Excel数据链接方法大全

1、Excel数据链接方法大全 - 在Excel 中，用户可以通过链接将硬盘中其他Excel文件中的数据链接到所创建的工作表中，从而使编制出来的表格更加简洁、方便、实用。 - 在Excel中，用户可以采用不同的链接方式，例如可以将同一工作表中的不同单元格或一个单元格区域中的数据链接在一起; 也可以将不同工作表中的单元格或单元格区域中的数据(不论是否是同属一个工作簿)链接在一起。当链接中的源数据发生变化时，Excel还可以更新所对应链接点中的数据。下面我们举例来说明如何设置这种链接。 一、 链接工作表- 假设某公司每个销售部门建有各自的销售情况工作表，当公司主管需要了解各销售部门的销售利润情况以及公

2、司销售利润总和时，就要翻看所有销售部门的销售报表，工作量相当大。如果利用Excel中的数据链接功能，只需新建一个链接工作表(汇总表)，将所有销售报表中的相关数据全部链接到汇总表中，只要打开该汇总表，就可以轻松地获得各部门销售表中的数据。操作方法如下。 - 1 在同一工作簿中的不同工作表中使用公式链接 - (1)进行链接操作以前，在销售报表工作簿中新建一个工作表(汇总表)。 - (2)在Excel中打开销售报表工作簿，将新建的汇总表设为当前工作表。 - (3)可以使用以下2种方法设置链接。 - 方法一: 直接在要链接数据的单元格中键入计算公式和链接对象及其数据所在区域，这种方法比较直观和快捷。此

3、例中，您可以选中汇总表中的单元格C4，并在该单元格中键入=销售部1!D4+销售部2!D4或=SUM(销售部1!D4,销售部2!D4)即可。 - 说明: 在语句销售部1!D4中，销售部1为所引用的工作表名称，!为分隔工作表引用和单元格引用，而D4则为对工作表上单元格或单元格区域的引用。 - 方法二: 采用Excel中的设置功能来设置链接，方法如下: - 选中汇总表中的单元格C4，然后选择插入*函数，打开粘贴函数对话框。在该对话框中的函数分类列表框中选择常用函数选项，在函数名列表框中选择SUM函数(也可以选择其他函数命令)，按确定按钮，打开SUM对话框。将光标置于Number1文本框中，然后将销售

4、部1工作表置为当前工作表，并单击该表格中的C4单元格; 同样，将光标置于Number2文本框中，然后将销售部2工作表置为当前工作表，并单击该表格中的C4单元格，这时将在光标位置出现销售部2!C4字样。单击确定按钮，返回汇总表表格。可以看到在该表的C4单元格中已填入了数据，该数据就是2个销售报表中利润额之和，在编辑栏中还显示该单元格数据的计算公式(如图1所示)。 - 2在不同工作簿中的工作表中使用公式链接 - Excel不仅可以在同一工作簿中的不同工作表之间创建链接，还可以在不同工作簿中的工作表之间创建链接。假设上例中的汇总表是在另一个公司报表工作簿中，其操作步骤如下: - (1)将公司报表与销

5、售报表同时打开置于同一Excel窗口中，并将公司报表工作簿置为当前工作簿。 - (2)在将要包含公式的公司报表工作簿中选定希望输入外部引用的单元格(即链接点)，本例为该工作簿中汇总表工作表中的C4单元格，接下来也有2种设置方法，其设置方法基本同在同一工作簿中不同工作表中使用公式链接中的设置方法相似，所不同的是在设置该单元格中键入数据的公式中还要添加上所链接数据源的工作簿名及其路径，如=SUM(C:销售报表.xls销售部1!D4, C:销售报表.xls销售部2!D4)。 - 编者注：外部引用是指对其他Excel工作簿中工作表单元格或区域的引用，或是对其他工作簿中名称的引用。在本例中指的是对销售报

6、表工作簿中各销售部工作表中D4单元格中数据的引用。 - 3链接数据的自动更新 - 用以上链接方式创建的工作簿一般不需要用户来维护，如果为链接提供数据的单元格发生变化时，包含链接点的工作簿中的相关数据将会自动更新。但需要注意的是，只有当包含链接点的工作簿与为链接提供数据的工作簿(源工作簿)同时打开的情况下改变源工作簿中的相关数据，或者在更新源工作簿中的相关数据后接着打开包含链接点的工作簿，Excel才会自动更新该链接。若是在关闭源工作簿后再打开包含链接的工作簿，Excel就不会自动更新链接数据，此时就必须进行人工更新链接，其操作方法如下。 - (1)更新全部链接点数据 - 打开包含链接的工作簿时

