怎样写好常用公文(PPT 66页).ppt

1、,怎样写好常用公文,怎样写好常用公文,公文及其主要类别 公文的表述与常见的缺点错误 写好常用公文旨要,一、公文及其特点 （一）概念 （二）公文的分类 二、公文的表述与常见的缺点错误 （一）公文的基本结构 （二）公文的表述 1.公文的表述方式 2.公文的语言 （1）慎用修辞格 （2）准确顺达 三、写好常用公文旨要 （一）了解几种常用公文的写作特点与要求 （二）掌握公文的质量标准,一、公文及其主要类别 （一）概念： 国家行政机关公文处理办法：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 （国务院2000年8月24日发布，自200

2、1年1月1日起施行）,公文：是国家机构、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使法定职权所作的文件。 公文写作教程（赵国俊编著 中国人民大学政务信息管理系主任，教授，博导。）,（二）关于公文的分类： （宋）敕(chi)、令、格、式。“敕”用于皇帝发布命令、诏谕，公布重大的典律规章； “令”用于公布行政命令及行政制度； “格”用于对吏官奖惩及奖惩方面规定的行文； “式”就是公文格式方面的格式规定。,古代公文种类比较常见的有： 诏、命、典、律、制、诰、敕、令、奏、疏、议、表、檄、牒、箴、束、训、状、祭、哀、诔等等。,中国共产党机关公文处理条例中关于公文文种的有关条款 公 文 种 类

3、第六条 党的机关公文种类(14种)主要有: （一）决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。 （二）决定 用于对重要事项作出决策和安排。 （三）指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 （四）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。（注：在党的系统，“意见”主要用作下行文） （五）通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行和周知的事项。,（六）通报 用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 （七）公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。 （八）报告 用于向上级机关汇

4、报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。 （九）请示 用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复 用于答复下级机关的请示。 （十一）条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 （十二）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （十三）函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 （十四）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。 （中共中央办公厅一九九六年五月三日印发）,国家行政机关公文处理办法中 关于公文文种的有关条款 公 文 种 类 第九条 行政机关的公文种类(13种)主要有： （一）命令（令） 适

5、用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,（四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报 适用于表彰先进 ，批评错误，传达重要精神或者情况。 （七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提

6、请审议事项。,（八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。（注：在行政系统，“意见”可以用作上行文、下行文、平行文。） （十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 （国务院二年八月二十四日发布）,行政法规制定程序条例中关于公文文种的有关条款 行政法规的名称一般称“条例”，也可以称“规定”、“办法”等。国务院根据全国人民代表大会及其常务

7、委员会的授权决定制定的行政法规，称“暂行条例”或者“暂行规定”。 国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”。,二、公文的表述与常见的缺点错误 （一）公文的基本结构 公文的基本组成部分：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。 公文的其他组成部分：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。,（二）公 文 的 结 构,（二）公 文 的 结 构,（二）公文的表述 1公文的表述方式 记叙、说明、议论、描写、抒情 主要表述方式 ： 记叙、说明、议论 2公文的语言 合体得体、准确顺达、简洁明快、生动有力。,（1）慎用修辞格修辞格的运用主要

8、是为了唤起读者的阅读兴趣，提高表达效果。 以下几种较为常用： 引用：目的在于增加文件自身的权威性和说服力。 比喻、借代、排比、反复、对比、 换算,例： 19年全世界军备开支达到空前的数额，共计5500亿美元，即每分钟花费100万美元。 （大化小） 1971年至1979年，全国共少生5600万人，相当于广东省人口的总和。（生化熟）,（2）准确顺达,句子中常见的语法错误 成分残缺 1通过这次学习，使我们的技术水平有了很大提高。 2在开展党员先进性教育活动中，使广大党员更加坚定了共产主义信念。 3 这个班组的工人积极向上，业余时间从不屑于那些乌七八糟的小报。 4我们必须排除种种因素，在第一季度完成大

