行政事务管理规范(试行稿)

1、第三章行政事务管理第一节基本原则第一条的实现行政事务的有效有序管理，组织内部工作流程，保证各项管理工作有序，制定本规范。第二条范围行政事务管理规范包括办公室日常规范、值班规范、会议管理、公文管理、档案管理、合同管理、印刷管理、服装工牌管理、办公用品管理、仓库管理、物流管理、党工团管理、修订计划生育管理等。第三条管理责任与分工公司办公室指导监督管理中心、高速公路服务区(汽车停车区)的行政事务管理工作；各管理中心的责任者对本中心和管辖高速公路服务区(汽车停车区)的行政事务管理工作负责领导风格；第二节办公室的日常管理第4条订正装置规格总体要求：品位、协调、清洁、慷慨大方；工作人员上班必须穿卡，卡必须

2、穿在左胸前的适当位置。头发整洁，梳理整齐，使不得奇怪的发型；服装上了电熨斗，很平整干净。第5条语言规范交际语言：你好，大家早上好！ 再见，拜访您。 麻烦您了，谢谢。客户名电话语言：电话铃响三次后应对，先说“你好！ *管理中心(*高速公路服务区(汽车停车区) 拜访您。 非常感谢。 再见。挂号处语言：下午好，请坐。 对不起，打扰了。 是的，可以。第6条行为规范必须遵守劳动纪律，不缺勤，不迟到，不早退，遵守工作岗位，做与工作无关的事情；遵守办公室秩序，保持办公室环境清洁，确保办公室办公桌掌门人的物品摆放整齐； 接待交际和工作的商谈在挂号处和会议室进行。爱护办公用品和设备，遵守保密制度，对外使不得内部

3、资料；节约用水电功耗，最后离开者有责任停电。第7条电话(竖中指)、电脑使用管理；管理中心、高速公路服务区(汽车停车区)负责人是办公电话(竖中指)、电脑使用管理第一责任者。打电话(竖中指)的用语简洁明确，缩短通话时间。 办公区域禁止拨打(对应)个人电话，不得占用办公电话聊天。有关工作的电话(竖中指)请详细记录。 关于紧急电话，在进行适当登记后，立即向主管报告。客户名称的维护管理电话(竖中指)、电脑故障时，由管理中心综合课的事务员或高速公路服务区(汽车停车区域)区长(或者主管)派遣专业场所进行修理，在货架期内的公司办公室统一处理。在电话(竖中指)修理期间，高速公路服务区(汽车停车区域)的综合处理必

4、须向管理中心综合科、公司办公室报告备用电话。 这其间公司的发行文以电子版为中心，没有电子版的文件可以通过网络和口头传达文件的内容。电话(竖中指)修好后，高速公路服务区(汽车停车区)的综合工作应在第一时间通知管理中心综合科、公司办公室，及时打印电子版或网络送来的文件进行补充档案化。第三节值班第8条基本原则遵守有情必报、营运效率、反应迅速、安全保密的原则。第9条值班机构公司总部常设值班办公室和24小时值班电话。第十条工作职责负责日常值班情况的收集和报告；负责管辖范围内的日常工作；及时汇报，协助引导者处理各种临时突发事件；负责下级值班工作的指导、催促和检查；承担上级引导者提交的其他事务；第11条值班

5、的种类分为日常值班和特护期(节假日)两种值班形式日常值班是指正常工作时间的值班特护期(节日)值班是指上级部门规定的时间段或节日期间的值班。 日常值班程序：特护期(节假日)值班流程：第12条值班要求公司设立日常总值班室和特护期(节日)值班室； 检查部是日常值班室常设机构，设置24小时值班电话13607310930 )。 特护期间(节假日)值班室及值班电话以该期间公司的来信为准。 管理中心、高速公路服务区(汽车停车区)及各经营单位应公司统一要求建立健全值班制度，实行值班人员。日常值班情况按日常值班程序分阶段报告；特护期(节假日)值班情况按特护期(节假日)值班程序分阶段报

6、告。 无法处理紧急事故或职权的，按照本规范安全管理章的事故报告程序向上级及有关部门报告。日常值班按周进行安排和登记总结(见本章附表1、2 )管理中心值班人员在每周五下班前收集并总结本中心及其所属各高速公路服务区(汽车停车区域)管理者下周的值班预定情况，并提出公司值班室的档案化。 高速公路服务区(汽车停车区)每周五上班时收集、修订、制作登记本高速公路服务区(汽车停车区)内各功能区的值班人员名单，将值班登记表报告给所属管理中心并档案化，并将值班人员名单公布给办公室的显山露水位置。 值班人员负责管辖区域内的各种上通告处理和日常检查工作(包括高速公路服务区(汽车停车区域)的各个区域值班人员) (下图)

