EMS内部审核员实用培训教程(ppt 98页).ppt

1、01.10.2020,1,主讲：陶同初,内部（EMS）审核员培训教程,01.10.2020,2,第一章 审核总论,EMS审核的定义 EMS审核的类型 EMS审核的目的 EMS审核的特点 审核的基本程序 年度审核进度的安排,01.10.2020,3,审 核,定义 为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足 审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件 的过程,01.10.2020,4,EMS体系审核,为获得审核证据,并对其进行客观的评价，以确定满足EMS体系审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程,01.10.2020,5,审核类型,外部审核 第二方审核 第三方审核 内部审核

2、第一方审核,01.10.2020,6,第二方审核,提供选择、评价和认可供应商的论据 帮助供应商改进其EMS体系 增加双方对环境要求的相互了解,01.10.2020,7,第三方审核,建立公司应达到的最低标准 获得注册证书 减少顾客与供方不必要的开支 有助于公司的市场竞争力 寻求专业的帮助,01.10.2020,8,第一方审核,使EMS体系满足14001标准、法律法规和其他要求 作为一种重要的管理手段 在第二、三方审核前纠正不足 维持、改进和完成EMS体系的需要,01.10.2020,9,审核的特点,正规性 系统性 独立性 审核是一个抽样的过程,01.10.2020,10,审核的正规性,审核依据正

3、式特定的要求进行 审核只能由有资格的人员进行 审核必须按正式程序进行 审核必须依据客观证据作出判断 审核结果必须有正式报告和记录,01.10.2020,11,审核的依据,合同要求 质量体系文件和规定 ISO9000标准（合适的） 法律、法规,01.10.2020,12,审核的人员,接受正式的专业培训 具备参加审核的经历 不应审核自己的工作 经资格确认,01.10.2020,13,审核的系统性,按规定的程序全面的审核和评价与 审核对象有关的各项活动和结果，体现为： 全部审核 部分审核,01.10.2020,14,全部审核,必须对所有相关部门进行定期审核 至少每年一次 包括标准所有适用的要求,01

4、.10.2020,15,部分审核,全部审核之外，下列因素也可能导致进行部份审核： 组织变化、产品结构变化 市场反馈 重大环境事故/投诉,01.10.2020,16,审核范围,审核涉及的活动或区域包括： 组织机构 管理、运作和环境体系的程序（是否符合标准的要求） 人员、设备和材料资源（是否满足体系有效运行） 工作区域和过程（是否得到确定和有效控制） 工作产生的记录（是否能证明体系有效运行） 文件、报告和记录的保管（是否符合标准和程序要求）,01.10.2020,17,审核的程序,审核准备 40% 审核实施 40% 审核报告 10% 审核的跟踪 10%,01.10.2020,18,年度内审进度安排

5、,确定年度审核的频次和形式 集中式审核的进度安排 分散式审核的进度安排,01.10.2020,19,年度审核的频次和形式,每年至少一次，覆盖标准所有要求 集中式-集中某一段时间完成对所有相关 部门的审核 分散式-分部门在不同时间进行审核,01.10.2020,20,集中式审核进度的安排,在程序文件中明确大致时间 具体时间用通知或审核实施计划形式通知相关部门 可不必编制年度内部审核进度计划,01.10.2020,21,分散式审核的进度安排,编制年度内部审核进度计划 对计划进行滚动修改,01.10.2020,22,年度内审进度计划,受审核部门 预计的审核月份 滚动修改的状态,01.10.2020,

6、23,年度内部审核进度计划,已计划,已审核,已制定措施,措施已实施,已验证,01.10.2020,24,第二章 审核准备,确定审核组 编制审核实施计划 制订检查表 审核前沟通（了解被审核部门情况/寻 求专业帮助）,01.10.2020,25,审核组的确定,管理者代表任命审核组长及成员 审核组长的选定 A) 资格 B)专业能力、相关技术知识 C) 工作经验 D) 组织能力、整体判断能力 审核员的选定 A) 资格 B) 业务范围 C) 专业知识（法律法规知识、环境知识） D) 工作中的协调 E) 为受审核部门所接受,01.10.2020,26,审核实施计划,确定审核的目的和范围 确定审核的方法 确

