第5章 中文Excel 2000电子表格.ppt

1、第5章 中文Excel 2000电子表格,5.1 Excel 2000概述 5.2 Excel 2000基本操作 5.3 数据库管理和数据分析 5.4 图表的建立和编辑 5.5 工作表的打印输出,5.1 Excel 2000概述,5.1.1 Excel 2000电子表格简介 5.1.2 Excel 2000基本概念和常用术语 5.1.3 Excel 2000的启动、退出及窗口介绍,下一页,5.1.1 Excel 2000电子表格简介,1. Excel的发展 2. Excel 2000的功能介绍 （1）自动计算 （2）排序操作 （3）拖放功能 （4）填充柄 （5）数据图表 （6）分析数据 （8）

2、自动更新数据 （7）支持因特网,下一页,上一页,5.1.2 Excel 2000基本概念和常用术语,1. 工作簿 工作簿是Excel 2000处理和存储工作数据的文件，在工作簿内包含若干个工作表和图表工作表。 2. 工作表 工作表是存储和处理数据的一个二维表格，是最基本的工作单位。工作表由行和列组成，用户在工作表中完成数据的录入、处理、存储和分析，在工作表中也可以存放图表。 3. 单元格 每张工作表是由多个长方形的“存储单元”构成的，这些长方形的“存储单元”被称为“单元格”，用户输入的任何数据都将临时保存在这些“单元格”中。,下一页,上一页,5.1.2 Excel 2000基本概念和常用术语,

3、4. 单元格命名 对于每个单元格都有其固定的地址。例如“A3”，代表了“A”列的第“3”行的单元格。同样，一个地址也唯一地表示一个单元格。例如：“B5”指的是“B”列与第“5”行交叉位置上的单元格。在Excel环境中，对于每一张工作表会由65536256个单元格构成。由于一个工作簿文件可能会有多个工作表，为了区分不同工作表的单元格，有时要在单元格地址前面增加工作表名称。例如：Sheet2!A6，这就说明了该单元格是“Sheet2”工作表中的“A6”单元格。,下一页,上一页,5.1.3 Excel 2000的启动、退出及窗口介绍,1. Excel 2000的启动 （1）打开“开始”菜单，选择“程

4、序”命令，在弹出的级联菜单中选择“Microsoft Excel”。 （2）使用“运行”对话框。打开“开始”菜单，选择“运行”命令，在弹出的“运行”对话框中输入“Excel”。 （3）通过已经建立的工作簿文档启动Excel。通过“资源管理器”或“我的电脑”窗口找到所需要的Excel文档，再双击该文档图标。这是用户经常使用的方法。 （4）使用“新建Office文档”。右键单击“资源管理器”窗口空白处，在弹出的快捷菜单中选择“新建”“Microsoft Excel工作表”命令，则会产生一个名为“新建Microsoft Excel工作表.xls”的Excel文档，再双击打开即可。,下一页,上一页,5

5、.1.3 Excel 2000的启动、退出及窗口介绍,2. Excel 2000的退出 完成工作表的处理后，要退出Excel，可按照关闭窗口的方法即可。另外，也可以按照如下方法退出Excel 2000。 （1）按“AltF4”组合键。 （2）用鼠标单击标题栏左端的“控制菜单”图标，在弹出的菜单中选择“关闭”命令。 （3）打开“文件”下拉菜单，选择“退出”命令。 3. Excel 2000窗口介绍 启动Excel 2000后，屏幕出现如图5-1所示的Excel 2000程序窗口。,上一页,返回,5.2 Excel 2000基本操作,5.2.1 工作簿文件管理 5.2.2 创建工作表、数据输入和自

6、动填充 5.2.3 输入公式和公式复制操作 5.2.4 Excel 2000中的常用函数 5.2.5 工作表的编辑 5.2.6 行高、列宽、合并单元格 5.2.7 工作表的格式化,下一页,5.2.1 工作簿文件管理,1. 建立新的工作簿文件 （1）使用菜单栏：打开“文件”下拉菜单，选择“新建”命令。 （2）使用工具栏：单击工具栏中的“新建”按钮。 （3）使用快捷键：按“CtrlN”组合键。 2. 打开工作簿文件 一是利用“文件”菜单中的“打开”命令，打开一个已经存在的工作簿文件；二是利用工具栏上的“打开”按钮，打开一个工作簿文件。打开工作簿文件的步骤是：选择“文件”菜单中的“打开”命令，或者单