7、。注：值班情况包括检查情况、发生的事件和处理情况、公司内外接待人员、指导指示(包括来文电话)等情况。公司、管理中心、高速公路服务区(汽车停车区)和经营单位严格执行值班制度； 在高速公路服务区(汽车停车区域)设置值班长度。 值班经理由高速公路服务区(汽车停车区)区长或主管负责，各经营单位设立值班人员。 值班经理每天要组织各经营单位的值班人员对该高速公路服务区(汽车停车区)至少进行一次检查，详细填写值班记录本，所有值班人员必须在值班记录本上签名确认。对存在的问题综合向有关机关或者个人发放“整改通知”，促进整改，对有问题拒绝整改的机关或者个人由值班长按照本管理规范处罚处罚权限，按照合同的有关约定和有

8、关处罚标准进行处罚和报告。值班人员因病或其他原因不能值班时，应提前一天请假代替别人上班。 值班人员应当直接向领导或者部门汇报代理人和联络人，代理人应当履行值班人员的职责。通讯工具24小时不关闭，联络顺畅，未经同意不得擅自离开。在特护期(节假日)，必须增大值班能力，强化值班能力，提高报告频率。 特护期(节假日)值班人员及值班情况由各中心按公司具体要求执行。第十三条值班记录严格执行值班记录制度，值班人员应当在值班期间详细记录检查情况、发生事件和处理情况等。 记录文字清晰，要素齐全，详细。 值班记录簿要打个号码档案化。第十四条值班的交接值班人员必须接班。 交接手续在值班室进行，交接人应当提前出港，交

9、接事项应书面记录，交接双方签名批准。第十五条保密工作值班人员必须严格遵守保密规定，不得向他人披露机密信息。第16条设备管理值班人员需要熟练使用、妥善维护值班室的各种设备，确保设备的健全性，确保信息传达的顺利进行。第17条值班监督没有严格执行值班管理的部门或者个人，由检查部发现后，严格按照本规范有关奖惩的条款以及相关制度进行处理。第四节会议管理第18条会议类别管理中心、高速公路服务区(汽车停车区域)会议分为定期会议和不定期会议，规定人员必须按时参加。 指定人员要做会议记录，会议人员要维护会议秩序，提高会议效率。定期例会；管理中心会议名称会议时间参加者会议的内容主持人记者中心工作例行会议每星期二上

10、午9:00-10:00整个中心工作人员上周的工作总结下周的工作改正计划中心负责人综合科办事员管理员每月例行会议每月上旬只有一次中心工作人员、高速公路服务区(汽车停车区)负责人每月管理总结下个月的工作计划中心负责人综合科办事员中心经营单位季度例行会议每季度中心工作人员、高速公路服务区(汽车停车区)负责人、经营部门责任者总结季度的工作传达公司的政策有沟通管理经验中心负责人综合科办事员高速公路服务区(汽车停车区域)会议名称会议时间参加者会议的内容主持人记者高速公路服务区(停车区)内部协议会每月一次高速公路服务区(汽车停车区域)、经营部门责任者形象工作的总结协调处理不符点听取意见进行广告老虎钳高速公路

11、服务区(停车区)负责人高速公路服务区(停车区)负责人综合办房地产业例行会议每周一次高速公路服务区(汽车停车区)负责人、不动产作业员全员上周的工作总结下周的工作重点其他相关事项高速公路服务区(停车区)负责人高速公路服务区(停车区)负责人房地产业讲评会每天下午换人高速公路服务区(汽车停车区)房地产商工作总结(问题、意见)保安队长保养班长保安队长保养班长非定期会议会议名称会议时间参加者会议的内容主持人记者中心工作临时会议不准时中心工作人员、高速公路服务区(汽车停车区)负责人经营单位代表重要事项的通报经营状况的总结管理经验交流中心负责人综合科办事员房地产业临时会议不准时高速公路服务区(汽车停车区)负责

12、人、全部不动产员临时上通告安排部署高速公路服务区(汽车停车区)负责人保安队长保养班长第十九条会议安排(以中心工作周例行会议为例，具体流程见下页)中心日常会议由中心综合科办事员安排。中心主管事先向综合科办事员会议议程，通知会议内容；综合科办事员事先告知参加者的地址、时间； 紧急事态另行通知。综合科办事员负责会场的安排和整理，会议主持人和与会者分别做了相关准备工作(包括会议议程、报告总结纲要、发言要点、工作修订草案、决议决定草案，落实会场，准备座位、茶具)。第20条注意事项会议目的明确，内容具体，符合目的；各种会议必须签名会议(见本章附表3 )，与会者因不能出席而必须请假。遵守会场秩序，在高声地喧

