Excel管理小技巧分享.ppt

1、2009-6,Excel技巧分享,2020/7/31,2,目录,1.Excel的功能介绍 2.Excel在行政管理中的应用 2.1.抽奖器的应用 3.小技巧分享 3.1数据合并 3.2行列快速转换 3.3巧妙删除重复记录 3.4记录单快速录入表格数据 3.5l单元格文字随时换行 3.6 消除0值 3.7快速录入自然递增数值 3.8截屏功能让数据得到实时更新,2020/7/31,3,1.Excel功能介绍,2020/7/31,4,Step1,2.1抽奖器的应用,创建工作簿 启动Excel创建一个新的工作簿，然后保存并命名为“Excel自带抽奖器”,Step2,降低宏的安全性 由于使用抽奖其实需要

2、启动宏，因此事先要降低宏的安全性。 依次单击“工具” “宏” “安全性”，如图一,2020/7/31,5,图一,2.1抽奖器的应用,2020/7/31,6,2.1抽奖器的应用,、弹出“安全性”的对话框，单击“安全级”选项中的“中”，然后单击“确定”按钮，如图二,2020/7/31,7,2.1抽奖器的应用,启动Excel自带抽奖器 依次单击菜单“文件”“新建” 此事在屏幕的右侧会弹出如图所示的窗口，然后单击“模板”里的“本机上的模板”（如图三）,Step3,2020/7/31,8,2.1抽奖器的应用,图三,2020/7/31,9,2.1抽奖器的应用,弹出“模板”窗口，单击“电子方案表格”选项卡，

3、此时在“模板”窗口里会显示多个模板类型。 单击“抽奖器”图标，然后单击“确定”按钮，如图四,2020/7/31,10,2.1抽奖器的应用,系统会自动启动抽奖器REPORT91.xls,如图五,2020/7/31,11,2.1抽奖器的应用,输入候选人名单 单击工作表标签“候选名单”使该工作表处于活动状态，然后依次在“请输入候选人名单”栏下面输入要参加抽奖活动的人员姓名，如图六,Step4,2020/7/31,12,2.1抽奖器的应用,设置奖项人数 单击工作表标签“设置”使该工作表处于活动状态，然后在“奖项设置”栏里设置各个奖项的人数。如图七,Step5,2020/7/31,13,2.1抽奖器的应

4、用,开始抽奖 此时系统将自动转至工作表“抽奖”，在该状态下就可以进行抽奖活动了。 单击“开抽抽奖”按钮 这时在屏幕的右侧将显示“五等奖本次获奖名单”，并且不断地闪动候选人名单，单击“停止”按钮即可获得获奖员工的名单。如图八,Step6,2020/7/31,14,2.1抽奖器的应用,图八,2020/7/31,15,2.1抽奖器的应用,按照上面的方法可以一次获得各个奖项的员工名单。特等奖抽完后将显示“抽奖结果”按钮，当即该按钮会弹出如图所示的对话框，然后单击“否”按钮即可。如图九 若想打印获奖名单，直接单击“打印获奖名单”按钮即可。,2020/7/31,16,2.1抽奖器的应用,查看抽奖结果 想察

5、看抽奖结果，可以单击工作标签“抽奖结果”，在该工作表里记录了刚才抽奖结果。如图十,Step7,2020/7/31,17,在Excel中除了之前介绍的抽奖器外，还有许多其他的模板，如考勤记录、通讯录、个人预算表等，这些模板都有非常重要的作用,补充要点,各位一定要记住哟,2.1抽奖器的应用,2020/7/31,18,3.1数据合并,有分列就有合并，如果需要将Excel表格中的多列数据显示到一列中，可以用合并函数来实现。 如果希望将B列数据和C列数据组合型显示到D列中（中间添加一个“-”符号），一个“&”就搞定了。选中D1单元格，输入公式：=B1&“-”&C1，敲回车；然后用“填充柄”将其复制到D列

