办公自动化及档案管理培训.ppt

1、办公自动化,一、软件篇 能使用文字处理软件word进行办公文档的制作、编辑和管理。 能使用PowerPoint软件制作产品推介、工作汇报等演示文稿。 能使用Excel软件制作常用的办公电子表格、进行数据分析和预测。 能利用网络搜索资料、下载常用的软件 能使用Photoshop、ACDsee处理图片,二、硬件篇 能使用和维护打印机 能使用和维护复印机 能使用和维护传真机 能使用和维护扫描仪 能使用和维护数码相机 能使用和维护投影机 能使用和维护移动存储设备、录音笔,知识点： 1. 掌握Word 2003界面及基本操作 2. 掌握Word 2003文本输入与编辑 3. 掌握Word 2003文档格

2、式化及排版 4. 掌握Word 2003图文混排 5. 掌握Word 2003页面设置与打印输出 6. 掌握PowerPoint 2003界面及基本操作 7. 掌握演示文稿的制作、修饰与模板 8. 掌握设置幻灯片的配色方案、套用设计模版、动画控制 9. 掌握幻灯片放映及打包 10. 掌握PowerPoint的高级应用，如插入其他对象、超链接的应用 11. 掌握Excel 2003界面及基本操作 12掌握Excel 2003创建、打开、保存工作簿 13. 掌握Excel 2003单元格数据的录入和工作表的基本操作 14. 掌握Excel 2003表格的制作与计算表格格式化、公式与函数、工作表保护

3、 15.掌握图表制作和数据筛选等操作 16.掌握图片、音频、视频处理软件等使用和操作 17.掌握打印机、复印机、传真机、扫描仪的使用和操作 18.掌握数码照相机、投影机、移动存储设备、录音笔的使用和操作,办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。,在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术（如天络在线等等），广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的

4、手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。,利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。 在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫OA。,1.办公自动化的英文缩写为_。 AODBOA COCDOM 2.办公自动化的理论基础是_。 A人机工程学B计算机技术 C自动化技术D系统工程学 3.办公自动化的发展始于_。 A20世纪30年代B20世纪50年代 C20世纪60年代D20世纪70年代初期,1.B 2.D 3.

5、D,4. 20世纪60年代，办公自动化指的是“管理信息系统”，计算机用于实现_。 A管理数据处理B簿记功能 C信息传输D自动控制 5. 日本在办公自动化的发展过程中实现办公机电化是在_。 A初期B发展期 C改进期D成熟期 6. 国务院电子振兴领导小组成立办公自动化专业组的时间是在_。 A1983年5月B1984年5月 C1985年5月D1984年6月 7. 一个完整的办公自动化系统的核心任务是_。 A实现信息采集B对信息进行加工 C向办公人员提供所需的信息D实现信息保存,4A5B6C7C,8. 一个完整的办公自动化系统，应包括四个基本环节，它们是_。 A信息采集、信息检索、信息查询、信息传输

6、B信息采集、信息检索、信息传输、信息保存 C信息采集、信息加工、信息传输、信息保存 D信息加工、信息检索、信息传输、信息保存 9. 数据处理的关键是数据结构和_、编程工具的应用。 A程序设计语言B机器语言 C汇编语言D高级语言 10. 办公自动化的两大支柱技术是_。 A计算机技术与网络技术 B计算机技术与与通信技术 C数据处理技术与文字处理技术 D网络通信技术与决策支持技术,8C9A10B,1. 以下软件中属于系统软件的是_。 A公文管理系统B财务管理系统 CWindows 95DFoxPro EWord 2. 季斯曼定义中“量非常大而结构又不明确的那些业务”，实际上是指通常的办公活动内容，具

