档案管理制度

1、档 案管 理 办法第一条目的为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。第三条职责档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、 整理、归档工作进行组织、指导和监督。各部门档案员，

2、负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。第四条档案的分类及编号(一 )类别设置本企业档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案 (B)、合同档案 (C)、会计档案 (D)、人事档案 (E)、声像档案 (F)、实物档案 (G)、设计档案（ H）。大类用英文字母作代字 ,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下 :A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案D1会计报表D2会计账簿D3会计凭证.D4其他会计材料E 人事档案E1财务综合部E2总经办E3设计部E4技术部E5项目管理部F 声像档案F1视频F2照片G 实物档案H 设计档案(二 )编号方法

3、1. 文书档案编号文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号） / 年度 / 件号。保管期限代号永久为1，30 年为 4，10 年为 5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。例： A / 1 / 2016 / 1件号（第 1 件）年度（ 2016 年）保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）2. 工程档案编号工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号） / 案卷号。每个项目从“ 1”开始编案卷号。例： B 1 / 1案卷号（第 1 个案卷）工程项目代号（第1 项工程）大类代字（工程档案）.3. 合同档案编号合同档案采用

4、单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号） / 年度 / 件号。保管期限代号永久为1，30 年为 4，10 年为 5，同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。例： C / 1 / 2016 / 1件号（第 1 件）年度（ 2016 年）保管期限代号（永久）大类代字（合同档案）4. 会计档案编号会计档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号） / 年度 / 件号。同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号。例： D 3 / 2016/ 1案卷号（第 1 个案卷）年度（ 2016 年）属类代号（会计凭证）大类代字（会计档案）5. 人事档案编号人

5、事档案按个人组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号） / 案卷号。每个员工从“ 1”开始编案卷号。例： E 1 / 1案卷号（第 1 个案卷）部门代号（财务综合部）大类代字（人事档案）6. 声像档案类编号（ 1） 视频档案，采用按件归档整理方法，一次工作或活动所形成的视频为一件档案材料，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/ 年度 /件号。每年从“ 1”起编件号。.例： F 1 / 2016 / 1件号（第 1 件）年度（ 2013 年）属类代号（视频）大类代字（声像档案）（ 2） 照片档案，按组整理归档，一次活动形成的照片为一组，其编号结构模式为：分类号（含大类代字

6、及属类代号） / 年度 / 组号 / 张号。每年从“ 1”起编组号，每组照片从“ 1”起编张号。例： F 2 / 2016 / 1 / 1张号（第 1 张）组号（第 1 组）年度（ 2010 年）属类代号（照片）大类代字（声像档案）7. 实物档案编号实物档案每年按件整理归档，其编号结构模式为：分类号（大类代字）/ 年度 / 件号。每年从“ 1”开始编件号。例： G / 2016 / 1件号（第 1 件）年度（ 2016 年）大类代字（实物档案）8. 设计档案编号设计档案按年度立项项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号） / 年度 / 案卷号。每个项目从“ 1”开始编案卷号

7、。例： H 1 / 2016/ 1案卷号（第 1 个案卷）年度（ 2016 年）设计项目代号（第1 项）大类代字（设计档案）.第五条文件的整理和归档时间(一 )文件的整理1. 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。2. 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。3. 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。4. 档号章、档案盒背脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素

8、墨水钢笔填写，也可盖字粒章或打印；档案目录应当打印并使用 A4 规格纸张。5. 总经办要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册， 经部门领导审核、 总经理批准后方可销毁， 任何人不得擅自销毁档案。(二 )文件的归档时间各部门档案员应按照相关规定时间向档案管理员移交上年度档案，集中管理。电子档案需相关部门负责人上传至指定移动硬盘的文件夹中。序档案负责归档内容移交时间号类别部门各类资质文件、证件（营业执照财务综正副本、组织机构代码正副本、 IC由财务综合部负责保文书合部卡、国地税税务登记证副本、开管1户许可证等）档案会议记录、会议纪要、简报、公相关经司发文、工作计划、

9、工作总结、每季度移交办部门设备及资产的登记资料等工程承包及发包、销售、购置、工程类合同待工程完合同财务综工结算后 3 个月内移2商务、转让等各类合同协议的正档案合部交，其他合同于次年本原件2 月移交个人简历、入职表、身份证明材总经办料、学历、职务证明材料、契约员工入职 1 周内移交3人事性文件档案异动（调动、转正、调薪、离职由财务综合部负责人财务综等）、绩效管理、培训及奖惩等相办理好手续 1 周内，合部关材料移交.4工程技术部电子及纸质相关资料， 具体见工待工程完工结算后 3档案程档案归档范围及保管期限个月内移交5会计财务综相关资料，具体见会计档案归由财务综合部负责保档案合部档范围及保管期限管

