事处协商，并将处理办法通知生产部。the South. KMT District Deputy head Zhou Zhenlong familiar with Shen Wenqian father, one day in March 1941, Zhou Zhenlong Shen Wenqian fa

16、ther reveal the wind: Wang couple is a bit suspicious, to catch up and ask. Shen Wenqian was informed by the father of this intelligence and immediately reported to the Chinese Communist Party Secretary Han chang附表1 2012年各类产品生产计划单 年 月 日各类产品型号 省份、县计划数量烤房供热设备门窗KH-1KH-1-A （半金属）KH-1-B （非金属）KH-5-GKH-5土建K

17、H-8KH-A-3配金属换热器烤房配半、非金属换热器烤房说明备注：1.该表格统计到各省的各州、县；2.该表格型号、材质需特殊备注的可在各类产品说明处填写具体要求；3.该表格如有变动，需各办事处负责人签字、盖章；办事处负责人签字、盖章附表2 XX年KH-1烤房炉体配件生产计划单 年-月-日 厂 家 省 份供应商名称供应商名称供应商名称风机鼓风机自控仪进风门百叶窗三相单相150W三相单相300*800400*400气流方式上下上下KD-1-SKD-1-D云南贵州四川合计说明备注：负责人签字：附表3编号： 产品供货申报表申请部门接货地点需求数量（套）申请日期要求到货时间第一收货人申请人签字第二收货人

18、部门经理签字烘烤事业部签字产品配置说明产品清单规格参数标配数量（套）运输要求实际数量（套）备注办事处意见生产部意见路况信息备注附表4产品直调申报表 编号：（省份简称）风机12- 申报区域（办事处）申请日期：到货时间：区域经理签字申请人签字市场部经理签字产品清单规格参数生产厂家下货数量（台）收货地点收货人及电话合计备注：附表5编号： 备件供货申报表申请部门接货地点需求数量（套）申请日期要求到货时间第一收货人申请人签字第二收货人部门经理签字烘烤事业部签字产品配置说明产品清单规格参数年份标配数量（套）实际数量（套）备注12345678910办事处意见生产部意见路况信息备注附表6XXX发货清单发货编号： 到货地： 发货人： 第一收货人： 第一收货人电话：第二收货人： 第二收货人电话：发货单位： 发货日期：编号产品清单