7、体包括的内容有_。 A书面信息的生成与 处理 B书面信息的传递与管理 C口头信息的生成与处理 D口头信息的传递与管理 E办公时间的安排 F办公资源的运用 3. 办公自动化的支持理论包括_。 A行为科学B法学 C管理科学D社会学 E系统工程学F人机工程学,C，D A，B，C，D，E，F A，C，D，E，F,4. 办公自动化直接利用的技术有_。 A管理技术B计算机技术 C通讯技术D自动化技术 E系统工程技术F控制技术 5. 办公自动化的主要环节包括_。 A信息产生B信息采集 C信息加工D信息传输 E信息保存 F信息修改 6. 办公自动化的两大技术支柱是_。 A计算机技术B自动化技术 C网络技术D数

8、据仓库技术 E通信技术F多媒体技术,B，C，D B，C，D，E A，E,7.办公自动化的关键技术包括_。 A数据处理B文字处理 C语音处理D图形与图像处理 E网络通信技术F决策支持技术 8.以下工作属于计算机数据处理工作的有_。 A收文、发文B文件的传阅跟踪 C档案的归档检索D编制工作日程和通讯录 E制订计划F计算机在行政管理中的应用 9.以下工作属于文字处理的有_。 A制订会议法规B起草文件 C文字编辑D信息传输 E表格编辑F数据分析处理,A，B，C，D，E，F A，B，C，D，E，F B，C，E,在Word中，文档中每一页都要出现的基本相同的内容都应放在_中。 A、页眉页脚 B、文本 C、

9、文本框 D、表格 在Word的编辑状态中，粘贴操作的组合键是_。 A、Ctrl+A B、Ctrl+C C、Ctrl+V D、Ctrl+X 在Word的编辑状态中，对已经输入的文档进行分栏操作，需要使用的菜单是_。 A、编辑 B、视图 C、格式 D、工具 用Word编辑文件时，用户可以设置文件的自动保存时间间隔。如果改变自动保存时间间隔，将选择_。 A、视图菜单 B、编辑菜单 C、格式菜单 D、工具菜单,A C C D,在Word中，如果想为文档插入页眉页脚，则选择下列那个菜单_。 A、文件 B、编辑 C、格式 D、视图 在word的表格中，要计算一列数据的总和，应该使用哪个公式_。 A、SUM

10、 B、AVERAGE C、MIN D、COUNT,D A,关于Word2000，下面说法错误的是_。 A、既可以编辑文本内容，也可以编辑表格 B、可以利用Word2000制作网页 C、可以在Word2000中直接将所编辑的文档通过电子邮件发送给接收者 D、Word2000不能编辑数学公式,D,如果发现工具栏没有“格式”工具栏，要将它显示出来，正确的菜单命令是_。 A、“视图” B、“格式” C、“工具” D、“插入” 在WORD2000表格编辑中，不能进行的操作是_。 A、删除单元格 B、旋转单元格 C、插入单元格 D、合并单元格 选定连续文本时，可先将光标移到该文本块的块首或块尾，然后按住_

11、键，用鼠标单击文本块的另一端。 A、ALT B、SHIFT C、CTRL D、CTRL+SHTFT,A B B,Excel广泛应用于_。 A、工业设计、机械制造、建筑工程 B、美术设计、装潢、图片制作 C、统计分析、财务管理分析、经济管理 D、多媒体制作 Excel文档的扩展名是_。 A、.ppt B、.txt C、.xsl D、.doc Excel的主要功能包括_。 A、 电子表格、图表、数据库 B、 电子表格、文字处理、数据库 C、 电子表格、工作簿、数据库 D、 工作表、工作簿、图表 在Excel中，在A1单元格中输入=SUM(8，7，8，7)，则其值为_。 A、15 B、30 C、7

12、D、8,C C D B,在Excel工作表中，每个单元格都有唯一的编号叫地址，地址的使用方法是_。 A、字母+数字 B、列标+行号 C、数字+字母 D、行号+列标 下列操作中，不能退出Excel的操作是_。 A、执行文件关闭菜单命令 B、执行文件退出菜单命令 C、单击标题栏左端Excel窗口的控制菜单按钮，选择关闭命令 D、按快捷键Alt+F4 用Excel可以创建各类图表，如条形图、柱形图等。为了描述特定时间内，各个项之间的差别情况，用于对各项进行比较应该选择哪一种图表_。 A、条形图 B、折线图 C、饼图 D、面积图,A A A,在PowerPoint 中，幻灯片_是一张特殊的幻灯片，包含

