2021年公司公文规定格式

1、公司公文规定格式 1、公文一律采用A4或B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。 2、公文的字体采用“宋体”形式。 3、公文的文头位于首页最上端，采用“加粗一号宋体”字体，为公司名称（凯诺晟商贸有限公司），文头第二行，采用公文“加粗小初号宋体”写“文件”两字；发文字号位于文头第二行之下，由发文部门代字、发文年度和发文顺序号组成；以上并居中。下划一道4.5磅的双实线（细线在上，粗线在下）。 4、所有正式的对外文件要求统一排序，各部门代字如下： 总经办粤晟总字 行政部粤晟行字 财务部粤晟财字公司粤晟字 5、公文的标题要简洁、明确，采用“加粗一号黑体”字体。 6、公文的正文要做到一文一事；正文超过一

2、页的要加页码；正文采用“四号”字体。 7、公文的附件位于正文之下，成文日期之上，前面书写“附”字样，其后分别标出附件序号（只有一件时不标）、附件标题和份数（只有一份时不标）。 8、公文稍偏右排写“特此通知”，另起一行偏左排写“请遵照执行！”并空两个空格，采用“三号”字体。 9、公文的审批人位于文件底部左侧，是代表公司或部门最后核查并批准向外发出公文的签名，目的在于表明公司或部门发文的具体责任者，另起一行写明审批人职位及姓名，采用“三号”字体。 10、公文的呈送部门位于审批人职位及姓名以下，写明呈送部门，采用“三 号”字体，所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线。 11、公文的抄报、抄送部

3、位于末页下端，采用“三号”字体所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线，形成“抄报、抄送”栏。顶格靠左书写“抄报：”、“抄送：”字样，其后依次标有各抄报、抄送部门，其间用标点隔开。 12、成文公司名称（顶格写，其余随后）、校对员名字、日期位于正文的末页最下端，要求用汉字表明完整的年、月、日，并在日期前顶格写上公司名称，采用“三号”字体，所占区域用一条与图文区等宽的平行实线作为界线。 13、主送、抄报、存档文件均使用原件，抄送文件使用复印件。 14、公文中出现的所有数字与日期，全部用阿拉伯数字书写，法律文件中的数字用汉字书写。 15、各部门在撰制发放范围为公司内部的公文时，如文中需重复使用公

4、司名称，则可使用规范化简称（法律文件一律使用全称）。各公司名称的规范化简称统一如下：XX公司简称为“XX”， XX公司简称为“XX”。 样本格式如下： 佛山市凯诺晟商贸有限公司 文件 粤晟字【xx】092802号 关于XX * 附：1.* 2.* 特此通知 请遵照执行！ 审批人： XX/XX 呈送：董事会抄送：公司总部各部门各分公司凯诺晟商贸有限公司校对员：XX年X月X日印发 参阅几份有关公司公文格式的资料，其所拟的格式各有千秋，莫衷一是。甚感茫然。汲取他们的长处，初拟本公司公文格式，以便本公司今后在制件时有一个统一的格式。 一 、公文用纸及版面规格 采用A4纸。页边距离：上3.7cm, 下3

5、.5cm，左2.8cm，右2.6cm,每页22行，每行28字。 二、秘密等级和保密期限（或紧急程度） 用3号宋黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 三、文头字体（离版头宋体三号空两行） 大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红色，文件纸已印刷） 四、发文字号， 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。 代字：发文机关名称极度简缩； 年份（年度），用阿拉伯数字写全，外加六角括号“ ” 序号，不加“第”字，也不加“0”。 用3号仿宋体，居中，离文件头宋体字两行。 五、签发人 “签发人”3字后标全角冒号，用3号仿宋体，签发人姓名用3号楷体居右空1字标

6、识，与发文字号在同一行（这时发文字号应移到左边）。 六、公文标题 用小二号黑宋体。离发文字号下空2行，居中排布。 七、主送机关 在标题下空1行，用3号仿宋体，左侧顶格标识，后标全角冒号。 八、正文 在主送机关之下左空2字，用3号仿宋体标识，回行顶格。 九、附件 用3号仿宋体字，离正文空一行；左空2字标识，“附件”后标全角冒号；若有序号，用3号阿拉伯数字标识，序号与附件名称之间用圆点隔开；附件名称后不加标点符号。 十、成文时间和印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。 成文时间离附件空3行，右空4字，为仿宋3号字，成文时间用汉字，“零”应写为“”； 加盖印章应“上不压正

7、文，下压日期”，即上弧距正文2mm4mm，端正、居中，下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 若要署发文机关名称的，则离附件空2行，在成文日期之上。若名称比成文日期短，则居日期中间；若比日期长，则首字比成文日期左移2字。 十一、附注 公文如有附注，在成文时间下空一行，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识 十二、主题词 “主题词”用3号黑宋体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字；词目之间空1字，不加标点符号。（主题词编写有规定，另编） 十三、抄送机关 如有抄送机关，一般

8、用3号仿宋体字。在主题词之下，居左空1字；“抄送”二字后加全角冒号，抄送机关较多，回行时与上一行的抄送机关对齐，抄送机关间要用逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号，可以防止私加抄送机关或变造公文。 既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。编排方法同抄送机关。 十四、印发机关和印发时间 印发机关和印发日期标注在抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关如果字数太多，可以自行简化。印发日期要用阿拉伯数码标识。 十五、版记 版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行 版记中各要素之下均加一条分隔线，分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之