7、击工具栏中的“打开”按钮，这时屏幕上出现如图5-2所示的“打开”对话框。,下一页,上一页,5.2.1 工作簿文件管理,3. 保存工作簿 4. 保护工作簿（设置密码） （1）打开“另存为”对话框。 （2）选择“工具”菜单中的“常规选项”命令，弹出“保存选项”对话框，如图5-4（a）所示。 （3）设置口令：在“打开权限密码”和“修改权限密码”文本框中输入密码。 （4）输入完密码，单击“确定”按钮后，弹出“确认密码”对话框，如图5-4（b）所示，重新输入一次口令后，单击“确定”按钮，完成保护操作。,下一页,上一页,5.2.2 创建工作表、数据输入和自动填充,1. 创建工作表和重命名工作表 首先单击工

8、作表标签来选定当前工作表，然后单击“插入”菜单，选择“工作表”命令，则在当前工作表的左侧插入一个新的工作表，并且工作表被命名为“Sheet4”（工作表的命名由当前工作表的个数来确定）。新插入的工作表变成了当前的活动工作表。 2. 工作表的隐藏/恢复 （1）选定要隐藏的工作表。 （2）选择“格式”菜单中的“工作表”命令中的“隐藏”命令，如图5-5所示。,下一页,上一页,5.2.2 创建工作表、数据输入和自动填充,4. 选定单元格 （1）单元格的两种状态。 （2）单元格的选定方法。 （3）多个单元格的选定方法。 5. 输入数据 （1）输入文本。 （2）输入数值。 （3）输入日期。 （4）输入时间。

9、 （5）为单元格增加提示信息与数据有效检验。,下一页,上一页,5.2.2 创建工作表、数据输入和自动填充,6. 自动填充数据 （1）自动填充。 （2）使用菜单命令。 在第一个单元格内输入初始值；选取要填充的所有单元格区域；选择“编辑”“填充”“序列”命令，弹出如图5-11所示的“序列”对话框。选择好各项后，单击“确定”按钮，可完成填充。 7. 删除单元格数据 选定要删除内容的单元格或单元格区域，按下Delete键，或选择“编辑”“清除”“内容”命令，都可以将选定单元格的内容清除。,下一页,上一页,5.2.3 输入公式和公式复制操作,1. 公式中的运算符号 （1）算术运算符。加（）、减（-）、乘

10、（*）、除（/）、幂（）、百分号（%）等。 （2）关系运算符。等于（=）、大于（）、小于（）、大于等于（=）、小于等于（=）、不等于（）。 （3）文本运算符。可以将两个文本连接成一个文本的连接运算符“&”。 例如：“Micro”&“soft”&“Excel 2000”，将会得到“Microsoft Excel 2000”。 （4）单元格区域引用符。单元格区域引用符有两个，一个是“:”，另一个是“,”。,下一页,上一页,5.2.3 输入公式和公式复制操作,2. 输入公式规则 （1）输入公式必须以“=”作为开始，后面跟公式。 （2）一个常数、函数也称为公式。 （3）运行公式的常见错误如表5-4所示

11、。 3. 使用公式举例 针对如图5-12所示的工作表，来举例说明公式的使用。 4. 单元格地址的输入技巧 要输入公式的单元格，编辑栏的输入框中输入等号“=”。 用鼠标指向单元格地址，然后单击选中单元格。 输入运算符号，完毕后，按下Enter键或者单击编辑栏上的“确认”按钮即可。,下一页,上一页,5.2.3 输入公式和公式复制操作,5. 单元格地址的相对引用 6. 单元格地址的绝对引用 7. 单元格地址的三维引用 8. 自动求和 （1）选择求和区域。 该区域是一组连续的单元格，可以是多行、多列。 按列求和，最下行应为一个空行，用来存放列的求和结果。 按行求和，最右列应为一个空列，用来存放行的求和