10、6声像相关经相关资料，具体见声像档案归活动结束后1 个月内档案办部门档范围及保管期限移交7实物相关经相关资料，具体见实物档案归实物颁发后1 个月内档案办部门档范围及保管期限移交8设计设计部电子及纸质相关资料， 具体见设于次年 2 月移交档案计档案归档范围及保管期限第六条各类文件材料归档范围及保管期限(一 )文书档案文书档案归档文件采用单件归档整理方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。不同年度的要分开整理。1. 划分保管期限： 按照文书档案归档范围和保管期限表 ，将归档文件材料划分为永久、 30 年、 10 年三种保管期限。2. 排序：对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。

11、 一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。3. 编页码： 没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1 份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。4. 盖档号章： 每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章， 可盖在文件首页左下方空白处， 如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。档号章示例：全宗号类别号A期限永久年度2

12、016机构件号1.全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。类别号：文书档案大类代字期限：文件保管期（永久，30 年， 10 年）年度：文件形成年度机构：归档文件的承办机构（规范化简称）件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号5. 装盒：将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。6. 著录上传： 在文书档案 Excel 中著录每份归档文件的基本信息。著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数等。7. 文书档案归档范围及保管期限序归档文件材料名称或类型保管

13、号备注期限1企业筹备期的可行性研究、 申请、批准，企业章程，董事会、永久股东会、监事会和经理层机构及变更2董事会、股东会、监事会活动永久3企业制定的规章制度永久4企业年度总结、计划永久5一般的会议纪要、30 年6综合性行政事务30 年(二 )工程档案工程档案的平时收集和管理工作由技术部指定专人负责，与项目建设进程同步。从项目申请投标起，即应开始进行工程档案材料的收集，项目竣工后，要及时补充收集相关材料，确保文件材料的齐全完整。1. 组卷：工程档案按建设项目， 区分前期准备、 设计、施工、监理、竣工、使用维护等形成阶段，结合考虑文件材料内容、数量、保管期限进行组卷。案卷题名应简明、准确地揭示建设

14、项目名称、阶段名称、文件材料种类。2. 编号：整卷装订的案卷，以卷为单位编连续页码。编号时，只对文件材料的有效页面编页码，空白页面不编。编号位置：正面编于右下角，反面编于左.下角。编页号时采用打码机。本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码。3. 案卷装盒： 整卷装订的，将装订好的案卷按照编号顺序装入档案盒内。散件装订的，将卷内文件目录、文件材料依次装入档案盒内。4. 著录上传： 在工程档案 Excel 中著录每个案卷和每份卷内文件的基本信息。卷内文件著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等；案卷著录项目包括：全宗号、项目编号、案卷号、案卷题名、立卷单

15、位、保管期限、密级等。同时在档案移动硬盘上传每份卷内文件相应电子文件， 无相应电子文件的卷内文件需扫描上传。 电子档案存放路径： 可移动硬盘 工程档案 工程项目案卷号。5. 工程档案归档范围及保管期限序归档文件材料名称或类型号1 招标文件2 投标文件3 中标通知书4 监理、设计、施工合同5 工程开工报告及施工组织设计、技术交底6 图纸会审、变更及洽商记录7 设计变更单及相关资料（报价单，审核确认单）8 施工现场签证记录9 隐蔽工程检验记录10 现场施工图片11 施工日志12 施工材料合格证和检验报告13 工程结算书工程结算审批表、 竣工验收移交证明书、 交工验收现场记录14及竣工验收报告等15

16、 相关竣工图纸保管备注期限永久.(三 )合同档案合同档案采用单件归档方法，以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。不同年度的要分开整理，合同档案保存期限为永久。1. 排序：对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序。 一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列，尽量将同一事由的文件排列在一起。2. 编页码： 没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页码；1 份文件各部分（如收、发文处理单和定稿）已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机。3. 盖档号章： 每“件”加盖档号章，

17、档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章， 可盖在文件首页左下方空白处， 如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。档号章示例：全宗号类别号C期限永久年度2016机构件号1全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。类别号：合同档案大类代字期限：文件保管期（永久）年度：文件形成年度机构：归档文件的承办机构（规范化简称）件号：文件在该年度同一保管期限内的排序号4. 装盒：将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内，并填写档案盒背脊、盒内备考表。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。5. 著录上传： 在

18、合同档案 Excel 中著录每份归档文件的基本信息。著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、合同编号、责任者、合同题名、日期、页数等。.(四 )会计档案会计档案采用单件归档整理方法， 以“件”为单位进行排列、 装订、编页码、编档号，不同年度的要分开整理。 “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为 1 件。 1 份会计报表为1 件、 1 本（份）账簿为1 件、 1 册（本）凭证为1件。“件”题名应准确概括该件会计档案的形成单位、时间、内容、文件名称。1. 编码：没有编页码的文件，以“件”为单位对有效页面编连续页码，正面编于右上角，反面编于左上角，本身有正确页码或单页的文件不需再编页

