EXCEL与员工奖惩管理实操.ppt

1、Excel 与员工奖惩管理实操,创建企业员工奖惩管理系统,对企业员工奖惩信息的有效性 对企业员工奖惩信息进行筛选 分类汇总员工奖惩信息 共享企业员工奖惩信息 追踪修订功能的应用,创建企业员工奖惩管理表,建立员工奖惩基本表格 格式化员工奖惩表 员工奖惩信息的有效性,建立员工奖惩基本表格,具体操作步骤如下： 步骤1：在Excel 2010中新建一个名为“企业员工奖惩管理系统”工作薄，将工作表“Sheet1”重新命名为“员工奖惩管理表”。分别在单元格A1：K1之间的单元格中输入“员工奖罚管理表”表格各个项目名称，这里输入“员工编号”、“员工姓名”、“性别”、“所属部门”、“奖罚主题”、“奖罚内容”、

2、“奖惩原因”、“批准部门”、“批准人”、“批准时间”、“生效时间”等，如图9-1所示。 步骤2：为了显示出表格的风格，可在“员工编号”单元格左方插入一列表格。右击单元格A1，在弹出的快捷菜单中选择“插入”选项，即可打开【插入】对话框，如图9-2所示。,建立员工奖惩基本表格,具体操作步骤如下： 步骤3：在“插入”栏目中选择“整列”单选按钮，然后单击【确定】按钮，即可在“员工编号”单元格的左边插入一列表格，如图9-3所示。 步骤4：右击单元格B1，在弹出菜单中选择“插入”选项，在【插入】对话框中选择择“整行”单选项，单击【确定】按钮，即可在“员工编号”单元格上方插入一行表格，如图9-4所示。,建立

3、员工奖惩基本表格,具体操作步骤如下： 步骤5：在B3：B17之间单元格中分别输入相应员工编号，如图9-5所示。选中B3：B17之间的单元格，在右键菜单中选择“设置单元格格式”选项，即可打开【设置单元格格式】对话框，如图9-6所示。 步骤6：选择“对齐”选项卡，在“水平对齐”下拉列表中选择“居中”选项，单击【确定】按钮，即可将所选单元格设置为居中显示，如图9-7所示。,对企业员工奖惩信息排序,简单排序 复杂排序 自定义排序,复杂排序,使用复杂排序方式对“员工奖惩管理表”工作表进行排序的具体操作步骤如下： 步骤1：在【排序】对话框中单击【添加条件】按钮，即可添加一个次要关键字，如图9-52所示。

4、步骤2：在“次要关键字”下拉列表中选择“奖罚主题”选项；在“排序依据”下拉列表中选择“数值”选项；在“次序”下拉列表中选择“升序”选项，单击【确定】按钮，即可先按照所属部门首字母先后进行排序，按照奖罚主题进行排序，如图9-53所示。,复杂排序,使用复杂排序方式对“员工奖惩管理表”工作表进行排序的具体操作步骤如下： 步骤3：如果需要先以奖惩原因排序，再以所属部门排序，最后以批准时间排序，则需在【排序】对话框中单击【添加条件】按钮添加两个次要关键词，如图9-54所示。 步骤4：在“主要关键词”下拉列表中选择“奖惩原因”选项；在第一个“次要关键字”下拉列表中选择“所属部门”选项；在第二个“次要关键字

5、”下拉列表中选择“批准时间”选项，单击【确定】按钮，即可以设置的顺序进行排序，如图9-55所示。,对企业员工奖惩信息进行筛选,使用列标识自动筛选 设定条件筛选,设定条件筛选,在“员工奖惩管理表”工作表进行高级筛选的具体操作步骤如下： 步骤1：打开“员工信息表”工作表，在B16：C18之间的单元格中输入要设置的条件区域，如图9-77所示。 步骤2：高级筛选可将广告部和企划部“奖罚主题”为加一级工资的员工记录筛选出来。在“员工奖惩管理表”工作表中任意选中一个单元格，选择“数据”选项卡，如图9-78所示。 步骤3：在“排序和筛选”组中单击【高级】按钮，即可打开【高级筛选】对话框，选择“在原有区域显示

