秘书事务管理 事务16 邮件处理.ppt

1、事务16 邮件处理,学习目标,学习内容,课后练习,学习目标,掌握处理邮件的一般方法和步骤。,学习内容,一、邮件的种类 二、邮件的收取 三、邮件的分拣 四、邮件的拆封 五、邮件的登记 六、邮件的办理和传阅 七、邮件的寄发,一、邮件的种类,（一）按照处理时限划分,（二）按照处理手续划分,（三）按照内件性质划分,（四）按照赔偿责任划分,（五）按照运输方式划分,（一）按照处理时限划分,1.普通邮件：按一般时限规定传递处理的邮件。 2.邮政快件：一种优先处理，具有明确的时限要求，限时到达的邮件。 3.特快专递邮件：以最快速度传递并通过专门组织收寄、处理、运输和投递的邮件。,（二）按照处理手续划分,1.平

2、常邮件：收寄时不出具收据，处理时不登记，投递时不要收件人签收。 2.给据邮件：收寄时出具收据，处理时进行登记，投递时要收件人签收。,（三）按照内件性质划分,1.函件：以传递信息为主要目的的邮件，主要包括信函、明信片、印刷品和盲人读物等。其中在市属区或者县城城关范围内互寄的称为本埠函件，在这个范围以外互寄的称为外埠函件。 2.包裹：以转移实物为主要目的的邮件，主要包括民用包裹、纸质品包裹和商品包裹等。,（四）按照赔偿责任划分,1.保价邮件：邮局承担按照保价额赔偿的责任； 2.非保价邮件：邮局按邮电部规定的限额承担赔偿责任或不承担赔偿责任。挂号函件、快件都可以作保价邮件收寄。民用包裹、商品包裹必须

3、作保价邮件收寄。,（五）按照运输方式划分,1.水陆路邮件：利用火车、汽车、轮船等交通工具运输的邮件。 2.航空邮件：全程或一段利用飞机运输的邮件。,二、邮件的收取,（一）普通邮件的收取 1.坐收 2.自取,（二）特殊邮件的收取,1.坐收,所谓坐收，就是指在设有传达室或收发室的单位，由邮递员把邮件投送到传达室，再由传达室送到办公室。 在这种情况下，秘书人员应注意邮件到达自己办公室的时间规律，尽量不要在邮件到达时离开办公室，如不能避免，应请人代收。,2.自取,对于租用邮局的信箱对外联系的单位，邮局只负责把邮件送到单位所租的邮箱，秘书人员需要亲自到邮局开启信箱取回邮件。 自取邮件，需要注意以下三点：

4、 （1）开箱次数与投递次数保持一致，并尽可能在时间上与送达时间合拍； （2）专事专办，取出邮件后不再去办其他事情； （3）准备包装袋，方便携带，避免散落。,（二）特殊邮件的收取,如果公司使用电子邮件、传真、电传等邮件系统，秘书人员每天到达办公室的第一件事就应该是检查电脑里的电子信箱和传真机、电传打字机等设备，查看晚上是否有邮件传过来。 对于重要电子邮件，可以打印出来呈送上司；对于一般电子邮件，则可以转发给相关部门或个人。,电传打字机,用打字的方式直接拍发和自动收录电文的电报通信用户设备，简称电传机。通常由键盘、收发报器和印字机构等组成。 电传有如下特点： （1）方便迅速：可安装在办公室内； （

5、2）操作简单：只要会打字就能用； （3）自动收发； （4）高效经济：每分钟可打400个符点，每分钟可传送大约67个单词。,三、邮件的分拣,邮件,四、邮件的拆封,对于收件人为本单位和本部门的邮件，秘书人员应拆封阅读后进行处理。拆封时要注意以下几点： （一）明确权限； （二）先磕后拆； （三）清查核对； （四）重要邮件保留信封； 【情景案例】细节与全局,清查核对,清查：确保取出信封内的所有东西。 核对：信封与信纸上的地址、电话是否一致；信件正文中的附件说明与实有附件是否一致；,细节与全局,五、邮件的登记,对于比较重要的邮件，秘书人员应逐件在“收件登记簿”上登记，然后根据邮件内容的要求进行进一步处理