6、下面的单元格中即可。如图十一,2020/7/31,19,3.1数据合并,图十一,2020/7/31,20,如果需要要将Excel按行（列）排列的数据，转换为按列（行）排列，可以通过“选择性粘贴”来实现。选中需要转换的数据区域，执行一下“复制”操作；选中保存数据的第一个单元格，执行“编辑选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“转置”选项，确定返回即可。如图十二、图十三,3.2行列快速转换,2020/7/31,21,3.2列快速转换,图十二,2020/7/31,22,3.2行列快速转换,图十三,2020/7/31,23,3.3巧妙删除Excel的重复记录,Excel无法自动识别重复

7、的记录。为了清除这些重复记录，我们往往是一个一个手工删，既费时又费力。今天我们利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。具体操作步骤如下: 打开一份带有重复记录的Excel文档。如图十四所示,2020/7/31,24,3.3巧妙删除Excel的重复记录,图十四,2020/7/31,25,3.3巧妙删除Excel的重复记录,选中图表中的所有记录(注意，此时应将每列的标题行也选择上，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行)，执行“数据”菜单“筛选高级筛选”命令 在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”选择框后面的范围按钮来选择一块区域以存放筛选后的数据(注意

8、:此处千万不要与原数据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱)，最后，勾选“选择不重复的记录”复选框后，点击“确定”按钮即可。如图十五所示,2020/7/31,26,3.3巧妙删除Excel的重复记录,图十五,2020/7/31,27,3.3巧妙删除Excel的重复记录,此时，Excel便会将所有的重复记录自动删除掉，确认无误后，您就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了。如图十六所示,2020/7/31,28,3.4记录单快速录入表格数据,在一个列数很多的Excel表格中输入数据时，来回拉动滚动条，既麻烦又容易错行，非常不方便。这时，我们可以利用记录单来输入： 选中数据区域的任意

9、一个单元格，执行“数据记录单”命令，打开“记录单”窗体(如图十七)，单击其中的“新建”按钮，然后在相应的单元格中输入数据，输入完一条记录后，按下“Enter”键或“下一条”按钮，进入下一条记录的输入状态。,2020/7/31,29,3.4记录单快速录入表格数据,图十七,2020/7/31,30,在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下回车键即可.

10、,3.5单元格文字随时换行,2020/7/31,31,有Excel中当单元格计算结果为0时，默认会显示0，这看起来显然有点碍眼。如果你想显示0时，显示为空白，可以试试下面的方法。打开“工具选项视图”，取消“0值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。,3.6 消除0值,2020/7/31,32,有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列：2、4、8），我们可以用右键拖拉的方法来完成：先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格

11、，松开右键，此时会弹出一个菜单（如图十八 ），选等比序列选项，则该序列（2、4、8、16）及其单元格格式分别输入相应的单元格中（如果选等差序列，则输入2、4、6、8）。,3.7快速录入自然递增数值,2020/7/31,33,3.7快速录入自然递增数值,图十八,2020/7/31,34,3.8截屏功能让数据得到实时更新,关于截屏，大家的反应可能首先都会是Printscreen，但是Excel中，也有类似的功能，并且截下的对象还会随着数据的修改而修改。 首先，选择工具-自定义选项，在跳出的对话框中，选择命令选项。在左边的类别栏里，选择工具，然后再在右边的命令栏中，找到照相机。说道截屏，大家的反应可

12、能首先都会是Printscreen，但是Excel中，也有类似的功能，并且截下的对象还会随着数据的修改而修改。 首先，选择工具-自定义选项，在跳出的对话框中，选择命令选项。在左边的类别栏里，选择工具，然后再在右边的命令栏中，找到照相机。（如图十九）,2020/7/31,35,3.8截屏功能让数据得到实时更新,图十九,2020/7/31,36,拖动照相机选项，不要放开鼠标，直至到工具栏上相应的位置放开鼠标，这时照相机的快捷键便出现在了工具栏中。如图二十,3.8截屏功能让数据得到实时更新,2020/7/31,37,框选想要截的内容，再点击工具栏中照相机图标，便实现了内容的照相了。 接着，只需在想要放置图像的地方单击鼠标，照相的内容便粘贴在了相应的位置。照相的内容是以图像的形式保存的，