5-MIS系统分析1.ppt

1、第五章 管理信息系统的系统分析,本章内容：,1、可行性分析和详细调查概述,2、管理业务流程调查,3、数据流程的调查分析,4、数据字典,5、描述处理逻辑的工具,6、系统化分析,来源：点点网,系统分析的结果是系统设计和系统实施的基础； 系统分析阶段的工作质量决定后面的系统设计和系统实施能否顺利进行； 系统分析关系到管理信息系统开发工作的成败。,系统分析的任务,第一节 可行性分析和详细调查概述,一、可行性分析的任务和内容,二、可行性分析报告,三、详细调查的目的、原则、方法,一、可行性分析的任务和内容,可行性分析的任务是根据确定的问题，通过分析新系统需要的信息技术、可能发生的投资和费用、产生的效益，确

2、定将开发的管理信息系统成功的可能性。,第一节 可行性分析和详细调查概述,一、可行性分析的任务和内容,明确应用项目的开发的必要性和可行性。,(2)可行性则取决于实现应用系统的资源和条件。,一、 可行性分析的任务和内容,技术可行性分析,经济可行性分析,管理可行性分析,时间规划,发现的问题,新系统能力,可行性分析之间的关系,内容包括： 系统简述 项目的目标 所需资源、预算、期望效益 可行性的结论 可行性结论要求明确指出以下三者之一： 可以立即开发 改进原系统 目前不可行，推迟开发,二、可行性分析报告,案例：软件工程师毫无用处？,“软件工程师毫无用处，我宁愿雇佣雷达专家教会他如何编程，也不愿意雇佣程序

3、员来教会他雷达信号流程”。这段措辞严厉的声明来自于一位大型政府项目的经理，他所在的部门的电脑系统曾经错误地发出了ICBM导弹来袭的警报。更加令他不能忍受的是程序员拒绝对此错误的功能承担责任。,案例：软件工程师毫无用处？,程序员抱怨说这是由于系统说明不够全面造成的，而并非自己的原因。这位经理意识到，需求文档没有指出特定的环境导致错误的警报，但他仍认为他所在部门的编程人员应该具备这样的基本知识的。“没有任何雷达专家会犯如此基本的错误”，他坚持说。,案例：软件工程师毫无用处？,课堂讨论： 如何理解项目经理的抱怨？ 在一个项目需求调研过程中，系统分析人员发现对客户进行简单的培训，他们做出的系统分析说明

4、要比系统分析人员更加准确，你觉得这样的现象正常吗？,三、详细调查的目的、原则、方法,对象,现行系统,目的,完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。,原则,用户参与原则,使用部门的业务人员,主管人员,系统分析人员,系统设计人员,三、详细调查的目的、原则、方法,方法,三、详细调查的目的、原则、方法,1.开调查会或个别访问 2.问卷调查 3.收集报表资料 4.参加业务实践,详细调查的内容,管理业务调查 数据流程调查,重点询问常见问题,例如： 你所在的工作岗位是什么？岗位工作的性质是什么？ 你的工作任务是什么？每天工作怎样进行时间安排？

5、 你的工作分为几班？工作结果同前、后续工作如何联系？ 你所接触的报表有几类？数据有哪些？满意程度如何？ 你所在的工作岗位是否恰当？工作量如何？ 你的工作计划不能合理安排的原因是什么？ 你的工作岗位存在的问题是什么？（组织不力？规划不好？信息不畅？） 你通常采取什么手段提高工作效率？使用计算机了吗？ 如果增加激励（奖金、鼓励、新技术等），工作效率是否会提高？,某出版社系统调查表,第二节 管理业务流程调查概述,一、组织结构调查,二、管理功能调查,三、管理业务流程调查,1、MIS建设=组织结构的重新设计,新信息系统的设计=对组织有目的的改造,组织结构设计 进行组织结构设计，确定合理的组织形式，确定公