9、楼的内部改建工程。,搭配不当 1认真读书、刻苦钻研的风气已蔚然成风。 2我国的棉花生产长期不能自给。 3今年春节期间，这个市的210辆消防车，3000多名消防官兵，放弃休假始终坚守在各自的岗位上。 4做好生产救灾工作，决定于干部作风是否深入。 5这个文化站已成为挽救和培养失足青年的场所，多次受到表彰。,语意不明 1县里通知，让赵乡长本月15日前去汇报。 2大家对护林员揭发林业局带头偷运木料的问题感到非常气愤。 3为了防止这类交通事故不再发生，我们加强了交通安全教育。,逻辑错误 1该市有人不择手段地仿制伪劣产品。 2凡是有杰出成就的人，都是在艰苦环境中磨炼成才的。 3昨天是转会截止日期的最后一天

10、，中国足协又接到25名球员的转会申请。,重复 1无论干部和群众，毫无例外，都必须遵守社会主义法制。 2“一见这副画，仿佛恍若隔世。” 电视剧大明宫词 3免费赠送 留下美丽倩影 公诸于世（诸之于） 不尽如人意,强调“引号的用法” 表示文中引用的部分，引号也表示特定的称谓，如“左联”；有时也表示强调。如果引文连着好几段，应该在每段的开头用一个前引号，直到最后一段的末了才用一个后引号。 引号和引文点号连用的时候，点号是放在引号之内，还是放在引号之外，要看引文是完整照录人家的话，还是作为引用者文句的一部分而定。前者，引文末了的点号放在引号之内；后者放在引号之外。,1我们的口号：“振兴中华，从我做起！”

11、 2国家体委要求全体运动员“赛出风格，赛出水平”。 3邓小平同志反复号召解放思想，实事求是，强调“贫穷不是社会主义”，“社会主义的本质是解放生产力，发展生产力，消灭剥削、消除两极分化，最后实现共同富裕”，“改革是解放和发展生产力”，“改革是中国发展生产力的必由之路”等观点。 4各行各业都能出“状元”，出“英雄”。,（三）易出现的文种错误 1生造文种 该用“请示”的用“请示报告” ，那么法定的强制对方批复的效用就有可能受到影响。该用“指示”布置工作而用生造的“工作安排”，就有可能使受文者错误理解领导意图把必须执行的指示理解为可以保留执行的建议。,2错用文种 常见的错误是该用“请示”时用了“报告”

12、，事情得不到答复解决。不相隶属机关之间联系事情该使用“函”时却使用了报告或请示。 “意见”这种公文，适用于对重要问题提出见解和处理办法。在行政系统，“意见”可以作为上行文、下行文和平行文。 在党的系统，“意见”主要用作下行文。,公告的使用比较混乱: 主要有两种情况： 一是把公告当作“启事”、“声明”、“广告”。 二是“公告”代行“通告”。,中华人民共和国全国人民代表大会公告 第二号第八届全国人民代表大会第一次会议于1993年3月27日选出：中华人民共和国主席 江泽民中华人民共和国副主席荣毅仁现予公告。 中华人民共和国第八届全国人民 代表大会第一次会议主席团 一九九三年三月二十七日于北京,国务院

13、关于坚决制止冲击铁路确保铁路运输安全畅通的公告,中华人民共和国全国人民代表大会公告 第四号,全国人民代表大会常务委员会公告,（1996年1月29日）,中华人民共和国中央军事委员会公告,三、写好常用公文旨要 （一）了解几种常用公文的写作特点与要求 公告 .通知 .请示 工作报告5.总结报告6.函,公告公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。 公告主要有两种： 一是宣布重要事项； 如：最近我国将在东海进行地对地导弹发射训练。 二是宣布法定事项。 如：宣布某项法规或规章，宣布国家领导人选举结果。,行政机关公文中的公告，具有如下特点：一是内容重要。公告宣布的内容是重要事项或法定事项。如公布宪

