第4章 Excel 2003电子表格系统.ppt

1、第4章 Excel 2003电子表格系统,上节知识回顾,Word文档的主要功能和使用 文件的建立、打开与保存和文档的基本编辑操作 Word文档格式的编辑 Word文档模板与样式的创建与使用 Word表格的建立 文档图形的建立与编辑 对象的插入及图文混排 文档的页面设置,第一节 Excel的基本知识,考试内容及要求,考试内容工作簿的建立、保存与打开 考试要求（1）了解Excel基本功能和运行环境（2）掌握Excel的启动和退出（3）了解Excel窗口的结构,考核要点,Excel 2003的启动和退出 Excel 2003工作界面元素的使用 工作簿、工作表、区域、单元格的使用 使用帮助功能查找解决

2、问题的方法,第一节 Excel的基本知识,主要功能和运行特点 电子表格是指利用计算机的强大计算能力，对表格进行数字处理。不但缩短处理时间、保证数据处理的准确性和精确性，还可以对数据进行进一步分析和再利用。,第一节 Excel的基本知识,Excel 2003的启动 单击“开始”按钮-”所有程序”-”Microsoft Office”-” Microsoft Office Excel 2003”。,第一节 Excel的基本知识,窗口结构,标题栏,常用工具栏,格式工具栏,编辑栏,列标定位栏,行标定位栏,当前单元格,网格工作区,工作表标签栏,菜单栏,本节小结,本节重点在于掌握Excel 2003的启动

3、与退出方法。 熟练掌握Excel 2003窗口组成，通过观察和简单使用，对Excel 2003窗口结构和窗口工具产生一个初步的认识。 通过对Excel 2003所提供的帮助功能和“Office 助手”的了解，掌握使用帮助的方法。这对于用户以后的使用和进一步自学Office 组件将起重要作用。,第二节 工作表的建立与编辑,考试内容及要求,考试内容工作表的建立与编辑 考试要求（1）了解工作表的结构（2）理解单元格地址的表示（3）熟练掌握数据输入和编辑操作（4）掌握工作表格式化的基本操作（5）熟练掌握工作表的基本操作（6）掌握工作表的打印输出,考核要点,工作表数据的输入方法 工作表的编辑、修饰方法

4、工作表的保存 工作表的预览和打印,第二节 工作表的建立与编辑,单元格地址的表示1. Excel工作簿 Excel电子表格文件称为Excel工作簿。每个Excel工作簿中可以存入多个Excel工作表。当新建第一个电子表格文件时，系统默认文件名为“Book1”，扩展名为“.xls”。,第二节 工作表的建立与编辑,单元格地址的表示2. 工作表 在新建工作簿文件时系统默认创建了三个工作表，表名称为“sheet1”、“sheet2”和“sheet3”，在网格工作区以三个标签形式显示。 Excel的每一个工作表可容纳65536256个单元格。,第二节 工作表的建立与编辑,单元格地址的表示3. 单元格和区域

5、 在Excel 2003中描述一个单元格用“列数”加“行数”表示，如：第四行六列单元格表示为“F4”。 描述一个矩形区域用左上角第一个单元格“：”右下角最后一个单元格表示，如：第三行二列至第十行八列区域描述为“B3：H10”。 描述某个工作表中的区域或单元格用“工作表名！区域名”或“工作表名！单元格”表示，如：“Sheet2”表的第三行二列至第十行八列区域描述为“Sheet2！B3：H10”。,第二节 工作表的建立与编辑,数据输入1. 直接输入数据 在需要输入数据的单元格上单击，然后从键盘直接输入既可。 输入数字：在单元格中可以直接输入数字，Excel默认为数值，并自动设置为右对齐。 输入日期