7、定审核的时间安排 确定审核组人员的安排,01.10.2020,27,审核的方法,按部门 - 考虑涉及的主要环境职能和活动，及涉及的相关条款 按条款 - 考虑涉及的部门 按环境因素以重要环境因素为审核线索，贯穿全部体系要素，审核环境因素的管理方案、控制程序、运行状况、控制状况及其结果,01.10.2020,28,审核的目的和范围,审核目的 - 第三方认证（准备） - 调查重大不符合的原因（内部管理） - 外部的检查（准备） - 定期的审核（检查体系运行的符合性和有效性） 审核范围 - 全公司范围 - 某一个或几个部门 - 标准的部分条款要求 - 公司全部/部分质量管理体系文件的要求,01.10.

8、2020,29,审核实施计划的内容,审核的目的和范围 审核依据的文件 审核组成员 审核详细的日程安排 1) 首次会议/末次会议时间 2) 审核组人员的分配 3) 受审核部门及具体时间 4) 主要的审核要点 拟制/批准人的签字 通知(发放)的相关部门（必要时）,01.10.2020,30,检查表的编写,检查表的作用 编制的准备 检查表的基本内容 检查表的要求,01.10.2020,31,检查表的作用,指导审核整个过程的路线图 明确审核要点和方法 确保审核的覆盖面 减少组员之间不必要的重复 保持审核的方向和节奏 体现审核的正规化和专业性 作为审核的记录档案,01.10.2020,32,编制的准备,

9、了解审核的范围 确定审核的重点 确定审核的策略 文件收集和审查,01.10.2020,33,审核的范围,审核涉及的活动或区域包括： 组织机构 管理、运作和环境体系的程序 人员、设备和材料资源 工作区域和过程 工作产生的记录 文件、报告和记录的保管,01.10.2020,34,明确审核的重点,公司的管理重点 已出现的环境问题 标准要求的重点 上次审核的信息,01.10.2020,35,审核的策略,审核的方法 a 按部门 -考虑涉及的主要环境职能和活动及涉及的相关条款 b 按条款 - 考虑涉及的部门 审核的路线 a 自上而下 b 自下而上 c 随机,01.10.2020,36,文件的收集与审查,与

10、被审核范围相关的文件 审核要点中涉及的记录和文件,01.10.2020,37,检查表的要求,明确部门与条款的关系 依据标准及环境管理体系文件要求 选择主要的工作内容 考虑薄弱环节及部门接口 抽样具有代表性 注意可操作性,01.10.2020,38,检查表的基本内容,依据的标准条款 依据的环境管理体系文件 审核区域/部门 检查要点 验证方法 抽样数 验证结果(记录),01.10.2020,39,检查表的四要素,去 哪 里 地点 找 谁 被审核人 查 什 么 检查要点 如何检查 验证方法,01.10.2020,40,检查表案例,看什么 (LOOK AT) - 要点 员工培训档案 找什么(LOOK

11、FOR) - 验证内容 是否存在， 是否包括所有相关人员 看什么 (LOOK AT) - 要点 消防演习档案 找什么(LOOK FOR) - 验证内容 是否制定计划、是否经过批准、是否总结分析,01.10.2020,41,提前通知受审核部门 审核组内部会议（必要时） a）审核准备情况 b）讨论疑难问题 c）提出注意事项,审核前沟通,01.10.2020,42,第三章 审核的实施,首次会议 现场审核 不合格报告 审核组会议 末次会议,01.10.2020,43,首次会议,审核签到 介绍审核组成员 介绍审核目的和范围 审核计划安排的确认 介绍审核的方法和程序 问题澄清 确认末次会议时间,01.10

