第七章 会计核算软件操作.ppt

1、第七章 会计核算软件的操作,内容提要,第一节 账务处理系统 第二节 报表处理系统 第三节 其他业务处理系统,第一节 账务处理系统,账务处理系统概述 账务处理系统初始化 日常业务处理 期末业务处理与银行对账 往来日常管理 账务系统输出与维护,一、概 述,1、基本任务,会计核算的主要任务：连续、完整、准确、及时地反映和监 督单位的资金活动情况。,基本任务：设置会计科目、复式记账、填制和审核会计凭证 登记和管理会计账簿。,2、账务处理系统的作用：关键与核心，是整个 电算化系统数据交换的桥梁和纽带。,3、特点,综合性强,符合公认的会计准则和会计制度,一、概 述,4、账务处理系统的主要功能,基本核算功能

2、,辅助管理功能：个人借款、部门核算、项目管理、往来管理,建账核算功能,凭证管理,标准账表,出纳管理,数量、外币、月末处理,回忆建账时 的操作内容,表达方式改动,二、账务系统的初始化,引子,初始化项目分为三类：,系统工作必不可少的基本设置,方便用户，提高效率和灵活处理业务能力的设置,其他也财务管理有关的设置,基本设置主要有,核算体系的建立,期初数据的录入,建立核算账套和定义会计期间,设置会计科目和辅助账类,定义凭证类别,（必不可少的设置）,二、账务系统的初始化,一）、账套设置：即建立核算单位，根据单位的 实际情况输入账套的说明参数。,账套参数主要有：账套号、账套名称、单位性质、 会计科 目编码方

3、案、启用年月、记账 本位币、汇率方式、打印纸类型、会计 主管姓名、密码等。,初始化工作由具有建账权限的操作人员进行。,二、账务系统的初始化,二）操作员权限设置：即财务分工。 设置允许进入系统的人员姓名及权限。,实质：分工与操作权限设置。,操作人员工作划分的基本原则：,不相容的职权必须分离：如审核与制单不能是同一人,不相容的岗位必须分离：出纳与凭证输入不能是同一人,不同的处理层次一般应分离：凭证输入、与记账、结账分隔,需重点保证数据安全的工作与其他工作分离：支票管理专人负责,其他制度特别规定需要分离的应该分离：开发、维护人员不进 行业务处理,二、账务系统的初始化,系统管理员与系统主管,系统管理员

4、：管理整个系统,系统主管：相当于财务负责人，对系统具有最高 权限，确定操作人员数量、权限、 保证人员无法进入系统防止越权操作。,二、账务系统的初始化,三）会计科目设置,1、会计科目是计算机进行数据处理的依据，是通用 系统与具体单位的具体业务相联系的纽 带。系统的通用性取决于是否可以灵活 地设置会计科目。,2、已使用的科目在年度中不能删除，不能增设下级 科目。一级科目要符合国家标准。只有末 级科目才允许有发生额。各子系统中的科 目要设置为末级科目。,3、先建上级科目再建下级科目,二、账务系统的初始化,4、科目设置是初始设置中工作量最大的最重要的设置之一。,5、原则,满足编报要求：凡报表的用数据需

5、从财务系统取数的必须 设置会计科目。,保持科目间的协调性和体系完整性：不能只有下级科目而 无上级科目，既要有总账科目又要有明细科目,保持相对稳定性：已使用会计科目不能删除、已使用科目 不能增设下级科目、一级科目符合国家标准,考虑与子系统的衔接：只有未级科目才允许有发生额，才 能接收各子系统转入的数据。,注意,二、账务系统的初始化,5、设置方式,1 直接采用原有会计科目，将已整理好的储科目直接录 入计算机中。,2 根据电算化的特点对机内原有的会计科目进行调整。,在手工记账中，往来单位、个人、部门、项目是通过设置明细 科目来进行核算管理的，改为辅助核算则应进行以下设置： 先将这些明细科目的上级科目