14、法，宣布我国将向太平洋发射运载火箭试验。专业性公告不具有这种特点。 二是对象广泛。一般公文发送对象都是特定的地区、单位或个人，而公告的对象则是国内外，有时甚至通过新华社用登报、广播的形式向全国、全世界发布。 三是制发机关级别高。公告一般是由较高级别的国家领导机关，或者授权新华社制发的。,另： 有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的。 如：经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。,通知 通知是运用最为广泛的下行文，行政公文和党的机关公文

15、都把它列为主要文种。国家行政机关公文处理办法 对通知的定义：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的一种公文。,中国共产党机关公文处理条例给通知的定义是：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。 (二)通知的特点在下行文中，通知的功能是最为丰富的。它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部等等，总之，下行文的主要功能，它几乎都具备。,通知的分类 (一)发布指示

16、的通知 (二)颁发规章的通知 (三)批转、转发文件的通知 (四)晓谕性通知 (五)任免通知 (六)会议通知,通知的特点1功能的多样性 2运用的广泛性 3一定的指导性 4较强的时效性,通知的含义、特点和类型,(六)会议通知 可用于下行，也可用于平行。一般包括如下内容： 召开会议的时间、地点以及会议的名称； 会议的中心议题和主要程序； 对与会人员身份的要求； 对与会人员会前准备工作的要求； 报到时间、地点及联络人； 其他需要事先说明的事项。,请示 用于下级机关向上级机关请求指示或批准。 主要特点：使用范围广泛，各机关对自己无权过问或处理的问题，均应制发请示公文，向上级机关请求指示或批准； 具有强制

17、回复的性质，接受请示的机关务必针对请示事项表明态度或予以明确的指示。,撰写要求 1.请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且不能事事处处都请示，必须满足一定条件时才能行文。 2.要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文的原则。 3提出的请求应清楚明白，有几个问题，要对方批准或指示什么必须明明白白，以便对方有问必答。 4未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。,5陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能以教训人、强加于人的语气来陈述。 6应讲究有关内容的表达次序，以提高表达效果。作者提出的解决问题的方案是两个或多个时，应将倾向性的意见放在最前面。 7陈述的情

18、况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。,例文： 国家语言文字工作委员会关于废止 第二次汉字简化方案（草案） 和纠正社会用字混乱现象的请示 国务院： 在今年一月召开的全国语言文字工作会议上，与会同志对第二次汉字简化方案（草案）长期未作定论和当前社会用字的严重混乱现象，提出了批评和建议，要求国家语言文字工作委员会尽快加以解决。现将有关问题请示如下：,一、由原中国文字改革委员会拟订的第二次汉字简化方案（草案），经国务院批准，于一九七七年十二月二十日在中央和省、自治区、直辖市一级报纸上发表，在全国征求意见，其中第一表的简化字在出版物上试用。由于这批简化字不够成熟，所以一九八七年

19、四月和七月，原教育部和中宣部分别发出通知，在课本、教科书和报纸、刊物、图书等方面停止试用第一表的简化字。但是，这个草案并未废止。几年来，原中国文字改革委员会采取各种方式广泛征求各方面人士的意见，并对这个草案进行了多次修订。但在这个过程中，无论社会上或学术界，对要不要正式公布、使用这批新简化字，一直存在着不同意见。,我们认为，一九五六年公布的汉字简化方案和一九六四年编印的简化字总表中的简化字已经使用多年，但有些字至今不能被人们准确使用，还需要经过一段时间的消化和巩固。同时，考虑到汉字形体在一个时期内需要保持相对稳定，这对社会应用和纠正当前社会用字的混乱现象较为有利。此外，当前规模最大的汉语大字典

20、、汉语大词典、中国大百科全书以及其他多卷本工具书已经或即将出版；,电子计算机的汉字库已采用固定掩膜体芯片存储，如现在再增加新简化字，将会造成人力、财力、物力上的浪费。因此，我们建议国务院批准废止第二次汉字简化方案（草案）。 为便利人们使用规范的简化字，建议人民日报、光明日报以及其他有关报刊重新发表简化字总表，我委所属的语文出版社也将重印简化字总表，以供社会各方面需要。,二、当前，社会上滥用繁体字和乱造简化字的现象比较严重，使用汉语拼音也存在不准确的问题，已经引起国内外各方面人士的关注，纷纷提出批评意见。万里同志在全国语言文字工作会议上的讲话中提出：“这种现象应当引起我们的严重注意，并采取切实有