6、和时间：在单元格中输入日期用“-”或“/”分隔，如：“05/3/6”、“2004-10-27”， Excel默认为日期类型，并自动设置右对齐。,第二节 工作表的建立与编辑,自动完成 每当我们进行数据输入时，总会发现一些重复的数据需要输入，如在输入教师情况表工作表示总要输入“中文系”、“经济系”和“计算机系”三个值，当第二次输入时只要输入了第一个字符系统会默认自动填入以后的字符并以反白方式显示可单击Enter键确认输入，这就是自动完成。 注：自动完成一般只适用于文字数据。 自动完成功功能一般只应用于同列单元格。,第二节 工作表的建立与编辑,自动填充 Excel 2003的自动填充功能可以根据已输

7、入的数据（即种子数据），按照一定的默认约定，对连续单元格进行数据填充。 其步骤为：输入种子数据，并选中所有种子数据，如种子数据为“001”和“004”；拖动填充柄， 填充区出现虚线框，系统按种子数据计算出步长值为3，拖动过程中在实心十字光标右下方出现填充数据提示；松开鼠标，填充区出现填充数据，虚线框变为粗实线。,第二节 工作表的建立与编辑,序列填充 选择填充区域，区域中第一个单元格开始至少有一个种子数据；在“编辑”主菜单的“填充”子菜单下，单击选择“序列”菜单命令，打开“序列”对话框进行设置；单击“确定”按钮进行填充操作。,第二节 工作表的建立与编辑,序列填充,第二节 工作表的建立与编辑,数据

8、的编辑-选取单元格1. 选择单元格和区域 选择单一单元格利用鼠标单击指定单元格，或将光标键移动到指定单元格即可。 选择单一区域即连续单元格，需要单击按下鼠标左键选择单一区域第一个单元格，拖动到最后一个单元格后松开鼠标,第二节 工作表的建立与编辑,数据的编辑-选取单元格2. 选择不规则区域 选择不规则区域，即多个不连续单元格，先按单一区域选择一个区域，再按住Ctrl键选择下一个单元格或区域，以此类推，可以继续按住Ctrl键选择其它单元格或区域。,第二节 工作表的建立与编辑,数据的编辑-选取单元格3. 选择整行、整列或整张工作表 选择整行：在行标号上单击鼠标即可。 选择整列：在列标号上单击鼠标即可

9、。 选择整张工作表：在行标号和列标号交叉点上，即最左上角单元格，单击鼠标，整张工作表被选中。,第二节 工作表的建立与编辑,数据的编辑-编辑对象的移动1. 单元格的移动 在工作表上单击选择需要移动的单元格，鼠标光标为空心十字光标；移动光标到选中单元格上边线，鼠标光标变为实心十字箭头光标；拖动箭头光标，到目标单元格，出现虚线框；松开鼠标，单元格移动完成。,第二节 工作表的建立与编辑,数据的编辑-编辑对象的移动2. 移动行或列 在目标位置相应的行（或列）标号上右击，选择插入，插入一个新的行。再在需要移动的行（或列）标号上右击选择“剪切”，在新建立的行标号上右击选择“粘贴”。,在行标号上右击,第二节

10、工作表的建立与编辑,数据的编辑-编辑对象的复制 选中要创建副本的单元格、行或列，打开“编辑”菜单“复制”，将光标移动到目标位置，打开“编辑”菜单“粘贴”。 注：行和列的复制操作类似于行和列的移动操作。,第二节 工作表的建立与编辑,数据的编辑-编辑对象的复制4. 编辑对象的插入 选择将要插入对象的位置，在菜单栏的“插入”主菜单中选择“单元格”菜单命令，打开“插入”对话框，在其中设置插入位置后，确认完成。,第二节 工作表的建立与编辑,数据的编辑-编辑对象的删除1. 删除对象 选择被删除对象；在菜单栏的“编辑”主菜单中选择“删除”菜单命令；系统弹出“删除”对话框，选择是否删除对象，如果删除对象为单元

