岗培班课件档案工作规范和科技档案、全宗卷整理.ppt

1、今天上午我准备讲几个方面的问题： 一、目前档案工作的形势和任务 二、学习江苏省机关团体企业事业单位 档案工作规范 三、制定档案分类方案 四、全宗卷规范及其整理方法 五、学习国家标准科学技术档案案卷构 成的一般要求 六、目前工作的建议,一、目前档案工作的形势和任务 随着我国政治、经济、文化等各方面的快展，我们的档案工作也发生了很大的变化。档案的社会功能已经从政治领域逐步向经济、科技领域发展，利用对象也主要由党政机关、群众团体发展到企事业单位、经济和学术团体，乃至整个社会。档案管理工作发展的规范化、现代化趋势，以及档案信息开发、收集、传播和资源共享的数字化、网络化发展的趋势，这都对我们加强档案管理

2、、开发、利用提出了更高的要求。为适应新形势的需要，坚持搞好平时档案资料的收集、整理、归档工作，使档案在工作中能发挥重要作用。,（一）加强领导，对档案实行集中管理、归类存放的管理模式。档案管理工作涉及单位机密、影响单位发展，是党政领导了解单位发展历史、掌握演变过程的一个重要途径。因此，必须切实加强对档案管理工作的领导，努力使档案管理实现科学化、规范化。要成立档案管理领导小组，由党、政主要领导任组长，同时配备专兼职档案管理人员，具体负责档案的管理工作。党政领导还要经常对各类档案的收集、整理、归档及保管情况进行深入细致的了解，对档案管理过程中出现的问题及时予以解决，对档案管理所需用的必备物品，要尽可

3、能地给予解决，努力提高档案管理工作的整体水平。鉴于档案和档案工作的重要性和复杂性，对各类档案必须实行集中管理、统一存,放的管理模式，所有的档案均由专职档案管理人员统一立卷、统一归档、统一整理、统一保存，形成档案管理“一条线”的管理体系及“统抓统管”的工作格局，努力做到组织上有保证，工作上重严密，责任上强落实。只有这样，才能切实有效地保证档案管理工作的正常开展。 （二）建立健全各种规章制度，使各类档案的收集、整理、归档、保存工作有章可循。为了切实做好各类档案的管理工作，保证档案的完整性、真实性、可信性和保密性，必须结合本单位的工作实际和自身特点，在严格遵守中华人民共和 国档案法的前提下，建立健全

4、各种规章制度，如：档案工作规定各类档案的整理规范档,案收集归档工作制度档案库房管理制度档案保密制度档案查阅制度及领导、分管领导、专兼职档案员岗位工作责任制等。这些制度的建立，能够有效地规范各类档案的管理工作，使档案的收集、整理、归档、保存工作 有章可循，同时也使各级档案管理人员明确自身的职责，切实增强工作责任感。 （三）注重培养学习，努力提高档案管理人员的整体素质。为了保证档案管理的严肃性和规范性，应结合具体情况，配备1名或多名专兼职的档案管理人员。同时，为了提高其业务水平，增强其实际工作能力，在日常工作中，还应该采取多种形式，加强对档案管理人员的培训，如参加档案,管理培训班、提供相关书籍、加

5、强横向交流等等，鼓励其钻研业务，学习新知识，掌握新本领，提高政治思想觉悟、业务水平和对做好档案工作的认识。不断加强其思想和业务建设，增强热爱档案事业、默默奉献的意识。忠于职守、熟 悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好档案保管工作。 （四）加强档案的基础管理，做好收集、归档、保管和利用工作。收集、归档是档案工作的起点和基础，提供利用是档案工作的归宿和目的，而保管则是巩固收集、 归档成果，便于提供利用的重要保证。档案的管理涉及人员多、范围广、种类多，为了做好此项工作，必须本着实事求是的原则，认真组织档案管理人员收集档案资料，把平时收集到的应该归档的材料及时归档编

6、号。,对收集到的基础资料要认真分类归纳，按照本单位的档案保管期限表来区分价值，努力克服眉毛胡子一把抓、玉石不分、数量庞杂、整理困难的现象。 早在1983年4月，中央办公厅和国务院办公厅就发布了机关档案工作条例，条例中第十一条规定“机关应建立、健全文件材料归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。”2009年国家档案局制定的企业档案工作规范中规定：7.3.4.1 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。 档案是日积月累长期形成的宝贵财富，妥