12、.2020,44,练习题,组织开首次会议 每组一名代表,01.10.2020,45,现场审核,组长控制审核的全过程 审核路线的展开 检查表的使用 审核技术与诀窍 审核的抽样 审核的验证 做好检查笔记 不确定问题的处理 不合格的处理,01.10.2020,46,审核过程的控制,执行计划 保持进度 协调气氛 保持客观 审定结果,01.10.2020,47,审核路线的展开,记录 实施 记录 相关文件 实施 记录 相关活动 相关文件 实施 记录 部门职责 相关活动 相关文件 实施 记录 相关活动 相关文件 实施 记录 相关文件 实施 记录 实施 记录 记录,01.10.2020,48,检查表的使用,依

13、据检查表并考虑灵活性,标准要求 文件要求,检查表(问题),回答事实记录结果,结论(合格、不合格),检查表(答案),现场审核(面谈提问 观察抽样验证),01.10.2020,49,技术与诀窍,询问适当的问题 验证对问题的回答 观察实际发生的事情,01.10.2020,50,审核的面谈,选择合适的面谈对象 被审核区域/部门的负责人 直接责任人/操作者 提问策略 提出恰当的问题 正确的提问方式,01.10.2020,51,提问与聆听 (1),提出恰当的问题,WHAT WHY WHERE WHEN WHO HOW,01.10.2020,52,提问与聆听 (2),正确的提问方式 开放型 说到污水处理的控

14、制，你们是如何校准所使用的PH检测仪的？ 封闭型 这份文件是你的吗？ 引导型 你是按主管的要求进行这项工作的，是这样的吗？,01.10.2020,53,审核的抽样,随机抽样 适当数量（检查表） 审核员亲自抽样 征得被审核人员同意,01.10.2020,54,审核的验证,依据客观证据 面谈所的信息应再验证 责任人的谈话可作客观证据 非责任人的信息只作线索,01.10.2020,55,客观证据,实际（客观）存在的 不受情绪或偏见左右的 可以阐述的 可以形成文件（书面表达）的 可以是定量的 可以是定性的 与环境有关的 可验证的,01.10.2020,56,审核笔记的作用,便于下一部门调查 同事之间参

15、阅 需要时查阅,01.10.2020,57,审核笔记的内容,审核不合格的证据 文件名称、编号、版次 产品/服务名称、标识 区域/工位 设备名称/所在区域 记录名称/标识/时间 不合格事实 审核线索,01.10.2020,58,不确定问题的处理,立即跟踪 记下来，稍后跟踪 忽略，不考虑,01.10.2020,59,不合格的处理,记录不合格事实 注意相关事项 同被审核方负责人确认,01.10.2020,60,不合格报告,不合格的确定 不合格的定义 不合格的确定 不合格的判断 不合格的描述 不合格报告,01.10.2020,61,不合格的确定,什么是不合格？ - 没有满足要求 A）ISO14001标

16、准 C）公司环境体系文件 D）环境法律、法规和其他要求,01.10.2020,62,不合格的确定,体系性不合格 环境体系文件与选定的标准、环境法律法规、规章不符 实施性不合格 实际操作与体系文件描述不符 有效性不合格 按规定要求进行实施，但效果未能达到规定要求,01.10.2020,63,不合格的确定,根据不合格的程度， 可分为： 严重不合格 轻微不合格,01.10.2020,64,严重不合格,环境体系与约定的环境体系标准或重大的法律法规严重不符 造成系统性或区域性严重失效的不合格（可能由多个轻微不合格） 可造成严重后果的不合格（如对人生安全、环境等造成严重危害）,01.10.2020,65,

17、轻微不合格,孤立的人为错误 文件偶尔未被遵守，造成的后果不严重 对系统不会产生重要影响,01.10.2020,66,不合格的判断,依据客观证据 确定不符合标准的条款 确定不符合相关的文件要求,01.10.2020,67,不合格判断,是不是孤立次要的问题？ 这项不合格是否过于频繁的发生 是严重的还是轻微的？ 是否有足够的事实支持我的发现？ 需要采取什么样的纠正措施？ 提出这样的问题对受审核方有多大的帮助？,01.10.2020,68,不合格的描述,事实的准确观察 （判断） 在哪里发现 （地点） 发现了什么 （事实） 为什么不合格 /不符合 （原因） 谁在场 （职位） 采用专业术语 （正规） 要便

