08第八章 控制工作.ppt

1、1,2020/9/20,管理的目的是有效得实现组织的目标，计划工作是为了确定这个目标，组织和领导工作则是通过合理配置、利用各种资源来实现这个目标。然而，现实生活中，由于环境不断变化或是工作不努力，我们的行动状态经常会与目标出现偏差甚至是南辕北辙。我们不能任由行动偏离目标，否则永远无法达到胜利的彼岸，而要达到胜利的彼岸，就必须随时发现并纠正这种偏差，这就需要控制工作。,2,2020/9/20,第八章 控制工作,3,2020/9/20,本讲教学内容及重点,第一节 控制概述 一、控制的含义 二、控制的特点 三、控制的目的与作用 三、控制的基本类型 第二节 控制的标准及制定方法 一、控制标准及其形式

2、二、制定控制标准依据的原则 三、控制标准的制定方法 第二节 控制的基本要求和基本过程 一、控制的基本要求 二、控制的基本过程,4,2020/9/20,第一节 控制与控制的基本类型,一、控制的含义 控制就是按照计划和目标的要求来监控、衡量各项工作，纠正各种偏差，以确保计划和目标实现的活动过程。 控制的前提是计划。,5,2020/9/20,（一）控制的目的 “维持现状”：通过控制工作，随时将计划的执行结果与标准进行比较，若发现有超过计划容许范围的偏差时，则及时采取必要的纠正措施，以实现组织的既定目标。 “打破现状”：通过控制工作，及时根据内、外部环境变化对组织提出新的要求提出新的计划和目标。,二、

3、控制的目的和作用,6,2020/9/20,（二）控制的作用,任何组织、任何活动都需要进行控制。 控制工作就起着执行和完成计划的保障作用以及在管理控制中产生新的计划、新的目标和新的控制标准的作用。 控制工作与其他三个职能紧密地结合一起，使管理过程形成了一个相对封闭的系统。,7,2020/9/20,减轻环境不确定性对组织活动的影响 使复杂的组织活动能够协调一致地运作 避免和减少管理失误造成的损失,8,2020/9/20,讨论：“管理就是控制、控制就是管理”,这一观点说明了控制在管理活动中的重要性。 管理离不开控制，但管理不仅仅是控制，它还包括计划、组织、领导等工作，这同时也说明控制工作并不等于管理

4、活动的全部，控制工作和计划、组织、领导等工作一起使整个管理活动形成一个相对封闭的系统。仅有控制，而没有其他几项职能，管理实际上就失去了意义。,9,2020/9/20,三、控制的基本类型 根据控制信息获取的方式和时点不同而将管理控制划分为三种类型： 前馈控制（预先控制、事先控制） 现场控制（同期控制、过程控制） 反馈控制（事后控制、成果控制）,11,2020/9/20,（一）预先控制 1、定义：也叫前馈控制或事前控制或事先控制，它是在某项工作开始之前进行的控制，即根据以前的经验教训或科学分析，在工作开始之前，对工作中可能产生的偏差进行预测和估计并采取防范措施，以保证计划和目标的实现。 2、示例：

5、原材料入库检验、入学教育、岗前培训等。,12,2020/9/20,3、目的：防患于未然将可能的事故消除于产生之前。 4、判断标志：提前防范。 5、优点与缺陷： 优点：可以防患于未然，避免出现损失；对事不对人，不易造成正面冲突，易于被员工接受。 缺陷：必须投入较大的精力和资源去获取及时而准确的信息，因而较难办到。,13,2020/9/20,（二）现场控制 1、定义：也叫同期控制或事中控制、过程控制、即时控制，它是管理者对正在进行的活动给予指导与监督，以保证活动按规定的政策、程序和方法进行。 2、示例：现场抽检、巡检、抽查，课堂点名，现场巡视等。,14,2020/9/20,3、目的：及时发现并纠正

6、工作中出现的问题。 4、判断标志：亲临现场或抽查检查。 5、优点与缺陷： 优点：可以提高工作人员的工作能力和自我控制能力，减少事后控制可能造成的损失。 缺陷：不能及时发现问题就无法进行现场控制；易引起控制者和被控制者之间的对立从而影响控制效果。,15,2020/9/20,（三）事后控制 1、定义：也叫反馈控制、成果控制。是在工作结束或行为发生之后进行的控制。事后控制把注意力主要集中在工作结果上，通过对工作结果进行测量比较和分析，查明原因，采取措施，进而矫正今后的行动。 2、示例：“亡羊补牢”，成品出厂检验，期末考试，年终考评，违纪处理等。,16,2020/9/20,3、目的：避免已发生的不良后

