订单流程及营运2

1、中粮食品营销华中区 营运部尹宇英,订单流程及营运管理,目 录,退、换货流程,一、订单流程,订单管理系统（Yes/ON）,订单中心接收并转订单录入岗SD录入/告知客户订单已接收,SD岗核对客户订单数量/规格/品种/价格后录入SAP系统,财务审核订单的信用/价格/帐期（额）并解冻,营运MM岗“外向交货”并打印出库单交物流公司发货,客户订货意向单/各类促销活动审批单,营运MM岗核对出库单与卖场验收单是否完全一致，并交财务KA对帐岗，同时SD岗开具系统发票,财务KA对帐岗核查卖场验收单、订单与出库单的物料/价格 （直营客户）,财务对帐岗释放系统发票，最终销售确认,中转仓根据出库单实物发货后营运MM岗按

2、批次系统“发货过帐”,订单录入岗SD开具系统发票（经销客户）,二、营运管理有关规定,二、营运管理有关规定,签收回单的管理 1、经销商的签收回单上必须加盖公章，且在发货后三天内回交营运部。 2、市内卖场验质单在物流公司发货后三天内返回我司营运部，市外卖场验质单一周内返回，并与我司营运办理相关交接手续，如送货遇到卖场盘存或卖场委托送货及其它不能当天打回验质单的情况，物流公司需要详细说明验质单没有收回的原因，以便营运部协调办理。正常情况下，物流公司没有及时交回我司卖场验质单 ，将对物流公司进行处罚且由其承担一切后果。,二、营运管理有关规定,二、营运管理有关规定,发货异常情况管理 1、出库单交至物流或

3、仓库72小时内仍未发货的，由营运收回出库单，直接删除系统外向交货后知会业务。 2、对于一张出库单数量较大，仓库一次只发了部分货物的，营运根据实际发货数量直接对系统外向交货单进行过账，余下未发货部分作废。营运重新对原订单进行外向交货，并打印出库单，将新单据传至仓库。不得出现一张外向交货单进行多次实物发货，等全单发完后才进行系统过账。,物流及中转仓管理 1、加强对中转仓的管理，仓库货物未发出的，不得虚报已发货，否则产生的一切后果由中转仓自负，并对仓库进行严厉处罚。 2、对经销商客户要求存期在6个月以内的按先进先出的原则发货，生产日期超过6个月的要求仓库在发货之前先与客户或相关业务人员沟通同意后再发

4、。 3、物流公司在接受中粮公司的发货指令后，迅速将货物发出，要求中转仓所在地城市在接单后48小时内必须将货物送到客户仓库，省内城市的干线运输时效是接单后72小时必须将货物送到客户仓库，且要求物流公司在发出货物的前2小时和货物到达客户指定仓库的前2小时必须先通知客户以便好安排卸货。,二、营运管理有关规定,二、营运管理有关规定,6、仓库应配合公司市场部管好促销品，对所有促销品视同我司油品一样，实行建帐管理，凭单收、发货。 7、仓库破损油的处理必须由中粮公司财务、营运派人共同清点后倒入大油桶中，按回收散油的实际数量办理入库，同时OA通知业务写破损油处理审批，凭审批单办理散油的出库手续。对清理破损油的

5、原始记录表保留一年备查（要求清理人员与仓库共同签字盖章）。 8、盘点要求：由财务、营运共同进行或外地委托业务与仓库共同盘点，并按要求填写报表，盘点人员与仓库签字并由仓库盖章。 9、工厂直发至客户，营运部对重点客户进行电话跟踪并要求司机按时到达指定地点卸货，防止串货。工厂直发至卖场的验收单由业务负责取回并交营运部。 10、非销售出库的签收，经销商要求签字盖章；卖场要求验收单（或买手签字，卖场门店盖章）。,二、营运管理有关规定,三、要货流程,为了更好的制定合理的要货计划，现将要货流程说明如下： 一、要货依据：每月滚动计划。营运部根据销售部每月提供的滚动计划作为当月要货依据； 二、要货流程： 1、营

6、运部于每月20日根据下月滚动计划制定要货计划； 2、每月要货计划的制定以可用库存和滚动计划作为参考，并根据销售部提供的周计划进行适当的调整； 3、每次实际要货须OA经省区经理、大区营运经理及大区总经理签批方可执行； 4、营运部及时跟踪工厂发货情况，时时反馈工厂库存情况； 5、营运部将最终发货信息以邮件形式告知各销售经理； 6、如由于运输原因和库存原因未形成实际发货的货品，营运部将会再次和各销售经理确认是否在下次发货中补发；,三、要货流程,客户退货： 指客户因某种原因将货物由客户库房退回至营销公司及各分公司库房。 发货少收： 指营销公司送货时因某种原因客户拒收，从而出现的出库单与实收数量之间的差

7、异部分。,四、退换货流程,营销公司退货流程图,客户退货-操作办法1,客户退货 -指客户因某种原因将货物由客户库房退回至营销公司及各分公司库房。 流程：,业务申请,领导审批,同意,退货订单,关键点： 客户退货必须得到领导批复后，方可做退货订单； OA-退货申请单必须注明客户名称、品项、数量、退货单价等订单信息； 内销退货订单“工厂”选择“新工厂C001-C009” SD根据营运岗指定库位做退货处理。,-指客户因某种原因将货物由客户库房退回至营销公司及各分公司库房。,客户退货,发货少收-操作办法2,直营卖场-中转库发货 发货少收差异的操作方法及原则：,流程：从物流公司送货，客户签收后，回到库房开始

8、,直接VL09冲销发货过账，修改外向交货数量，再过账，不需做退单。如遇跨月冲销需将日期修改至次月日期，即可冲销。,填写入库单（各区叫法不同延续既有单据即可） 入库单与原出库单一一对应，并由物流岗签字 入库单所需内容 填写日期、客户名称、 差异原因、处理方式、订单号码、 发货单号、物料编码及描述、原单数量、 实际数量、退货差异数量、批次、,操作及关键点：,根据入库单与出库单冲销过账 修改外向交货单，重新过账 如有破损无法销售品项需转移库存至冻结库 通知订单岗关闭订单,根据MM岗通知单关闭订单 在行项目备注注明退回原因,发货少收-操作办法3,核对客户反馈差异信息 确认退货库位 提供相关单据信息 例

9、如：填写日期、客户名称、 差异原因、处理方式、订单号码、 发货单号、物料编码及描述、原单数量、 实际数量、退货差异数量、批次等,发货少收-操作办法3,直营卖场、经销客户-工厂发货 发货少收差异工厂选择的原则： “新工厂”，指从3000代码下的C001-C009工厂,操作及关键点：,外向交货和过账，增加库存 打印入库单 对破损及无法销售品项做后续处理及跟踪,根据物流岗通知，复制原订单做内销退货订单 在行项目备注，注明对应单号及退回原因 信息传递至MM岗,核对客户反馈差异信息 确认退货库位 提供相关单据信息 例如：填写日期、客户名称、 差异原因、处理方式、订单号码、 发货单号、物料编码及描述、原单数量、 实际数量、退货差异数量、批次等,流程：从物流公司送货，客户签收，客户反馈信息后,换货流程,-指业务人员通过换货流程审批后重新开单，将卖场内的临期、破损、漏油的油品对应更换。,业务OA申请,流程：,销售副经理审批,同意,营运经理审批,省销售经理审批,财务经理审批,大区总经理审批,同意,同意,同意,业务员根据卖场内各油种临期、破损、漏油实际的情况，在OA上填写换货审批单；经销售副经理、省经理、营运部经理、财务部经理和大区总