11、格或区域时，则选择删除后的填充方法。,第二节 工作表的建立与编辑,数据的编辑-编辑对象的删除2.清除对象 选择被清除对象；在菜单栏的“编辑”主菜单中，选择“清除”菜单命令，在其打开的下级菜单中，选择清除的具体内容。,第二节 工作表的建立与编辑,数据的编辑-编辑对象的删除3.删除操作规则 删除后总是用已有的后续单元格（右侧或下侧单元格）进行移动填充。4.清除操作规则 清除内容后，清除对象内容为空；清除格式后，清除对象为系统默认格式。 注：清除操作与删除操作不同点是清除操作不进行移动填充，采用默认格式设置。,第二节 工作表的建立与编辑,数据的编辑-合并单元格选择需要合并的单元格区域，单击选择格式工

12、具栏中的“合并及居中”按钮。,第二节 工作表的建立与编辑,工作表格式化1. 单元格格式修饰单击“格式”菜单“单元格”，弹出“单元格格式”对话框，在其中进行相应项目的设置即可。,第二节 工作表的建立与编辑,工作表格式化2. 调整行高和列宽（1）设置行高的方法 将光标移动到行标定位栏中需要调整行高的行和其下面一行交界处，光标变为上下箭头的十字光标，单击拖动交界线，观察参考数值提示，直接拖动设置行高。,第二节 工作表的建立与编辑,工作表格式化2. 调整行高和列宽（2）设置列宽 将光标移动到列标定位栏中需要调整列宽的列和其右侧一列交界处，光标变为左右箭头的十字光标，单击拖动交界线，观察参数数值提示，根

13、据提示直接拖动设置列宽。,第二节 工作表的建立与编辑,工作表基本操作1. 工作表命名 双击选择工作表标签，标签上的名称反白显示，输入自定义新名称，按Enter键确认。,第二节 工作表的建立与编辑,新增、移动和复制工作表1. 选择工作表选择单个工作表：单击工作表标签。选择多个工作表：单击工作表标签，再次按下Ctrl键同时单击其他工作表标签，可以选择多个工作表。选择多个连续工作表：单击起始工作表标签，再次按下Shift键同时单击结尾工作表标签，两个标签及其间的多个工作表被选中。选择全部工作表：单击选择任意工作表标签，右击，在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表” 命令即可。,第二节 工作表的建立与

14、编辑,新增工作表 选择“插入”菜单“工作表”菜单命令，即可插入一个新的工作表，表名默认为“SheetX”，其中X为系统自动累积值。,第二节 工作表的建立与编辑,隐藏工作表单击选择被隐藏工作表标签，在“格式”主菜单的“工作表”菜单中单击“隐藏”菜单命令，工作表标签被隐藏。,第二节 工作表的建立与编辑,显示工作表在“格式”主菜单的“工作表”菜单中，单击“取消隐藏”菜单命令，在弹出的“取消隐藏”对话框中选择希望恢复显示的工作表名称，单击“确定”按钮即可。,第二节 工作表的建立与编辑,移动或复制工作表选择“编辑”菜单“移动或复制工作表”菜单命令，在弹出的“移动或复制工作表”对话框中“下列选定工作表之前

15、”栏中设置移动或复制工作表的位置，选择“建立副本”复选框可以进行当前活动工作表复制操作，如果不选“建立副本”复选钮表示进行工作表的移动。,第二节 工作表的建立与编辑,删除工作表 在“编辑”菜单中，单击选中“删除工作表”菜单命令，弹出消息对话框，如果坚持删除，可以单击“删除”按钮，否则单击“取消”按钮。,第二节 工作表的建立与编辑,工作表的保存单击“文件”“保存”菜单命令。在弹出的“另存为”对话框中选择存储路径，输入文件名，单击“保存”按钮即可。,第二节 工作表的建立与编辑,工作表的打印输出预览页面设置打印输出,本节小结,本节重点在于熟练掌握Excel 2003电子表格的基本创建方法。 熟练掌握