6、司合理的集权、分权原则、设计有效的管理体制。按现代企业制度设置公司的法人治理结构和职能部门、生产部门。,阅读材料：逾淮之橘,为什么联想、海尔的信息化建设会取得很大成功，而有人却感慨传统管理体制下的企业成功实施ERP（企业资源计划）的概率几乎等于0？这不禁使人想起春秋时期晏子说过一句话，“橘生淮南则为橘，生于淮北则为枳，叶徒相似，其实味不同。所以然者何？水土异也”。那么，“水土异也”，异在哪些方面呢？ 由于旧有的管理体制和经营理念的约束，使得诸多传统企业信息化的推进工作举步维艰，建设成果收效甚微。难怪联想公司表示今后在如何输出咨询能力及信息化技术的时候，未来所选择的客户是要挑拣的，计划经济烙印太

7、深的企业，联想不会去碰。,海尔集团董事局主席、首席执行官张瑞敏也指出，如果企业没有进行企业组织结构重组，只是在现有的基础上进行了微调，这种管理信息化不做也罢。,治 标 不 治 本,管理系统,IS,2、管理系统是信息系统的环境,一、组织结构调查,1、组织结构,指的是一个组织（部门、企业、车间等）的组成以及这些组成部分之间的相互关系。,组织结构调查,组织内部的部门划分,领导与被领导关系,信息资料的传递关系,物资流动关系与资金流动关系,各部门的工作内容与职责,各级组织存在问题以及对新系统的要求等,2、组织结构结构图,作为业务调查所画出的组织结构图，它还要求反映：,1、除隶属关系外，还要反映信息流、物

8、资流、资金流,2、详略分明，突出重点,3、反映与组织有业务联系的边界之外的部门及联系,例：某高校出版社的组织结构图,二、管理功能调查,为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。功能即完成某项工作的能力。,销售系统管理,销 售 历 史 资 料 管 理,编 制 年 度 销 售 大 纲,编 制 销 售 计 划,合 同 有 效 性 审 查,合 同 执 行 情 况 分 析,合 同 登 记 和 变 更,销 售 利 润 核 算,销 售 统 计 分 析,出 入 库 管 理,库 存 统 计,市 场 预 测,市 场 分 析,销售计划管理,销售合同管理,销售核算与统计,成品库管理,市场预测,三、管理业务流程调查,三

9、、管理业务流程调查,管理业务流程图 表格分配图,(1)管理业务流程图,三、管理业务流程调查,根据业务流程图发现问题：,人事处,财务处,银行,业务流程图内容 与业务发生有关的组织机构、与业务有关的信息、伴随业务处理产生的现金与实物、业务处理的内容、业务处理的时间和途径。,常用符号说明,业务处理 人员,业务处理 单位,单据、报表、帐目,数据流向,图例说明,业务处理 人员,业务处理 单位,表格制作,传递,存储,收集资料,（本框内容为具体流程）,业务流程图绘制举例,业务流程图举例1,采购员将入库单交给检验员，检验员将不合格的入库单退回采购员，合格的入库单交保管员并记入库存台帐，统计员根据库存帐制定月报

10、表交 主管部门审阅。,采购员,检验员,保管员,统计员,入库单,库存帐,不合格入库单,月报表,合格入库单,例:采购员将入库单交给检验员，检验员将不合格的入库单退回采购员，合格的入库单交保管员并记入库存台帐，统计员根据库存台帐制定月报表交主管部门审阅。,主管部门,练习：业务流程图,车间填写领料单给仓库要求领料， 库长根据用料计划审批领料单， 未批准的退回车间，已批准的领料单送到仓库保管员处，由他查阅库存帐若帐上有货则通知车间前来领料，否则将缺货通知采购员,车间填写领料单给仓库要求领料，库长根据用料计划审批领料单，未批准的退回车间，已批准的领料单送到仓库保管员处，由他查阅库存帐。若帐上有货则通知车间