13、已设定格式的占位符，这些占位符是为标题、主要文本和所有幻灯片中出现的背景项目而设置的。 A、 模板 B、母版C、 版式 D、 样式 如果希望在演示过程中终止幻灯片的演示，则随时可按的终止键是_。 A、delete B、ctrl+e C、shift+c D、Esc,B D,在PowerPoint2000中，若为幻灯片中的对象设置飞入，应选择对话框_。 自定义动画 B、幻灯片版式 C、自定义放映 D、幻灯处放映,D,在PowerPoint的窗口中，无法改变各个预留文本框的大小。（） 要想打开PowerPoint，只能从开始菜单选择程序，然后点击Microsoft PowerPoint。（） Pow

14、erPoint中，在大纲视图模式下可以实现在其他视图中可实现的一切编辑功能。（） PowerPoint中除了用内容提示向导来创建新的幻灯片，就没有其它的方法了。（） PowerPoint中，文本框的大小和位置是确定的。（） PowerPoint中，当本次复制文本的操作成功之后，上一次复制的内容自动丢失。（）,PowerPoint中，创建表格的过程中如果插入操作错误，可以点击工具栏上的撤销按钮来撤销。（） PowerPoint中，应用设计模板设计的演示文稿无法进行修改。（） PowerPoint中，如果插入图片误将不需要的图片插入进去，可以按撤销键补救。（） 在普通视图中，选择要插入声音的幻灯片

15、，选择“插入”菜单中的“影片和声音”命令，选择“文件中的声音”，可以选择所需的声音。（） “插入声音”对话框中的“联机剪辑”的作用是连接到WEB，可以得到更加丰富的图片和音乐等资源。（）,静电复印技术又称为“_”。 A光摄影B电摄影 C光导摄影D静电摄影 目前静电复印机所采用的主要方法是_。 A卡宾逊法B直接法 C卡尔逊法D间接法 在静电复印机的分类中，直接法又称做_。 A普通纸法B涂层纸法 C转印法D转涂法 复印机 高速复印机每分钟可复印_张。 A十余张B数十张 C一百多张D一千多张,B C B C,信息与档案管理,信息与档案工作概述 信息收集 信息整理 信息传递与反馈 信息存储 信息开发与

16、利用 信息辅助决策 文书归档工作 档案整理规则 档案保管工作 档案鉴定工作 档案提供利用工作 电子档案管理,能使用恰当的方法和渠道收集到相关信息 能整理你收集到的信息 能使用恰当的途径及时地传递与反馈 信息 能正确地存储信息 能为上司提供准确及时的信息进行决策 能对文件进行归档 能对归档的文件进行分类和整理 能使用恰当的方法保管文档 能正确判断和鉴定所确定需要归档的文书 能为有需要的人提供利用档案 能收集、管理电子档案,秘书技能比赛试题练习,一 选择题 1信息的整理包括（ ）三个环节。 A鉴定 B分类 C筛选 D校核 2信息分类的方法有（ ）。 A字母分类法 B数字分类法 C全面分类法 D局部

17、分类法 3主题分类法是指按信息的( )进行分类的方法。 A来源 B标题 C内容 D核心,1BCD 2AB 3C,4筛选信息要看来源，一般来说上级形成的信息带有（ ）。 A管理性 B全局性 C综合性 D权威性 5一般来说，同级和下级形成的信息主要起（ ）。 A参考作用B典型作用 C具体作用D宣传作用 6信息的标题一般可以反映信息的（ ）。 A类型 B内容 C作用 D价值,4BCD 5A 6BD,7信息筛选的方法有（ ）。 A看来源 B看效果 C看标题 D看正文 8决定信息取舍要注意（ ）。 A突出典型思想 B注意典型性 C富有新意 D要具有特点 9信息校核的方法有（ ）。 A溯源法 B追踪法 C