6、设为末级科目； 先将这些明细科目的上级科目设置为具有辅助核算属性的科目。 将这些明细科目设置为辅助核算目录。,共人10种辅助核算：部门、个人、客户、供应商、项目五种基本的， 还有部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门 项目五种组合的,二、账务系统的初始化,6、会计科目设置的内容,科目代码、科目名称、科目类型、助词码、账类、计量单位、 外币名称、账页格式八个方面。,A、科目代码：,一级编码和名称由财政部统一规定。,采用分组的顺序码，是一种全码。,注意：代码要具有唯一性。要在满足核算和管理的前提下适合计 机识别和处理。要简单明了，便于记忆和使用。要反映科目 间的统属和逻辑关系，便于分类，

7、尽量减少位数。要具有一 定的扩展性。,作用,促进会计业务标准化；,便于反映科目间的逻辑关系；,可以节约存储空间，提高运算速度，减少汉字输入。,二、账务系统的初始化,B、科目名称：只输入本级科目名称。 可以是汉字、西文字符，不能为空。,C、账类：即辅助核算的账类。另外还有银行账和日记账,D、科目类型：所属会计要素的类型,E、助记码：帮助记忆科目名称的符号,F、计量单位：进行数量金额核算的科目的数量计量单位。自动 登记为数量金额式账。,G、外币名称：若设为外币核算，则系统自动登记为复币式账。,H、账页格式：该科目开设的账簿的明细账格式。有金额式 （三栏式）、复币式（原币金额式）、数量金额 式、数量

8、外币式。,外币,二、账务系统的初始化,注意事项,1、科目设置是账务系统设置中最烦琐、最复杂的设置工作。本单 位会计核算的特点及财务管理的特殊要求也主要依靠 科目设置体现。,2、先上级再下级科目。,3、已有余额或发生额的科目，不能删除也不能修改。,4、会计科目体系一旦开始使用，仅可增加各科目的同级科目而 不能增加下级科目。,5、银存科目，应按本单位在银行开设的银行存款账户设置。,6、辅助核算科目设置，个人、单位往来科目的设置有三种情况,与手工同样的方式；,仅设总账，并描述为个人或单位往来；,在总账下设立划分业务类型的二级科目，并描述为个人单位往来。,二、账务系统的初始化,7、部门核算科目的建立,

9、部门辅助核算的功能（以管理费用为例），核算： 某一期间管理费用总额； 某一期间各项管理费用总额； 某一期间内各部门管理费用总额； 各部门各项管理费用总额； 各项管理费用在各部门的总额。,通过部门、项目核算辅助科目和设置，可实现交叉立 体核算。,二、账务系统的初始化,8、项目辅助核算的建立,项目辅助核算的功能：以销售收入为例。核算： 总的产品销售收入； 各类产品销售收入； 各个产品销售收入； 各部门的产品销售收入； 分类产品销售收入； 具体产品品种明细的产品销售收入。,9、指定会计科目,含义：是指定出纳专管科目，只有指定科目后，出纳 才能签字、查看现金、银行日记账。,二、账务系统的初始化,10、

10、往来单位的增删,删除客户名单设置功能中完成。,删除时，该单位的所有业务必须全部核销，否则系统 将不允许删除。,增加有两方式,在客户名单设置中增加；,在凭证输入、录入科目代码、系统提 示输入客户名称时增加,二、账务系统的初始化,四）凭证类别设置,类别：通用、收付转、现收付银收付转、现收现付银收银 付转、自定义。,五种限制类型：制单对对方科目的限制。,借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制,注：在录入凭证之前应进行凭证类别设置， 已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。 若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科 目受同样限制。 制单时，若不满足限制条件，则凭证不能保存。,二、账

11、务系统的初始化,第一次使用系统时，通过余额装入功能将一级科目和最低级科 目的余额及从年初至使用前各月的借贷方发生额录入 。,第二年继续使用时，各科目的年初余额通过年初转账功能从上 年各账户余额中自动结转。,总账初始余额录入：只录入最末级科目余额。,辅助核算初始余额录入：在辅助核算账窗口录入，系统自动作 为总账期初余额。,余额录入完毕，自动对数据校验（试算平衡），校验内容：P329,注意的初、年中启用,五）余额录入,注：试算不平衡，不能记账，可以填制凭证； 已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行 “结转上年余额”功能。,三、凭证处理与记账,日常业务处理的内容：凭证处理与记账。,一）凭