11、前来领料，否则将缺货通知采购人员,2 管理业务流程的描述图,(2)表格分配图 表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。,4,3,2,1,重复的单据或报告、报表和帐目,处理,表格分配图中三种基本符号,数据流向,2 管理业务流程的描述图,绘制表格分配图的方法,首先，分析并弄清多份表格或数据产生的部门和传递的部门； 其次，了解产生表格或数据的部门进行的处理工作，同时了解接收表格或数据的部门所进行的处理工作； 然后，弄清各部门经处理工作后形成的数据文件； 最后，用数据流线将数据与各处理功能之间及处理功能与形成的数据文件之间指明正确的传递方向。,供应部门根据发货计划准备一式四份出库单。一份出

12、库单送成品库，并登记库存台帐。一份出库单送销售部门，将供货合同执行情况登记入合同帐。一份出库单送财会部门作应收款处理，计入应收帐。一份留在本部门作为存档资料。,根据以下业务过程画出发货业务的表格分配图,准备出库单,4,3,2,出库单1,应收款 处理,登记 合同帐,登记库 存台帐,应收帐,合同帐,库存 台帐,存档,供应部门,财会部门,销售部门,成品库,第三节数据流程的调查分析,一、数据流程调查的内容,二、数据的来源,三、数据流程图,管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图，虽然形象的表达了管理中信息的流动和存储过程。但是还是没有完全脱离一些物质要素（如产品、单据等）。,一、数据流程调查

13、的内容,1本系统输入数据类 本系统内存储存的数据类 本系统产生的数据类,2 弄清各环节上的处理方法和计算方法。 （汇总、分析等）,3.在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度（如每月制作几张）、发生的高峰时间及发生量等。,4.在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型数字、字符、长度、取值范围（指最大值和最小值）。,二、数据的来源,1 现行组织机构2 现行各系统或部门的业务流程3 各种会议的决议4 计算机文件（或数据库）系统的数据组织结构5 上级下达的各种文件和各项任务指标6 与本单位有关的其它单位的有关信息7 其它各种报表、报告、

14、图表,管理信息系统所涉及的数据可从以下途径调查得到：,资料一览表,三、数据流程图的画法,全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。,三、数据流程图的画法,2 数据流程图的特征,（1） 抽象性,（2） 概括性,数据流程中具体的组织结构,工作场所,人员,物资流都已经去掉.只剩下数据的存储,流动,加工,使用的情况.这种抽象性能使我们总结出信息处理的内部规律性.,它把系统对各种业务的处理过程联系起来考虑,形成一个总体.而业务编程图只能孤立地分析各个业务,不能反映出各业务之间的数据关系.,3、数据流程图的基本符号,三、数据流程图,处理功能的

15、输入和输出。箭头指向数据流动方向，数据流可以是信件、票据、也可以是电话等,(1)处理过程,3、数据流程图的基本符号,表示对数据进行的操作, 如“处理选课单” 、“产生发票”等。 处理的编号，说明这个处理在层次分解中的位置 (分层DFD)。 处理的命名 顶层的处理名就是整个系统项目的名字 尽量最好使用动宾词组，也可用主谓词组 不要使用空洞的动词,(2)外部实体,外部项（外部实体）表示与处理逻辑相关的、且为系统外部的人、部门、单位等。 说明数据输入的源点(数据源)或数据输出的终点(数据终点),3、数据流程图的基本符号,(3)数据流,数据流表示数据在系统中的流动。 数据流可从处理流向处理，也可在处理

16、与数据存储或外部实体之间流动；两个处理之间可有多股数据流。 数据流的命名 用名词,不要使用意义空洞的名词 尽量使用现实系统已有名字。,3、数据流程图的基本符号,3、数据流程图的基本符号,(4)数据存储 表示需要保存的数据流的流向, 如“学生档案” 、“库存台帐”等 数据存储命名 用名词,不要使用意义空洞的名词 尽量使用现实系统已有名字,没有输入！,每个处理至少有一个输入数 据流和一个输出数据流,几种错误(1),数据流必须要么从某个处理流出、要么流入某个处理，而不能直接从外部实体流向数据存储等等。 图示的几种流动都是不合理的,几种错误(2),(1)利用综合的数据流名称简化DFD；,(2)不一定用

