《时间管理》.ppt

1、时间管理Time Management,许多的电话在响 许多的事要备忘 许多的门与抽屉 开了又关关了又开如此的慌张,我来来往往，我匆匆忙忙 从一个方向到另一个方向 忙忙忙 盲盲盲 盲的已经没有主张 盲的已经失去方向 忙的分不清欢喜和忧伤 忙的没有时间痛哭一场,许多的电话在响 许多的事要备忘 许多的门与抽屉 开了又关关了又开如此的慌张,我来来往往，我匆匆忙忙 从一个方向到另一个方向 忙忙忙 盲盲盲 盲的已经没有主张 盲的已经失去方向 忙的分不清欢喜和忧伤 忙的没有时间痛哭一场,忙与盲,一切尽在掌握中,无主次、无结果,疲于奔命,压力重重,为什么同样是“忙”， 但却有不同的结果呢？,工作任务,心态,

2、知识,那么时间管理是,大石块 小石块 沙子,最大限度的装满小桶,成功者和失败者一样，一天都拥有24小时。 成功者和失败者在一分、一秒的差距很小，但小差异积累到一定程度会呈倍数放大。 善于把握时间的人能不断积累知识、技能、健康、金钱，而那些失败者将一无所获！,时间管理是研究如何合理、有效地组织、运用时间资源，以达到工作和生活的目标。,如何进行时间管理呢？,时间管理之旅,控制 Control 减轻压力 Less Stress 节省时间 Save Time 更加专注 More Focus 提高工作质量 Improve Quality 平衡 Balance,时间管理的益处,方向、原则,时间管理Time

3、 Management,核心理念,时间管理核心理念Time Management,Work smarter, not harder,时间管理Time Management,有效计划,确定角色,你的角色应是平衡的,有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的？ 有任何角色是自己感到不舒服的？ 有哪些未来的角色是我现在可以开始努力的？,确定角色,设定目标,风不会偏爱没有目的港的人,确定角色,设定目标,制定计划,那么实际上你正计划着失败,如果你没有认真做计划,目标计划书,时间分配不合理,时间安排有交叉,在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即

4、能控制全局。,帕雷托原则 （Pareto Principle）,80/20原则,Pareto 原则应用,集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上,应该做的,必须做的,可以做的,确定角色,设定目标,制定计划,逐日调整,时间已具体确定的事件 时间没有具体确定的待处理事项 电话、记录等信息,每日计划表,Ready?,遭遇异常,时间管理Time Management,突发情况处理,职责外,职责内,重要程度,紧急程度,突发情况处理,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,优先矩阵,三象限,一象限,职责外,职责内,突发情况处理,争

5、取外援，节约时间,输出,输出,输入,输入,一人包打天下者,追求团队协作者,如何说“不”,对事不对人 客气自然 可附以适当的 建议,如何预防突发情况的发生呢？,为什么会发生突发情况？,工作性质,工作方法不当,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,M1扩大,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,M2缩小,规划你的第二象限,准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系 能力充实,什么状况会让你少花时间在第二象限确认你下周将面对的一个第一象限的时间或活动，你可以在第二象限中做什么来准备或降低第一象

6、限的影响？, 确认一个在生活或工作中会重复出现的第三象限的活动，决定你会如何反应（如何说或做），使下次同样情景发生时，你不再以紧急状况来回应？,确定角色,设定目标,制定计划,逐日调整,评估总结,明确职责 理順流程 固化经验,总结什么内容？,Ready?,时间管理Time Management,根除拖延,你属于哪种行为模式？,狮子型,考拉型,紧迫感 喜竞争 走路、动作较快 进餐迅速 讨厌耽搁 不耐心,放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 若有所思 乐于倾听 耐心,拖延者的借口,强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子,拖延的代价,浪费了今天E 每天

7、都是一个遗憾的生活E 逃避积极的人生E 健康不良E 待处理问题的不断增多E 长期在压力下工作的忧虑E,动手去做你能做或梦想要做的事， 勇气包含了天分、能力与奇迹， 只有动手，心灵才会启动； 开始做，工作才会完成。,与拖延决战,承认：拖延是一种无益的生活方式 把大工作分解 当机立断，直接面对不愉快的工作 给自己设定最后时限 奖励自己,时间管理Time Management,桌面整洁,管理好书桌才能管理好时间,请说出它们的用途,打孔文件夹 强力文件夹 双页文件夹 插袋文件夹 插边文件夹 公文袋 文件架 文件筐,笔盒 笔筒 便签纸 告示贴 空名片盒,计算机,文具盒,电话,文件架,文件筐,废纸篓,便签

8、纸,日历,常用电话,周计划,计算机,日历,文件架,电话,文具盒,便签纸,文件筐,周计划,常用电话,剪刀、尺子,计算器,曲别针等,名片夹,建立有效的办公环境,尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 工作中经常要用到的用品应容易取得 每一件物品应摆放在固定的位置 每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决扔掉,活动,文件的处理,信息,资料存档,待送出文件,待办文件,备忘档案夹,分级 处理,A B C,文件处理原则,每次只处理一份文件，一份文件只处理一次 每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案 坚决扔掉不必要的文件,润滑油,时间管理Ti

9、me Management,锦囊妙计,善用零星时间,通勤时间 旅途时间 等候时间 看病 交费 等电话 等汽车、飞机,发掘工作惯性,晨间型 晚间型 随时型,高效率期,工作表中的重大问题 创造性的思考 制定重要事情的工作计划,中效率期,与同事交换意见 处理回信及备忘录中的事情 做细部工作计划,低效率期,基本的工作分类 接待访客 例性性事务 电话联络,逆势操作, 每天读一点没有人读的东西 每天想一些没有人想的事情,充分利用记事本,待办琐事 物品清单,背包原则,将同类的事情尽可能成批量处理,润滑油,给您的建议,休息高效率的原动力,种下思想， 收获行动种下行动， 收获习惯种下习惯， 收获品格种下品格， 收获命运,我们先养成习惯，然后习惯造就我们,昨天是一张作废的支票，明天是一张未兑现的期票，而今天是你唯一拥有的现金所以应当聪明把握。,早晨离开家时从容自在 微笑着开始新的一天的工作 享受悠闲的午餐时间 充满信心地应对新挑战 下班时准时离开公司，并对当天的成就感到满意 回家与朋友家人相处 保持健康的身体、理想的体重 暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神,活在真实的时间里,活在真实的时间里,早晨离开家时