公文与公文规范化.ppt

1、公文与公文规范化,公文概述,一、公文的定义,公文，全称公务文书，是党政机关、企事业单位、群众团体在管理过程中形成的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。,二、公文的基本特征,1.公文具有鲜明的政治性 2.公文由法定作者制成和发布 公文的法定作者为依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织及其领导人。秘书人员不是公文的法定作者。 3.公文具有法定的权威和现行效用 4.公文具有特定的体式和处理程序,三、公文的种类,行政机关的公文种类共有13种： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 党的机关公文种类共有14

2、种： 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,四、公文的格式（以行政机关公文为例）,（一）眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。,四、公文的格式,1.公文份数序号：“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。,四、公文的格式,2.秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级按涉密程度分为“秘密”、“机密”和“绝密”。,四、公文的格式,3.紧急程度:紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。,四、公文的格式,4.发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”

3、组成，用红色标识。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行为机关过多，必须保证公文首页显示正文。,四、公文的格式,5.发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，用3号仿宋体字，居中排布。年份应标全称，用六角扩号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文时只标注主办单位的发文字号。,发文字号常见错误,*文089号 *文（2008）9号 *文2008 9号 *文2008009号 *文2008第9号 *文20089号（正确）,四、公文的格式,6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名，其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话

4、。此时，发文字号居左侧。,四、公文的格式,7红色反线,四、公文的格式,（二）主体：包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。,四、公文的格式,1.公文标题：一般由发文机关名称、主题（事由）和文种三部分构成，有时可省略发文机关名称。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。,公文标题常见错误,1.不分条件省略发文机关名称。一些内容重要的决定、公告、通知等文种，不可省略发文机关名称。 2.事由概括不清，题意不鲜明，有的省略不当，产生歧义。 3.自造文种，用“请示报告”、“安排”、“汇报”等非规范文件名称直接当做法

5、定规范性文件的文种。 4.书名号使用不当。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但是违反这种规范的错误较为常见，如关于转发通知的通知。,四、公文的格式,2.主送机关：应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格用3号仿宋体字标识。,四、公文的格式,3.公文正文：用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。正文中结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。,四、公文的格式,4.附件：如有附件，应当注明附件顺序和名称，附件名称后不加标点符号。,四、公文的格式,5.成文日期：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的

6、签发日期为准。日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。,四、公文的格式,6.公文生效标识：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。,四、公文的格式,7.附注：如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。,四、公文的格式,（三）版记：包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。,四、公文的格式,1.主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。,四、公文的格式,2.抄送机关：居左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐

7、；在最后一个抄送机关后标句号。,四、公文的格式,3.印发机关和印发日期：用3号仿宋体字;印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,四、公文的格式,4.版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线 。,四、公文的格式,5.版记的位置：版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。,五、公文的行文规则,1.行文应当确有必要，注重效用。行文应当坚持“少而精”的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。 2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，可分为下行、平行和上行。,五、公文的行文规则,下行是上级领导机关向所属下级机关的行文，主要有命

8、令（令）、决定、通知、通报、批复、会议纪要等。 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,五、公文的行文规则,平行是不相隶属机关之间的行文，主要是议案和函。,五、公文的行文规则,上行是下级被领导机关向上级领导机关的行文，包括报告、请示和一部分意见。 上行最常用的方式是逐级上行，一般不得越级上行。因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。,五、公文的行文规则,受双重领导的机关向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需另一上级机关阅知，可以抄送。 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义，向

9、上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”，应当送上级机关的办公室按规定程序处理。,五、公文的行文规则,向上级机关请示问题，应当一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项；请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。,五、公文的行文规则,3.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文；属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理；部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。,五、公文的行文规则,4.同级部门必要时可以联合行文，联合行文应当明确主办部门。 5.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应

10、当责令纠正或撤销。,常用公文,通 知,一、通知,（一）适用范围 通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。,一、通知,（二）基本结构 1.标题：发文机关名称+事由+（紧急、补充等）“通知” 2.主送机关 3.正文：缘由（目的、意义或依据）、具体事项、希望和要求 4.附件和附件说明 5.落款部分,一、通知,（三）注意事项 1.中心明确，说明清楚。撰写通知的关键是将事项交待清楚，便于受文者能够正确理解并准确执行，决不能含糊其辞，模棱两可。 2.主题集中，一文一事。为了使通知的事项能够迅速执行与办理，每件通知要

11、明确说明一件事情，布置一项工作，不能头绪混乱。,一、通知,3.条理清晰，表达简练。通知的撰写要求层次分明、条理清晰，使读者一目了然；在文字表达上要求准确简练，不生歧义。 4.雷厉风行，讲求实效。为了提高工作效率，保证行文实效，撰写通知必须及时快速，以免贻误时机。,一、通知,5.批转转发性通知标题中出现的被批转、转发的公文不加书名号（法规、规章名称除外），在“批转”、“转发”前不加“关于”一词，如国务院批转财政部关于完善省以下财政管理体制有关问题意见的通知。 批转、转发的公文原件标题过长时，可以原件发文字号代替，如浙江省人民政府关于转发国务院国发2001号文件的通知。,报 告,二、报告,（一）适

12、用范围 报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。,二、报告,（二）基本结构 1.标题：发文机关名称+事由+“报告” 2.主送机关：只能主送一个直接上级机关 3.正文：缘由或目的、具体事项、结束语（结束语可用“特此报告”，“以上报告，若有不当，请指示”，“以上报告，请审阅”等） 4.落款部分,二、报告,（三）注意事项 1.工作报告采用记叙的方式，概括工作内容及其完成情况；突出重点内容，做到点面结合；坚持实事求是的态度，对成绩不夸大，对问题不缩小，尊重事实的本来面貌；报告中不能夹带请示事项。,二、报告,2.答复性报告要突出体现其针对性，不能夹带其他事项；内容要准确，对上级机