17、显式的数据流名称。,3、数据流程图的基本符号,4、数据流程图的画法,三、数据流程图的画法,按照系统的观点，自顶向下地逐层分解,第1层,数据流程图绘制示例,第2层,发货票,发货票,付款通知单,P1,数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶白下逐层分解的办法。 1、首先画出顶层（第一层）数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出。 2、下一步是对顶层数据流程图中的“处理”进行分解，也就是将“销售处理”分解为更多的“处理”。,例1 绘制销售过程的数据流图,用户将订货单交某企业的业务经理，经检验后，对不合格的订单由用户重新填写，合格的订单交仓库作出库处理：查阅库存台帐，若有

18、货则向用户开票发货，否则，通知采购员订购。,用户将订货单交某企业的业务经理，经检验后，对不合格的订单由用户重新填写，合格的订单交仓库作出库处理：查阅库存台帐，若有货则向用户开票发货，否则，通知采购员订购。,例2:某仓库管理系统按以下步骤进行信息处理，试画出仓库管理系统数据流程图。 （1） 保管员根据当日的出库单和入库单通过 出库处理和入库处理分别将数据输入到“出库流水帐”和“入库流水帐”，并修改“库存台帐”。 （2） 根据库存台帐由统计、打印程序输出 库存日报表。 （3） 需要查询时，可利用查询程序在输入查询条件后，到库存台帐去查找，显示查询结果。,（2） 根据库存台帐由统计、打印程序输出库存

19、日报表。 （3） 需要查询时，可利用查询程序在输入查询条件后，到库存台帐去查找，显示查询结果。,（1） 保管员根据当日的出库单和入库单通过出库处理和入库处理分别将数据输入到“出库流水帐”和“入库流水帐”，并修改“库存台帐”,查询条件,作业 数据流程图 车间填写领料单给仓库要求领料，库长根据用料计划审批领料单，未批准的退回车间，已批准的领料单送到仓库保管员处，由他查阅库存帐。若帐上有货则通知车间前来领料，否则将缺货通知采购人员。,第四节 数据字典,数据流程图描述了系统的分解，即描述了系统由哪几个 部分组成、各个部分之间的联系等等，但是还没有说明系 统中各个成分的含义。,处理“判定定货处理方式”是

20、如何处理的呢？,数据字典的含义,在新系统数据流程图的基础上，进一步定义 和描述所有数据的工具，包括对一切动态数据 （数据流）和静态数据（数据存贮）的数据结 构和相互关系的说明，是数据分析和数据管理 的重要工具。,数据字典的内容,对数据流程图中的六个方面进行具体的定义。,数据项,数据结构,数据流,处理逻辑,数据存储,外部实体,一、数据项的定义,数据项又称为数据元素，是最小的数据组成单位，是不可再分的数据单位。,如：学号、姓名等,具体包括：,（1） 数据项的名称、编号、别名和简述； （2） 数据项的长度； （3） 数据项的取值范围。,二、数据结构的定义,数据结构的描述重点是数据之间的组合关系，即说

21、明这个数据结构包括哪些成分。,什么是数据结构？ 一个数据结构可以由若干个数据项组成； 也可以由若干个数据结构组成； 还可以由若干个数据项和数据结构组成。 数据结构用来描述某些数据项之间的关系。,复杂的数据结构,数据字典中对数据结构的定义包括以下内容：,（1） 数据结构的名称和编号； （2） 简述； （3） 数据结构的组成。,数据结构举例,三、数据流的定义,数据流由一个或一组固定的数据项组成。,要求指明数据的来源、去向和数据流量等。,四、处理逻辑的定义,仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。,五、数据存储的定义,数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。,六、外部实

