项目范围规划分析和管理工具(ppt 63页).ppt

1、Project Scoping and Management Tools,Pg 2,模組目的,Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams,討論專案適切範圍的重要性 介紹腦力激盪與資料整合之工具,Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Diagrams,Pg 3,專案範圍定義欠佳的後果,太廣泛: 包含太多專案，導致失焦 花費時間太長 專案小組需要太多規範 其他? 太狹隘: 專案報酬不大，不值得去做 無法解決多數已確認的問題 其他?,Pg 4,從坐而言到起而行,範圍

2、訂定應自組織內的目標開始 誰應該擁有資源？誰應該被分配到資源？ 組織當中支持哪些事項? 接著, 確認與目標有關的產出資訊 Widget, 原料, 服務, 資訊 下一步, 確認這些產出資訊的所屬流程 最後, 找出與此流程相關的議題,Pg 5,定義範圍工具: Tree Diagrams,樹狀圖Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Diagrams,Pg 6,樹形圖Tree Diagrams,樹狀圖是一個多變化的、以具體圖

3、形將想法組織起來的圖形工具 主要議題由樹的主幹表達 相關的因子，影響，或結果由樹枝結構表達 它可以用來確認與組合所有與達成目標有關的事件、流程、或障礙 它以漸進的方式由大項開展或分層至細節,Pg 7,樹形圖: 建構步驟,確認想要達成的主要目的 建立由專家組成的團隊 確定每一個人均認同此目標 確認為達成目標可能相關的主要因素 工作, 產出, 部門, 功能 對每一個“支幹”持續地分類至細部因素，直到特定的流程與產品能夠被確認出來、並能由專案小組善加管理,Pg 8,樹形圖: 舉例說明,主要目的:,降低成本,原料,行銷,行政,製造,運送,財務,人事,印刷,工廠 B,工廠 C,工廠 A,What oth

4、er features might be used for branches?,Pg 9,釋例: 約翰的高爾夫球賽,約翰的 CTQ: Earn $5MM/yr Possible Ys Y = 廣告代言收入? Y = 教學收入? Y = 服裝資助收入? Y = 拍電視廣告收入? Y = 巡迴賽獎金收入? Y = 約翰的高爾夫總桿數? Y = 約翰的競爭者總桿數? 哪項因素對約翰的CTQ影響最大? 哪些因素可以透過專案達到最大幅度的控制? 哪些是我們可以著力的? 我們如何決定?,Pg 10,CTQ 展開釋例,列出子項目 (Ys) 我們如何衡量 Y Y值的基準線 Y值的benchmark 分析機會

5、集中方向 (下一 層),巡迴賽獎金,$,$250K$0$0,廣告代言收入,教練,$1.5M$3 - 40M$200K,X,X,SomeGoodNone,幫助有限最佳可能 無幫助,服飾贊助,器材,電視廣告,Pg 11,服飾贊助,$,$0$0$0,器材,拍電視廣告,$5 -7M$1 - 2M$0.5M,X,X,GoodSomeNone,最佳可能幫助有限無幫助,形象,贏取四大賽,明星球員認同,CTQ 展開釋例,列出子項目 (Ys) 我們如何衡量 Y Y值的基準線 Y值的benchmark 分析機會 集中方向 (下一 層),Pg 12,形象,好從未贏過(Best=3rd)5%,贏取四大賽,明星球員認同

6、,Classy1 - 3 min Household name,次佳最佳可能 (Side work),降低約翰的桿數,讓其他人的桿數增加,公眾認知 贏得次數 得票數,有幫助非作不可 贏球的結果,贏球原因,持續開展此步驟直到大黑帶專案的適當範圍所需的Y或主要量化指標產生出來,列出子項目 (Ys) 我們如何衡量 Y Y值的基準線 Y值的benchmark 分析機會 集中方向 (下一 層),CTQ 展開釋例,Pg 13,約翰高球獎金的展開圖彙總 (樹形圖),CTQ = Earn $5MM/yr,贏得巡迴賽次數,廣告代言,教練,服飾贊助,器材贊助,拍電視廣告,形象,贏得四大賽,明星球員認可,降低約翰的

7、桿數,提高其他人桿數,Pg 14,樹狀圖釋例 製造成本,Pg 15,樹形圖釋例- 行銷刊物成本,Pg 16,樹形圖/ CTQ 展開練習,在一個邏輯化的組織中，自先前的練習中挑選一個專案的想法 運用樹形圖將business level 的量化指標逐步向下開展至幾個可能的專案量化指標(Ys). 你將需要去挑選一個邏輯化的子項目藉以建立樹狀結構的低層 (舉例來說.工廠, 處所, 生產線, 地理位置, 產品, 辦公室, 客戶別區塊等等) 用海報紙畫出你的樹狀圖、並準備與其他學員分享 根據此樹狀圖你還需要何種型態的資料以便完成專案選擇的工作?,Pg 17,Tree Diagrams Affinity D