13、关询问的情况，事先要进行认真的调查研究，搞清问题的性质、具体情节、处理结果以及有关数据；要及时答复上级询问，以免误时误事。,请 示,三、请示,（一）适用范围 请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。,三、请示,（二）“请示”与“报告”的区别 1.报告是陈述性公文，目的是让上级机关了解情况；请示是祈请性公文，目的是请求上级机关指示、批复。 2.报告不需要上级机关答复，而请示需要上级机关专门给予批复。 3.报告在工作进行的各个阶段均可行文，而请示是向上级机关请求指示、批准，必须在工作开展前行文。,三、请示,（二）基本结构 1.标题：发文机关名称+事由+“请示” 2.主送机关：只能主送一个主管上级机

14、关 3.正文：缘由、具体事项、期复语（期复语常用的有“以上请示，请审批”，“以上请示，若无不当，请批准”，“以上请示，当否，请批示”等） 4.落款部分 5.附注：注明联系人的姓名和电话,三、请示,（三）注意事项 1.严格遵行一文一事原则，一件请示只讲一个问题，切忌数事混杂。 2.请示的理由必须充分，一般包括两个方面：一是需要，二是可能。 3.请示目的要明确，做到提出的建议和要求具体明确，解决问题的措施、办法和要求必须切实可行。,三、请示,4.严格按照隶属关系逐级行文，不能多头主送，也不能主送领导者个人（领导人明确要求的除外）。 5.请示必须在事前行文，切忌先斩后奏；未获上级批复之前，请示不得抄

15、送下级机关。,函,四、函,（一）适用范围 函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。,四、函,（二）基本结构 1.标题：发文机关名称+事由+“（复）函” 2.主送机关 3.正文：缘由、具体事项、希望和要求（希望和要求这一层次一般比较简略，有时以“特此函达”，“特此函商，务希见复”，“特此函复”等习惯用语作结。） 4.落款部分,四、函,（三）注意事项 1.函的正文内容要开门见山，具体明确，无论主动发函还是复函，都要直陈其事，交代清楚，不要拐弯抹角，去掉一切客套和空泛的议论。 复函的开头首先要引述来文的成文日期、标题、发文字号，如“贵局年月日关于商洽问题的函（号

16、）收悉” 。,四、函,2.语言要得体而有分寸。发函要使用平实、礼貌、商洽的语言，对上级机关要尊重，对下级机关要平和，对平级机关和不相隶属的机关要诚恳。切忌使用生硬、命令或恭维的语言。复函的语言要肯定确切，不能含糊笼统，犹豫不定。,四、函,3.复函的态度要明确，不应该模棱两可，含糊不清。批准函的结语，可用“特此函复”，不用“特此批复”，以示尊重。 4.要按照一文一事的规则，一封公函谈一件事，便于处理和答复。,其他注意事项,一、标点符号的使用问题,（一）公文序号标点的使用 1.“第一”、“第二”后面，“首先”、“其次”后面,用逗号。 2.“一”、“二”、“三”后面，用顿号。 3.“”、“”、“3”

17、和“”、“”、“C”后面用齐线墨点“”。 4.序号如加括号，如： ，后面不加逗号、顿号或齐线墨点。,一、标点符号的使用问题,（二）标点符号使用中容易出错的问题 1.表示约数的两个数字之间不能用顿号，如：三四天 三五成群 2.引号、书名号之间的顿号可用可不用，但不论用否，全篇一定要统一。 3.省略号后不能再用点号。 4.冒号占一个字的位置，居左偏下（：），数学中的比例号则居中（）。,一、标点符号的使用问题,5.破折号错用 团结批评团结 ( 错误 ) 团结批评团结 ( 正确 ) 70 80 ( 错误 ) 70 80 ( 正确 ),一、标点符号的使用问题,6.单书名号和双书名号及尖括号错用 实施条例

18、 ( 错误 ) 民办教育促进法实施条例 ( 正确 ),一、标点符号的使用问题,7.该用引号或书名号而未用 精心组织学习调研，突出八性八新，做到真信真用。 ( ) 精心组织学习调研，突出“八性八新”，做到真信真用。( ) 根据中华人民共和国刑法 ( ) 根据中华人民共和国刑法 ( ),一、标点符号的使用问题,8.公文发文字号错用小括号、中括号 三峡学院文(2004)9号 ( ) 三峡学院文20049号 ( ) 三峡学院文20049号( ),二、数字的使用问题,1.必须使用阿拉伯数字的情况：统计表中的各类数值。 2.应该使用阿拉伯数字的情况：公历世纪、年代、年、月、日，时、分、秒。,二、数字的使用问题,3.必须使用汉字的情况：定型的词，如：一律（不能写作1律）；词组，如：星期四（不能写作星期4）；成语，如：七上八下（不能写作7上8下）。,二、数字的使用问题,4.应该使用汉字的情况：惯用语，如：不管三七二十一（不能写作不管3721）；缩略语，如：十六届四中全会（不能写作16届4中全会）；具有修辞色彩的词语，如：白发三千丈（不能写作白发3000丈）；中国干支纪年和夏历月日，如：甲申年三月初九（不能写作3月初9）。,二、数字的使用问题,5.