22、体的定义,外部实体是数据的来源和去向。 因此在外部实体中的条目主要说明外部实体产生的数据和输入的数据以及外部实体的数量。,某企业负责处理订货单的部门每天能收到40份左右的来自顾客的订货单，订货单上的项目包括订货单编号、顾客编号、产品编号、数量、订货日期、交货日期等。试根据这一业务情况和有关数据流程图（略），写出数据字典中的“订货单”数据流定义。,举例,数据字典,数据流名称：订货单 编 号：D001 简 述：顾客送来的订货单 数据流来源：顾客（外部实体） 数据流去向：“订货单处理”处理逻辑 数据流组成：订货单编号+顾客编号+产品编号 +数量+订货日期+交货日期 数据流量：40份左右/天,数据流定

23、义,第五节描述处理逻辑的工具,数据流程图中比较复杂的处理逻辑可以用本节介绍的描述工具来加以说明。 本节内容： 一、判断树 二、判断表（又称决策表） 三、结构英语表示法,一、判断树,第五节 描述处理逻辑的工具,判断树是用来表示逻辑判断问题的一种图形工具，它能简洁地表达数据流程图中处理逻辑的逻辑判断功能。,一、判断树,示例,（1）年交易额在5万或5万以下，则不给予折扣； （2）对于年交易额在5万以上时： 如果无欠款，则给予15%的折扣； 如果有欠款，而且与本公司的交易关系在20年以上，则折扣为10%； 如果有欠款，而且与本公司交易关系在20年以下，则折扣为5%。,订货折扣政策如下：,判断树,（1）

24、年交易额在5万或5万以下，则不给予折扣； （2）对于年交易额在5万以上时： 如果无欠款，则给予15%的折扣； 如果有欠款，而且与本公司的交易关系在20年以上，则折扣为10%； 如果有欠款，而且与本公司交易关系在20年以下，则折扣为5%。,二、判断表,判断表以表格的形式给出各种条件的全部组合以及在各种组合下应采取的行动。 构造判断表的方法： 列出所有可能的条件及方案 按全部方案列出其选择的行动 缩小表的列数。相同的行动列中，寻找不必要存在的条件所列出的方案，将这方案从表中删除,条件语句,行动语句,条件项,行动项,判断表,Y,Y,Y,Y,N,N,N,N,Y,Y,N,N,Y,Y,N,N,Y,N,Y,

25、N,Y,N,Y,N,（1）年交易额在5万或5万以下，则不给予折扣； （2）对于年交易额在5万以上时： 如果无欠款，则给予15%的折扣；,如果有欠款，而且与本公司的交易关系在20年以上，则折扣为10%； 如果有欠款，而且与本公司交易关系在20年以下，则折扣为5%,判断表的简化（1）,Y,Y,Y,Y,N,N,N,N,Y,Y,N,N,Y,Y,N,N,Y,N,Y,N,Y,N,Y,N,判断表的简化（2）,Y,Y,Y,N,N,N,N,Y,N,N,Y,Y,N,N,Y,N,Y,N,Y,N,判断表的简化（3）,Y,Y,Y,N,Y,N,N,Y,N,一种模仿计算机语言来描述处理逻辑的方法。 它使用了由“IF”、“T

26、HEN”和“ELSE”等词组成的规范化语言。,三、结构英语表示法,综合例子： 某图书馆外文采购室有两个组：订书组和验收、登记组，分别负责书籍订购和进书验收业务。订书组的主要业务是根据供书单位的订书目录选择要订的图书，且以前订过的图书不再订购，最后打印订单，每月将订书情况进行统计，统计结果交图书馆领导。验收、登记组的业务是根据供书单位提供的发票和图书及订单验收已到图书，并进行进书查重检查，如果某些图书已进，就转让出去或作别的处理，对不重的书登图书总帐，将书转到编目室，每月进行统计，上报馆领导。请根据上述描述，画出组织机构图、业务流程图、数据流程图及数据字典（以订单为例）。,外文采购室,订书组,验