7、善地,保管好档案对单位发展尤为重要。 如果谁用谁拿，不仅会影响到档案的保密性，还极易造成档案材料的损坏或丢失，使档案失去完整性。因此，要根据档案保管的“八防”要求，加大投入，改善基础设施，实现库房、阅档、办公三分开。库房面积不仅要满足存放要求，而且要通风良好，还要配备足够的档案柜以及专门的灭火器材、防蛀、防霉用品，同时还要购买一些必要的办公设备，只有设施齐全，才能适应档案安全保管的需要。同时，严格执行档案法的有关保管规定，档案管理人员必须严格把关，不得私自对外借阅或涂改档案资料，向外提供档案资料必须经档案管理领导小组负责人签字同意后，方可办理登记、借阅手续，切实把档案的保管和保密工作落到实处。

8、,一位档案工作者编写了一本档案利用实例，他在序言中写到：人的记忆是有限的。世界上有许多鲜为人知的事情随时间消散，文字将它们的生命延续；历史上有许多惊心动魄的事件随岁月流失，档案是它们曾经发生的凭据。反映历史的轨迹不能没有档案。档案记载了一个人、一个单位、一项活动、一项事业产生、发展、鼎盛、变化乃至终结的过程。当档案不曾记录或记录中断时，历史的真伪便无从考证，是非也许就成了“公说公有理，婆说婆有理”似的一团乱麻，档案的重要是显而易见的。用“养兵千日，用兵一时”和“书到用时方恨少”来形容档案和档案工作是再恰当不过的了。平时不起眼的一张纸，到需要用它时却价值连城、千金难求；平时,默默无闻的档案工作集

9、腋成裘、积少成多，或多或少地保存了一个人、一个单位成长、演变的过程和历史的痕迹，可以为论证某一历史过程或寻找某一事实真相提供大致的轮廓和线索。记得有一则寓言，说的是一个穷困潦倒、饥寒交迫的年青人，一天夜里饿着肚子在河边流浪，无意中捡到了一袋“石子”，便沿路漫不经心地将“石子”一块块地扔进河里，当他扔到最后一块“石子”时，天已渐明，这才发现扔出去的都是宝石，虽然懊悔万分，却已无法挽回。作为国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的各种形式的历史记录档案，它的价值并不亚于宝石，当它像“石子”一样被随意丢弃后，也是很难找回来的。,档案的珍贵在于它的原始性、真实性和多样性，它不是标签、不是广告，更

10、不是“作秀”或“戏说”。历史上不曾有过的事实，凭空杜撰出来的不能称之为档案；历史演变的曲折，不可能用档案将其纠正。包装历史的档案只能证明包装过程的真实，而不能证明历史原本的真实，仿制“档案”只能提供档案相似的外壳，而不能取得档案相同的内涵和价值。档案管理是各行各业都牵涉到的一项基础性工作，与社会生活密切相连，既不深奥，也不神秘。它既没有轰轰烈烈的场面，也没有可以大书特书的功绩，有的只是日复一日、年复一年的平淡、朴实、细心、耐心和恒心。但正是在这极其平凡、琐碎的工作中凝聚着重任和伟业，为后人留下一个脉络清晰、准确可信的真实世界。,一个人，一个单位在其成长变化中有着太多太多的历史记录，档案不可能也

11、没有必要将其原封不动地全部完整地保存下来，只能择其能反映历史概貌和今后有查考价值的部分进行保存，这是档案划分短期、长期、永久的原因，也是档案为什么要进行整理、鉴定、编制检索工具的道理。档案作为历史的载体，具有不可替代的作用，它蕴藏着丰富的知识和信息，有待人们去挖掘、去采撷，保存档案的目的在于利用。档案工作是建设有中国特色社会主义事业的重要组成部分。可以说，没有一项工作象档案工作覆盖面那么大，渗透力那么强，可惜现在很多人并没有意识到这一点。如果我的呼吁能引起人们对档案和,档案工作的一些兴趣，给人们的工作和生活提供一些启迪，进而使人们给予档案和档案工作更多的关注和支持，将使我们感到无比的欣慰和满足