6、筛选结果”单选项，在“列表区域”文本框中输入“$B$2:$L$17”，如图9-79所示。,设定条件筛选,在“员工奖惩管理表”工作表进行高级筛选的具体操作步骤如下： 步骤4：单击“列表区域”文本框后面的【选择数据源】按钮 ，即可打开【高级筛选-条件区域】对话框，如图9-80所示。 步骤5：在其中的文本框中输入“员工信息表! $B$16:$C$18”，单击【关闭】按钮 返回到【高级筛选】对话框，即可看到设置的条件区域，如图9-81所示。 步骤6：单击【确定】按钮，即可在“员工奖惩管理表”工作表中只显示广告部和企划部“奖罚主题”为加一级工资的员工记录，如图9-82所示。,分类汇总员工奖惩信息,简单的

7、分类汇总应用 嵌套式分类汇总应用 显示和隐藏明细数据 删除分级显示和分类汇总 分页显示分类汇总,嵌套式分类汇总应用,在汇总结果上添加对“奖罚主题”计数汇总的具体操作步骤如下： 步骤1：单击任意的单元格，在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击【分类汇总】按钮，即可打开【分类汇总】对话框，如图9-87所示。 步骤2：在“分类字段”下拉列表中选择“奖惩主题”选项；在“汇总方式”下拉列表中选择“计数”选项；在“选定汇总项”栏目中勾选“奖惩主题”复选框；取消勾选“替换当前分类汇总”复选框，单击【确定】按钮，即可添加对“奖惩主题”的嵌套分类汇总，如图9-88所示。,分页显示分类汇总,分页显示分类汇总的具体

8、操作步骤：在【分类汇总】对话框中设置完各个属性后，勾选“每组数据分页”复选框，如图9-97所示。单击【确定】按钮，即可分页显示数据，此时每个分类汇总项下会出现一条虚线，如图9-98所示。,共享企业员工奖惩信息,保护企业员工奖惩信息 以网页形式保护奖惩信息 启用共享工作薄功能 共享工作薄的资源,启用共享工作薄功能,启动共享工作薄功能的具体操作步骤如下： 步骤1：在Excel 2010中打开“企业员工奖惩管理系统”工作薄，选择“审阅”选项卡，如图9-117所示。 步骤2：在“更改”组中单击【共享工作薄】按钮，即可打开【共享工作薄】对话框，如图9-118所示。在其中勾选“允许多用户同时编辑，同时允许

9、工作薄合并”复选框，单击【确定】按钮，即可打开【此操作将导致保存文档】提示框，如图9-119所示。,启用共享工作薄功能,启动共享工作薄功能的具体操作步骤如下： 步骤3：单击【确定】按钮，系统在保存文档后自动将工作薄设置为共享状态，此时在“企业员工奖惩管理系统”工作薄的标题栏中出现“共享”字符，如图9-120所示。,追踪修订功能的应用,创建追踪修订 追踪修订问题的解决,追踪修订问题的解决,具体的操作步骤如下： 步骤1：选择“审阅”选项卡，在“更改”组中单击【修订】下拉按钮选择“接受或拒绝修订”选项，即可打开【接受或拒绝修订-修订选项】对话框，如图9-133所示。 步骤2：在“修订选项”栏目中勾选

10、“时间”复选框，在右下拉列表中选择“无”选项，单击【确定】按钮，即可打开【接受或拒绝修订】对话框，在其中看到对文件所做的修改信息，如图9-134所示。,追踪修订问题的解决,具体的操作步骤如下： 步骤3：如果单击【接受】按钮，则所有第一个更改就会被接受，在【接受或拒绝修订】对话框中会自动显示第二个更改的信息，如图9-135所示。 步骤4：如果在“审阅”选项卡的“更改”组中单击【修订】下拉按钮选择“接受或拒绝修订”选项，即可打开【没有其他需要接受或拒绝的更改】提示框，如图9-136所示。这标识对所有的更改已经处理完毕。,专家课堂（常见问题与解答）,点拨1：如果列标识与其他内容的格式相同，要想使用数据清单功能，则需要采用什么措施？ 解答：当列标识与其他内容格式相同时，如果将列标识与其他数据分开，还可以使用表格的下边框线，但是不能使用空格或短划线； 点拨2：在进行嵌套分类汇总操作时，为什么会出现操作失败的现象？ 解答：出现这种情况的原因在于：在【分类汇总】对话框中勾选“替换当前分类汇总”复选框，这样是在进行一次普通的分类汇总。所以要进行嵌套式分类汇总必须在【分类汇总】对话框中取消勾选“替换当前分类汇总”复选框。 点拨3：如果想防止对工作表进行删除、移动、隐藏、