12、结果。 （2）单击工具栏中的“”按钮完成自动求和。,下一页,上一页,5.2.4 Excel 2000中的常用函数,1. 函数介绍 2. 函数语法 （1）所有函数都必须用括号将参数括起来，就是没有参数的函数也要使用一对空括号，函数名不区分大小写字符。 3. 函数输入方法 （1）手动输入函数。手动输入函数的方法与在单元格中输入一个公式的方法一样。需先在输入框中输入一个等号“=”，然后输入函数本身即可。 （2）使用粘贴函数输入。 （3）使用编辑栏中的“=”按钮粘贴函数。操作过程如下。 （4）在公式中粘贴函数。,下一页,上一页,5.2.4 Excel 2000中的常用函数,1. 插入行、列、单元格 行

13、：在选定单元格的上方加入一空行。 列：在选定单元格的左侧增加一空列。 单元格：会弹出如图5-15所示的“插入”对话框，进行提示。 2. 删除行、列、单元格 （1）使用“删除”对话框删除行、列、单元格。 在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，都会弹出如图5-16所示的“删除”对话框。 （2）直接删除行或列。操作过程如下。,下一页,上一页,5.2.4 Excel 2000中的常用函数,3. 复制、移动和选择性粘贴数据 （1）移动数据：移动数据可采用剪贴板，或用鼠标拖动来完成。 选取单元格。 把鼠标指针移向选择区域的边缘，鼠标指针样式变为箭头形状，按下鼠标左键拖动到目标位置即可完成移动操作。 （2）行

14、或列的移动。 （3）选择性粘贴。 当选择“选择性粘贴”命令时，会弹出“选择性粘贴”对话框，如图5-17所示。,下一页,上一页,5.2.4 Excel 2000中的常用函数,4. 修改、清除单元格数据 （1）修改单元格数据。 选取单元格。 把鼠标指针移向选择区域的边缘，鼠标指针样式变为箭头形状，按下鼠标左键拖动到目标位置即可完成移动操作。 （2）行或列的移动。 （3）选择性粘贴。 当选择“选择性粘贴”命令时，会弹出“选择性粘贴”对话框，如图5-17所示。,下一页,上一页,5.2.6 行高、列宽、合并单元格,1. 调整行高 （1）鼠标直接拖动。 （2）使用对话框。 2. 调整列宽 3. 合并、拆分

15、单元格 （1）合并单元格。 （2）拆分单元格过程如下。 右键单击合并后的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，也可以选择“格式”菜单中的“单元格”命令，都会弹出如图5-18所示的“单元格格式”对话框。 选择“对齐”选项卡，将其中的“合并单元格”复选框取消选中。单击“确定”按钮，完成拆分单元格操作。,下一页,上一页,5.2.7 工作表的格式化,1. 设置数据格式 设置数据格式主要是指设置数值和日期的显示格式。包括保留几位小数、负数表示形式、是否使用千分位、日期显示格式。 详见如图5-19（a）所示的数值格式及5-19（b）所示的日期格式。 2. 设置单元格数据对齐方式 如图5-1

16、8所示，选择“对齐”选项卡，在“文本对齐”选项组中，设置“水平对齐”或“垂直对齐”下拉列表框中的相应选项，实现相应的操作。,下一页,上一页,5.2.7 工作表的格式化,3. 设置字体 4. 设置条件格式 （1）设置条件格式的操作过程如下所示。 选取数据区域。 选择“格式”菜单中的“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框。如图5-20所示。 单击“添加”按钮，会在“条件1（1）”选项组的下方，增加“条件2（2）”选项组，如图5-21所示。,下一页,上一页,5.2.7 工作表的格式化,（2）条件格式说明如下。 只能设置字体样式（加粗、倾斜、下划线、删除线）。 可增加多个条件。 当修改单元格数据或公

17、式的计算结果发生改变时，条件格式会自动响应。 用普通的格式设置方法，不能改变条件格式所设置的字体格式。 图5-20中的“删除”按钮，是删除“条件格式”的唯一方法，其操作过程和设置一样，要先选取数据区域，再打开“条件格式”对话框，Excel已经记下了用户的设置，会弹出如图5-21所示的对话框，单击“删除”按钮，系统将进一步提示用户，要删除哪一个条件格式，或是所有条件格式。,上一页,返回,5.3 数据库管理和数据分析,5.3.1 Excel 2000中的数据清单概念和创建 5.3.2 记录的排序 5.3.3 记录的筛选 5.3.4 分类汇总 5.3.5 数据透视表 5.3.6 常用工作表函数和数据