12、。,档案的种类： 一、文书档案：一般的单位都有 二、科技档案：含基建、产品、科研、设备4类 三、专业档案：一些专业部门有，如统计档案、审计档案、气象档案、土地档案等 四、会计档案：独立法人单位有 五、特殊载体档案：有照片、录音、录像、光盘 六、实物档案：有奖牌、奖匾、锦旗、证书等 七、电子档案（自动化办公系统产生的电子文件归档后）,二、学习江苏省机关团体企业事业单位 档案工作规范 2009年3月，省档案局发出了关于印发江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范的通知（苏档发20098号），这个文件从档案工作的组织管理、基础业务、信息化建设 、开发利用等四个方面制定了规范要求，这个文件是我们江苏省各

13、单位开展档案工作的指导性文件，也是我们各单位档案工作进行定级达标活动的标准和依据。下面我就简单地讲解一下这个规范的具体条文。,江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范 1 组织管理 1.1 管理职责 1.1.1 组织学习、宣传档案法律法规，增强全员档案意识。 1.1.2 档案工作纳入单位年度工作计划。 1.1.3 档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书。 1.1.4 重视档案工作，保障档案工作所需经费。 1.2 机构人员 1.2.1 成立综合性档案工作机构，各种门类、载体档案集中统一管理。,1.2.2 建立健全档案管理网络。 1.2.3 适应档案工作需要，配备档案工作人员。 1.3 管理制

14、度 1.3.1 制订并落实档案工作制度。 1.3.2 有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统。 1.4 业务联系 1.4.1 积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务。 1.4.2 对本系统和所属单位档案工作实施有效的监督指导。 2 基础业务 2.1 归档,2.1.1 制定文件材料归档范围和保管期限表。 2.1.2 应归档文件材料齐全完整。 2.1.3 文件材料归档及时。 2.1.4 文件材料形成质量符合归档要求。 2.1.5 收集与档案有关的资料。 2.2 整理 2.2.1 制定档案分类方案。 2.2.2 档案、资料整理上架。 2.2.3 档案整理符合国家有关规范要求。 2.2.4 档

15、案排列有序。 2.3 保管,2.3.1 档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开。 2.3.2 档案库房选址得当，有必要的防护措施。 2.3.3 配备符合要求的档案装具。 2.3.4 全宗卷符合规范要求。 2.3.5 存放索引或存放示意图清晰、准确。 2.3.6 坚持测记库房温湿度，定期检查档案。 2.3.7 对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。 2.4 鉴定统计 2.4.1 按规定开展档案鉴定工作。,2.4.2 开展档案收进、移出登记，建立档案统计台帐。 2.4.3 按同级档案行政管理部门的要求报送档案统计报表。 2.5 移交 2.5.1 及时向档案馆移交各门类、载体的档案。 2.5.2

16、及时向档案馆提供主动公开信息。 3 信息化建设 3.1 信息化建设规划 3.1.1 档案信息化与单位信息化同步规划实施。 3.2 信息化设备 3.2.1 配备必要的档案信息化设备。,3.3 管理系统 3.3.1 开展档案管理系统建设。 3.3.2 充分应用档案管理系统。 3.4 数据库 3.4.1 开展档案数据库建设。 3.4.2 开展档案数据库应用。 3.5 电子文件归档与管理 3.5.1 电子文件归档与管理符合规范要求。 3.6 信息安全 3.6.1 确保档案系统和信息数据安全。,4 开发利用 4.1 检索 4.1.1 编制全宗指南。 4.1.2 编制档案目录。 4.2 利用服务 4.2.

17、1 档案人员熟悉库藏。 4.2.2 建立档案借阅登记和利用效果登记簿。 4.2.3 档案利用服务成效显著。 4.2.4 编有档案利用效果典型事例汇编。 4.3 编研 4.3.1 开展档案编研工作。,4.4 陈列展览 4.4.1 建立陈列室，举办档案陈列展览。 5 附则 5.1 本规范适用于本省辖区内除国家综合档案馆之外的各级各类机关、团体、企业事业单位。 5.2 本规范是各单位开展档案管理工作的标准，也是档案行政管理部门检查考核档案工作的依据。 5.3 本规范的实施内容见江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范测评细则（附件一）。 5.4 本规范的测评方法见江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范