13、哗中要不得； 会议中大哥大必须关闭和震动。在会议上，指定记录负责人负责记录，必要时会议后将会议纪要整理、印刷、知情人员及转发给中心负责人档案化。高级引导者来到高速公路服务区(汽车停车区)开会，高速公路服务区(汽车停车区)认真准备，提供后勤服务；第21条会议室的使用和管理规定会议室是管理中心举行会议、接待来宾的场所，一般仅限于管理中心使用。外地机构借用会议室，向中心综合科提出申请(见本章附表4 )，经管理中心责任者批准后使用。 任何管理者无权擅自将会议室借给公司外部机构使用。爱护会议室设施，保持会议室清洁； 使用后请立即清洗杯子和烟缸，摇滾乐车门，并将牛鼻子归还综合科。任何部门和个人从会议室使不

14、得会议室桌椅、茶具、烟囱等设施。第五节公文处理公文是行政事务管理过程中形成的具有法定效力和规范体例的公务文书，是传达、贯彻公司方针政策、提问和回答、指导、安排和商谈工作、情况报告、经验交流的重要工具。第二十二条公文处理是指公文的处理、管理、整理、档案化等一系列相互关系、有联系秩序的工作。地二十三条公文处理工作，应当严格执行中华人民共和国保守国家秘密法和公司保密规定(详见第八章安全管理第八节)。第二十四条公文处理实行集中统一管理原则。 办公室、各管理中心综合科是公文处理的管理机构。 公司办公室秘密人员及各中心综合科办公人员具体负责公文处理。第二十五条公文草案要求符合国家大政方针和公司实际情况，与

15、原公文有效联系说明；情况确实，目标是观点明确，文字精练，秩序清晰，水平清晰，标点正确，篇幅短。引用的公文注明来文机关、公文编号、标题和发文时间；字清楚、文面整洁、文面凌乱的，应漂亮地原稿。在正式文件中，文件编号、统一修订表、修订表、编号、专业术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，此外还用中国字书写。章序数的写法。 一般而言，依次排列第一层为“一、”、第二层为“(一)”、第三层为“”、第四层为“”、第五层为“”。不要滥用简称。 年月日、人名、地名、文件名、事物名等一般不要简称。机密级分为“绝密”“机密”“秘密”，紧急度分为“特快”“紧急”“平”。发行文单位要注明全称。多页文件请注明页码。(11 )文

16、字从左向右横写，横排，在左侧留有装订位置。文件纸一般使用A4型。第26条来文范围：管理中心：上级主管部门、周边政府部门及社会机关的外来文件高速公路服务区(汽车停车区域):管理中心、政府机关及社会相关机关的外来重要文件。来文处理计程仪程序(具体流程如下图)为了避免页码和份数的错误，统一接收、开封、清点、检查文件是否破损，发现问题并查明原因，立即种子文件回文部门。填写文件接收表(参照本章附表5 )，秘密等级的文件在接收表中明确记载。填写“公文处理票”(参照本章附表6 )，将文件提交相关责任者批准。 知情人员将在三天内以审查意见处理。 负责人不在，事务员可以根据公文的内容和性质直接请中心、高速公路服

17、务区(汽车停车区)的负责人阅读，相关负责人回来后立即报告。 遇到紧急重大情况文件，应当经日报上级业务部门或者公司引导者批准。事务人员对引导者指示的公文和公司发行的文件，必须认真监督催促，防止积压商品和泄露。 各科室、高速公路服务区(汽车停车区)对向上级提交的文件进行综合处理，如需报告彻底执行情况，应及时检查并汇总种子文件。事务员必须及时档案化中心责任者参加重要会议带回的文件。中心综合科、高速公路服务区(汽车停车区)综合监督阅读情况；中心综合科负责文件的传阅、回收和管理。 年底所有文件、信件按类别卷档案化。第27条转送文范围管理中心：上级部门、周边政府部门及有关机关转送的文件、信件等高速公路服务区(汽车停车区域):管理中心及各业务部门转发的文件、信函等转发文件计程仪程序(具体流程如下图)第28条发行文(仅限管理中心)范围向有关机构和高速公路服务区(汽车停车区域)发送的文件、信件等发行计程仪计划(具体流程见下一页)各管理中心为工作需要发文时，具体业务科负责起草