7、果继续发展或防止其再度发生。 4、判断标志：防止再犯。 5、优点与缺陷 优点：及时发现并总结问题，为下一步工作创造条件。 缺陷：对已经发生的偏差及危害无补偿作用。,17,2020/9/20,当知道夏季将出现持续高温时，冷饮厂可适当增加冷饮原料的储备； 为了保证员工能适应新的环境，对新进组织的员工进行岗前培训； 入库前的原材料的验收和出厂前的产品质量检查； 大学新生的入学教育； 教师在课堂上的点名、提问和期末考试。,提问：以下各种控制分别属于什么类型？,18,2020/9/20,讨论：控制是事后的，计划是事先的。,在开始某件工作之前需要计划，但并不表示计划工作就是事前的，因为在工作进行过程中，由

8、于环境的不确定性， 管理者还需要也必须根据环境的变化随时调整或完善原来的计划。 控制是保证实际行动与计划、与目标保持一致的活动过程，它有事前、事中、事后三种类型，也就是说，控制工作贯穿于工作的全过程，因此不能说控制工作是事后的。,19,2020/9/20,管理学,8,一、控制标准及其形式,(一)控制标准的定义 标准是人们检查和衡量工作及其结果(包括阶段结果与最终结果)的规范。,第二节 控制的标准及制定方法,20,2020/9/20,(二)控制标准的形式根据控制对象的特点和计划活动的要求,控制标准可以表现为多种形式。1.定量控制标准2.定性控制标准,21,2020/9/20,管理学,8,管理案例

9、：扁鹊治病 春秋时期，自从扁鹊见桓公望而知病的故事传开以后，他的医名也就响遍了列国。有一天，魏文王询问扁鹊说：“你们家兄弟三个都从医，都精于医道，但是到底谁的医术最好呢？” 扁鹊回答说：“长兄最好，中兄次之，只有我是兄弟三个中最差的一个。” 文王惊讶地问：“那为什么你却是你家三兄弟中最出名的一个？” 扁鹊回答说：“我的长兄治病，是治疗在病情未发作之前，由于一般的人都不知道他能够观疾病于未起之先，及时将疾病的本因清除，默默地积累玄德于无形之间。所以他的医术是别人无法知晓的，他的名气也就无法传播开来，只有我们家里的人知道他的这些本领。,22,2020/9/20,而我的中兄的医术和治疗，是最擅长于治

10、疗患者的病情初起之时，及时将疾病清除于未祸之先。一般的人都以为他只能治疗一些轻微的小毛病。所以他的名气只是在本乡小范围内传播。 但是，我治疗的疾病病例，大都是治疗于患者病情严重之时。一般的人都看到我在病人经脉上扎针或放血，在皮肤上敷药或者动手术，操作过程能够眼见目睹。所以大家都以为我的医术非常高明，名气也就传遍了全国。 思考题：根据扁鹊的故事讨论那种管理控制的效果最好？为什么？,23,2020/9/20,管理学,9,二、制定控制标准依据的原则,(一)反映计划要求的原则 (二)控制关键点原则 (三)体现控制趋势的原则 (四)组织适宜性原则(五)控制的例外原则,24,2020/9/20,管理学,1

11、1,控制的对象不同,为它们建立标志正常水平的标准的方法也不一样。,(一)确定控制对象 控制标准有着极强的针对性特征。,1、关于环境特点及其发展趋势的假设,2、资源投入,3、组织的活动,三、控制标准的制定方法,25,2020/9/20,管理学,12,(二)选择控制重点 组织无力、也没有必要对所有成员的所有活动进行控制,只能在影响经营成果的众多因素中选择若干关键环节作为重点控制对象。,1.获利能力 2.市场地位,3.生产率 4.产品领导地位,5.人员发展 6.员工态度,7.公共责任 8.短期目标与长期目标的平衡,26,2020/9/20,管理学,13,(三)选择制定标准的方法 对不同的组织、不同的

12、计划、不同的控制环境,为它们建立标志正常水平的标准的方法也不一样。,1.统计方法,2.工业工程法,3.经验估计法,27,2020/9/20,第三节 控制过程与方法 一、控制的过程 二、控制的方法,28,2020/9/20,一、控制的过程 不管何种类型的控制，一般都包括三个基本步骤： 确定控制标准 对照标准衡量工作成效 纠正偏差。,29,2020/9/20,（一）确定控制标准,标准是衡量实际工作或预期工作成果的尺度。 计划和目标是控制的总的标准。 标准有定量标准（数字化）和定性标准（描述性）两类。,30,2020/9/20,许多产品的生产与检测都会执行一定的质量标准。在我国，许多标准都有一些约定

13、俗成表示符号，如国际标准ISO，国家标准GB，行业标准HB，企业标准QB等。 葡萄酒GB/T15037-1994表示的1994年国家颁布的标准号为15037的推荐标准（意即企业生产检测葡萄酒可以执行这一标准，也可以不执行）；2008年1月1日起GB15037-2006代替了GB/T15037-1994，葡萄酒生产检测标准由推荐标准变成了强制标准（只要是该种产品就必须执行这一标准）。,31,2020/9/20,确定标准应注意的主要问题： （1）标准的制定要依据总的计划和目标，不能“另起炉灶”，与总计划和目标相违背。 （2）标准尽可能量化，减少感情色彩和印象成份。但不能为了量化而量化。 （3）标准

