新编秘书实务课件-第1章　秘书实务概述（第3版）.ppt

1、“十二五”职业教育国家规划教材配套教案,秘书实务,高等教育出版社,高等教育电子音像出版社,主编 葛红岩,（第三版）,“十二五”职业教育国家规划教材目录,第一章秘书实务概述,第二章秘书的接待工作,第四章沟通与协调工作,第五章会议组织与服务,第六章商务活动,第三章秘书的日常事务工作,第七章文书处理与档案管理,第八章参谋与信息调研工作,电子教案模版配色（1）,第一章秘书实务概述,引入案例,主要内容,本章小结,案例分析,实践训练,学习提示,电子教案模版配色（1）,第一章秘书实务概述,第一节秘书实务的内容 第二节秘书实务工作的性质与特点 第三节秘书应具备的能力及职业道德 第四节秘书工作的方法,主要内容,

2、第一章秘书实务概述,电子教案模版配色（1）,（一）学习目标 了解秘书实务的内容 了解秘书实务工作的性质与特点 熟悉秘书应具备的能力及职业道德要求 掌握秘书实务工作的规律与方法 （二）学习重点 秘书实务的主要内容 秘书实务工作的规律与方法 （三）学习难点 秘书实务工作的规律与方法,学习提示,第一章秘书实务概述,电子教案模版配色（1）,新任总经理秘书孙婷的忐忑 内容（略），请见教材第2-3页 问题：据你所知，你认为总经理秘书的职责有哪些？,引入案例,第一章秘书实务概述,第一节秘书实务的内容,一、秘书与秘书实务的含义 （一）秘书 一般而言，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他

3、们以辅助决策，综合协调，沟通信息以及办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 现代意义上的秘书，谈的大都是“大秘书”的概念。它从形式上可以表现为：前台、打字员、秘书、内勤人员、文员、助理、办公室主任等岗位。 （二）秘书实务 从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。 从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程，即秘书具体办理事务的职能。,电子教案模版配色（1）,第一章秘书实务概述,第一节秘书实务的内容,二、秘书实务的内容,微型案例分析：某企业总经理秘书岗位工作的内

4、容P5,电子教案模版配色（2）,第一章秘书实务概述,第二节 秘书实务工作的性质与特点,一、秘书实务工作的性质 1辅助性 秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于领导或部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权。 2服从性 秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意图办事。 3服务性 为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书实务的首要任务。,电子教案模版配色（2）,第一章秘书实务概述,第二节 秘书实务工作的性质与特点,二、秘书实务工作的特点 （一）综合性与专业性相统一的特点 （二）被动性与主动性相统一的特点 （三）机要性与群众性相统一的特点 （四）经常性与突击性相统

5、一的特点,第一章秘书实务概述,第二节 秘书实务工作的性质与特点,微型案例 杨修逞能泄军机惹杀身之祸 曹操平汉中时，连吃败仗。想要进兵，怕马超拒守。想要收兵，又担心蜀兵耻笑，心中犹豫不决。后传“鸡肋”为夜间口令。杨修听闻，便让随行军士收拾行装，准备归程。将士们问何以得知魏王要回师，杨修说：“从今夜口令，便知魏王退兵之心已决。鸡肋，食之无味，弃之可惜。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归。魏王班师就在这几日，故早准备行装，以免临行慌乱。”曹操早就忌恨杨修才高于已，今见修又猜透了自己的心事，便怒以扰乱军心定罪，杀了杨修。 “鸡肋”一词，虽隐含曹操退兵的决定，但杨修作为主簿（即秘书），即使能猜中领

6、导的心思，也不该擅自透露领导的决定，制造混乱，破坏军中的秩序，影响军心军纪，这既是军中大忌，也是秘书的大忌。但杨修就是爱展示自己的小聪明，出卖了军事情报，泄露了上级尚未决定的事，而不经过请示直接越过上级自己做决定，最终难逃杀身之祸。,电子教案模版配色（2）,第一章秘书实务概述,第三节 秘书应具备的能力及职业道德,一、秘书应具备的能力,内外沟通均需提高的市场部秘书 夏捷是宏达公司市场部经理秘书。一天，夏捷到苏经理的办公室说：“苏经理，客户打电话催促发货呢！” “噢？合同规定的交货期到了吗？” “还没有呢！” 苏经理皱了皱眉头：“那你应该告诉他，我们会按合同交货的。” 可是过了一会儿，她又怯怯地敲

7、开苏经理的门：“对不起，苏经理！我还得再打扰一下。打印机坏了。” 苏经理火冒三丈：“什么！打印机坏了应该找哪个部门修理你不知道吗？你来告诉我，难道是想让我帮你修打印机？”,电子教案模版配色（2）,第一章秘书实务概述,第三节 秘书应具备的能力及职业道德,二、秘书的职业道德,一、将工作分类排序处理 1按事情的轻重缓急排序处理 例如，有A、B、C、D四件事，根据它们的紧急与重要程度，将四件事进行两两比较，发现： A、紧急且重要的事； B、紧急但并不重要的事； C、不紧急但重要的事； D、不紧急也不重要。 那么在处理时，就应该按照A、B、C、D的先后顺序处理。,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概