18、测评规程（附件二）。,附件：1.江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范测评细则 2.江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范测评规程 在测评细则和规程中，把档案室要做的四个方面的工作分解为92个小项，总分为120分，所达等级为一星至五星级，每个等级对应不同的分数，其中五星级为最高等级（115分以上）；希望有条件的单位申报相应等级的星级档案室。,三、制定档案分类方案 淮安市档案局档案分类与编号方案 为了加强本局档案工作业务建设，充分发挥档案的效用，更好地为本局各项工作服务，特制定本方案。 本档案室档案分为文书档案、人事档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等8类。 一

19、、文书档案 1、分类方法 2002年以前，以卷为单位保管文书档案。保管期限分为永久、长期、短期，保管期限代号,分别为：保管期限永久、长期、短期，分别用代号001、002、003表示。 相同保管期限文书档案按类别组卷，分为综合、业务、职改、编研等4类。 2002年以后开始实行以件为单位保管文书档案。采用“年度保管期限”两级分类法。2002年至2006年保管期限分为永久、长期、短期， 2007年及以后保管期限分为永久、30年、10年，保管期限代号分别为：保管期限永久、长期、短期、30年、10年，分别用代号001、002、003、004、005表示。 2、编号方法 以卷为单位保管档案：永久、长期档案

20、编制跨,年度大流水号，续编已进馆档案案卷号；短期按年度编制小流水号。档号由全宗号-年度号-保管期限代号-案卷号-页号组成，档号结构示例：,以件为单位保管档案：按年度分保管期限编制小流水号，档号由全宗号-年度号-保管期限代号-机构（问题）-室编件号组成，档号结构示例：,因本单位未采用机构（问题）分类，故档号中机构（问题）字段以“0000”补空。 二、会计档案 1、分类方法 会计档案按类别分为会计报表、会计账簿、会计凭证、其他等4类。类别号分别为： 会计报表 KJ1 会计账簿 KJ2 会计凭证 KJ3 其 他 KJ4 2、编号方法 每个类别分别编制跨年度大流水号，档号由全宗号-年度-类别号-案卷号

21、组成。档号结构示例：,三、基建档案 1、分类方法 基建档案按项目设置二级类目，目前仅有档案楼1个项目，分类号为J01。 2、排列方法,同一项目内文件材料按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程验收等顺序排列。 3、编号方法 档号由全宗号-分类号-案卷号组成。案卷应在类别内进行排列，并分别从“1”开始编制案卷号。档号结构示例：,四、设备档案 1、分类方法 设备档案按设备类别分为健身设备、消毒设备、复印设备、温湿度控制设备、电脑设备、火灾报警控制设备、影像设备、车辆设备、传真设备等9类。类别号分别为：,2、编号方法 档号由全宗号-设备号-案卷号组成。案卷应在类别内进行排列，

22、并分别从“1”开始编制案卷号。档号结构示例：,五、照片档案 1、分类方法 对照片档案按保管期限进行分类。根据照片档案的价值划分为永久、长期2类。保管期限代号分别为：保管期限永久、长期，分别用代号001、002表示。 2、编号方法 相同保管期限照片册的排列从“1”开始顺序编册号。照片在每册内从“1”开始顺序编张号。档号由全宗号-保管期限号-册号-张号组成。档号结构示例：,六、录音录像档案 1、分类方法 录音录像档案按类别目前仅有光盘1类，类别号为L01。 2、编号方法 按时间顺序排列, 档号由全宗号-类别号-案卷号组成。档号结构示例：,七、实物档案 1、分类方法 实物档案按类别分为证件、牌匾、奖

23、杯、字画等4类。类别号分别为：,2、编号方法 每个类别分别编制流水号，档号由全宗号-类别号-案卷号组成。档号结构示例：,四、全宗卷规范及其整理方法 （一）全宗卷规范（DA/T12-1994） 1995-6-12国家档案局批准1995-10-01实施 1 主题内容与适用范围 1.1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料组成的专门案卷。 1.2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。 1.3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。 2 引用标准,DA/T1-92 档案工作基本术语 GB970