19、码；1 份文件各部分已有独立正确的页码时不用再编页码，合并计算其总页数即可。凭证类不需要编页码。编页号时采用打码机。2. 盖档号章： 每“件”加盖档号章，档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章， 可盖在文件首页左下方空白处， 如上下方都不够位置，可另加白纸封面。档号章可用字粒章填写，也可手工填写，要求工整。档号章示例：全宗号类别号D1期限永久年度2016机构件号1全宗号：是档案馆进馆单位所编制的实体管理号，无则不需填写。类别号：文书档案大类代字期限：文件保管期（永久，25 年， 15 年、 5 年）年度：文件形成年度机构：归档文件的承办机构（规范化简称）件号：文件

20、在该年度同一保管期限内的排序号3. 著录上传： 在 Excel 中著录每份归档文件的基本信息。著录项目包括：全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数等。4. 会计档案归档范围及保管期限序保管备注归档文件材料名称或类型期限号D1 报表（包括各级主管部门汇总财务报告）1 年度财务报告（预、决算）永久包括文字分析.2月、季度财务报告5 年包括文字分析D2 账簿1现金出纳账25 年2银行存款账25 年3总账25 年4明细分类账25 年D3 凭证1原始凭证15 年2记账凭证15 年3汇总凭证15 年D4 其他1会计移交清册15 年2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久

21、4银行余额调节表5 年5银行对账单5 年(五 )人事档案在员工入职一周内建立统一的基础档案，实行一人一档的立卷方法。根据员工的异动 （调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、 培训及奖惩等，由财务综合部负责人办理好相关手续后， 移交给档案管理专员。 档案管理专员应及时将相关资料归档，装入员工内部人事档案袋，并做好目录填写。1. 著录上传： 在人事档案管理系统中著录每位员工的基本信息。2. 人事档案归档范围及保管期限序归档文件材料名称或类型保管号备注期限1员工个人简历定期2员工入职表定期3员工转正申请表定期4员工与企业的劳动合同等契约性文件定期.5员工身份证明材料（如身份证复印件等）定期6员工学历

22、、学位和专业技术职务证明材料（复印件）定期7员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材料等定期8有关员工任免、聘用、待遇、奖惩、离职等方面的文件材料定期9员工在本企业工作期间参加各种培训的证书定期10员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料定期11有关该员工的其他应归档文件定期(六 )声像载体档案视频档案 ：一项工作或活动所形成的音频或视频作为一件档案材料，视频按“件”整理归档。收集的视频应具有完整准确的文字说明，包括活动的时间、地点、内容、主要人物姓名或景物名称、摄录者等要素。文字说明宜用“ TXT” 文件保存。1. 视频档案存储格式要求： 属于模拟信息或不符合归档数字格式要求的音频或视频应

23、先按以下要求转换为标准数字格式： MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、 MPEG-、2 MPEG-、4M4V、DAT、FLV、 VOB等应转换为MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同时保存一份FLV格式便于利用。2. 储存：在声像载体档案 Excel 中著录每件视频的基本信息。著录项目包括：档号、视频题名、录制时间、录制长度、备注等。同时在档案移动硬盘上传每件视频。储存路径：可移动硬盘 声像载体档案 视频档案 “年度”命名 （“年度”一般指摄录年度）的文件夹。每段剪辑后的音频或视频文件以“摄录日期地点 ?活动内容。摄录日期：用 8 位阿拉伯数

24、字表示。摄录地点：记述地点全称。活动内容：记述清楚活动主题、主要人物姓名、职务。照片档案： 照片要选择该项工作或活动内容具有代表性的进行归档，归档照片应图像清晰，冲晒成 4R 规格，以便入册保管。1. 照片说明文字： 应包括活动时间、地点、主题、主要人物及其位置、拍摄者等要素。.2. 相片标签：每组照片打印一份照片组文字说明标签 ，例：组号F3/2008/8拍摄地点市会议中心拍摄日期20080702拍 摄 者张数码照片15纸质照片10张数张数组文字说明2008 年 7 月 2 日，市 XX局在市会议中心召开全市档案工作会议。副市长、特邀嘉宾出席了会议每张纸质照片打印一份照片文字说明标签 ，例：