14、要事先公布于众，而且要让相关人员清楚地知道标准的具体内涵，做到公开，明确，以避免将来出现“不知道、不清楚、不执行”的事情发生。 （4）标准要合理而且是能达到的。如果标准太高或太低，就起不到激励作用。,32,2020/9/20,（二）对照标准衡量工作成效 对照标准衡量工作成效是指控制过程中将实际工作情况与预先确定好的控制标准进行比较，找出实际业绩与控制标准之间的差异，以便于找出组织目标和计划在实施过程中的问题，对实际工作做出正确的评估。,33,2020/9/20,1、衡量工作成效的目的,（1）比较全面确切地了解实际工作进展情况，掌握计划的执行进度以及相关信息。 （2）找出实际工作成效与控制标准之

15、间的差异，以便于找出组织目标和计划在实施过程的问题，为纠正偏差和改进工作提供依据。 （3）为管理者评价和奖励下属提供依据。,34,2020/9/20,2、衡量工作成效应注意的一些问题 严格按照制定好的控制标准来衡量工作成效。同一问题同一标准，尽量减少因人因时因地而变化的情况。 确定可接受的偏差范围。在一些情况下，实际工作与标准出现有些偏差是正常的，所以，在衡量过程中，要确定可接受的偏差范围（大小和方向），如果偏差超过这个范围，就应该引起管理者的注意。,35,2020/9/20,36,2020/9/20,（三）纠正偏差 通过衡量工作成效发现实施过程中出现偏离标准的现象时，及时分析问题（偏差）产生

16、的原因，提出解决问题的对策。,37,2020/9/20,1、对偏差及其原因进行分析： （1）偏差。实际情况与计划或标准之间的差距； （2）分析偏差、找出原因： 首先判断偏差的严重程度，判断其是否会对组织活动的效率和效果产生影响； 其次要探讨导致偏差产生的主次原因（鱼刺图）。,38,2020/9/20,偏差产生的原因主要有两类： 一是计划执行过程中的工作失误（人为因素，可以控制）； 二是原有计划不周（非人为因素，不可控）。体现在两个方面： （1）原先的计划或标准制定的不切合实际； （2）由于客观环境发生了预料不到的变化，原来被认为是正确的计划或标准不再适应新形势的需要。,39,2020/9/20

17、,2、有针对性地采取纠偏措施 ： （1）对于因工作失误造成的问题，控制的办法主要是“纠偏”，即通过加强管理和监督（如改进工作方法、改进组织和领导工作、改进人事工作 ），确保工作与目标的接近或吻合； （2）若目标不切合实际，或是组织运行环境出现了重大变化，致使目标失去客观的依据，控制的办法主要是“调适”，即按照实际情况修改标准或重新制定新的标准。,40,2020/9/20,3、纠正偏差过程中应注意的一些问题 （1）不要轻易地更改计划尤其是降低标准 当目标没有实现时，大部分人首先想到的是责备标准而不是反省自己的工作。 在修改标准的问题上应该慎之又慎，除非原有计划和控制标准的制定是草草率率的或是导致

18、偏差的原因是无法控制的，除了修改标准之外别无他法，否则就不要轻易修改标准。如果你认为标准是现实的，就应该坚持标准，向别人解释你的观点，找出真正的原因并提出改进措施，使期望变为现实。,41,2020/9/20,（2）对事不对人 纠偏的目的在于找出原因，解决问题防止再偏。因此，如果有人出了差错，千万不要抱怨这个人有问题，而应该是找出问题，解决问题。 当一个人在同一个地方出现两次以上同样的差错，或者两个以上不同的人在同一个地方出现同一差错，那一定不是人有问题，而是让他们出差错的“路”有问题。此时，作为问题的管理者，最重要的工作不是管人要求他们不要重犯错误，而是修“路”。这就是对事不对人。,42,20

19、20/9/20,（3）要有针对性。 针对原因纠偏，主要原因重点对待。一定要在确定偏差产生的真正原因之后再针对原因采取纠偏措施，做到有的放矢、“打蛇打七寸”。,43,2020/9/20,44,2020/9/20,控制的基本过程：,在总的计划和目标的指导下确定控制标准，然后对照标准衡量实际工作成效，如果实际工作与标准之间没有偏差，那工作就继续下去；如果发现有偏差，那就先分析偏差产生的原因。如果偏差是由于工作失误造成的，那就通过加强管理和监督来纠正偏差，使得工作按照计划和目标的要求继续进行下去；如果偏差是由于原有计划或标准设计不当而导致的或是由于内外部环境的变化而产生的，并且其他措施都被证明无效，则考虑对原有的计划或标准加以调整或修改，并按照新的计划或标准开始新一轮控制。通过每一次循环，使偏差不断缩小