18、核对法 D比较法,7ACD 8ABCD 9ACD,10信息校核的方法有（ ）。 A论证法 B逻辑法 C调查法 D数理统计法 11信息收集是信息工作的（ ）。 A基础 B核心 C开始 D结束 12信息整理是信息工作的（ ）。 A重点 B核心 C基础 D继续 13企业内部之间信息交流的方式有（ ）。 A直接邮件 B备忘录 C新闻稿 D传阅单,10BCD 11A 12B 13BD,14信息外向传递一般通过（ ）方式进行。 A备忘录 B信件 C新闻稿 D传阅单 15信息传递的方法有（ ）。 A语言传递 B文字传递 C电讯传递 D可视化辅助物传递 16信息传递必须具备的三要素是（ ）。 A信源 B信箱

19、C信道 D信宿,14BC 15ABCD 16ACD,17秘书电讯传递信息的途径有（ ）。 A电话 B传真 C投影 D电子邮件 18企业文字传递信息的主要表现形式有（ ）。 A符号 B文本 C表格 D图表 19 运用表格传递信息要做到（ ）。 A有完整的标题 B使用艺术字 C信息简明 D表明信息来源 20可视化辅助物传递信息的形式有（ ）。 A表格 B图表 C影像 D展示架,17ABD 18BCD 19ACD 20CD,1档案分类方法主要有（ ）。 A问题分类法 B组织机构分类法 C年度分类法 D档案形式分类法 2档案分类中将几种分类方法结合使用，称之为（ ）。 A重复分类法 B复式分类法 C普

20、通分类法 D特殊分类法 3（ ）档案分类方案，适合于组织机构相对稳定的单位。 A年度组织机构保管期限 B年度问题保管期限 C组织机构年度保管期限 D问题年度保管期限 4部门变动频繁的单位，档案分类的方案应采用（ ）。 A年度问题保管期限 B年度组织机构保管期限 C问题年度保管期限 D组织机构年度保管期限,1ABCD 2B 3C 4A,5电子档案分类的方法有（ ）。 A按电子档案的信息存在形式分类 B按文件的功能分类 C按文件的生成方式分类 D按文件的内容分类 6电子档案信息的存在形式包括（ ）。 A文本文件 B数据文件 C图形文件 D影像文件 7档案保管期限计算通常是从（ ）算起。 A文件产生

21、或形成后的当年 B文件产生或形成后的次年 C文件产生或形成后的前一年 D文件产生或形成后的第三年 8档案长期保存是指保存期为（ ）。 A15年以下 B 16年至50年 C50年以上 D无限期,5ABC 6ABCD 7B 8B,9跨年度的计划文件归档，应归入其（ ）年度。 A开始 B中间 C最后 D落实 10跨年度的总结文件归档，应归入其（ ）年度。 A开始 B中间 C最后 D落实 11案件或事故的文件一般归入其（ ）年度。 A发生 B审理 C办案 D结案 12档案检索工具包括（ ）。 A归档文件目录 B分类目录 C人名索引 D全宗指南,9A 10C 11D 12ABCD,13归档文件目录以（

22、）为单位。 A案卷 B全宗 C类 D件 14人名索引一般由（ ）组成。 A文号 B题名 C人名 D档号 15档案的分类目录一般采用（ ）。 A卡片式 B分册式 C条款式 D书本式 16档案检索工作是指对档案进行（ ），并根据需要进行查找的工作。 A检查 B索引 C加工 D存储,13D 14CD 15A 16CD,17档案检索工作包括档案信息（ ）两方面的工作内容。 A登记 B存储 C排列 D查检 18分析和判定档案价值，应以反映单位（ ）为出发点。 A基本职能活动 B经济效益 C特殊工作情况 D社会影响 19通过分析档案内容来鉴别档案价值时，应着重分析档案内容的（ ）。 A普遍性 B重要性 C独特性 D时效性 20分析档案价值要看文件的责任者，本单位形成的文件的保存价值（ ）外单位文件。 A小于 B大于 C等同于 D不可比,17BD 18A 19BCD 20B,情景题,1你是正大公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。,参考答案： （1） 介绍收集信息的基本方法： 1） 观察