21、效的措施加以干预和纠正。” 为此，我们建议对社会用字作如下规定：翻印和整理出版古籍，可以使用繁体字；姓氏用字可以使用被淘汰的异体字。除上述情况及某些特殊需要者外，其他方面应当严格遵循文字的规范，不能随便使用被简化了的繁体字和被淘汰的异体字，也不能使用不规范的简化字。,三、使用简化字，以一九六四年原中国文字改革委员会编印的简化字总表为准。具体要求如下：（一）报纸、杂志、图书、大中小学教材，应当严格使用规范的简化字；（二）文件、布告、通知、标语、广告、招牌、路名牌、站名牌、街道胡同名牌等，要使用规范的简化字；（三）电影电视的片名、演员职员表和说明字幕要使用规范的简化字；（四）汉字信息处理要使用规范

22、的简化字；（五）提倡书法家书写规范的简化字；（六）凡使用汉语拼音，拼写应当准确。 我们拟根据以上要求，会同有关部门分别制订各方面用字管理办法。 以上请示当否，请批示。 国家语言文字工作委员会 年月日,工作报告 工作报告用于日常工作中，根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。,工作报告的正文主要包括： 行文的根据，或概要点明公文所要涉及的情况或问题。 陈述具体情况和问题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等），并对其性质进行概要分析。 建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法、措施、期限、考核指标等）。或概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向。 结语。结尾词强调行文

23、目的。,撰拟工作报告时应注意： 报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示。 应根据行文的目的和上级的实际需要组织文字，突出重点情况和问题，重点讲按制度规定和上级要求或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。 应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。,对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。 各种建议应明确、肯定、具体、细致，便于实际操作施行。因为建议一旦被采纳，报告被批转下发执行时，这些建议将升格为上级的指示事项。 在撰写答复询问的报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文时期与来文询问的内容，然后扣住上

24、级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况和问题。,总结报告 总结报告用于在某些工作，某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求，汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下一步工作计划安排。,总结报告的正文主要包括： （1）工作情况，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在哪些问题和不足。（2）主要的经验体会，即对取得成绩的原因进行分析，获得对工作的规律性认识。 （3）检讨失败和失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径。 （4）下一步的初步规划、设想。,例文： 青岛市第五届村委会换届选举 工作总结报告 省民政厅： 根据中华人民共和国

25、村民委员会组织法（试行）的有关规定和省民政厅的统一部署，我市从1996年1月开始进行第五届村委会换届选举，至五月底，换届工作已圆满结束。现将有关情况报告如下：,一、换届选举的基本情况 二、本次换届选举的主要特点 （一）领导重视，组织指导有力。 （二）广泛宣传，精心准备。 （三）搞好调查，强化分类指导。 （四）充分发扬民主，严格依法选举。 三、存在问题及下一步打算,存在问题及下一步打算： 从总体情况看，本次村委会换届选举工作进行得比较顺利，效果是好的，但也存在一些问题。主要是：少数乡镇领导对选举工作重视不够，一是缺乏认识，认为村委会选举是走形式，只要建个好支部就行了；二是极个别基层领导干部民主和法律观念不强，只重视村党支部的提名，不尊重民主选举原则和广大村民群众的意愿，搞指选、派选。引起群众不满。还有27的村委会尚未进行改选。,针对以上问题，我们下步拟抓好以下几项工作： （一）进一步加强对村委会组织法和省实施办法的宣传，结合基层领导干部培训，加强法制教育，增强他们的民主、法制观念和依法行政的自觉性。 （二）抓紧收尾工作，认真分析未完成换届选举村庄的情况，对症下药，积极创造条件，成熟一个进行一个，尽快全部完成选举工作。 （三）重视和加强对来信来访的处理工作，做到善始善终，不留后遗症。 青岛市民政局 一九九六年六月二十一日,函 （一）函的特