EXCEL数据处理 第06章 数据的排序与筛选.ppt

1、第6章，数据排序和筛选，Excel数据处理电子教案，中国水利水电出版社，2，本章知识点，Excel数据库表格样式和功能Excel数据库功能及其局限性在EXCEL中多个关键字的排序操作定义了自定义的排序顺序，三种排序功能的应用实现了高级筛选和条件区域设置。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，3，本章内容，6.1 EXCEL数据库表及其功能描述，6.2数据排序，6.3数据排序操作的应用技巧，6.4数据筛选总结练习，EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，4.6.1数据库表及其功能，所谓数据库是与特定主题和目标相关的信息的集合。在Excel中，您可以用非常简单的方法快速创建一个类

2、似于其他数据库管理系统的关系数据库表，并执行数据处理和数据分析操作，如数据排序、过滤、数据透视、汇总分析等。Excel数据处理电子教案，中国水利水电出版社，5，6.1.1 Excel数据库的表格样式及其特点，EXCEL中的数据库实际上是二维表格中的工作表。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，6.6.1.2 EXCEL数据库表格指南。在建立和使用Excel数据库表时，用户必须遵循以下基本准则：(1)一个数据库应该单独占用一个工作表，避免将多个数据库放在一个工作表中。(2)数据记录就在字段名的下面。不要使用空行将字段名称与第一条记录数据分开。(3)避免在数据库中间放置空白行或空白列。任

3、何两行的内容不能完全相同。(4)避免将关键数据放在数据库的左侧和右侧，以防止这些数据在数据过滤过程中被隐藏。(5)字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式应不同于其他数据格式。(6)条件区不应放在数据库的数据区之下。因为当使用记录表添加数据时，Excel会在原始数据库的底部添加数据记录，所以如果数据库的底部不是空的，就不能使用记录表添加数据。Excel数据处理电子教案，中国水利水电出版社，7，6.1.3 Excel数据库的功能和局限性，使用EXCEL数据库表格，可以进行简单的数据组织和管理工作，如排序，筛选，分类，汇总，查询，数据透视等。在数据量小、数据类型少、企业规模小的情况下，使用Exce

4、l来组织和管理数据会给数据处理带来很多便利，可以简化工作步骤，提高工作效率。此外，Excel具有强大的数据计算功能，并提供了许多有用的功能和数据分析工具，如财务功能、统计功能、图表分析等。在一些专业数据库中，这些功能很弱。然而，电子表格不能代替真实的数据库系统，也不能用来建立更复杂的管理信息系统。当数据量大、数据种类多、数据之间的关系复杂时，用户在使用它构建数据库管理信息系统时，很难处理好数据之间的各种关系。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，8，6.2数据排序，6.2.1排序规则升序或降序排序。升序是从小到大的顺序，而降序则相反。排序时，我们必须首先确定排序的依据。以升序排序为例

5、，Excel使用以下排序规则：(1)从最小的负数到最大的正数进行排序；(2)字母按照az和AZ的顺序排序。(3)对文本进行排序时，Excel会从左到右一次对它们进行一个字符的排序和比较。(4)包含数字的特殊符号和文本按如下升序排列：09(空格)！# $ %？_ AZ | AZ(5)在逻辑值中，假(相当于0)在真(相当于1)之前；(6)所有误差值的优先级相等；(7)空间总是在最后；(8)汉字可以按笔画或汉语拼音字典顺序排序。，EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，9，6.2.2，用工具按钮法对单个数字的关键字段进行排序是指根据数据表中某一列的内容进行排序，包括“升序”和“降序”。实现其

6、功能的最好方法是使用工具按钮方法。操作时，只需将光标放在要排序的列中；然后单击标准工具栏上的“升序”或“降序”按钮。注意：按数据列作为关键字排序时，只需单击该列中的任意单元格，而无需选择该列中的所有数据。这样排序后，主要关键字的列数据按顺序排列，每条记录的内容都按照关键字的顺序进行调整；当操作员选择该列中的所有数据时，虽然可以根据需要安排该列的顺序，但其他列的内容将保持不变，这将导致“戴表冠”的问题。Excel数据处理电子教案，中国水利水电出版社，10，6.2.3，汉字按笔画排序采用菜单法，EXCEL数据库中数据排序的第二种方法是“菜单法”。操作时，选择数据/排序命令，然后在后续对话框中设计选

7、项。汉字不同于数值，后者在大小上相当，而汉字则不同。为了便于处理，人们根据一定的规则(字母顺序和笔画顺序)来确定汉字的“大小”顺序。默认值是按字母顺序排列的。如果您想遵循笔画顺序，可以在对话框中进行设置。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，11，6.2.4自定义排序。在管理实践中，有时数据处理所需的分类工作可能需要非常特殊的要求。它不是按照数字排序，也不是按照汉字的字母顺序或笔画顺序，而是按照一种特殊的顺序。这样的例子并不少见，例如常用的月份排序、周排序、季度排序、日期排序和一些常规排序方法(例如，国防部和外交部总是在国务院各部和各委员会的商定排名中排在第一位)。自定义排序通过设置

8、“自定义顺序”来执行。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，12，6.2.5多关键字排序，所谓多关键字排序，就是将数据表中的数据按两个或两个以上的关键字段进行排序。多关键字排序可以使数据在主关键字字段相同的情况下按次关键字字段排序；当主键和辅键字段相同时，仍然可以根据第三个键字段对数据进行排序。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，13，6.3数据排序操作的应用技巧，6.3.1排序后，仍能快速恢复到原来的顺序。对数据列表进行排序后，原始数据顺序将被打乱，有时会恢复到原始顺序。对于这个问题，最好处理以下两种情况：第一种情况：操作刚刚发生，这很容易做到，只需按Ctrl+Z即可取

