企业行政管理课件.ppt

1、1,1,企业行政管理课件,2,2,目录,企业行政管理概述 企业办公环境规划 企业行政工作计划 企业规章管理 企业行政事务管理 企业会务管理 办公自动化 企业文件管理,3,3,前言,企业行政管理是企业管理的中枢，负担着整个企业的管理和协调工作。 企业行政管理人员是企业发展的幕后英雄，做的事繁琐复杂的日常行政工作，工作要求高。行政工作联系着企业的各个部门和所有员工，是沟通企业上下的桥梁，是协调企业内外的枢纽。,4,4,一、企业行政管理概述,（一）、行政管理 行政管理主要有计划、组织、协调和控制四项基本职能。 （二）、企业行政管理部门的职责 1、公文管理 2、通信管理 3、资产管理 4、会议管理 5

2、、事务管理,5,5,（一）、行政管理,行政管理主要有计划、组织、协调和控制四项基本职能。 计划。行政管理的计划包括制订计划、下达指示、做出决议、安排具体工作等。 组织。组织活动包括对机构的设置、调整和运用，对人员的选拔任用、培训和考核，使计划和决策得以实现。 协调。协调是通过政策、法规、和各种具体的措施，不断改善和调整组织之间的关系，使各项工作分工明确、配合密切，以共同实现预定目标。 控制。控制即监督、检查的职能，通过统计资料核对信息的分析，如人事、组织、财务等情况进行控制。,6,6,（二）、企业行政管理,企业行政管理包括企业管理和行政管理，是指依靠企业行政组织，按照行政渠道管理企业的方法。

3、企业的行政管理者必须做好以下工作： （1）必须建立健全行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，并严格执行，从而建立起行政部门的“法治”秩序。 （2）要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍。 （3）搞好科学分工、管理层次和合理授权。,7,7,（三）、企业行政管理部门的职责,在现代企业中，企业行政部门是企业重要的信息管理部门。企业通过他对事务信息进行有效地管理，从而使技术部门、生产部门、市场部门、等其他职能部门有效地运转。企业行政管理部门的职责主要包括公文处理、通信管理、资产管理、会议管理和事务管理。,8,8,二、企业办公环境规划,办公室的特点是在同一幢建筑物

4、内能容纳不同功能要求 的办公需求，它的室内空间组合、平面布置及室内外环境设 计，会影响员工的工作效率。 （一）、办公环境选址 （二）、办公室分配 1、办公室内部设计的原则 2、办公室的布局 （三）、办公室的物理条件 1、减少噪声 2、改善照明 3、空调设备与通风 4、清洁卫生设备 5、安全预防,9,9,三、企业行政工作计划,（一）、企业行政工作计划的内容 1、企业目标 2、企业战略决策 3、企业政策 4、预算 一般来说，企业行政工作计划常用5W1H来表示： Why为什么做？（原因与目的） What做什么？（活动与内容） Who谁去做？（执行者） Where在什么地方做？（地点） When在什么

5、时间做？（时间） How怎样做？（手段和安排）,10,10,（二）、企业行政工作计划制订步骤,1、确定目标 2、调查研究 3、资料分析 4、计划方案的拟定和评价 5、方案的选择 6、方案的实施,11,11,（三）、企业行政工作计划的总结,总结是一项工作完成的最 后步骤。其内容包括计划实 施前、实施中、实施后所有 情况的汇报。 1、实施前 2、实施中 3、实施后,12,四、企业规章管理,（一）、企业规章的种类 1、由于法律规定而产生的企业规章 2、有关组织的规章 4、有关业务的规章 3、人力资源的规章 （二）、企业规章的制定 1、企业规章的成文形式 2、企业规章制定方法 （三）、企业规章的应用

6、1、通知所有相关人员 2、遵守及履行企业的规章,12,13,五、企业行政事务管理,（一）、印章管理 印章是印信凭证的一种，是刻在固定质料上的代表机关、 组织或个人权力、职责的凭据。 印章具有三个特性：法定性、权威性、效用性。 通常使用的印章主要有三种：公章或钢印、企业领导的 签名或图章、行政办公部门印章。 （二）、介绍信管理 介绍信是一种使用相当广泛的身份证明。企业的人员要 出差办事，需有说明任务、证明身份的介绍信。 （三）、凭证管理 不管是哪种凭证，都需要用印。,13,14,六、企业会务管理,自从有了人类组织，就产生了会议。经过氏族、部落、 部落联盟以及国家的漫长发展过程，今天，会议已经成为

7、现 代社会开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重 要方式之一。会议是解决问题的手段之一，是领导工作的一 种重要方式。 （一）、会议类型 1、例行工作会议 2、专题性会议 3、布置和总结性会议 4、座谈会 5、群众大会 6、代表大会 7、现场会议 8、电话会议 9、电视会议,14,15,（二）会议安排,1、拟定与会人员 2、选择会议地点 3、及时发放通知 4、安排会议时间 5、会务人员分工与监控协调 6、拟定会议议程 7、安排住宿、餐饮、用车 8、会场布置 9、会前复查,15,16,（三）、会后管理,1、会场清理 2、财务结算 3、会议效果的调查和总结 4、会议文件的收退 5、文件的立卷

8、归档,16,17,七、办公自动化,（一）、办公自动化的含义 1、利用先进的科学技术和现代办公设备； 2、办公人员和办公设备构成的人机信息处理系统； 3、提高效率和改进质量是办公自动化的目的。 （二）、办公自动化的作用 1、建立信息发布的平台 2、实现工作流程的自动化 3、节省企业的办公费用支出 4、增强领导监控能力,17,18,八、企业文件管理,文件收发管理 （一）、收文管理要求 （二）、文件分发 （三）、文件寄发 文件的保管 （一）、建立文件归档的制度 （二）、确定文件的保管期限 （三）、文档的利用 （四）、文件的销毁,18,19,文件收发管理,（一）、收文管理要求 1、文件签收 凡来单位公

9、启文件均有收发岗位登记签收后分别交办公室机要秘书拆封。 2、文件编号保管 办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、 保管。 3、文件传阅与催办 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，如有“批示”“拟办意见”，办公 室应责成有关部门和人员按文件所提要求和上级批示办理有关事宜。 （二）、文件分发 1、及时 2、分清主次，保证重点 3、分发文件要登记 （三）、文件寄发 1、一般文件寄发 2、机密、亲启文件的寄发 凡机密或亲启文件，必须加盖“绝密”“密”“亲启”等字样印章后发送。,20,文件的保管,（一）、建立文件归档的制度 1、文件归档的必要性 2、文件归档的目的 3、文件的整理 文件的整理，主要是把零散的和需要进一步条理化的文件， 进行基本的分类、组合和编目，使之系统起来。 （二）、文档的利用 1、有计划、有重点地编制必要的检索工具和参考资料 2、建立查阅制度，主要有查阅手续、摘