办公软件中的文秘应用.ppt

1、办公软件中的文秘应用,授课老师：李浩光 工作部门：继续教育学院 负责工作：专升本、技能考证、成人教育 办公地点：校本部西区二楼继续教育学院办公室,办文的规矩方圆,办文工作的规矩方圆是贯穿在公文形成、传递、办理、管理和外置过程中的准则和规范，包括文书撰写的基本步骤、要求和行文规则等几个方面。,一、把握撰写文书的基本步骤 同学们大概能说出几点？ 、领悟领导意图 ）领导意图的表达特点 ）获取领导意图的途径和方法 、广泛收集资料 、完成总体构思 、草拟文书文稿 、加工修改文稿 ）文章不厌百回改 ）明确加工个性的范围 ）掌握加工修改的方法,二、领悟撰写文书的基本要求 常言道：“没有规矩，不成方圆。”文书

2、撰写工作的“规矩方圆”，主要是指在文书的主题、材料、结构、语言四大构成要素方面的基本要求。 、怎样表达文书主题 ）文书主题的特点 ）文书主题的表达要求 、怎样选择文书材料 ）收集材料的要求“多” ）选用材料的要求“严”,、怎样安排文书结构 ）公文格式 公文格式是由国家有关机关统一规定的公文特有的外观表现形式，包括公文各要素的表达要求以及在载体上排列的规范。 秘书起草文书要符合国家公文管理规范。根据中华人民共和国国家标准（GB/T9704-1999）国家行政机关公文格式的规定，公文格式划分为眉首、主体、版记三个部分。,（）公文眉首部分。包括公文份数序号、秘密等级和保守期限、紧急程度、发文机关标识

3、、发文字号、签发人六个要素。 （）主体部分。包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注七个要素。 （）版记部分。属于公文格式的结尾部分，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分。,）文书结构要素 文书结构主要包括开头、结尾、层次、段落、过滤、照应。安排结构，就是将文书结构的要素进行合理的组织，使其成为和谐统一的整体。 开头。拟写文书要开宗明义，起笔就要说明针对什么情况，为了什么目的，要干什么。力戒套话空话和“下笔千言，离题万里”等不良文风。,结尾。结尾是指文书的收束段落，它是文书内容发展的必然结果。简明扼要的结尾，可以起到画龙点睛、深化主题的作用。可以选择的结尾

4、方法很多，例如，有的文书在结尾处发出号召，有的文书在结尾处结束全文，有的提出请求，有的说明注意事项等。结尾要做到“意尽言止”，有话则说，无话则止，不追求“回味无穷”或“意犹未尽”的效果。 层次。层次是文稿逻辑思维顺序的反映。人们通常所说的先写什么，后写什么，指的就是文稿层次。,段落。段落是文书中的一个最小的、可以独立的意义单位，即一个段落只能表达一个意思，又称自然段。恰当地安排段落，有助于文书更有条理性，帮助读者更好地理解文书内容。 过度。过度是指上下文之间的衔接和转换，过渡在文书结构中发挥承上启下的作用。 照应。照应是指文书内容的前后关照和互相呼应。前面提出或交代了某项内容，后面要对其作出补

5、充、强调或说明，以强化文书的内部联系。常用的照应形式有，开头与标题照应，前面与后面照应，开头与结尾照应等，恰当的照应，有助于增强文稿的严密性，整体性，使文稿成为一个有机和谐的整体。,）文书的篇章类型 文书的篇章类型，是指文书结构的外在形态。概括而言，文书的篇章类型主要分为篇段式、条款式两种类型。 篇段式。根据段落划分情况，可以具体分为篇段合一式和分层表达式两种形式。 篇段合一式，即将文书分成两层（开头+主题）或三层（开头+主题+结尾）表达。这适用于内容比较复杂，篇幅较长的文书。这里的“层”实际是指两个部分或三个部分。,条款式。也叫分条列项式，即通篇文书采用条款说明的方式。这种方式只要适用于规范

