秘书事务管理 事务20 值班工作.ppt

1、事务20 值班工作,学习目标,学习内容,课后练习,学习目标,了解值班工作的方法和要求，能够独立胜任和安排值班工作。,学习内容,一、值班的概念 二、值班工作的任务 三、值班工作的基本要求 四、值班工作制度 五、编制值班表,一、值班的概念,值班，是指一个组织在正常工作时间以外安排有关人员轮流交替坚守岗位，负责处理一些临时性的综合事务或专项性的特定事务。,二、值班工作的任务,（一）及时准确传达信息 （二）做好接待工作 （三）承办临时事项 （四）处理突发事件 （五）安全保卫,（一）及时准确传达信息,包括接听并记录电话，接受并登记紧急文件，收受并转送电报，答复上级单位对有关情况的询问等。 因此，值班室应

2、保证各种通讯器材畅通无阻，并备有各部门领导人和交通、公安、消防、急救等常用电话号码表，密切保持与机关、单位负责人的联系；应掌握领导人的活动和去向，保证在遇到特殊情况的时候能够及时地通知他们，但是，未经领导人同意，不能将领导人的活动内容和去向告知无关人员。,（二）做好接待工作,对于外地来访者，要协助安排好食宿，并通知有关单位做好接待工作；对于本地公务来访或询问事情，要视情况予以答复；对于找领导人解决问题的，要根据问题的性质，做出适当处理。 在接待来访人员之后，要填写好接待记录。,（三）承办临时事项,1.承办上级通知事宜。接到上级重要指示、通知后及时向相关领导报告，并根据领导批示和处理情况，按要求

3、向上级报告。 2.承办下级请示报告事宜。对下级来的一般性电话请示、报告，可根据有关精神给予明确答复。比较重要的，要向领导报告，并根据领导的指示进行相关处理或者转有关部门处理。 3.承办领导交办的事宜。包括传达领导对某一问题的指示、意见，下达临时性的会议通知，向上级机关或者外单位询问有关事项等。,（四）处理突发事件,如果遇到发生事故、火灾、盗窃或暴雨、地震等突发事件，值班人员要做到遇事不慌、处变不惊，能够沉着、冷静、机智、果断地加以处理，比如立即向领导报告，就近组织人力救灾抢险，或向邻近机关、单位、部队求援，或保护事故现场，或紧急转移机要文件和贵重物资等。,（五）安全保卫,办公室值班人员的安全保

4、卫，与单位保安人员的任务不同，主要是负责夜间和节假日机关内部机密文件资料和器材的保护。,三、值班工作的基本要求,（一）值班服务守岗守时 （二）上传下达及时准确 （三）来访接待文明热情 （四）文件资料注意保密 （五）应急处理审慎果断 （六）详细填写值班日志,（四）文件资料注意保密,领导呈阅件、值班记录、重要传递件以及其他文件资料等，值班人员都要随时放入专用抽屉或保险柜内，不得让无关人员翻阅。,（五）应急处理审慎果断,接到重大突发性事件的情况报告后，值班人员要沉着冷静，按程序及时报告，并审慎果断地协助领导进行处理。 【案例】秘书小刘应对突发火灾,【案例】秘书小刘应对突发火灾,鸿运公司秘书小刘值夜班

5、 凌晨2点闻到烧焦味道 循味搜索发现仓库着火 拨打119 报告分管领导行政经理 找出灭火器控制火势蔓延 消防车赶到 调查起火原因-老鼠咬电线 受到表扬,（六）详细填写值班日志,值班日志是值班期间有关情况的简要记录，对于值班期间处理的每一件事，包括电话处理、来人接待、突发事件处理等都要予以记录。 详细填写并妥善保存值班日志，具有十分重要的意义：首先，有利于下一班值班人员了解情况，保持上、下班工作的连续性；其次，有利于上司了解、检查和考核值班工作；最后，有利于编写情况反映、工作简报、大事记等内部资料。,四、值班工作制度,值班制度是要求值班人员共同遵守的规程或行为准则，是做好值班工作必不可少的措施。

6、主要包括： （一）信息处理制度 （二）岗位责任制度 （三）安全保密制度 （四）交接班制度 （五）请假制度 【阅读理解】*运通公司值班管理制度,（一）信息处理制度,包括对各种渠道传递过来的信息的基本处理程序，比如下级单位用电话报送一条信息，值班工作人员应当如何记录、登记，哪一类信息应报哪一级领导等。,（二）岗位责任制度,用于规定值班工作人员在值班期间所拥有的权利、义务和应承担的责任。,（三）安全保密制度,包括值班期间接触到的涉密信息材料如何保管、如何传递等。,（四）交接班制度,由于值班工作是轮流进行的，有些事在一个班次内办理不完，就要交给另一个班次的值班人员办理。交接班制度就是用来规范这些交接班

7、行为时间、内容和方式的制度，其内容主要包括： 1.交接时间和内容 2.交接方式 3.交接纪律,1.交接时间和内容,接班人员应提前20分钟左右到达，双方进行认真地交接。 交接的内容主要包括值班日志、相关设备、器材、资料以及钥匙等。,2.交接方式,（1）集体交接班。即所有值班人员集中在一起进行交接班。交班人员汇报值班时间内发生了哪些事情、领导有什么批示、办理到何种程度、需要接班人员做些什么工作等。这种交班方式一般在高级党政机关或者召开大型会议时使用。 （2）单独交接班。值守同一岗位的相邻的两个值班人员根据本部门或本岗位的具体情况进行单独交接班。,3.交接纪律,接班人员如果迟到，上一班人员应继续坚守

8、岗位，并电话询问接班人，不得擅自离岗。如果联系不到接班人，应电话向主管请示如何处理。,（五）请假制度,由于值班工作多在夜间和节假日，人员安排往往紧缩到最低限度，值班人员必须严格执行请假制度。 当班人员如有病或有事，应提前向主管请假，以便安排替代。,【阅读理解】*运通公司值班管理制度,请认真阅读课本P154-155的*运通公司值班管理制度，并分析出其中所包含的岗位责任制度、信息管理制度和请假制度分布在哪些条目中。,五、编制值班表,（一）值班表的主要项目 （二）值班表的种类,（一）值班表的主要项目,值班表通常包括以下项目： 1.具体值班时间和值班期限 2.值班人的姓名 3.值班的地点 4.值班电话

9、 5.负责人或带班人的姓名、电话 6.备注,（二）值班表的种类,根据值班任务的不同和面向范围的不同，我们通常可以把值班表分为以下3类： 1.节假日部门值班表 2.节假日总值班表 3.夜间值班表,1.节假日部门值班表,这类值班表通常用于公司的某一个部门，如财务部、营销部、生产部等，值班时段相当于非节假日的上班时段。 （值班表样式示例）,*集团机械设备公司财务部2008年国庆节值班表,2.节假日总值班表,这类值班表通常用于公司的秘书部门，用来统筹安排各部门的值班事宜，值班时间与节假日部门值班表相同。 （值班表样式示例）,*集团机械设备公司2008年国庆节总值班表,3.夜间值班表,这类值班表通常仅用于各个组织的秘书部门，是一个组织为了保证自身的不间断运转和应对夜间的突发事件而设立的值班制度，值班人员通常为该组织秘书部门的秘