24、5-88 文书档案案卷格式 3 全宗卷编制原则 3.1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。 3.2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。 3.3 宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。 4 全宗卷的主要内容 4.1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。,4.2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 4.3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 4.4

25、 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。 4.5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。 4.6 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。,4.7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 5 全宗卷的整理 5.1 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量多的可设分卷。 5.2

26、 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。 5.3 卷内文件材料按问题时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管,、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。 5.4 卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。其封面、封底尺寸长宽为260mm185mm，封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者（见图1）。（图略） 5.5 卷盒外形尺寸长宽为310mm220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格（见图2）（图略

27、）。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期（见图3）。（图略）,6 全宗卷的管理 6.1 档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加横短和分卷序号，如：50-1、50-2。卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。 6.2 馆藏全宗采取分若干个部类（如按政权性质等）管理的，可按部门分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。 6.3 档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。 6.4 全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。,（二）全宗卷整理方法 1、

28、整理前的准备 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价值的应予剔除。 2、分类排列 对全宗卷内文件材料进行分类排列，是全宗卷整理的主要环节。全宗卷内文件材料一般按问题时间进行分类排列，首先将全宗卷内文件材料分为综合、收集、整理、鉴定、保管、统计,、利用和新技术应用等8类，每类材料再按一定的顺序排列，具体分类排列方法如下： （1）档案收集类：档案交接文据（包

29、括各种门类如文书、业务、会计、基建、设备、照片档案的移交表单）；档案移交目录；接收档案记录、征集档案记录；档案来源和价值说明等。 （2）档案整理类：档案分类方案；档案检索工具（归档文件目录、专题目录、文号索引、任命索引、全宗指南、干部任免索引等）的编制情况及说明；档案整理工作计划（方案）；档案整理情况说明等。 （3）档案鉴定类：成立或调整档案鉴定小组的通知；鉴定小组成员名单；文件材料归档范围和档案保管期限表；鉴定档案分析报告；销毁档案的,请示与批复；销毁档案的清册等。 （4）档案保管类：库房安全检查记录；档案安全检查报告；对馆（室）藏重点档案采取特殊保护措施记录；档案抢救与修复方案；档案抢救与

30、修复情况报告；档案库房温湿度记录等。 （5）档案统计类：全宗内档案基本情况统计；档案分类统计表及分析报告；档案复制抢救情况统计；档案收进、移出登记及情况统计；档案利用情况统计表等。 （6）档案利用类：全宗指南（全宗介绍）；档案编研材料（大事记、组织沿革、基础数字的汇集、专题概要、发文汇集、专题文件汇编）的编制情况；开放利用和控制使用范围说明；档案汇编和,公布出版情况及报批文件；档案利用事例汇编；档案利用事例宣传报道材料；档案利用效果登记分析；档案情况分析等。 （7）档案管理新技术的应用类：办公自动化开发应用情况；计算机辅助管理的文字说明材料（含计算机软件安装及使用说明情况）；档案数字化方案；档

31、案数字化成果说明；档案信息管理软件系统盘。 3、全宗卷的编目编号 （1）全宗卷内文件按类别逐件编件号，并编制目录，每一类文件装一盒。每件文件正面空白处右上角加盖档号章（用红色印泥），档号章参考尺寸：长宽为40mm16mm。,档号章格式示例： （2）全宗内同一类别的文件材料过多时，一盒装不下，可装数盒；卷盒外形尺寸长宽为310 mm220 mm，其高度可根据需要分别设置30 mm、40 mm的规格。卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期。 （3）后续增加的材料，就归入相应的类别中，排列在后，按类别沿袭的编号，依次编目。,4、全宗卷的装订和移交 （1）全宗卷材料以件为单位

32、装订。 （2）在档案室向档案馆移交档案时，全宗卷应随档案移交。,五、解读科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 11822-2008 前 言 本标准代替GB/T 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求。 本标准与GB/t11822-2000相比主要变化如下： -标准的总体编排和结构按GB/T1.12000进行了修改； -增加了前言； -组卷原则上强调了科技档案成套性、系统性特点；在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称；在组卷方法上除在,用词上进行调整外，还增加了插卷方法、建设项目的组卷方法；-增加了一般性文件的排列要求、科研类“成果知识产权申报”和建设项目

