第5章-计算机基础excel.ppt

1、计算机文化基础,第五章 Excel 电子表格,在日常办公事务中，人们经常要“写”和“算”.“写”(写通知，写报告等)可通过文字处理软件进行，而“算”(计算，统计数字等)则应使用电子表格来实现。 Excel之所以被称为电子表格，是因为它采用表格的方式来管理数据。 Excel以二维表格作为基本操作界面.,5.1.1 启动和退出,5.1.1 Excel窗口 当前工作簿名称为Book1；行号栏和列标栏 工作表标签Sheet1，Sheet2等,标题栏 菜单栏 “常用”工具栏 “格式”工具栏 编辑栏,工作表标签,Office助手,状态栏,滚动条,任 务 窗 格,“全选” 按钮,二维表,5.1 Excel基

2、本知识,1.工作簿：由若干个工作表组成，一个工作簿就是一个Excel文件.其扩展名为XLS. 2.工作表:也称电子表格，是Excel用来存储和处理数据的地方. 3.单元格:它是存储数据的基本单位，由行和列交叉形成. 4.单元格区域:多个连续的单元格组成区域称为单元格区域.由单元格区域左上角和右上角单元格地址组成(中间用:分开). 5.工作表的行列数：行数165536，列数1256. 6.单元格的地址：列标+行号.,5.1.2 工作簿、工作表和单元格,5.2.1 工作簿的新建、保存和打开,5.2.2 单元格的定位,三种方式:,2. 数据输入,(1)当向单元格输入数字格式的数据时，系统自动识别为数

3、值型数据。任何输入，如果包含数字、字母、汉字及其他符号组合时，系统就认为是文本型。 (2)如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，必须调整列宽 (3)输入分数，应在分数前加入0和空格。如“0 2/3” (4)把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号。,输入数据时要注意的一些问题,(5)在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开 (6)输入日期时，可按yyyy-mm-dd的格式输入 (7)在单元格中输入当前系统日期时按Ctrl+;键 输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+;键 (8)以12时制显示时间，需后加AM或PM，“8:20 PM” (9)按Alt+Enter组合键可强制在某

4、处换行 (10)在一个选定区域内输入数据，输入结束后按 Ctrl+Enter组合键确认,2. 数据输入,在单元格A1中输入起始数“10” 选定区域A1:A10 选择“编辑”菜单中的“填充”命令 从“填充”级联菜单中选择“序列”选项，打开“序列”对话框 选择“序列产生在”为“列”,“类型”为“等差序列”,在“步长值” 框中输入3.执行结果：,例 要在单元格A1:A10中填入序列数字10, 13 ,16, , 37,2. 数据输入,自定义序列 菜单:工具/选项。 对话框:“自定义序列”卡,2. 数据输入,【案例5.1】,操作步骤： （1）首先新建一个空白工作表。 （2）选定A1为活动单元格，输入“

5、学号”，并依次选定第1行的B到I列，录入相应的文字“姓名”、“计算机导论”、“英语”、“网络”、“网页三剑客”、“平均分”和“总分” （3）用填充方法自动生成学号 由于学号是有序的数据序列，即是公差为1的等差序列，所以可以使用Excel提供的填充方法来自动快速生成。 （4）分写输入表中的“姓名”、“性别”、“数学”、“外语”、和“计算机”内容，这些数据没有规律，需要逐个录入。,移动与复制 选中单元格,复制(或剪切),粘贴。,3. 数据的编辑,3 数据的清除,选中后清除: 全部,格式,批注,内容,查找与替换 菜单：编辑/替换.,公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号“=