12、证处理,记账凭证数据是系统的最基础，其准确性是决定系统输出正确 与否的基础，凭证处理是整个系统数据的入口。,功能：凭证输入、修改、审核,1、凭证填制,方式：直接在计算机上根据原始凭证编制或人工输入,内容：,凭证头：凭证月份和日期、类型、编号,凭证体： 附件、摘要、科目、金额、辅助信息。,三、凭证处理与记账,注意： 1、允许输入未结帐月份的记账凭证。 2、凭证编号：按凭证类型分月连续编号，每月从 0001开始。 3、 科目：为输入最低级科目。 可以是编码、中英文名称、助记码。 如有重名，系统自动提示重名科目供选择。 4、金额：不能双方同均为“0”， 一个科目不允许同时有借方贷方金额， 红字金额以

13、负数输入。 方向不符，按空格键（SPACE）调整。 5、一张凭证行数没设限制，笔数也没有限制。 6、一般允许一借一贷、一借多贷、一贷多借，甚至多借多贷。 7、 凭证一旦保存，类别、编号不得修改。 8、为保证会计业务的连续性和序时连续性，凭证日期不能修改 到本月最后一次记账日期之前。,三、凭证处理与记账,辅助凭证输入功能,常用摘要、常用凭证、编码提示。,三、凭证处理与记账,2、凭证修改（由具有修改权限的人员进行）,方式：有痕迹、无痕迹修改。,情况：,方式：,情况：已记账的凭证。（称为合法有效凭证）,方式：只允许用“红字冲销法”,红字冲销法：将错误凭证采用增加一张“红字”凭证全额冲出， 若需要，再

14、增加一张“蓝字”凭证补充的方法。,未审核或审核未通过的凭证 已审核未记账的凭证 （即未成为合法有效的凭证）,无痕迹修改,直接修改 取消审核再直接修改 取消审核再删除再重填一张,有痕迹修改,三、凭证处理与记账,3、凭证审核,审核凭证的合法性，目的是防止作弊,审核以后的凭证才是正式凭证。,只能审核他人填制的凭证。,审核和制单不能是同一人。审核员要有审核权，还要有对待 审核凭证制单员所制凭证的审核权。,凭证一经审核，不能修改、删除，只有取消审核后才能进行。,取消审核签字只能由审核人自己进行。,作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被 审核，若审核得先取消标错。,三、凭证处理与记账,二）记

15、账,记账原理：实质是数据传递。即一次更新数据库，将临时数据 库中的内容移到正式数据库文件中。,通过记账处理的数据才正式成为系统的基础数据。,记账过程：,选择记账凭证,合法性校验,打印记账凭证汇总表,正式记账,检验是否有不平衡凭证,原因：病毒破坏；非法操作。,（可选项）,先数据备份，再数据传递和数据运算 形成新的数据。,三、凭证处理与记账,三、凭证处理与记账,记账注意,只对本月凭证记账,借贷不平衡凭证不能记账,记账过程不得中断退出,记账中断发生在正式记账前，用户可直接重新记账。如发生 在正式记账过程中，应通过“恢复记账前状态”功能恢复 上次未完整记账处理前状态，再重新记账。,每月的记账次数是任意

16、的,未经审核的凭证不能记账,四、期末业务处理与银行对账,一）期末业务处理,1、期末业务的特点,每个会计期末的特定业务,数量不是太大,处理较复杂,规律性强,计算机根据用户的设置自动处理,2、期末业务的内容：,主要是各种成本费用、汇总损益的结转、各类会计账户的 试算平衡、对账、结账等工作。,四、期末业务处理与银行对账,3、各种成本费用和汇总损益的结转,事先设置凭证模板,凭证生成前需将本月发生的各种业务登记入账,期末的摊提结转业务有严格的处理顺序：,工资折旧的计提其他待摊、预提费用的摊提辅助 生产成本结 转制造费用结转生产成本结转 产成品结转销售成本、费用、收入结转。,结转生成的凭证需经审核和记账,

17、对错误的结转凭证系统一般不提供修改功能，只能通过修 改设置来修改。,由指定的专人进行。,为避免转账错误，转账凭证模板提供了转账序号。,四、期末业务处理与银行对账,4、试算平衡与对账,试算平衡功能：是将系统中所设置的所有科目的期末余额按会 计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验， 并输出科目余额表及是否平衡信息。,对账功能：对各账簿的数据进行核对，以检查各个对应账户 数据是否平衡。,在电算化账务处理系统中，计算机自动记账处理的一致性、客 观性和正确性实际上已确保了账证相符和账账相符。,但是，计算机病毒和非法操作可能会破坏已有的正确性,用户一般应在每月月底结账前，通过调用试算平衡和对账功能，