8、iagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Diagrams,定義範圍工具: 關聯圖Affinity Diagram,Affinity Diagram Analysis is a powerful Define Phase Tool,Pg 18,關聯圖Affinity Diagrams,Affinity Diagram 是一種對問題不受限地產生想法的工具. 這些集合的想法會被寫在卡片或自粘貼紙上，然後被排列成一直線，並且加以組織以呈現出相互相影響或互相排斥的關係，即所謂

9、它們之間的 “關聯”,Affinity Diagram Analysis is a powerful Define Phase Tool,Pg 19,關聯圖的優點,對大型或複雜的交易性問題予以結構化 解析複雜議題成為至易於了解的子分類中 提供人們針對問題的本質表達意見的機會 對議題或情況取得共識 在對問題的本質產生歧見的群體之間改進工作的關係,Pg 20,陳述必須解決的問題 以問句形式提出問題的概念、將他們寫在卡片或自粘紙條上 將卡片或自黏紙條依據相關屬性歸類 為每一類取一標題,建構關聯圖,This tool is used to clarify the problem, not genera

10、te solutions,Pg 21,有關問題的概念,至少需要經過五個人核准 最少需要五個工作天 承辦旅行社未經過核准 搭配航空公司未經過核准,上半年共有$300,000的差旅預算超支 對於臨時出差未給予彈性 要求需以極低成本住宿，十分不便,不論員工或公司雙方都對出差核准程序不甚滿意,我為什麼一定要搭聯合航空的班機？ 從未獲得座艙昇級優待 公司政策規定租車需租小型車未必能租到最好的 公司內負責差旅人員僅在正常上班時提供服務,Pg 22,關聯群組釋例,政策,員工,顧客,成本,上半年共有$300,000的差旅預算超支,對於臨時出差未給予彈性,要求需以極低成本住宿，十分不便,公司內負責差旅人員僅在正

11、常上班時提供服務,?,不論員工或公司雙方都對出差核准程序不甚滿意,Pg 23,關聯圖練習,選取下列任一問題陳述，據此畫成一個關聯圖藉以澄清問題所在,在競爭者提出相似產品或服務後我們的新產品才上市,員工第一年離職率過高,or,Pg 24,定義範圍工具: SIPOC Diagrams,Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Diagrams,Pg 25,對流程的定義,一系列的步驟或活動、當中使用一種或一種以上的投入(INP

12、UT)並將這些投入轉變成產出(OUTPUT) ，而此產出對客戶而言是有價值的,顧客,投入,產出,流程是 .,Pg 26,流程圖的層級,SIPOC,細部流程圖,收入,銷售預測,生產計劃,雙方同意 交貨日期,下訂單,收到客戶的需求單,檢視產品是否有庫存,找出可供改進的選擇方案,雙方同意交貨日期,替顧客規劃,S,(ext.) Customers (int.) Planners,C,企業流程 (“策略面的”),企業流程,Pg 27,SIPOC: 總體流程 概論,以單一簡明的圖表顯示跨功能的一系列活動 提出一種可適用各種大小流程的架構 幫助建立一種宏觀的角度與看法，依據此看法可逐步加上細部想法,Pg 2

13、8,SIPOC model 連接了什麼?,係指人員或團體提供了重要的資訊, 原始資料或其他資源,所提供的項目,轉換投入的一系列活動,流程的最終產物,收到產出的人員, 團體, 或流程,Pg 29,SIPOC:建構指南,從流程圖開始 將4 -10 個連續性high level的流程予以圖形化 確認流程的產出 確認接收產出的客戶 確認流程所需的投入 確認投入的供給者,Pg 30,流程描述: 建構指南,將流程圖形化 決定流程的起點與終點 以總體觀點, 將每一重要活動畫在簡單的方塊之中 將此模式限定在 4-10 個方塊中,Pg 31,年度預算釋例: 流程描述,哪些主要活動是包含在預算流程的?,Pg 32

14、,產出與客戶: 建構指南,產出與客戶 決定那些主要的: Widgets, 原料, 服務, 資訊, 是由流程所提供出來的 決定誰將會收到產出,Pg 33,年度預算釋例: 產出與客戶,哪些是主要的產出? Widgets 原料 服務 資訊 誰接收產出?,Pg 34,供應者與投入: 建構指南,供應者與投入 決定分析將從哪裡開始 決定何者提供流程所需的主要原料, 資訊, 或產品 決定這其中何者對流程而言是絕對不可或缺的 決定這其中何者實際上是在轉換過程中被消耗掉的 決定誰提供了這些投入,Pg 35,供應者與投入釋例: 年度預算,哪些主要widgets, 原料, 服務, 或資訊是提供給此流程的? 對流程本