6、”开头 =5*10-20 常数运算 =A6+B1 对单元格A6和B1中的值相加 =SQRT(10+A2) 使用Excel函数，SQRT表示求 开方根,5.3 公式和函数,1.运算符 算术运算符、文本运算符和关系运算符,2.建立公式,=83*25% 表示8的立方再乘以0.25，结果为 128 =5*8/23-B2/4 若单元格B2的值是12，则结果为2 =”计算机” & ”电脑” 运算结果是”计算机电脑” = A1 & A2 单元格A1和A2中的文本进行连接 生成 一个新的文本 = B242 比较结果为TRUE (设B2的值是12) = B2=32 比较结果为FALSE = B212 比较结果为

7、FALSE = A3+80 假设A3为日期型数据，则A3+80表示日 期A3加上80天,公式举例：,三种表示方式 (1)相对地址：以列标和行号组成，如A1，B2，C3等 公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公 式中的相对地址会随之变动. (2)绝对地址：以列标和行号前加上符号“$”构成，如 $A$1，$B$2等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变 (3)混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式如$A1(绝对列相对行)，A$1(相对列绝对行)等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变。,单元格地址表示方式, 相对引用, 绝对

8、引用, 混合引用 相对列绝对行,绝对列相对行,5.3.3 出错信息 当公式(或函数)表达不正确时，系统将显示 出错信息,格式： =(, ,.) 举例： = SUM(C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) SUM 求和数 AVERAGE 求平均值 MAX 求最大值 MIN 求最小值 COUNT 求数值数据的个数 COUNTIF 条件求数值数据的个数 FREQUENCY 频率分布统计 IF 条件选择,5.3.4 函数的使用,步骤： 选中单元格,菜单:插入/函数 在第一个对话框中选中函数,在第二个对话框设置参数,例：计算基本工资总数，并将结果存放在单 元格C7中。计算补贴总数和扣

9、除总数，并将结果 分别存放在单元格D7和E7中 (1) 单击单元格C7，使之成为活动单元格 (2) 键入公式“=SUM(C2:C6)”，并按回车键,例 计算基本工资的平均值，并将结果存放在C8中 例 利用函数MAX求出基本工资数的最大值，并将结果存放在单元格C9中,频率分布统计函数用于统计一组数据在各个数值区间的分布情况 格式：FREQUENCY(data_array,bins_array) 功能：计算一组数(data_array)分布在指定各区间(由bins_array确定)的个数,频率分布统计函数FREQUENCY：,例 在成绩表A1:D9中，统计出成绩60，60成绩70，70成绩80，8

10、0成绩90，成绩90的学生数各有多少 (1) 在区域(如F4:F7)中建立统计的间距数组 (59,69,79,89) (2) 选定作为统计结果的数组输出区域G4:G8 (3) 键入函数“=FREQUENCY(C2:C9，F4:F7)” (4) 按下Ctrl+Shift+Enter组合键,频率分布统计函数FREQUENCY：,格式： IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 功能：本函数对比较条件式(logical_test)进行 测试,如果条件成立,则取第一个(value_if_true), 否则取第二个值(value_if_false) 举例

11、:已知单元格E3中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格 =IF(E360, “不及格”, “及格”),条件选择函数IF：,函数应用举例：,5.4 表格编辑,工作表的选定 1 选一个工作表: 单击 2 选多个相邻工作表: Shift+单击 3 选多个不相邻工作表: Ctrl+单击 工作表的基本操作 1 插入 菜单：插入/工作表 2 删除 菜单：编辑/删除工作表 3 重命名 双击工作表后输入新名 4 移动 拖放工作表 5 复制 Ctrl+拖放工作表,1 区域的选定 单击单元格、拖放、单击行表或列标。 2 数据的修改 在单元格或编辑栏中修改。 对话框内选择,插入单元格、行、列 菜单:插入/单

