《酒店会议服务流程》PPT课件.ppt

1、,会议服务流程,1,培训目标与任务,提高服务质量 操作更加规范化 增进部门之间的了解,2,会议服务工作流程,会前准备 会中服务 会后收尾,3,会前准备,了解会议基本情况 会议桌的要求 物品摆放 场地布置,4,了解会议基本情况,所需要的会议器材和必需品,会议室的预订情况，做好协调工作,检查所需品是否到位,会议名称及会议时间,5,6,了解会议基本情况,1.会议的人数，会议类型，名称，时间，主办者，会议的特殊要求，与会者的风俗习 惯，付款方式和收费金额等。 2.联系工程、PA等相关部门做好协调工作。 3.安排一名专职负责人与主办方负责人联系、全程跟盯会议，保证与主办方负责人配合好工作，如有准备会场不

2、确定之处及时与此会议销售经理联系。,7,会议桌的要求,1.服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议室的具体情况安排会场布局，台型要比例协调、美观。 2.会议用桌要结实平稳，桌与桌之间距离合适；台昵平整无污垢，无破损、无皱褶；若用台裙时，台裙扣之间距离应在30cm左右，台裙干净无皱褶，接口不能朝向门和客人。椅子必须有椅子套，椅子套要干净整洁，椅子前后左右距离合适，桌椅各成直线。 3.同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品，搞好会议室内外的卫生，保证无异味，无异物。,8,会议桌的类型,1.教室型(Classroom Style)（即课桌式） 教室型主要适用于授课等需要用笔记录的会议。 通常用会

3、议长条桌（IBM长183CMX宽45CMX高76CM）进行摆放，后面再放一排宴会椅。,会议桌的类型,9,2 剧院型(Theater Style)一般用于人数较多，不需作记录的会议，如报告会（如为报告会，主席台一般会就坐领导，需做VIP的招待），一些大型会议，新闻发布会，新品发布会或观看表演等。一般由主席台和宴会椅组成。根据客人需要可在第一排位置处放上一排桌子，要注意留出通道。,会议桌的类型,10,3. U 型台（U Shape Style）U型台一般为需要使用幕布，投影等的说明会或项目说明会等。此种台型也是有IBM、台裙和宴会椅组成，空位处可放绿色植物进行装饰。,会议桌的类型,11,4. 回型

4、或董事会型（Boardroom Style）回型或董事会型主要是针对公司内部研讨会，董事会或座谈会等。通常回型由IBM 、围裙和宴会椅组成。如客人需要可将会议桌两头加上两个半圆形，使桌面更美观。董事会型是在回型的基础上中间再加上宴会桌进行填充，桌子上可放小型花进行装饰。,12,场地布置,主席台 听众席,主席台,13,舞台裙:舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 条幅及背景： 根据客人要求协调工程人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破坏墙面。 投影幕及投影仪：会前1小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提

5、 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试完毕。 会议主题或欢迎词： 根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求： 色泽醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。,听众席,14,会议桌的摆放 椅子 台昵 音响及电线,15,物品准备,准备会议需用物品，按规定摆放，并留出用量的10%作为备量。 一般会议摆台必须有纸夹、铅笔、矿泉水、直筒杯、毛巾托、纸巾碟、清口糖等，也可视客人要求摆茶杯、烟缸等。 确保物品干净整洁，无破损。特殊会议如（签字仪式）等应询问是否需要准备香槟等及时做好准备,16,会议桌的摆放,课桌式会议先将桌子定位，根据场地人数计划桌子张

6、数，第一排桌子距离主席台之间的通道应宽敞点（一般大于 2 米）。用23 张桌子拼在一起成一直线，前后排桌子之间相距1米；竖排桌子中间至少留出3 条主要通道，每条通道宽度应在1.52 米之间。,17,椅子,课桌式会场椅子在IBM桌后面摆成一条直线，椅子前端与台呢下垂部分相切，间距相等前后成直线，椅套平整干净无皱。剧院式会场：每排椅子前后间距合适。,18,台昵,每张IBM桌用台昵铺好，台昵四台平挺无皱褶，台面无污物。两端大约垂到桌子离地面的一半，并用大头针扎好或者叠好。,19,音响及电线,接电之前通知工程部，不合格的电源线不接。 电线应顺墙布线，不打卷多余电线应放置于不明显处，并用花草或植物适当遮