25、档号F3/2008/8/1拍摄时间20080702拍摄地点市会议中心拍摄者张2008 年 7 月 2 日，市 XX局在市会议中心召开全市档案工作文字会议。图为副市长（中） ，特邀嘉宾王（右一） 、市说明XX局局长（左一）在会议主席台上3. 著录上传： 在声像载体档案 Excel 中著录每件照片档案的基本信息。著录项目包括：档号、相片题名、拍摄时间、相片所在页号、备注等。同时在档案移动硬盘上传每件相片。 储存路径：可移动硬盘 声像载体档案 相片档案 以“年度”（一般指拍摄年度）命名的文件夹。按照一组照片对应一个文件夹的原则，在“年度”文件夹下建立以“拍摄日期 +地点 +事件内容 +拍摄者或来源”

26、命名（“拍摄日期”用 8 位阿拉伯数字表示，“拍摄者或来源”应用“（）”括起）的文件夹，将拍摄或扫描后形成的数码照片存储（按 JPEG标准格式存储，内容特别重要的宜同时选择 RAW、TIFF 等文件格式存储） 在该文件夹下， 每张数码照片按顺序号命名， 对于主要人物的合照， 应以“主要人物及其职务 （在照片中的位置）”命名该张照片，以方便归档人员整理著录。4. 声像档案归档范围及保管期限序归档文件材料名称或类型保管号备注期限1反映本企业主要职能活动和工作成果的照片、VCD等永久2领导人和著名人物参与本企业有关重大活动的照片、等永久VCD3本企业组织或参加的重要外事活动的的照片、VCD等永久.(

27、七 )实物档案1. 归档的实物应当拍照，所拍照片需刻盘脱机保存， 两者之间要建立准确、可靠的标识关系；一些珍贵的实物应使用包装物包装存放，包装物上附贴标签，填好档号、实物名称等。2. 属于归档范围的实物档案在其形成后 1 个月内，由经办人拟订说明文字，移交总经办登记归档。如需在其它地方悬挂、展示的，应办理相关手续，并在档案目录上注明悬挂、展示地点。3. 实物档案不分属类，每年按其形成时间的先后顺序进行排列，同一次活动产生的实物档案排列在一起。4. 标识：给每件实物档案制作标签，标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息，并将标签贴在相应实物的背面或侧面等不显眼处。实物名称应标明其

28、主题内容及类型，类型用“（）”括起。如“广东省档案系统2013 年度档案先进单位（奖牌）”。5.著录上传： 将每件实物档案的相关信息在实物档案Excel 中著录并上传相应数码照片。著录项目包括：档号、名称、获得时间、授予者、备注等。同时在档案移动硬盘上传相应数码照片。储存路径：可移动硬盘实物档案以“年度”命名的文件夹。6. 实物档案归档范围及保管期限序归档文件材料名称或类型保管备注号期限1反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖永久牌等2反映本企业领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖永久状、奖章、奖杯、奖牌等3本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品永久(八 )设计档案凡委托我

29、司设计的新建、改建、扩建、加固等工程设计阶段成果文件，设计修改文件以及与工程有关的同建设单位，施工单位发生的各类协议、 合同、函件、公文和竣工验收、调试、工程总结等文件，均归入设计档案。照片由各科室经办人按组拟写有关说明后及时向声像档案科移交，并办理交接手.续。数码照片的移交应在电子档案馆管理系统（或文件与档案管理服务平台）中进行，并在移交前做好下列工作：1、分组：经办人按反映同一项工作或活动的若干张照片为一组的原则对照片进行分组。2、存储：经办人在工作计算机C 盘以外的目录下建立以“照片档案”命名的文件夹，再在“照片档案”文件夹下建立以“年度”命名（“年度”一般指拍摄年度）的文件夹。按照一组

30、照片对应一个文件夹的原则，在“年度”文件夹下建立以“拍摄日期 +地点 +事件内容 +拍摄者或来源”命名（“拍摄日期”用8 位阿拉伯数字表示，“拍摄者或来源”应用“（）”括起）的文件夹1. 图纸管理： 底图以张为单位单独保存和管理。案卷内图纸应按照国际标准 A4 型（ 297mm210mm）进行折叠，蓝面向内，图标外露，折叠方法一致，按阶段、部位分别立卷，依图号顺序排列。2. 档号章：不装订的案卷，应在每份图纸的右上角加盖档号章， 格式如下：档号序号3. 设计档案归档范围及保管期限序归档文件材料名称或类型保管期限备注号1建设单位提供的全部设计基础资料，原始资料永久2设计成果（蓝图、蜡纸、白图等图纸）永久3、模型）永久设计方案过程图（ CADPSD4内部作业文件（设计方案文本）永久项目设计，施工过程中与建设单位各种联系中形成5的有关文件、图纸、资料、来往公文、函电、设计永久过程中的交底会审纪要，与工程有关的会议纪要工程竣工验收，调试过程中形成的文件、图纸、资6料（竣工验收报告、修改、补充核定有关图纸和文永久件）7成果汇报材料（ PDF方案或者 PPT汇报）永