18、 再一次进行正确性检验。,四、期末业务处理与银行对账,5、结账,每月月底进行，实际上是计算和结转各账簿的本期发生 额和期末余额，并终止本期处理工作。,结账要完成的工作,终止本月各账户的记账工作,计算本月各账户发生额合计,计算本月各账户期末余额，并将余 额结转至下月初。,注意事项,1、如有未记账的当月凭证，不能结账； 2、结账后不再输入该月凭证，可输入下月凭证。 3、上月未结账，本月无法结账。结账必需按月连续进行。 4、每月只能结账一次。 5、结账过程不允许无故中断或关机。 6、结账后产生的账簿和报表才是完整的。 7、各科目的摊提结转须在结账前完成。,四、期末业务处理与银行对账,二）银行对账,功

19、能：录入初始末达账、录入银行对账单、对账、查询打印未 达账余额调节表。,四、期末业务处理与银行对账,二）银行对账,银行对账的基本过程：,录入初始末达账,录入银行对账单,自动对账,手工对账,核销已达账,余额调节表,查询对账单勾对情况,查询日记账勾对情况,删除已达账,四、期末业务处理与银行对账,二）银行对账,方式：自动、手工。,自动对账依据：“票号+方向+金额”、“方向+金额”。一对一。,手工：一对多、多对一、多对多；是自动对账的补充,造成虚假未过账的原因：业务处理不规范、更正错账、输入错误。,对账正确后可删除已达账。一个月至少一次。,余额调节表：自动生成,注意：,五、往来业务日常管理,账务系统中

20、往来业务的日常处理主要是往来业务的清理、往来单位的增删和往来信息的提供。,往来业务日常管理,建立往来户一览表,期初余额录入,往来明细账,两清账自动勾销,往来账清理,往来余额表,打印催款单,账龄分析表,核对往来账,（下面以单位往来为例）,五、往来业务日常管理,（一）往来核算,在输入记账凭证时，如遇到要求进行往来核算与管理的业务 系统自动要求用户输入往来单位，并在记账时自动保 存这些往来业务数据。通过往来核算与管理模块可对 往来数据进行管理并输出往来核算数据。,往来核算功能：往来单位余额表、往来单位的往来账输出。,往来余额表：包括期初余额、本期借贷方发生额和期末余额等数据,往来明细账：查询或打印某

21、科目、某类往来户,核对往来账：自动检查核对往来明细账与往来总账是否相符、 科目总账与往来总账是否相符，并显示出核对检查结果。,五、往来业务日常管理,（二）往来管理,往来管理功能是核算型软件向管理型软件过渡的主要功能之一， 往来管理功能主要包括自动勾销、手工核销、打印催款单、 账龄分析表和核对往来账等,自动勾销：是按用户选定的核销条件由计算机自动对已结清的 往来业务标注核销标记。（选科目再选客户）,手工核销：（自动核销的一种补充）,勾销条件,按业务号勾销：对同一科目下同一单位（同一部门同一个 人）业务号相同、金额相同、方向相反的 两笔分录核销。,逐笔核销：同一科目下同一单位金额相同、方向相反的两

22、 笔分录核销。,全额核销：同一科目下同一单位某一会计期间全部未核销业 务的借方发生额等于贷方发生额的所有分录核销。,五、往来业务日常管理,账龄：指某一往来业务从发生之日到结清之日的期限。,账龄分析表,通过账龄分析表，系统将输出某一往来科目下，用户所指定的各 个账龄期间内各往来客户往来款项的分布情况，以帮助财 务人员分析往来款的资金占用情况，便于单位及时催收或 支付款项。,打印往来单位催款单：,对应收账款的还款期限作出规定，凡是超过规定还款期的应 收账款，系统自动列出到当天为止超过规 定期限的 应收款清单,五、往来业务日常管理,三）往来单位的增删,往来单位的删除在客户名单设置功能中完成。,删除时