7、挡， 在通道处布线必须用压线板压住。 音响设备：整齐摆放在墙角处，提前调试好音量及效果。音箱放在会场靠边适当位置或墙角处。,举 例,20,1 使用矿泉水的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮夹相应的位置。水杯距皮夹两厘米，水杯中线与皮夹上边缘线成水平位子，矿泉水距水杯两厘米，并成30度角。,21,绿台布,带有酒店标识的皮垫,带有酒店标识的纸张,铅笔,矿泉水,带有杯垫及杯盖的水杯,22,2 使用中式茶的会议摆台 会议桌上铺好绿色的台绒后开始进行摆台，摆台时盛放信签纸和铅笔的皮夹必须处于椅子正前方。信签纸和铅笔摆放在皮

8、夹相应的位置。茶杯的底部边缘与皮夹上边缘线成水平位子,23,24,会中服务,迎宾服务 打开相关设备设施 会议开始 会中服务细节 会议中间休息 茶歇服务,25,迎宾服务,如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间迎接客人。服务员要在会议开始前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接宾客。仪容仪表要合格。,26,打开相关设备设施,会场主要灯光要在会议开始前半小时打开，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设备设施是否正常。,27,会议开始,前15分钟，服务员分

9、发香巾完毕。分发香巾应在客人左侧进行，必须使用干净的香巾夹，香巾篮。,28,会中服务细节,A参会人员落座时，为演讲人或前排就座的贵宾倒矿泉水或茶水。 会议开始后，服务员要站在会场的后面或侧面注意观察全场及时提供服务。如果宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要，会议场内15分钟应巡视一遍。如果有事需要离开，必须找人替岗，保证会议有人值班。 B会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求，不能交头接耳，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调。,C若有茶水服务，茶头应在会议开始前5分钟泡好。准备足量热水瓶，热水瓶应干净光亮无水印。会议进行中间15到20分钟应

10、续水一次。倒茶水时，应在宾客的右后方用右手进行，动作要轻稳，不能在宾客头上或背部上方倒水，茶水以八分满为宜。主席台的客人或贵宾应在其后进行服务。若会议持续多天，一般第二天应更换茶叶品种。特殊情况可按客人要求服务。 D会议期间，服务员要勤观察，若出现工程噪音或停电等突发事件，及时处理上报，保证会议正常进行。,29,E会议期间，我们只承诺我们所能提供的服务 F会中随时用对讲机和音响师保持联系确保音响设备正常使用。 G会议期间做好保洁工作，保持警觉性，防灾、防盗、防杂物等。,30,31,会议中间休息,1）当演讲人宣布休息时，将会场的门打开，通知音响师播放轻柔、欢快的音乐，音量适中。 2）应礼貌提醒客

11、人随身携带贵重物品。尽快整理补充和更换各种用品，保持台面整洁，注意及时锁门防盗。 3 ) 为客人指示洗手间和吸烟区的方向。 4）会议开始前1分钟通知音响师停播音乐。参会人员进场后将门关闭。,32,茶歇服务,1）会议休息开始前至少5分钟，将各种饮品、茶品、用具准备齐全，人员做好服务准备。 2) 礼貌询问宾客所需饮品，并迅速为其服务，保证餐台及周围的卫生整洁，及时补充饮品及用具。 3）茶歇结束时整理餐台，恢复原貌，撤走并送洗餐具。,33,会后收尾,会议结束，应将所有门打开，礼貌送客。送别宾客时及时为宾客叫电梯。 宾客全部离场后，要检查会场有无客人遗留物品。如发现遗留物品要及时归还， 不能及时归还的