16、Excel文件中的几个名词。 Excel文件扩展名为“.xls”。一个Excel电子表格文件也称为一个工作簿，在一个工作簿中可以存放多个工作表，习惯上一个Excel工作表中存放一个二维表格。创建一个新Excel文件时，协系统自动默认文件名为“Bookx”，且自动创建三个空工作表，并且默认表名为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”。 掌握表格数据类型、表格数据的输入方法和简单编辑、修饰表格的方法，表格保存与输出的方法。,第三节 公式与函数,考试内容及要求,考试内容 单元格数据的类型、使用，相对、混合和绝对引用。 考试要求（1）掌握公式的使用（2）掌握单元格的引用（3）掌握常用函数

17、的使用（4）掌握工作表之间的编辑操作,考核要点,考核要点（1）公式的设计与建设（2）单元格引用方法的区别和应用（3）常用函数的使用,第三节 公式与函数,公式1. 公式的组成 公式以“=”号开头，后包含单元格引用、运算符、函数、数值或文本，以及括号。公式最多可以由1024个字符组成。,第三节 公式与函数,公式1. 公式的组成（1）运算符 运算符是用于指定实现对公式中的操作数进行特定类型运算的符号。Excel 2003包含四种类型的运算符：算数运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。,第三节 公式与函数,公式1. 公式的组成（2）运算符的优先级,第三节 公式与函数,公式2. 公式的应用（1）创

18、建公式 选择要输入公式的单元格，单击编辑栏中“插入函数”按钮，弹出“插入函数”对话框，选择函数并设置函数参数值，完成公式输入。,第三节 公式与函数,公式2. 公式的应用（2）编辑公式双击要编辑公式的单元格，直接进行公式修改。选择要编辑公式的单元格，按F2键进入编辑状态，进行公式编辑。选择要编辑公式的单元格，单击编辑栏，在编辑栏中进行公式编辑。选择要编辑公式的单元格，单击编辑栏中“插入函数”按钮，弹出“插入函数”对话框，进行公式修改。,第三节 公式与函数,公式2. 公式的应用（3）删除公式 选择要删除公式的单元格，按Delete键删除公式。,第三节 公式与函数,单元格引用 引用的作用在于表示工作

19、表上的单元格或区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值。还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为链接。 根据公式中单元格的引用凡是不同可分为绝对引用、相对引用、混合引用以及三维引用。,第三节 公式与函数,单元格引用1. 相对引用 如果在公式中使用相对引用，当复制此公式时，目标单元格公式中的引用会根据目标单元格和原单元格的相对位移而自动产生变化。Excel 2003系统默认，所有新创建的公式均使用相对引用。 如：将单元格A6中的相对引用公式“=SUM（A1：A

20、5）”复制到单元格B8中，则目标单元格中公式为“= SUM（B3：B7）”,第三节 公式与函数,单元格引用2. 绝对引用 无论公式填充到任何位置，公式本身的应用指向一个绝对的单元格或区域。Excel中将绝对引用的行号或列标前加入“”。如：将单元格中的绝对引用公式“=SUM（$A$1：$A$5）”复制到单元格B8中目标单元格中的公式仍为“=SUM（$A$1：$A$5）”,第三节 公式与函数,单元格引用3.混合引用 在公式中既使用了相对引用，又使用了绝对引用，进行当前复制时，绝对引用部分保持不变，相对引用部分随单元格位置的变化而变化。 如：将单元格A6中的公式“SUM（A$1：A$5）”复制到单元

21、格B8中，目标单元格中的公式为“SUM（B$1：B$5）”,第三节 公式与函数,单元格引用3. 三维引用 在同一工作簿中引用不同工作表中单元格或区域中的数据。三维引用的一般格式为： 工作表名称！单元格或区域 如：将二月工资表H4单元格的公式设置为由一月工资表中H4单元格数值得来。公式为“=一月工资！H4”。,第三节 公式与函数,单元格引用3.三维引用三维引用创建方法：选择需要设置三维引用公式的单元格；键入“=”字符表示公式开始，公式中非三维引用部分可以直接输入或选择输入；输入三维引用部分，首先，单击选择切换到三维引用所需要的工作表（单击选择该工作表标签即可）；输入完成后，按“Enter”键或单