27、收、登记组,供书单位,订书目录,订单,订单留底,已进书卡片,图书总帐,采购统计员,订书统计,进书统计员,编目员,进书统计表,馆领导,验收员,采购员,财务人员,图书清单,发票,供书单位,财务科,编目室,选择图书,订单查看打印订单,验收登帐,进书查看,各种统计,图书总帐,订书目录,初步订书清单,订书信息,已订及已进图书,统计信息,图书交接单,发票,图书信息,图书清单,发票,订单,图书清单,数据字典,名称：顾客号 别名：CUSTOMER-No 说明：本公司的顾客编号 类型：字符 长度：5 范围：10000-90000,数据项卡片 总编号：2-102 编号：01,有关编码的说明： 1*本市顾客 2*东

28、北顾客 3*西北顾客 4*西南顾客 5*华东顾客 6*华中顾客 7*华南顾客,数据字典,数据结构名称：订单 说明：表示顾客订单的数据结构 结构描述： 订单标识： 订单号 订单日期 顾客信息： 顾客号 单位名称 地址 联系人 电话 收货地点 货物明细： 商品编号 商品名称 数量 单价,数据结构卡片 总编号：4-102 编号：001,有关的数据流： D12，D23 信息容量： 平均100份/每天,数据字典,数据流编号：1 数据流名称：初步订货清单 数据流来源：P1选择图书 数据流去向：P2订购查看 说 明：根据供书单位提供的供书目录，确定可以订购的图书清单 数据流组成：订单 数据流量：平均100笔

29、/每天,数据流卡片,数据字典,数据字典,编号：1 名称：订单文件 说明：满足订货条件的近一年的订单 输入数据流：D4，6 组成：见订单数据结构 立即存取分析： 发送订单同时，自动保存订单文件 物理组织： DBF文件（FOXPRO数据库）,数据存储卡片,第六节 系统化分析,可行性分析,管理业务调查,数据流程调查,组织结构调查,管理功能调查,业务流程调查,数据流程图,数据字典,处理逻辑的表达,我们所得到的业务流程、数据流程是否存在不足之处呢？,有必要,通过对原有系统的调查和分析，找出原系统业务流程和数据流程的不足，提出优化和改进的方法，给出新系统所要采用的信息处理方案。,一、系统化分析的目标和内容

30、,1.系统化分析的目标 在对原有系统调查的基础上，分析并找出原系统业务流程和数据流程的不足、提出优化和改进的方法，给出新系统要采用的信息处理方案。,2、系统化分析主要内容：,分析系统目标 分析业务流程 分析数据流程 功能分析和划分子系统 数据属性、存储、查询、输入输出分析 绘制新系统的数据流程图 确定新系统的数据处理方式,（1）分析系统目标,对详细调查以及可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察，对项目的可行性和必要性进行重新考虑。 根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标，使系统目标适应组织的管理需求和战略目标,（2）分析业务流程,原有流程的分析 业务流程的优化 确定新的业务流程 新系统的人机界面,（3）分析数据流程,原有数据流程的分析 数据流程的优化 确定新的数据流程 新系统的人机界面,（4）功能分析和划分子系统,为了实现系统目标，系统必须具备一定的功能。功能就是做某项工作的能力。,目标,A功能,B功能,G功能,B1功能,B2功能,B3功能,使用U/C矩阵在系统规划阶段进行,学院综合管理,教学教务管理,党务管理,后勤管理,教师管理,学生党务管理,教师党务管理,（5）数据属性分析,数据属性的静态特性分析：指分析数据的类型（字符型、数据型、日期型等）、数据的长度（位数、小数位数）、取值范围（最大值、最小值）和发生的业务量