6、类文书，其突出的优点是眉目清晰、排列有序、简洁明了、便于理解和执行。根据法规内容的复杂程度，分为“章、条、款”组合而成的“一条到底式”。在条款式表达方式，“条”是最基本的单位。,）怎样运用文书语言 文书是靠规范得体的语言表达主题思想的。撰写文书必须适应文书表达方式的要求，熟悉文书的语言规范，掌握专门用语的使用要领。 （）文书表达方式的应用要求 文书具体应用文的一般属性，在表达方式上，兼有记叙文、说明文、议论文的一般特，拟稿必须深刻理解文书表达方式的特点，恰当地运用这些表达方式。,文书中的叙述，叙述是记载和陈述人物的经历和事件发展变化过程的一种表达方式。它是文书撰写中常见的一种表达方式，例如撰写

7、通报、报告、总结、简报、调查报告、会议纪要、大事记等，均离不开叙述的表达方式。文书中的叙述，要符合一下基本要求： 在叙述事件时，应将事件要素写全。 在叙述程度上以顺叙为主，无需作全面、细腻的详述。 在叙述线索上以顺叙为主，一般不用插叙、倒叙的方法，以免造成理解上的偏差。,文书中的说明，说明是指人物、事项进行介绍、解说的一种表达方式。说明是文书写作中基本的表达方式，常用于交代事件背景，解释法规条文，说明知照事项，介绍有关人员或单位的基本情况等。命令、通知、通报、计划等文件中的政策规定、具体措施、工作方法、实施步骤等内容，主要靠说明方式完成。在文书中常用的说明方法有举例说明、定义说明、引用说明、比

8、较说明等方法。 无论采用何种说明方法，都要求做到用语确切客观，不能掺尽可能主观因素；表述简明清晰，克保要素全完整；语言朴实无华，切勿使用晦涩难懂的词语或艰深的专业术语。,文书中的议论。在撰拟文书的实践中，经常要用议论的形式来阐明道理，表明发文机关的观点和主张。但文书中的议论方式与普通论说文的议论手法相比，有如下特点： 议论方式重在就事论理，即针对具体事实，阐明发文机关的观点和态度，不作多层次、多角度的逻辑推理，也不需要完整的论证过程，只在需要论证的地方，采取夹叙夹议的方法；或运用论断式的语言，三言两语，点到面止。 议论说理切忌主观武断，即要冷静公允，不带主观色彩，做到“文中无我”，要时刻意识到

9、，是在化表机关发言表态。,（）文书语言的运用要求 拟写文书的过程，实际上就是语言运用的过程。要写好文书，必须符合文书语言运用的基本要求。 、准确严密。文书在语言表达方面最注重准确严密。表达失准、存在漏洞的文书，不仅会让阅读者产生误会，还可能酿成重大失误。 准确反映发文意图、客观实际及文书的政策法律依据和事实依据，准确传达需要贯彻执行、联系、商洽、宣布、周知的事项这里讲究的准确，是事实上的绝对真实准确，不是按照文学作品那样追求艺术上的真实准确，不能移花接木、张冠李戴，也不能无中生有、分行发挥。,严格遵循要求。要做到内涵准确无误、外延限制适当；判断符合实际；论证过程不能出现自相矛盾；等等。逻辑严密

10、的文书，通常也是结构严谨、表达清楚、说服力强的文书。 恰当使用修辞方法。文书所崇沿的精粹简洁之美、庄重朴素之美，是依赖恰当得体的修辞手法获得的。 主要使用消极修辞方法。消极修辞以说明事物而使人理解为目的，以实现语言表达的准确、缜密、明了、畅达、简洁为标准。 为了突出文书语言庄重典雅的特色，在遗词方面，尽量选择那些较为庄重、规范的书面用语。 适当使用积极修辞中的某些辞格。在文书中使用较多的辞格有引用、比喻、借代、排比、层递等；一般不用“比拟”、“设问”、“反复”等修辞方法，禁止运用“夸张”、“反语”、“双关”等修辞方法。,合理组织文书语言 合理组织文书语言，就是要做到以下几点： 要合乎事理。文书是办事的工具，因此，其语言要合乎常规，避