建设单位档案整理培训稿

1、,工程管理部：,项目文件档案整理,(建设单位),目录,资料档案的移交、接收,档案是保存备查的 历史文件,文件,档案,Contents,办理完毕,有利用价值,按规律保存,档案是保存备查的历史文件。档案是由文件（或叫文书）转化而来的。广义的“文件”不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的材料。,一、建设工程文件的归档分类及流程：,监理单位,工程准备阶段文件,监理单位文件,施工文件,施工单位,参建各方,竣工验收文件,竣工图,建设工程文件（construction project document）是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施

2、工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project）是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。,建设工程文件的概念,监理文件（project management document）是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件； 施工文件（constructing document）是指施工单位在工程施工过程中形成的文件； 竣工图（asbuild drawing）是指在工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样； 竣工验收文件（han

3、ding over document）是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。,组织工程 预验收,建 设 工 程 文 件 的 归 档 流 程,工程准备阶段文件 （建设单位）,监理文件 （监理单位）,施工文件 （施工单位）,竣工图 （施工单位）,竣工验收文件 （建设单位等）,组织竣工验收 工程竣工备案,三 个 月,1、施工技术准备文件,2、施工现场准备文件,3、地基处理记录,4、工程图纸变更记录,5、施工材料预制件质量 证明文件及复试报告,6、施工试验记录,7、隐蔽工程检查记录,8、施工记录,9、工程质量事故处理记录,10、工程质量检验记录,档案馆对工程 资料预验收,移交城建 档案馆,3、进

4、度控制,1、监理规划,5、造价控制,6、合同与其它事项管理,4、质量控制,2、监理月报或会议中质量问题,7、监理工作总结,1、综合竣工图（总图）,2、专业竣工图,1、立项文件,2、建设用地征地拆迁文件,3、勘察、测绘、设计文件,5、开工审批文件,6、建设、施工、监理机构及负责人,4、招投标文件,1、工程竣工总结,3、财务文件,2、竣工验收记录,4、其它载体档案,一、,二、工程资料的划分：,建设工程档案（project archive）是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称为工程档案。 建设工程档案资料是指规划文件资料、建设文件资料、施工技

5、术资料、竣工图与竣工测量资料和竣工验收资料、声像资料等资料。 资料是一个相对性、动态性极强的概念，外延极宽。只要对人们研究解决某一问题有信息支持价值，无论其具体是什么，均可视为资料。,建设工程档案与的概念,图纸会审、 设计变更及洽商文件,施工图,工作联系单,工程质量、安全、进度 控制资料,工程付款及结算资料,公文、通知,现场 管理 资料,现场管理资料建设单位不需另行存档和移交城建档案馆，但作为现场质量把控和将来工程结算的重要依据。,现场管理资料 1、施工图： 包括临时图纸和正式施工蓝图，按收到时间做好记录，并做好相应的废止记录。经现场工程师及领导确认后方可给施工单位、监理单位发放图纸，做好相应

6、的收发记录。 2、图纸会审、设计变更及洽商文件 3、工作联系单 a、公司内部各部门之间往来的内部工作联系单 b、对外工作联系单及其回复 4、工程付款及结算资料 a、工程报价核定单、工程量确认单、经济签证确认单 b、工程款请款资料 c、工程款结算资料,5、工程质量、安全、进度控制资料 （1）、业务指令单 （2）、罚款通知单 （3）、施工进度计划 （4）、施工日志 （5）、工项部周报，月报 （6）、项目例会纪要 （7）、材料设备进场验收单 （8）、工程验收单 6、公文、通知 （1）、公司通知及其他文件 （2）、政府发文,1 归档文件的整理原则及质量要求 1.1、归档的文件材料必须是原件。 1.2、

7、归档文件材料必须使用黑色中性笔、黑色墨水等书写材料，字迹清楚工整。 1.3、归档文件材料应进行科学分类、立卷和编号。,三、建筑工程资料整理及填写规范要求,2、归档时间 2.1基建项目档案应在项目完成验收后三个月之内归档。 2.2财会档案于第二年六月三十日以前归档。 2.3如果有些案卷需要继续留在部门使用，应先办理档案交接手续，再办借阅手续，使用完毕，及时归还。,三、建筑工程资料整理及填写规范要求,3、归档文件的整理方法,三、建筑工程资料整理及填写规范要求,严格登记,及时收集,严格检查,随办随归,4、卷内文件材料的排列顺序 批复在前，请示在后 正件在前，附件在后 正本在前，定稿在后 定稿在前，历

8、次重要讨论稿在后 结论性材料在前，依据性材料在后 文字在前，图样在后,三、建筑工程资料整理及填写规范要求,5归档文件整理的八个步骤,三、建筑工程资料整理及填写规范要求,区分年度 分类 清理和装订 单份文件的排列,编制档号 编目 编制备考表 装盒,案卷的装订,三、建筑工程资料整理及填写规范要求,1、装订的案卷编页号 卷内文件的每一页，均应在文件材料右下角编写一个页 号。空白页不编号。 2、不装订的案卷编卷号 不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章（由单位名称、档号、卷号组成），并逐项填写。,工程,工程,1、高度统一 2、宽度根据档案盒的大小而定； 3、一律从档案盒最底端4CM处往上

9、粘贴 4、不允许出现松落、歪贴现象。 编制信息： 1、项目名称 2、文件名称 3、其它信息（可以是年度、单位等） 4、公司名称,6档案盒脊背要求：美观、整齐,档案盒脊背图样:,工程,CBC,工程业务指令单,2014 第一盒,工程,六期,项目内部联系单,2014,* 有限公司,* 有限公司,每个档案盒第1页建立卷内文件目录表，包括 序号 文件编号 责任人 题名 日期 页码 备注。,7卷内文件目录各项的填写,8.1档案排列上架时，应 按照类别排列。 8.2档案柜面应简略贴上 柜内存放的相关文件大类， 做到任何人都可清晰查找。 8.3档案的接收、 移出必须履行登记手续。,8资料档案保管,1一般规定 1.1项目经理为工程文件管理的第一责任人，项目部档案管理员负责日常工程文件管理。 1.2项目部档案管理员应利用计算机内建立管理台账。 各不同类别的档案分门别类建立各自的电子文件夹，使得电子档清晰、简洁明了、层级分明，便于查找。,四、项目档案管理内容,1、档案移交时，交接双方应根据目录认真核对，并在移交目录上签字。案卷目录以及移交清单各