7、将弹出一个对话框，询问是否更新当前工作簿中的链接数据，单击是将更新该工作簿中的所有链接点中的数据。 - (2)更新指定链接点数据 - 如果您只需要更新链接点工作簿中部分链接点的数据，则应在询问对话框中单击否，在保持原来的内容不变的情况下，打开该工作簿。然后选择编辑*链接，打开链接对话框。在该对话框中的源文件列表框中选择指定链接点数据的源对象，单击立即更新即可。如果需要选定同一源文件的多个链接，可以按住Ctrl键，然后单击各个链接对象。 - 根据以上情况，Excel可通过2种方式显示链接点工作簿上的公式，这取决于提供数据的工作簿(源工作簿)是否打开。 - (1)当源工作簿打开时，公式中的内容使用

8、相对链接，如销售报表.xls销售部1!D4。 - (2)当源工作簿关闭时，公式中的内容使用绝对链接，如C:Path销售报表.xls销售部1!D4。 二、 链接源工作表中单元格的名称 - 上面对源单元格引用的是代表该单元格的区域代码，如E4、D4:C5或$A$3等，这在链接点较少的情况下是可行的，但在链接点比较多、间隔时间过长的情况下就不容易辨认其代表的内容了。为此，Excel又提供了另外一种对单元格的引用方法，即对单元格名称的引用。其原理是事先为工作表中要作为源数据的单元格区域确定一个名称，在以后需要对其进行引用时，引用其名称即可。由于用户在确定其名称时，可以根据该单元格区域中的数据内容来确定

9、，所以在设置时就很容易辨认其内容了。具体设置方法如下。 - (1)将源数据工作簿和要链接点工作簿同时打开。 - (2)为源单元格区域确定名称。将包含链接点工作簿置为当前工作簿，然后选择插入*名称，打开定义名称对话框(如图2所示)。在在当前工作簿中的名称项目中为源单元格确定一个名称，在本例中是一销售部利润。将引用位置项目中的内容删除(因为该引用位置并不是所需引用的单元格的位置)，并将光标置于该文本框中，再选中源单元格(该单元格可以是任何工作簿中的工作表中的单元格，但必须是当前已打开的工作簿)，本例中是销售报表工作簿中销售部1工作表中的D4单元格。此时Excel将在引用位置项目中自动填上该单元格的

10、路径及所在区域代码。单击添加按钮，再单击确定按钮即可。这样，名称一销售部利润就可以代表销售报表.xls销售部1!$D$4来引用了。 - 由于本例中有2个源单元格数据需要链接，可以将另一个源数据的单元格区域的名称确定为二销售部利润。 - (3)将源单元格区域链接到链接点。将包含链接点工作簿置为当前工作簿(本例为公司报表)，并选中作为链接点的单元格(本例为公司报表工作簿中汇总表工作表中的C4单元格)，选择插入*函数，打开粘贴函数对话框，在其中选择SUM函数(根据需要也可选择其他函数)，单击确定按钮，打开SUM对话框。将光标置于Number1文本框中，选择插入*名称，单击粘贴命令项，打开粘贴名称对话

11、框。在其列表框里选中一销售部利润，单击确定按钮，在Number1的文本框中自动填入一销售部利润。同理操作，在Number2的文本框中自动填入二销售部利润，单击确定按钮返回包含链接点工作簿(本例为公司报表)，此时在编辑栏中显示的公式就为=SUM(一销售部利润，二销售部利润)，链接点中数据的含义一目了然。 三、打开链接方式中的源文件 - 如果所链接的源文件与当前文件不是同一个工作簿文件，在众多的Excel数据文件中寻找相关的源文件就是比较困难的，下面向您介绍一个打开链接方式中的源文件的简单方法。具体操作如下: - 将公司报表工作簿置为当前工作簿，然后选择编辑*链接，打开链接对话框，在源文件列表框中列出了与当前工作簿相链接的文件的名称和位置。选中您需要打开的源文件，然后单击打开源