18、清单函数,下一页,5.3.1 Excel 2000中的数据清单概念和创建,1. 了解数据清单简单概念 （1）关系 （2）元组 （3）属性 （4）关键字 2. 一个二维表（关系模型）的约束条件 3. 在Excel 2000中的数据清单术语 （1）数据清单 （2）字段 （3）记录 （4）数据清单结构 4. 创建数据清单,下一页,上一页,5.3.2 记录的排序,1. 排序操作的注意事项 （1）活动单元格定位到排序关键字数据区域中的任何一个单元格，Excel 将对所有记录按关键字大小进行排序。 （2）如果排序时，只选取了部分数据区域（若干列），则排序结果是仅对选中的数据排列顺序发生变化，其他数据列没有

19、发生任何变化，这将完全破坏数据清单的完整性。分别如图5-22、图5-23、图5-24所示。 2. 排序操作方法 排序操作分为简单排序、多重排序和自定义排序3种方法。,下一页,上一页,5.3.3 记录的筛选,1. 自动筛选记录 （1）自动筛选操作步骤如下所示。图5-31 自动筛选 把活动单元格放在数据清单区域中的任意一个单元格。 选择“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令后，在每一个字段的旁边都出现一个下拉按钮。 单击筛选字段旁边的下拉按钮，在下拉列表框中选择相应的选项，如图5-31所示。 （2）自动筛选应用举例。表结构如图5-32所示。,下一页,上一页,5.3.3 记

20、录的筛选,2. 高级筛选 （1）高级筛选中的条件书写规则如下。 字段名必须写在同一行，而且最好使用复制、粘贴的方法输入字段名。 条件区域要和数据区域至少隔开一行或一列。一般在数据清单区域的右侧或下方。 必须包括Excel条件中的“与”、“或”、“非”的关系。 书写条件时，条件值位于同一行为“与”的关系，非同一行为“或”的关系，如图5-37所示的筛选的条件为筛选出数学系和物理系的基本工资高于1 500元的副教授和生物系已婚人员。,下一页,上一页,5.3.3 记录的筛选,（2）条件举例。下面给出样表和几个高级筛选例子加以说明，每个条件区域用粗框来表示，如图5-38和图5-39所示。 （3）高级筛选

21、操作过程和应用举例。高级筛选操作过程如下。 按照要求在指定位置书写条件格式。 将活动单元格放在数据区域中的任意一个单元格。 依次选择“数据”“筛选”“高级筛选”命令，弹出如图5-40所示的“高级筛选”对话框。,下一页,上一页,5.3.4 分类汇总,1. 分类汇总的概念 2. 分类汇总的过程 3. 分类汇总应用举例 例1：分类统计各种“职称职务”人员的平均“工龄”和平均“基本工资”。 （1）按“职称职务”排序（可以是升序，也可以是降序）。 （2）选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框，如图5-41所示。 （3）选择“分类字段”为“职称职务”；“汇总方式”为“平均值”；在“选

22、定汇总项”列表框中，去掉其他不必要的字段，只选择“工龄”和“基本工资”选项。单击“确定”按钮完成操作，如图5-42所示。,下一页,上一页,5.3.4 分类汇总,分类汇总后，在工作表的左上方出现“分级显示”按钮，单击“1级”按钮则工作表中只显示汇总的总的结果，单击“2级”按钮，则只显示汇总数据，如图5-43所示。默认显示3级，如图5-42所示。 在图5-43中，Excel隐藏了其他数据记录，只给出了汇总的结果，如果用户仅仅需要将汇总结果复制到其他工作表中，则必须按下Ctrl键，再用鼠标单击行标号来选取数据。,下一页,上一页,5.3.5 数据透视表,1. 数据透视表的介绍 以如表5-6所示的结构数

23、据清单所建立的数据透视表为例说明数据透视表的概念和功能。 在图5-44中，只要把“页”、“行”、“列”、“数据”字段拖放到指定的位置，双击数据区域中的字段可改变汇总方式。如：计数、平均值、求和、最大值、最小值等。图5-45就是按图5-44设置建立的数据透视表。 对于数据透视表的修改可通过图5-46所示的数据透视表对话框进行修改。,下一页,上一页,5.3.5 数据透视表,2. 数据透视表的建立 （1）将活动单元格置于数据清单区域。 （2）选择“数据”菜单中的“数据透视表和图表报告”命令，弹出“数据透视表和数据透视图向导步-3步骤之1”对话框，如图5-47所示。 选取数据源和数据透视表的类型，数据