12、元格,5.4.2 格式化工作表,选中单元格， 菜单: 格式/单元格.， 1 字符 “字体”卡 2 数据 “数字”卡 3 对齐 “对齐”卡 4 边框 “边框”卡 未设置边框,则 打印无边框。 5 底纹 “图案”卡,单元格批注 可以为单元格添加批注，即可给单元格添加一些说明性的文字，以便于更好地理解单元格的内容。批注内容并不像其他的输入内容显示在单元格中。 执行“插入”菜单中的“批注”命令，然后在弹出的批注编辑框中输入批注的内容。,当鼠标指向该单元时，就会出现标注,5.4.3 调整单元格的行高和列宽 方法一：采用菜单命令 选择“格式”菜单中的“行”命令(或“列” 命令)根据需要进行设置 方法二：采

13、用拖放操作 拖动鼠标来调整行高(或列宽),5.4.4 条件格式的设置,在菜单中选择“格式”“条件格式”，打开“条件格式”对话框。条件格式可以设置单元格的格式条件。如设置该单元的大小，如果满足条件就变成设定的格式。格式可以点击“格式”按钮来进行设置。,窗口的拆分和冻结,1 窗口拆分 拖放“水平分割条”或“垂直分割条”。 2 窗格冻结 (1) 确定冻结区 冻结顶部 单击欲冻结处的下一行 冻结左侧 单击欲冻结处的右一列 冻结左上角 单击欲冻结处的右下角单元格 (2) 菜单: 窗口/冻结窗格 3 取消冻结 菜单：窗口/取消冻结窗格,可以生成嵌入式图表和图表工作表 数据源中的数据可以按行或者按列分成若干

14、个数据系列 依据工作表区域A2:D6中的数据绘制的一个图表,5.4 图表的制作,制 作 图 表,5.5.1 创建图表,【案例5.5】将“学生成绩表”生成图表,图表完成后，用户可以对它进行编辑修改，比如改变图表的大小、位置、类型、增删数据系列、改动标题等 1. 改变大小、移位和删除 2. 增删图表的数据系列 3. 修改图表类型 4. 修改图表标题和坐标轴标题 5. 修改图例和网格线,5.5.2 图表的编辑,5.6 数据管理,5.6.1 数据清单 单击任意单元格，菜单：数据/记录单.,5.6.2 数据排序,1 简单排序 单击单元格,单击排序按钮,2 复杂排序 菜单:数据/排序,5.6.3记录的筛选

15、 (自动筛选/高级筛选) 使用到各种运算符 西文符号 比较符: =, , =, 逻辑符: AND(与), OR(或) 通配符: ?(代表单个字符), *(代表多个字符),只能根据一个字段筛选 菜单:数据/筛选/自动筛选,1.自动筛选,高级筛选采用复合条件来筛选记录，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，以生成一个新的数据清单。 先建立条件区域。条件区域的第一行为条件标记行，第二行开始是条件行。 (1) 同一条件行的条件互为“与”(AND)的关系，表示筛选出同时满足这些条件的记录 例:查找成绩大于等于80分，且班号为“11”的所有记录 筛选条件：成绩=80 AND 班号=11，条件区域表示：,

16、2.高级筛选,(2) 不同条件行的条件互为“或”(OR)的关系，表示筛选出满足任何一个条件的记录 例 查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于90分的记录 英语90 OR 计算机90，条件区域表示：,(3)对相同的列(字段)指定一个以上的条件，或条件为一个数据范围，则应重复列标题 例 查找成绩大于等于60分，并且小于等于90分的姓“林”的记录,高级筛选 能根据多个字段筛选 “与”关系:值在同一行 菜单:数据/筛选/高级筛选,高级筛选 能根据多个字段筛选 “或”关系:值在不同行,汇总前必须先排序,若要按“性别”汇总，必须先按性别排序。 菜单: 数据/分类汇总 1 简单汇总,5.6.4 分类汇总,2 嵌套汇总 以多种方式汇总。不要选中“替换当前 分类汇总结果”。,保护工作簿,菜单:工具/保护/工作表 则不能修改工作表,5.7.1 使用多工作表 1. 选定工作表 2. 插入工作表 3. 重新命名 重新命名工作表：右击工作表标签，从快捷菜单中选择