6、。,收件登记簿,六、邮件的办理和传阅,（一）邮件的办理 （二）邮件的传阅 （三）呈送邮件的注意事项 （四）上司不在时邮件处理,（一）邮件的办理,1.职权内及时办理：对于办公室职权范围内可以办理的信件，办公室人员应马上办理，并及时答复对方。,2.职权外先批后办：对于办公室职权范围内无法办理的信件，秘书人员应在信件前面加贴“邮件批办单”，并填写“拟办意见”后送领导批示，经领导批示后迅速办理或者转送给其他承办部门处理。,邮件批办单,（二）邮件的传阅,对于需要传递给多位领导或多个部门阅读的邮件，秘书人员应在信件前面加贴“邮件传阅单”后，请相关领导或者部门依次传阅。,邮件传阅单,（三）呈送邮件的注意事项

7、,把邮件呈送给上司时，应该注意以下事项： 1.超前呈送：尽量赶在上司进办公室之前把收到的邮件放在上司办公桌上。 2.关联呈送：如果以前保存在档案中的邮件与手头上的邮件有很大关系，要把两者放在一起呈送。 3.分级呈送：根据重要程度排列待呈送邮件，最重要的放在最上面。 4.分类呈送：使用不同颜色的文件夹存放不同种类的邮件。,（四）上司不在时邮件的处理,1.复而不办 2.遵嘱转呈 3.受权慎办 4.摘要汇报 5.及时请示,复而不办,把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。,遵嘱转呈,如果上司指明他不在时把需要他处理的信件交给某个部门或某个领导人处理，则遵照

8、上司的安排把有关信件转呈指定部门或领导人处理。,受权慎办,上司授权秘书人员处理一些应由他处理的邮件时，秘书人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理，并将办理情况记录下来，存档备查。,摘要汇报,如果需要上司处理的邮件很多，秘书人员应制作“邮件办理摘要表”，列出何时收到的什么邮件，怎么处理的等等。 当上司给办公室打电话或者回到公司的时候，随时根据“邮件办理摘要表”向上司汇报。,邮件办理摘要表,及时请示,秘书人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。,七、邮件的寄发,（一）检查附件 （二）签字盖章 （

9、三）复印存档 （四）书写封面 （五）核对收件人信息 （六）装封登记 （七）交邮 （八）收据的保管 【阅读理解】电脑寄信,（一）检查附件,如果邮件有附件，秘书应认真检查，防止遗漏，确保附件的准确和齐全。,（二）签字盖章,以公司名义寄出的信件，应请上司审核后在信件的末尾签名或者加盖公章。,（四）书写封面,1.国内邮件封面的书写 2.国际邮件封面的书写 3.封面书写小窍门 【小贴士】 读懂邮政编码,1.国内邮件封面的书写,116025 辽宁省大连市黑石礁尖山街217号 东北财经大学出版社 张晓丹 收 山东外贸职业学院经济管理系 山东省青岛市李沧区中崂路967号 266100,2.国际邮件封面的书写,

10、3.封面书写小窍门,根据国内邮件处理规则的规定，邮件（除保价信函和特挂外）的封面上可以粘贴收、寄件人名址签条。 签条尺寸不小于毫米，最大不超过毫米，名址字体的大小以不小于号字为限。,读懂邮政编码,（六）装封登记,邮件装封时，应注意以下事项： 1.方便收件人拆阅； 2.整齐美观； 3.顺序折叠； 4.附件套叠； 装封结束，秘书还应对待发邮件予以登记，以便工作的落实与跟踪。,1.方便收件人拆阅,为了方便收件人拆阅，邮件装封时应将内件的上下或左右边缘与信封边缘之间留出大约1厘米的距离。,2.整齐美观,根据所使用信封的大小，信纸应尽量平整地放入信封，可不折叠，也可采用二折法、三折法或四折法。,3.顺序

11、折叠,当信纸有多页时，应首先根据信件内容的逻辑顺序排列好，然后再折叠成一叠，而不能单页折叠，形成多叠。,4.附件套叠,如果有附件，附件应与信件正文分开折叠，并把折叠好的附件放在折叠正文的最外面一层中，使二者套叠在一起，这样收件人取信时，就会很自然地把附件一同取出。,邮件发出登记表,（七）交邮,如果是大宗的一般邮件，只需数清件数，一起交给邮局作为平信寄出。 如果是给据邮件，则必须一件一据，并做到收据号码与邮件号码相符合，以备万一出差错时，凭收据查询邮件下落。 【小帖士】 怎样办理“总付邮费”业务,怎样办理“总付邮费”业务,（八）收据的保管,对于给据邮件的收据，秘书人员一般应把它粘贴在 “邮件发出登记表”的备注栏内，以利于保管和查询。,【阅读理解】电脑寄信,阅读材料，回答下列问题： 1. 电脑寄信业务寄出的邮件属于平常邮件还是给据邮件？