24、源可以是其他数据，如FoxPro、Access表单等。默认是当前的数据清单工作表。结果类型可以是图，也可以是表。单击“下一步”按钮弹出如图5-48所示的向导第二步对话框。,下一页,上一页,5.3.5 数据透视表,（3）选取数据清单区域。单击“下一步”按钮，如果当前工作表已经建立过数据透视表，会弹出如图5-49所示的提示信息，单击“否”按钮，弹出向导3对话框，如图5-50所示。 （4）在如图5-50所示的对话框中，单击“版式”按钮，弹出如图5-44所示的设计图。 3. 数据透视表的维护 在“行”字段和“列”字段名的单元格右下角出现了下拉按钮，单击可以隐藏某些字段；右键单击透视表中的“平均值项：基

25、本工资”，在弹出的快捷菜单中，选择“字段”命令可改变汇总方式为“求和”。,下一页,上一页,5.3.6 常用工作表函数和数据清单函数,1. 在数据管理中经常用到的函数 在数据清单管理中经常用到的工作表函数有SUM()、AVERAGE()、MAX()、MIN()、SQRT()、YEAR()、DATE()、MONTH()、DAY()、TODAY()、IF()、COUNTIF()、MID()、LEFT()、RIGHT()；数据清单专用函数有DSUM()、DAVERAGE()、DCOUNT()、DMAX()、DMIN()等。 2. 应用函数举例 以如图5-51所示的工作表为例，对函数的使用进行讲解。,返

26、回,上一页,5.4 图表的建立和编辑,5.4.1 创建图表 5.4.2 图表元素的格式化和编辑,下一页,5.4.1 创建图表,1. 构成图表的元素介绍 以如图5-54所示的工作表中数据绘制图表为例来介绍图表元素名称和图表的建立过程。2. 建立图表的一般过程 （1）单击工具栏中的“绘制图表向导”按钮，或是选择菜单中的“插入”“图表”命令。 （2）向导之一：选取图表类型。 （3）向导之二：向导二是作图中的最关键之处，在向导二中，将完成如下工作。 （4）向导之三：完成标题、分类轴名称、数据轴名称的输入，图例设置等。 （5）向导之四：确定是建立嵌入式图表还是图表工作表。,下一页,上一页,5.4.1 创

27、建图表,3. 建立图表详解 以建立如图5-55所示的图表工作表为例，说明建立图表的过程和注意事项。 4. 快速生成图表 （1）快速生成图表的先决条件如下所示。 （2）快速制作图表过程。,下一页,上一页,5.4.2 图表元素的格式化和编辑,1. 图表元素的格式化 格式化哪个元素就右键单击哪个元素，在弹出的快捷菜单中选择“XX格式”命令，就可对图表元素进行格式设置。对于不同的构成元素，Excel 2000会自动识别，弹出相应的格式设置对话框，右键单击空白处，会弹出图表区的快捷菜单，如图5-64所示。 要改变数据轴的格式，可右键单击数据轴上的数据，在弹出的快捷菜单中选择“坐标轴格式”命令，弹出“坐标

28、轴格式”设置对话框，如图5-65所示。,下一页,上一页,5.4.2 图表元素的格式化和编辑,2. 编辑图表 （1）图表的移动、大小改变。 （2）删除图表。 （3）数据系列的增加、删除、顺序改变。弹出如图5-66所示的对话框。 （4）数据系列的增加和删除。 （5）图表文字的编辑修改方法。,下一页,上一页,5.5 工作表的打印输出,1. 设置打印页面 （1）单击工作表中的任意单元格。 （2）选择“文件”“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框，如图5-67所示，共有4个选项卡。 （3）选择“页边距”选项卡，如图5-68所示。 （4）选取“页眉/页脚”选项卡，如图5-69所示，单击“页眉”或“页脚”右侧的下拉按钮，有多种格式供用户选择。 （5）工作表“选项卡”如图5-71所示。,下一页,上一页,5.5 工作表的打印输出,2. 分页符的应用 分页符的插入方法如下。 （1）在工作表中，选取要分页的行（单击行号选取整行），选择“插入”“分页符”命令，则在选取行的上方出现和纸张边线一样的点虚线。 （2）删