33、类“后评估”； -增加了“案卷目录编制”，强调案卷内以件为单位编写页号，已有页号的可不再编写；案卷封面删除了档案馆号；案卷脊背取消了色标；卷内目录将页号改为页数； -装订方法改为以卷装订和以件装订两个方法；档案章改为盖在首页空白处；提出超过出卷盒幅面的科技文件应折叠，图纸折叠按标准执行。,本标准的附录A是规范性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局。 本标准主要起草人：姜延溪、方强、吴苏闽、郑辉、肖云、王冰、王红敏、陈秀菊、马忠魁。 本标准于1989年10月25日首次发布，2000年12月11日第一次修订。,科学技术档案案卷构成的一般要求 1 范围 本标准规定了科学

34、技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。 本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。专业性较强和非纸质载体科学技术档案的案卷整理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适,用于本标准，然页，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。

35、31科学技术文件材料scientific and technical records 记录和反映科学研究、生产经营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称，以下简称,科技文件。 32科学技术档案scientific and technical archives 国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。 33案卷file 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 34卷内目录inner-file item list 登录卷内文件题名及其他特征并固定文件

36、排列次序的表格，排列在卷内文件之前，以下简称卷内,目录。 35卷内备考表file note 卷内文件状况的记录单。 36档号archival code 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 37案卷目录file list 登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。 4 案卷组织 41组卷原则,遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 42组卷要求 421案卷内科技文件材料要齐全、完整，签章手续完备。 422案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合档案保护要求。 43组卷方法 43

37、1针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。 432科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。,433成册、成套的科技文件宜保其原有形态。 434通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。 435底图以张或套为保管单位进行整理。 436产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷后面，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。 437产品升级换

38、代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。,5案卷和案卷内科技文件排列 51科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件排列一般文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。 52案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。 一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。 53科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。 54产品类案卷宜按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。,55建设项目类宜案卷按项目

39、前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。 56设备仪器类宜按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。 6 案卷编目 61卷内科技文件页号编写 611案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。 612已有页号的文件可不再重新编写页号。,613卷内目录、卷内备考表不编写页号。 62案卷封面编制 621案卷封面应印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式(封面式样见图A.1。虚线内为提示项，下同)。 622案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文

40、件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等写。 623立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。624起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间年、月、日（年度应填写四位数字，下同）。,625保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。 626密级，应填写卷内科技文件的最高密级。 627档号，由全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号组成。 全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定； 分类号：应根据本单位分类方案设定的的类别号确定； 项目代号：由所反映的的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定

41、； 目录号：应填写目录编号；,案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。 63案卷脊背的编制 631案卷脊背印制在卷盒侧面，脊背式样见图A.2。 632案卷题名，保管期限、档号，填写方法同6.2。 633案卷脊背项目可根据需要选择填写。 64卷内目录的编制 641卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见图A.3。 642序号，应依次标注卷内科技文件排列顺序。,643文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。 644责任者，应填写文件的形成者或第一责任者。 645文件题名，应填写科技文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。 646日期，应填写文件形成的时间年、月

42、、日。 647页数，应填写每件文件总页数。 648备注，可根据实际填写需注明的情况。 649档号，填写方法同627 65卷内备考表的编制 651卷内备考表式样见图A.4。 652卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、,总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 653立卷人，应由立卷责任者签名。 654立卷日期，应填写完成立卷的时间。 655检查人，应由案卷质量审核者签名。 65，6检查日期，应填写案卷质量审核的时间。 657互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号。并注明其载体类型。 658档号，填写方法同627 659卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底

43、面。 66案卷目录编制 661案卷目录式样见图A.5。,662序号，应填写登录案卷的流水顺序号。 663档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.2。 664总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。 6615备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。 7 案卷的装订 71案卷内文件可整卷装订和或以件为单位装订。 72以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，式样见图A.7。档号填写方法同627，序号填写方法同642。,73案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3。破损的科技文件应修复。 8 卷盒、表格规格及其制成材料 81卷盒式样见图A.6。 82卷盒规格和制成材料 821卷盒的外表面规格为:310mm22Omm，脊背厚度可根据需要设定。 822卷盒宜采用220 g以上的单层无酸牛皮纸双裱压制。 83表格规格和制成材料,831案卷目录、卷内目录、卷内备考表规格为:2