23、，该单位的所有业务必须全部核销，否则系统将 不允许删除该单位。,删除,增加有两种方式,在客户名单设置中增加,在凭证输入时增加,六、财务系统输出与维护,（一）财务信息输出,通过屏幕显示输出（查询）,2. 通过打印机打印输出（套打/完全打印）,3. 账套输出（备份）（总结得出）,（二）记账凭证的输出（打印/查询）,输出时系统允许的限定条件,按日期、类别、凭证编号,按科目代码、摘要关键字、发生额,可以单个条件也可多个条件组合查询,1、记账凭证的输出（打印/查询）,六、财务系统输出与维护,由于多数单位在使用通用账务系统时，都采用输入手工编制并审核无误的记账凭证的方法，因此记账凭证的输出主要是对凭证进行

24、查询。一般只有查证某些问题时，才对凭证进行少量打印。,对于直接在计算机上根据原始凭证编制记账凭证的单位，按照 现行制度规定所有的凭证必须全部打印。需要注意的是， 作为会计档案保存的记账凭证应该是审核后的记账凭证， 因此记账凭证应审核后或记账后再打印。,凭证的查询分两种情况,一种是包括未记账凭证在内的所有记 账凭证的查询,一种是已记账的记账凭证的查询,六、财务系统输出与维护,2. 科目汇总表的输出,凭证汇总：指按汇总条件和汇总凭证的范围，计算某一科目在 某一时间范围的发生额和余额。,运行凭证汇总功能，系统自动进行凭证汇总，并将产生的科目 汇总表显示在屏幕上，可根据需要打印。,区别,手工处理会计业

25、务，汇总记账凭证是为了登记总账。,计算机账务处理系统中，记账和凭证汇总完全无关。凭 证汇总的目的是提供用户需要的综合信息，方便凭 证档案做严格管理。,一种是包括未记账凭证在内的所有记 账凭证的汇总,一种是已记账的记账凭证的汇总,凭证的汇总分两种情况,六、财务系统输出与维护,（三）账簿输出,1、输出内容：记账凭证的输出、各科目对应账户的输出及各 种日报单的输出等,2、在系统程序的控制下，系统先对数据进行临时的处理，形 成该输出所需数据，然后按用户要求的输出方 式和输出格式进行输出。,3、输出方式：屏幕显示和打印机打印输出,4、账簿输出功能,账簿输出,总 账,发 生 额 余 额 表,明 细 账,多

26、 栏 账,日 记 账,日 报 表,序 时 账,未 记 账 凭 证,已 记 账 凭 证,六、财务系统输出与维护,按会计制度规定，在电算化账务处理系统中，可通过科目的发生额及余额表代替总账，因此，部分系统中保留了总账，部分系统中则取消了总账输出。,会计制度允许日记账以活页账的方式代替原来的订本账,5、凭证输出功能,是账簿输出的基本功能,两个功能程序：已记账凭证输出和未记账凭证输出。,引导用户选择输入对所需输出凭证的限定条件，主要包 括凭证的日期范围、类型、凭证号范围等。,按标准格式依次逐张输出所选范围内的记账凭证,对所选凭证进行汇总处理，并输出凭证汇总表,两个功能程序中均包括如下具体功能：,六、财

27、务系统输出与维护,6、账簿输出,不仅可输出手工方式下的总账、明细账、多栏账和日记账，而且 进一步增加了科目的发生额及余额表、日报表和序时账的输出。,特别是在通过计算机处理后，不仅各类账簿的输出格式更加规范、 统一、标准，而且内容也更加灵活。,总账输出：可输出任一级非“总账”科目的总账。,明细账输出：可输出任一科目的三栏式明细账，而且可根据科目 设置中的定义按科目特殊要求的格式输出，如数量式、复币 式、数量外币式等。,多栏式账：普通多栏式、增值税多栏式。,六、财务系统输出与维护,日记账：标准格式的日记账和按科目设置中的要求输出任一末级 科目的日记账。,科目发生额及余额表：任一会计期内所有会计科目的本期借贷方 发生额、期初余额及期末余额。,日报表：可输出某一天的，也可选择科目的汇总级次。,序时账：选择输入多种条件的组合，并按明细账（流水账）的格 式输出。,六、财务系统输出与维护,（四）系统维