22、击选择“输入”按钮即可。,第三节 公式与函数,单元格引用5. 多维引用 在其他工作簿中引用指定工作表中单元格或区域中的数据。 多维引用的一般格式为: 工作簿文件名.xls工作表名称！单元格或区域 如：在一个新建Excel电子表格工作簿的Sheet1工作表B2单元格中设置公式填入教师管理表.xls工作簿的一月工资表H4单元格的内容。公式为“=教师管理表.xls一月工资！H4”,本节小结,熟练掌握公式的编辑和使用。 掌握Excel的运算和运算符优先级的使用。注意：公式必须从“=”号开始表示。公式复制时，公式中的引用会随目标单元格与原单元格相对位置的变换而变化。而移动公式，公式中的引用不发生任何变化

23、。,本节小结,熟练掌握Excel单元格引用方法：相对引用、绝对引用、混合引用、三维引用。 熟练掌握函数的使用方法。,第四节 数据处理,考试内容及要求,考试内容数据的排序、筛选和分类汇总 考试要求（1）掌握数据查找（2）掌握数据排序（3）掌握数据筛选（4）掌握数据的分类汇总,考核要点,表格数据的排序操作 表格数据的筛选操作 数据的分类汇总,第四章 数据处理,数据的排序1. 排序原则 排序关键字：指排序依照的数据字段名称。排序关键字作为排序的依据，也称为排序的键值。,第四章 数据处理,数据的排序1. 排序原则 排序的方式分为升序和降序。 对于数据升序和降序判断的原则： 数字优先，按19位升序，从最

24、小的负数到最大的正数进行排序。 日期为数字类型按折合天数的数值排序，即从最远日期到最近日期为升序。 文本字符，先排数字文本，再排符号文本，接着排英文字符，最后排中文字符。系统默认排序不分全角/半角字符和大小写字符。 逻辑值按其字符串拼写排序，先“FALSE”再“TRUE” 为升序。 公式按其计算结果排序。 空格始终排在最后。,第四章 数据处理,数据的排序2. 排序选择需要排序的区域（注意选择排序数据及对应标题名）；选择“数据”主菜单下的“排序”菜单命令；弹出“排序”对话框，在其中设置各关键字、排序方向及标题行；单击“确定”按钮，完成排序设置。,第四章 数据处理,数据的筛选自动筛选：利用表格数据

25、字段名设置筛选条件，进行筛选显示记录。只能针对一个字段进行筛选。,第四章 数据处理,数据的筛选 筛选步骤：选择“数据”主菜单中“筛选”菜单下的“自动筛选”菜单命令；工作表的选中区域中的字段名称旁边显示“筛选条件选择”按钮，在“自动筛选”菜单命令前出现“”标记。选择筛选条件产生字段旁的“筛选条件选择”按钮，打开筛选条件框，选择需要条件，多次选择筛选条件可以查看不同的筛选结果。再次选择“数据”主菜单中“筛选”菜单下的“自动筛选”命令，取消“自动筛选”菜单命令前的“”标记，工作表中数据保留筛选后的记录顺序。,筛选条件选择按钮,第四章 数据处理,分类汇总分类汇总的前提条件：先排序后汇总。即必须先按照分类字段进行排序，针对排序后数据记录进行分类汇总。,第四章 数据处理,分类汇总 方法： 选择工作表的分类汇总数据区域（已经按分类字段排序）； 选择“数据”主菜单中“分类汇总”菜单命令，在弹出的“分类汇总”对话框中，选择分类字段、汇总方式、汇总项等； 单击“确定”按钮确认，生成分类汇总记录，其中“+”标记表示数据记录处于折叠状态，“-”标记表示数据记录处于展开状态。,本章小结,本章重点在于全面掌握表格数据分析的方法和Excel提供的分析功能。 熟练掌握排序关键字和排序方式的使用原则。 掌握表格数据的筛选方法。 掌握分类汇总的操作方法。注意：分类汇总必须按照先排序后汇总的原材进行。