9、消操作；第二种情况：如果原始表本身已经有一个排序索引字段(如学生号、员工号、日期类型号)，只需根据原始排序索引字段重新排序即可。然而，如果不是上述两种情况，则需要通过以下步骤引入辅助柱来实现。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，14，6.3.2，排名函数使用：RANK，LARGE和SMALL，1 RANK函数及其应用RANK函数返回一组数值中某个数值的排名，其语法格式为：RANK(Number，ref，order)该函数包括三个参数，其中：Number是查找排名的数字；Ref是包含一组数字的数组或引用；Order是一个指示排名方法的数字，它是0或省略，按降序排列，如果不是0，则按升

10、序排列。2 LARGE和SMALT函数及其应用程序用于返回数据集中的第k个最大值和第k个最小值，它们的语法格式分别是LARGE (array，k)和SMALT(array，k)。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，15，6.3.3隐藏部分数据，使其不参与排序。在Excel中，排序默认是针对数据区中的所有数据，但在实际的数据处理中，有时有些数据不想参与排序。此时，一个可行的方法是隐藏不需要先排序的数据行。数据隐藏是针对整行(或整列)的，所以不要只选择包含内容的数据区域。描述：选择包括所有隐藏线的整个区域，然后单击右键菜单中的“取消隐藏”，所有隐藏线将立即显示。EXCEL数据处理电子教

11、案，中国水利水电出版社，16，6.3.4，使用数据排序方法删除数据区中的空行，有时，由于数据分区显示或错误操作，数据区可能包含许多空行。这些空白行的存在将影响数据的分析。逐行操作这些空行非常耗时。通过使用“排序数据时，空格总是最后”的排序规则，可以通过数据排序的方法删除数据区中的所有空行，而不会打乱数据区中每行数据的顺序。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，17，6.4数据筛选。制作数据库表时，有时需要根据特定条件从大量数据中筛选特定记录。Excel提供了“自动过滤”和“高级过滤”两种过滤方式，可以显示工作表中符合条件的记录，隐藏其他不符合条件的记录；或者在不移动原始数据表的情况下

12、，将过滤后的记录发送到指定位置进行存储。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，18，6.4.1，自动过滤操作，执行数据/过滤/自动过滤命令，并使自动过滤项被选中(标有复选标记)，则可以进行自动过滤。在该菜单中，选择“升序”和“降序”，过滤结果将按指定的顺序排列；选择具体的教育名称，只会显示相应教育的记录；单击全部显示所有记录；单击前10项显示最高或最低记录(默认值为10，可由您自行设置)。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，19，6.4.2高级过滤操作，自动过滤非常方便，通过它可以实现以下过滤操作：过滤出满足某个字段特定值的记录，点击要过滤字段的过滤箭头，直接从下拉菜单中

13、选择特定值。对同一字段执行“与”操作和“或”操作。单击要过滤的字段的过滤器箭头，从下拉菜单中选择自定义，并在弹出对话框中进行设置。不同字段之间的“与”运算只需要自动过滤多次。您可以过滤出最大和最小数量的百分比。)只需单击要过滤的字段的过滤箭头，并从下拉菜单中选择“前10名”。但是，自动过滤不能实现多个字段之间的或运算，因此需要高级过滤。要执行高级过滤，您必须首先设置过滤条件区域。EXCEL数据处理电子教学计划，中国水利水电出版社，20，条件区域的设置示例及其图形解释，EXCEL数据处理电子教学计划，中国水利水电出版社，21，EXCEL数据处理电子教学计划，中国水利水电出版社，22，6.4.3，

14、公式结果用于高级筛选的条件区域，其中公式的计算结果可用作条件。例如，找出分数高于平均分数的学生的记录，找出工资高于或低于平均收入的员工档案，在人事档案表中找出平均年龄在10岁以上的人的信息。此时，因为平均成绩、平均收入和平均年龄不是一个固定的条件，它们都是需要根据工作表计算的结果。在Excel中，您可以为计算条件创建条件区域，并使用计算条件进行高级筛选。计算条件是包括任何测试的条件，而不是与常数相比较的简单字段名。EXCEL数据处理电子教学计划，中国水利水电出版社，23，6.4.4高级筛选中的注意事项，(1)高级筛选必须指定一个有条件的区域，该区域可以与数据库表在同一张工作表上；或者它可能与数

15、据库表不在同一个工作表上。(2)条件区域中的字段名必须与数据库中的字段名完全相同。(3)如果“条件区域”与数据库表在同一张工作表上，最好在过滤之前将光标放在数据库中的某个单元格上。(4)执行“将过滤结果复制到其他位置”时，在“复制到”文本框中输入或选择未来位置的左上角单元格，不要指定某个区域。(5)条件区可以定义多个条件，用于过滤满足多个条件的记录。(6)当公式结果用作高级筛选的条件时，用作条件的公式必须使用相对参考；公式中的其他引用必须是绝对引用。(7)通配符“*”和“？”可用于高级过滤条件区域。EXCEL数据处理电子教案，中国水利水电出版社，24，结论，本章介绍数据排序和筛选操作。熟练使用这些操作可以轻松重组和管理Excel数据表中的数据。Excel可以按单个关键字和多个关键字排序。即使通过多个多关键字排序，排序的关键字段也可以突破“排序”对话框中给出的三个条件的设置；此外，通过在“排序选项”对话框中选择，可以根据笔画对汉字进行排序，通过设置“自定义顺序”，可以根据自己指定的特殊顺序对汉字进行排序。数据过滤可以从工作表中过滤出需要的数据，过滤可以分为高级过滤和自动过滤。通过本章的学习，读者应该精通数据排序和过滤操作，特别是熟悉如何根据姓氏笔画对中