18、于查找 （追溯） 利于的改进 （帮助）,01.10.2020,69,不合格的描述,注意事项 - 描述文件的标识/名称 - 描述记录的标识/名称 - 描述相关职位/工位（不要指出姓名） - 描述设备的编号/名称 - 描述相关的区域 - 描述不符合的原因 - 描述不符合标准条款和文件,01.10.2020,70,不合格描述（例一）,不完整的描述： A.工作区域的测量设备有部仪表超出了校 准日期, 不符合ISO14001之4.5.1条。,01.10.2020,71,不合格描述（例一）,完整的描述： B. 放在环保处的设备编号为EO17上的一部噪声测试仪已超过校准日期, 表上标签注明校准有效期为6个月

19、, 现已超出两个月, 不符合ISO14001之4.5.1条。,01.10.2020,72,不合格描述（例二）,不完整的描述: 询问环境安全处的林海得知，公司体系运行以来，没有对运行活动进行环境监测。如果缺少监测数据，怎么能证明公司的环境绩效！,01.10.2020,73,不合格描述（例二）,完整的描述: B.询问环保处的处长得知，公司体系运行以来，没有对运行活动进行过环境监测，不符合ISO14001标准4.5.1的要求。,01.10.2020,74,不合格描述（例三）,不完整的描述: A. 保卫处从来没有组织过消防演习，违反了文件和标准的要求。,01.10.2020,75,不合格描述（例三）,

20、完整的描述: B. 公司程序文件应急准备和响应控制程序4.5.6条规定，保卫处每月应组织一次消防演习并记录，但查3个月来体系运行的记录资料，没有发现有关的记录，保全处处长证实从来没有进行过消防演习。不符合ISO14001标准4.4.7的要求。,01.10.2020,76,练习题,分组进行模拟审核，并口述审核过程中发现的“不合格事实”（按案例描述）,01.10.2020,77,不合格报告,现场审核观察结果的陈述 经受审核部门确认 审核报告的组成部分 提交受审核部门的正式文件,01.10.2020,78,不合格报告的内容,受审核部门 审核员 不合格报告编号 日期 不合格描述 受审核方确认 提出建议

21、的纠正措施要求,01.10.2020,79,审核组会议,现场审核结束后，末次会议之前，或审核过程中定期（每天结束）召开 同审核组成员参加 讨论审核结果 沟通审核信息、线索 协调审核方向 审核组长作审核总结准备,01.10.2020,80,末次会议,签到 致谢 重申审核目的和范围 确认审核计划的实施情况 正式提出不合格项 澄清 宣布审核结论 提出纠正要求 结束,01.10.2020,81,练习题,组织召开末次会议 每组派一名代表,01.10.2020,82,第四章 审核报告,纠正措施 审核报告的内容,01.10.2020,83,纠正措施,审核员协调受审核部门提出纠正措施要求 采取必要的补救措施

22、发现不合格的根源 针对根源采取纠正措施 纠正措施的描述要具体,01.10.2020,84,纠正措施,修改现行做法 对现有人员进行培训 增加资源,01.10.2020,85,审核报告的内容,审核的目的和范围 审核依据文件 审核组成员 审核时间 审核不合格项分布 审核综述 不合格报告,01.10.2020,86,审核综述,说明发现的不合格项 根据审核的不合格项对受审核部门的环境管理体系作出评价： - 好的方面 - 存在的不足 - 努力的方向,01.10.2020,87,练习题,编制审核报告,01.10.2020,88,第五章 审核的跟踪,审核组提交审核报告 受审核部门采取纠正措施 受审核部门记录已采取的纠正措施 审核员在规定的时间内验证 根据验证结果判断纠正措施的有效性 所有纠正措施完成，审核关闭,01.10.2020,89,案例分析1,某建筑工场使用建筑公司统一下发的环境体系程序文件，在该工地审核时，审核员发现工地使用的同一文件的版本不一致，有97年版本的，有2000年版本的。,01.10.2020,90,答： 不符合ISO14001：2004标准4.4.5条款d，未将97年失效文件版本从现场收回。,案例分析1,01.10.2