15、身而言哪些部分是絕對不可或缺的? 其中哪些實際上是在轉換過程中被消耗掉的？ 誰負責提供投入？,Pg 36,SIPOC的格式,Suppliers,Inputs,Process,Customers,Requirements,步驟 1:,Outputs,步驟2:,步驟3:,步驟4:,See Below,步驟5:,Pg 37,定義範圍工具: 魚骨圖Fishbone Diagrams,Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Di

16、agrams,Pg 38,魚骨圖: 一種系統性地確認所有潛在可能對問題產生影響的原因(結果)之方法. 建構魚骨圖的方法: 陳述問題，將問題置於右側的盒子中. 畫一條主要水平線將箭頭指向問題盒. 畫出主要原因類別或次要原因類別在線的上方及下方，將他們連接至主要水平線 在每一個主要類別中，以腦力激盪方式想出所有引起該問題的細部原因. 進一步修正: 在每一個細部原因中列出所有可能的 inputs. *6 ms - man, machine, method, measurement, materials, mother nature (environment),魚骨圖,A detailed proce

17、ss map is the primary input to the fishbone.,Pg 39,由費用會計處理為例解釋高階圖形 對組織而言的重要議題是逐步慢慢地改正部門別費用報表,費用出帳文件傳至財務部門,財務人員將此費用鍵入系統,財務部門發送部門別費用報表,部門主管要求更改 報表,部門主管覆核報表,從關鍵目的開始,Pg 40,魚骨圖,Fishboneexample.mtw,打開 Minitab. 選擇STAT Quality Tools Cause-and-Effect,Pg 41,Minitab的魚骨圖,在Minitab工作表中鍵入六列的表頭 在適當的表頭下鍵入原因,Pg 42,改進

18、費用過帳處理會計,從費用處理高階流程發展一個簡單的魚骨圖,Pg 43,練習,選定一個流程 建構一個魚骨圖 自VA step中highlight 一個產出 ID quality attribute and nonconformance 熟記 6 Ms 顯示出Minitab 下的圖形 以小組進行 準備在課堂上簡報,Pg 44,定義範圍工具: Force Field Analysis,Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix

19、Diagrams,Pg 45,發現障礙與促動因子,Force Field Analysis (FFA)是一種引用被稱作為Free-Body Diagramming機械工程技術 的方法 FFA被用來確認all the forces surrounding and acting on a body 主要目的在於確認產生一種平衡狀態的力量 畫出一個圖形或表格以進一步分析或表達 在FFA之下, “平衡狀態” 可能是: 需求的目標 維持現狀,Pg 46,建構 FFA的步驟,決定目標 組成專家團隊 用你最擅長的腦力激盪方式去確認: 障礙: 哪些事物在過程中阻止我們達到目的 促動因子: 哪些事物是在過程中協

20、助我們達到目的 做出一個 force-field diagram或是表格列出所有的障礙與促動因子,Pg 47,範例,目標: 降低新產品之引進時間,Enablers,Barriers,Pg 48,定義範圍工具: 柏拉圖分析,Tree Diagrams Affinity Diagrams SIPOC Diagrams Fishbone Diagrams Force Field Diagrams Pareto Analysis Matrix Diagrams,Pg 49,何謂柏拉圖原則?,所謂 柏拉圖 表示母體中的可歸納因素對事件的影響程度為： 80%的事件僅歸結於20%的原因類別. 母體的可歸納因

21、素: 部門別 班別 不良類別 設施種類 生產線,Pg 50,舉例說明: 追蹤文件 由六個部門處理流程 發生瑕疵退回的情形在所有部門都會發生 根據 柏拉圖 獲得的結論: 部門別並不會影響處理流程之品質 開單收款的錯誤 以八種不同的錯誤類型來覆核 依歷史經驗, 75% 的開單錯誤歸結於2 種原因 根據 柏拉圖 獲得的結論: 此結果證實了錯誤的分類,何謂柏拉圖原則?,Pg 51,何謂柏拉圖分析?,柏拉圖分析 依原因層級紀錄資料、數目或成本 自降冪方式將類別排序 用條狀圖描述結果,Pg 52,範例: 應付帳款,組織的目標是在15之內付清所有的應付帳款 延遲付款會給予一連續編號 資料將會進一步蒐集作深入

22、分析,Pg 53,用Using Minitab執行柏拉圖分析: Stat Quality Tools Pareto Chart,Perform Pareto Analysis for all factors,Pareto.mtw,範例: 應付帳款,Pg 54,Pareto.mtw,用Minitab執行柏拉圖分析:,範例: 應付帳款,Pg 55,應用:,Pg 56,階梯式柏拉圖分析,Frequency,Pareto A,Pareto B,Pareto C,Product Line,Location,Operator,Pg 57,練習,分析此家餐廳的抱怨: Pizarros Pizza in a Cup Restaurant 哪些特性是重要的? 應該如何排序活動?,Pg 58,定義範圍工具: Matrix Diagram,Tree Diagrams Affinity Di