8、述,第四节秘书工作的方法,李秘书的应变之道 李秘书坐在办公桌前帮总经理草拟本年度的工作报告。这时，她接到正在会议室与客户谈判的总经理的电话，让李秘书送一份材料过去。她刚站起身准备去送材料。一抬头，发现有位来访的客人微笑着走过来。 李秘书对上述三件事情的分析如下：从重要性上而言，三件事都重要。从紧急性上而言，第一件事较后两件不是很着急，并且做这件事需要的时间比较长，因此放在最后做。第二与第三件事都比较急，如果能找到同事帮忙接待一下客人，自己去给总经理送材料比较好。因为，经理可能还会有其他的事情需要沟通。如果周围没有人能够帮忙接待客人，则可以简单了解客人的情况，表示歉意请其稍候。然后给总经理送材料

9、，速去速回后，再次向客人致歉，并热情接待。接待完毕客人后，继续专心写领导的工作报告。,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法,2按事情的性质分类处理 秘书每天要处理的工作，大致可以分为事务型和思考型两种。如果将要做的工作按这两种类型划分，区别对待，也许会收到事半功倍的效果。 事务型的工作不太用动脑子，只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被干扰和中断； 而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作，则要谨慎对待，在做之前要进行充分的思考与研究，才能找到工作的思路。这就需要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干扰的时间段，集中精力去做。,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,第四节

10、秘书工作的方法,3按事情的相关性原则排序处理 根据事情的相关性原则，秘书在同一时间内尽可能地做相同类型的事情，将完成这类事情成为机械运动，或者形成惯性。这就需要秘书首先把工作划分为几个断面，分块。把同一块内容，在相连的时间内完成。这样才能从根本上提高工作效率。 4按事情的工作属地原则排序处理 工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作人员犹为重要。如果这一点处理得好，可避免在现场、自己的办公室、其他单位或部门之间频繁接触。这样既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率。,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法,二、

11、科学合理地使用工作时间 1避免盲目地使用时间 2合理分配各项工作使用的时间 3在规定时间内完成工作 4合理使用零碎时间的方法,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法,三、经常性工作规范化、程序化 一般来说，在纷繁的秘书工作事务中，大量的是反复出现的、经常性的工作，如文件处理、会务工作、接待工作、督促检查工作等。虽然在不同的行业系统、不同的机关，秘书工作中的常规性工作存在差异，但在同一行业系统和同一机关内，这些反复出现的、经常性的工作是有规律可循的。 四、井然有序地存放文件和物品 办公场所干净明亮，文件与物品存放得井然有序，既能够使人心情轻松愉快，也有利于工作质量的提高。有些秘书的办公室文件与

12、物品存放的很乱。这样，一是容易误事，二是容易泄密，造成不良的后果。,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法,五、养成有利于工作的好习惯 1做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然 2在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事 3不将情绪带到工作中 4不断学习与总结,电子教案模版配色（3）,第一章秘书实务概述,第四节秘书工作的方法,第一章秘书实务概述,本章小结,案例分析一： 秘书的时间管理与工作效率 案例内容（略，请见教材第17-19页） 问题：根据案例，请分析秘书为了提高工作效率，应该如何管理时间？,第一章秘书实务概述,案例分析,案例一： 秘书的时间管理与工作效率

13、 参考答案：根据上文，我们知道，秘书工作琐碎复杂，所以秘书要提高自己的工作效率，充分有效地利用时间，合理安排工作的顺序，注意工作的方法，是非常重要的。要提高时间的效率，首先，做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然。各项工作提前做好计划与准备工作，事情不要积压成堆；其次，要有判断标准，也就是根据事情的重要与紧急性的原则，分清轻重缓急，排出处理的先后顺序。这样才能够更好地提高秘书的工作效率。,案例分析二： “聪明”的黄科长 某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全

14、省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发。”看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。” 黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。 第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。 思考题： 1.请分析案例，你认为李自钢的错误主要有哪些？ 2.请进一步分析，你认为李自钢犯错的深层次原因是什么？,案例二： “聪明”的品牌专员

15、参考答案： （1）李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。李自钢绕过主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我”意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是李自钢犯错误的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。 （2）李自钢表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值

16、，将个人的成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准备，是做不好秘书工作的。,训练一： 1实训目标 通过训练让学生了解企业的组织结构，以便在以后的学习中，对秘书工作在单位中的地位、作用及工作程序与方法有一个总体的认识。 2实训内容 要求学生通过电话、调查问卷、网络等调查方式，了解企业的组织结构与部门职责。 3实训要求 （1）画出企业组织结构图，并写明每一个部门的工作职责； （2）在下一次的课堂上，教师将学生的组织结构图与部门职责收齐后，重点讲解。也可以挑选一部分学生到讲台，向全班介绍学生自己调查到的企业组织架构与职责。,第一章秘书实务概述,实践训练,训练二： 1实训目标 通过训练让学生了解单位秘书工作的主要内容、秘书应具备的能力、秘书的职业道德以及秘书的工作方法。 2实训内容 要求学生通过电话、调查问卷等调查方式，向社会上的秘书人员进行调查，了解他们的工作内容、秘书的工作方法、秘书应具备的能力及职业道德。