第4讲 会议沟通.ppt

1、第4讲 会议沟通,主要内容： 会议的目的与类型 会议的组织 会议议程 会议中的角色 有效会议的组织,引导案例： 理查德希尔顿是一位部门领导，他所领导的部 门中有14位聪明能干的员工。希尔顿只是名义上的 领导，因为这十几位员工都非常负责。在大多数情 况下，部门成员之间都非常配合，大家互相协作与 支持。然而惟一让希尔顿头痛的问题就是开会。 在希尔顿领导的部门里，没有固定的时间开 会。只是有人感觉到需要对某个问题进行讨论时， 会议才开始召开、会议的主持者并不总是希尔顿， 而是那个需要开会的人。,在至少7人到场后主持人才开始会议。因为总是 有人迟到，会议总是在预定时间的510分钟后才 可以开始。开始后

2、的前10分钟总是讨论一些与会议 无关的话题。当会议正式开始后，主持人口头说明 一下开会的原因。这些说明就成为会议的议程，然 后组织对议题展开无目的的讨论。发言很零散，也 很容易偏离主题。对议题不感兴趣的人往往会进行 脱离主题的发言，还有人会大声打断别人的谈话， 观点不同的人会争论不休，受到攻击的人往往不愿 意再表露自己的观点。,在会议结束的时候，经常会陷入以下的局面： 除了再开会讨论外，会议没有达成任何共识。 发现了额外的任务，并分配成员继续解决。 任务确定下来了，但是没有人去具体负责解决。 会议达成了一定共识，但是却不能清楚表述共识是什么。,以上局面带来的后果是： 再开一次会议意味着浪费大家

3、的时间。 额外任务通常不会被重视。往往会被更重要的事情挤掉。 由于无人负责，结果任务无法完成。 共识由于没有被成员理解而变得不合理。,思考题： 1、该部门会议都存在哪些问题？ 2、请分析造成该部门会议低效的原因。,一、会议的目的与类型,会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，是一种常见的群体活动。,会议的目的 交流信息 给予指导 解决问题 作出决策,会议的类型 谈判 通知 解决问题 决策 交流,二、会议的组织,会前准备 审查开会的必要性 确定会议目标 拟定会议议程 准备会议文件 分发预阅资料,确定会议主持人 确定与会人员 预定会议会场 确定会议时间 发放会议通知,挑选与会者的原则 少而精 与

4、会者对于会议有重要意义,不同性质会议的人数构成： 信息研讨：30人 正式报告：不限 研讨培训：15人 问题识别：10人 关键问题解决和决策制定：5人,安排会议时间应考虑： 准确把握会议召开时机 根据需要确定会议时间 兼顾成本和效率,会议进程的控制 宣布会议的主题和目的 依次讨论会议议题 让每个人都有表述自己意见的机会,控制讨论进程 控制会议时间 总结会议成果，让与会者确认各项结论 及分工,会后工作 下发会议记录或会议简报 对执行工作进行监督和检查,三、会议议程,会议议程的设计步骤 提出议题 选择重要议题 分清主次顺序,确定时间 结束议程,会议议程 会议的宗旨、日期、时间、地点 与会者姓名 例行

5、公事的讨论 比较难解决或有争议的问题 下次会议的日期 会议的总结和休会时间,编排会议议程时应 遵守的原则 按照议案的轻重缓急编排议程 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来,生物燃烧发电项目组会议议程 会议时间：上午10：3011：30，会议地点：第一会议室 1、进度安排与决定（20分钟） 讨论：各子项目组工作近况介绍 着重通报项目进展中存在的问题 措施： 2、确定向电网送电的日期（15分钟） 讨论：并入电网期间各部门相互协同的预案 措施： 3、高热卡植物推广种植及收购政策（20分钟） 讨论：（1）确保生物燃料供给的两个预案 （2）高热卡植物种植技术的培训及财务预算 措施： 4、下次会

6、议安排（2分钟） 日期：时间：地点：,会议记录的内容 会议名称 日期 起止时间 地点,四、会议记录,主办者 出席人员 缺席人员 每个议题的讨论过程 会议决议 下次会议的时间及地点,会议记录时应注意的问题 充分了解会议主题、目的及议程 可采用手记、录音、照相或摄影等方式记录 记录速度要紧跟会议进程 避免夹杂自己主观意见 会后应及时校对并打印,五、会议中的角色,主持人 其他与会者 会议秘书,会议主持人的职责,与会者的职责,会议秘书的职责,六、与会者的座次排列方式,七、有效会议的组织,有效会议的要求 目标具有价值 短时间内实现目标 与会者对会议满意,会议效果的影响因素 、会议目的不明确 、会议持续太久 、简单问题复杂化 、发言者过于健谈,组织有效会议的策略 、不搞形式主义 、明确会议的目的 、提前分发会议备忘录 、选择合适的与会者 、控制好会议的时间及进程 、分发会议简报,会议八戒,不开无主题的会 不开多中心的会 不开无准备的会 可开可不开的会坚决不开,开会不离题 无关人员不请 发言不重复 不要议而不决或一言堂个人决定,情景模拟 作为主持人，你将如何处理以下的困